¿Eres mas de felicitar o de valorar?

 

En tus reuniones, no te olvides de valorar.

¿Eres más de felicitar o de valorar? Son cosas muy diferentes. ¿A qué dedicas más tiempo en tus reuniones? En serio. Piénsalo.

¿Dudas? Igual no lo tenemos muy claro

·         Felicitar, es expresar a una persona la alegría y satisfacción que se siente por una cosa agradable o feliz que le ha ocurrido.

·         Valorar es reconocer el mérito o las cualidades de alguien.

De la misma manera que solemos felicitar a nuestros hijos por sus buenas notas (no siempre aludiendo de manera expresa al esfuerzo que le han dedicado), en el ámbito de las reuniones tendemos a felicitar por la consecución de los objetivos y no dudamos en “elogiar” a quienes han obtenido unos buenos resultados. Eso está bien, pero no hay que olvidar la necesidad de valorar a quienes se esfuerzan a tope, pero debido a temas que no dependen siempre de ellos, sus resultados no son los esperados.

Hacer que el esfuerzo deje de ser invisible creo que es muy saludable para nuestras reuniones y para cuando salimos de ellas…

Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

El orden en que preguntamos en una reunión

 

La intención era motivar la participación...

Todos nos esforzamos en que nuestras reuniones sean participativas, pero a veces cometemos errores en este “intento”.

Una situación típica es cuando por ejemplo recabamos opiniones sobre las ventajas de un determinado producto, sistema, procedimiento, etc.

No queremos limitarnos a enumerarlas nosotros. Nos gustaría que la gente participara y se implicara, así que decidimos preguntar. Hasta aquí todo bien.

Como tenemos miedo al silencio (ese ruido de grillos tan incómodo cuando se lanza una pregunta en general y nadie contesta), lo que solemos hacer es dirigirla a una persona en concreto. Una vez esa persona ha contestado, se la lanzamos a otra. Y así sucesivamente…

De lo que no siempre somos conscientes es de que cada vez resulta más complicado contestar, ya que las respuestas más fáciles probablemente son las que han aportado los primeros.

¿Nos planteamos alguna vez en qué orden nombramos a quienes invitamos a contestar? No debería ser aleatorio.

Para algunos puede ser muy desmotivador no poder añadir nada más a lo dicho...para otros no. Así que es aconsejable que guardemos "para después" a esas personas con mayor seguridad en sí mismas o incluso que tras un par de respuestas dejemos la pregunta abierta al grupo y que participe quien pueda aportar.

Aquí tenéis un recordatorio de otro tipo de preguntas bien intencionadas, que pueden girarse en tu contra 

Parecen pequeños detalles, pero tienen más importancia de la que pensamos…Y no olvidemos que quien lleva la reunión tiene responsabilidad en el ambiente de la reunión y en cómo se sienten las personas que asisten a ella.

 

 Foto de Anemone 123 via Pixabay

 

 

Interrupciones familiares en reuniones y confinamiento

¿Cómo "vivir" las interrupciones familiares durante las reuniones en confinamiento y pseudoconfinamiento?

Como dice un amiga mía “no estamos teletrabajando, sino que: ¡Tela, cómo estamos trabajando…”

Diversos estudios calculan que de media se  están dedicando al trabajo 2 horas más de las que correspondería. Ahí lo dejo.

En tiempos “normales” de teletrabajo una interrupción familiar podía crear una situación incómoda y sino que le pregunten al professor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo, se hizo viral.

Ahora, en tiempo de confinamiento, estas situaciones se han convertido en todo un clásico.

La falta de empatía ha encontrado en estos días sus más variadas formas de expresión. Conozco personas cuyos “responsables”  les han soltado comentarios desagradables acerca de su falta de control del entorno… ¿En serio? Otros se han limitado a pequeños suspiros que se traducen por “¡menuda paciencia debo tener!”… y alguno hay que ha reñido a un colaborador por tener mala conexión.

Ya hay suficiente estrés con la gestión de la situación como para añadirle angustias adicionales. Si pasa un adolescente preguntando por sus calzoncillos verdes o el pequeño se queja de que otra vez hay macarrones, se sonríe y no hay más. No se es poco profesional por tener una familia ruidosa o carecer de un espacio para aislarse…

Debemos aceptar estas realidades con humor, entendiendo la excepcionalidad de la situación. Y si el sentido del humor es un código que compartes con tu equipo, aprovecha las complicidades que te ofrecen estas interrupciones. Por ejemplo: como despedida puedes comentar que los macarrones son tu plato preferido o tus calzoncillos preferidos también son los verdes…

El exceso de formalidad puede lesionar incluso las reuniones presenciales, así que imaginaos lo que puede provocar en estos momentos.

Foto de MarylanArt via Pixabay

¿Realmente discrepas totalmente?

Discrepo totalmente... de nada

En reuniones podemos oír (o decir... para qué negarlo) las frases siguientes:

• Discrepo totalmente.
• No estoy de acuerdo contigo, o su variante más políticamente correcta “no estoy de acuerdo con lo que dices”. Da igual, para lo que quiero comentar, no hay gran diferencia…

Salvo algunas excepciones, la mayoría de las veces son frases terriblemente injustas y que se pueden cargar el buen clima de una reunión.. Pongamos un ejemplo:

“El tema me parece tremendamente difícil, no se hizo una buena estimación del tiempo requerido y encima me lo entregaste fuera de plazo. Me niego a trabajar mal. Nuestros clientes se merecen mayor calidad de la que les estamos ofreciendo este último año”

Tu piensas: ¡uy, lo que ha dichoooooo!

Sien embargo, puede ser perfectamente aceptable que:

1.  El tema fuera difícil
2. El plazo fuese muy justo 
3. Se lo entregaste con 3 días de retraso
4. Todos deberíamos negarnos a “trabajar mal"
5. Todo cliente se merece la mayor calidad posible
6.  Este último año, nuestra calidad se ha visto mermada

Y sin embargo, los automatismos mencionados al inicio se ponen en alerta y salen de nuestras bocas en forma de dardo envenenado e inconsciente: “discrepo totalmente” y el veneno no desaparece aunque lo digamos educadamente. El otro nunca entenderá que se pueda discrepar de TODO lo que ha dicho.

¿Seguro que es honesto hacer tal declaración? No. Es simplemente una torpe respuesta defensiva porque no me ha gustado (que no significa que no sea cierto) algún elemento aislado de la frase (probablemente el hecho de que mencionara delante de mi jefe que YO se lo entregué tarde).

El tonito tampoco ha ayudado a serenarme…seguro, pero con mi respuesta no mejoro el diálogo. 

Es importante aceptar TODO AQUELLO que es aceptable (o incluso obvio) para estar objetivamente legitimado para destacar EL ELEMENTO (si lo hay) con el que realmente discrepo. 

El cambio cultural de empezar nuestras intervenciones destacando aquello con lo que estamos de acuerdo, supone un cambio cualitativo esencial y una manera de ganar #efectividad ya que no nos enzarzamos en discusiones infructuosas ni en bloqueos innecesarios.

Puede que no estés de acuerdo con una parte de este post... ¿o discrepas totalmente?

 Foto de QCV Avocat via Pixabay

5´, por decir algo...

Se acabó el tiempo de los 5´

Aludir a 5 minutos,  un par de minutos o 1 minutito (especialmente, así, con diminutivos), ha dejado de ser fiable.

¿Cuántas veces has dicho “estoy ahí en 5 minutos” sabiendo perfectamente que no llegabas ni loco? Pues si tú, que eres una persona taaaan fiable, haces eso… imagínate el resto.

“Estoy contigo en un par de minutos”. Lo mismo.

“Sólo necesito que me escuches 5´”. Agenda de la mañana hipotecada.

Cuando en una reunión apelamos a estos inverosímiles plazos, los participantes no se los toman en serio. O bien no los respetan, o bien creen que no los vamos a respetar nosotros. Y no sé qué es peor… pero en ambos casos nos alejamos de la efectividad. 

Pongamos ejemplos de situaciones en reuniones:

·       Esperamos un par de minutos de cortesía y luego empezamos la reunión. Descortesía asegurada.

·       Hay que abandonar la sala de reunión 5´ antes de la hora en que finaliza tu reserva. No lo respetará nadie.

·       Salgo un momento, pero vuelvo en 5’ ¡Ni se os ocurra esperarle!

·       Y la peor: ¿os importa si alargamos la reunión 5’ más y así acabamos …? Cariño, no me esperes para la cena.

Esos plazos han perdido toda credibilidad. Es mejor sustituirlos por otros menos recurrentes como 4 o 7 minutos. 

Parece curioso, pero cuando dices por ejemplo que “en nuestra compañía las salas de reuniones deberán liberarse 7’ antes de la hora final de reserva”, parece que sea fruto de un cálculo específico y por ello, hay más posibilidades de que sea respetado. 

Lo de 5´...es un decir.

Ahí lo dejo.

Foto de Gerd Altmann en Pixabay Geralt

El peligro de las frases valorativas en el reparto de acciones o tareas

Una de las maneras más comunes de meter la pata al final de una reunión efectiva

Imaginaos una reunión efectiva. Os dejo tiempo para imaginar... ¿Ya habéis encontrado una? 

Puntual, estructurada, dinámica, con el foco muy claro, participativa, constructiva... Vamos, que lo tiene todo.

Llega el momento clave en que se asignan tareas o acciones. Perfecto. Vamos bien.

Pero justo en ese instante, al sonriente y efectivo brujuleador de la reunión, de manera inconsciente e imprudente, le da por hacer comentarios evaluativos sobre la dificultad de la tarea. Peligro.

Corre el riesgo de cargarse el efecto positivo que había conseguido con su efectividad.

Todos hemos oído comentarios del estilo: 

• Esto como es complicado, mejor lo haces tú (¿qué pasa con el resto? ¿que no damos para más?)
• Esto es sencillo, lo haces tú (¡imagina si se suelta justo después de la frase anterior!!!)
• Tampoco es tan difícil…(¿no os entran unas ganas incontrolables de contestar "pues hazlo tú?")
• Esto para ti es fácil (¿osea que no tiene mérito alguno?)
• Esto se hace rápido (¿alguien tiene un cuchilloooo?)

Demasiado a menudo se sueltan este tipo de comentarios evaluativos cuando se reparten acciones o tareas... y las consecuencias en la línea de flotación de la implicación grupal no se hacen esperar.

Foto de Geralt de Pixabay 

Visión global versus aversión global

Visión global versus aversión global

En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 

Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)

SAR o no SAR, esa es la cuestión

SAR o no SAR, esa es la cuestión

No me gustan las citas desgastadas por su abuso, y aunque la de Ford estaría en esa categoría, la voy a rescatar .igualmente para este post: “tanto si piensas que puedes como que no puedes, tienes razón”…

Una amiga psicóloga me explicaba el otro día que cuando se programa una meta en el cerebro, se pone en funcionamiento el SAR (no hablo de Su Alteza Real, sino del Sistema de Activación Reticular) que provoca que nuestro cerebro fije toda su atención en la búsqueda de la información necesaria para alcanzar dichas metas. Si lo explicaran los de Pixar nos presentarían un personaje con una lupa gigantesca emulando a Holmes.

Si el inconsciente nos “chiva” que algo es imposible (aquí el dibujo llevaría  gafas de sol y gabardina), entonces nuestro cerebro daría por concluido el tema y la búsqueda se desconectaría. Aquí Pixar añadiría unas gigantescas tijeras y un ruido de desconexión. Como ha recibido el mensaje de “no hay solución”, el cerebro abandona la búsqueda y se dedica a oros temas.

Imaginaos la importancia que tiene este mecanismo en una reunión. Los mensajes desactivadores pueden llegar de manera verbal: “nos han fijado unos objetivos inviables”, “al paso que vamos, no lo conseguiremos”, como mediante el lenguaje no verbal (en nuestra cara y gestos transmitimos la poca confianza que tenemos en que se vayan a conseguir los objetivos).

Si los participantes reciben esos mensajes, corremos el riesgo de que el personaje de la gabardina nos juegue una mala pasada.

Foto de Oleg Magni (Pexels)

La asunción de nuestras opiniones y/o decisiones

"Asumo", no es un apellido japonés

Un amigo médico me contaba el otro día la siguiente situación:

Un paciente suyo le comentó que no acababa de encontrarse a gusto con su psicólogo, (llamemos a este último Florencio…), que no avanzaba, que no había feeling… vamos, que quería cambiar. Le preguntó si conocía algún otro psicólogo. Mi amigo le facilitó dos nombres de los cuales tenía muy buenas referencias.

Pocos días después, mi amigo recibió una llamada airada y agresiva del tal Florencio, recriminándole que era inaceptable que recomendara a su paciente que cambiara de psicólogo.

¿Qué había pasado?

Algo muy común, al paciente le pareció incómodo plantear la situación real, no asumió su decisión y se parapetó detrás de un tercero, transfiriéndole la responsabilidad de su decisión.

Esto se da a menudo en las reuniones. Tanto participantes como responsables de reuniones, hablan demasiado a menudo en boca de terceros. Si no estoy de acuerdo con algo, tengo que verbalizarlo. Decirlo bien, pero decirlo (sin caer en sincericidios).

Frases como “no creo que estén de acuerdo” cuando quien no está de acuerdo es uno mismo, afectan la #efectividad de la reunión, pues aplazan injustificadamente discusiones constructivas o decisiones necesarias.

Photo credit: Foter.com

¿Somos realmente reacios al cambio?

La falacia de que la gente es reticente al cambio

Una de las reuniones más temidas (por sus convocantes) es aquella cuyo objetivo (oficioso) es implicar a un equipo en un proceso de cambio porque “lo sabe todo el mundo, la gente es reticente al cambio”.

Si lo que pretendemos es solo informar de un cambio ¿cómo puede sorprendernos la reticencia con la que nos reciben?

Decide pues, si es una reunión o una presentación y no confundas a la gente en la convocatoria.

¿Qué opináis de eso de que la gente no quiere el cambio? 

Para mí es una frase muy desgastada, que no por repetida hasta la saciedad se convierte en cierta.

Estoy convencida de que en realidad, lo que nadie quiere es:

• el cambio que no entiende,
• el que le es impuesto, (cuando escuchamos “informar sobre un cambio”  entendemos “a partir de ahora nos obligan a… “). Un cambio en cuyo proceso de decisión, no solo no te han escuchado (que hay que reconocer que es poco habitual), sino que ni siquiera te han tenido presente,  motivador, lo que se dice motivador… no resulta, la verdad.
• el que objetivamente aporta pocos beneficios (no olvidemos el síndrome del lo cambio todo, luego existo)
• el que da la sensación de que oculta información
• el que me transmite alguien en quien he perdido la confianza

El cambio no hay que “informarlo” como sinónimo de soltarlo, tampoco venderlo, más bien hemos de conseguir que nos lo compren, que es algo diferente y eso si, sin engaños y sin letra pequeña.

En consecuencia :

• Consigue que entiendan su necesidad. Hay un marco referencial imprescindible, que algunos/as obvian.
• Ten en cuenta las personas que van a verse afectadas y háblales con empatía.
• No seas tacaño a la hora de exponer los beneficios (sé concreto, pero no te olvides de ninguno, incluso si a ti te parecen obvios o de puro sentido común (recuerda que el sentido común no es compartido)
• Sé todo lo transparente que puedas
• La elección de quien llevará esa reunión o quien expondrá esa presentación es esencial.

Por último, a veces no es aconsejable que se realice una única reunión multitudinaria para su transmisión, en función de cómo afecta ese cambio a diferentes sectores, se hará necesario un enfoque diferente y más personalizado. Es mejor tres reuniones cortas y diferentes que una larga y que aglutine información demasiado genérica.

Reglas de juego en reuniones

¿Os imagináis lo complicado que sería jugar a un juego que no tuviera reglas?

Puede resultar útil consensuar con el equipo con el que te “unen” reuniones más o menos periódicas, las futuras reglas de juego que ayudarían a que esas reuniones fuesen más satisfactorias para todos.

Hay menos tendencia a saltarse las reglas que se han decidido entre todos, que las impuestas… Todos somos rebeldes, con o sin causa.

A parte de las clásicas (e ineludibles):

•  Empezar puntual
• Acabar aún más puntual: llegada la hora prevista de finalización,           los participantes tienen derecho a dejar hablando solo, al moderador que no haya gestionado bien el tiempo (apagar la luz, ya sería excesivo)
•  Recoger por escrito las acciones y medidas que se han decidido (las primeras con detalle de QUÉ/ QUIEEEEÉN/ CUANDO). Si algún nombre no aparece, paga el café.
•  Móviles apagados  (ninguna empresa ha quebrado porque sus colaboradores tuvieran una hora el teléfono apagado)

Pero, abramos un espacio a nuevas reglas, dando libertad en la manera de expresarlas (bienvenido el sentido del humor):

• Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables). Caza a los francotiradores
• No superar un determinado nº de decibelios cuando defendamos con “pasión” alguna idea.
• No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad (con aportación de justificante médico tipo “riesgo de infarto”)
• Cuando un tema está cerrado, pues eso: está cerrado!!!
• No se utilizará calzador para para colocar nuevos temas si no está previsto (pero hay libertad para proponer al moderador que un tema se incluya en la próxima reunión
• Se pueden prohibir palabras concretas: “eso es lo que hay…” “te lo dije…” las que más rabia den al equipo…
•  Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando.

Entre todos se vota cómo se llamará este listado: las 10 reglas de juego, los 10 acuerdos inalterables, los 10 mandamientos, los 10 tabúes, decálogo de buenas prácticas en reuniones, 12 reglas sin piedad, las reglas del reuniópolis. Espero vuestras ideas.

Las reglas se numerarán, de manera que nos permita a todos comentar: te estás saltando la 7!

Se aconseja imprimirlas y recordarlas  antes de iniciar las próximas reuniones.

Que empiece el juego!

¿Para qué sirven los Desayunos con Dirección?

Desayunos con dirección... equivocada

Cada vez más empresas adoptan la idea de poner en marcha los "Desayunos con Dirección," una iniciativa con vocación de fomentar el diálogo y la mejora constante entre todos los que forman parte de la compañía.

Hasta aquí las buenas intenciones.

Pero, ¿funcionan o no? La respuesta es… depende.

A veces son desayunos con dirección equivocada.

1)      ¿Hay diferencia con las reuniones de siempre?

Si en realidad son únicamente una plataforma para lanzar discursos unidireccionales acompañados de una taza de café, se podrían ahorrar este último. La gente tiene la sensación de que están en manos de trileros, que les venden la idea de accesibilidad y voluntad de escucha, pero que en el último momento lo que está debajo de la taza, es más de lo mismo: nada.

La informalidad no solo es aconsejable, sino imprescindible y el diálogo debe ser real.

Las reglas de juego deben estar claras desde el principio y los jugadores deben conocerlas perfectamente. 

2)      ¿Quién acude?

El número de personas “invitadas” (no convocadas…) es importante y si se quiere de verdad establecer un diálogo abierto, el número deberá facilitar la participación de los “invitados”. No se puede obligar a nadie a asistir.

Algunas empresas han optado por que los participantes se “apunten” voluntariamente. El nivel de implicación será elevado, pero existe el riesgo de que siempre acudan los mismos para hablar de los mismo, cayendo en peleas de gallos infructuosas. 

3)      ¿Qué se hace con las propuestas o comentarios que surgen?

Si no se recoge formalmente lo que se ha expuesto informalmente, no se ha avanzado. Y las respuestas demasiado estandarizadas generan desafección a este tipo de iniciativas, girándose en contra de quien las propone.

Si no te interesa lo que piensan o sienten tus colaboradores, utilizar los “Desayunos con dirección” para disfrazarse de empresa moderna, no solo no permite obtener buenos resultados, sino que puede resultar contraproducente.

La incoherencia puede hacer que a la Dirección se le atragante el desayuno.