Mejorar la percepción global de una reunión con un embudo

Orden del día en forma de embudo

La palabra "embudo" no tiene buena prensa. Sin embargo mi propuesta de "reuniones en forma de embudo", apuesta por desestigmatizar esta herramienta tan simple a la vez que práctica.

Con la buena intención inicial de optimizar la reunión, a menudo agrupamos temas diversos que a veces no convendría unir. Pero sobre todo, el error más común es que convocamos para la totalidad de la reunión a participantes que rápidamente convertimos en meros asistentes, a quienes sólo afecta alguno de los puntos tratados.

Si de una reunión que dura dos horas, un participante estima que sólo le atañen veinte minutos, la ecuación de interés global de la reunión se resiente desfavorablemente, de manera que sale de la misma con la impresión general de pérdida de tiempo.

Si a eso añadimos que en general, el momento en que los participantes son capaces de prestar una mayor atención y de ser también más productivos y creativos en sus aportaciones, es en la primera parte de la reunión, tenemos una razón adicional para colocar en el punto uno del orden del día aquel que atañe al mayor número de personas.

Un participante no tiene por qué quedarse como “asistente” a la totalidad de la reunión y podría abandonarla en el momento clave, alterando beneficiosamente la ecuación de interés antes mencionada.

Hacer que la gente se incorpore a una reunión ya iniciada no es práctico y además exige un nivel de precisión en el control de los tiempos difícil de alcanzar por la mayoría de los moderadores.

Sin embargo, no es tan complicado organizar el orden del día en forma de embudo, de manera que algunos participantes vayan abandonando gradualmente la reunión a medida que sus puntos hayan sido tratados.

De este modo, evitamos situaciones como las descritas u otras igualmente poco deseables como los corrillos, los desvíos, etc.…