Pon un timekeeper en tus reuniones. Pero hazlo bien

 

No basta con nombrar un timekeeper.

¿Es efectiva la figura del timekeeper en una reunión? 

Si, pero recuerda que tan importante es el qué (la figura) como la manera de implementarlo (el cómo).

Te lo cuento en este video.

Video sobre timekeeper

¿Quién se ha comido mi queja?

Cornud@s y apalead@s en reuniones

Hoy me ha venido a la cabeza el chiste de Eugenio, del marido que llega a casa y se encuentra a su mujer en la cama con otro…

- ¿De dónde vienes a estas horas? – le pregunta ella.  (Ponedle tono acusador y ceño fruncido)

- Pero… ¿qué hace este hombre en mi cama? (Ponedle cara de alucinado y voz temblorosa)

- ¡No me cambies de conversación…! ¿DE DÓNDE VIENES A ESTAS HORAS? (Subid algunos decibelios)

Olvidémonos del chiste de Eugenio... Pero seguro que alguna vez hemos tenido esta “sensación” en la vida y también en reuniones.

Íbamos a plantear nuestro descontento o  queja perfectamente lícita y bien argumentada. Pero ¡oh sorpresa! Se anticipan y nos salen por peteneras, generalmente con detalles, comentarios o acusaciones irrelevantes o incluso absurdas. Conclusión: “cornud@ y apalead@” como en el chiste.

Dejando de lado evidentemente la situación del marido "inoportuno" que solo me ha inspirado el post... podemos analizar varios puntos de este tipo de situaciones y en especial en reuniones, donde nos embarga esa sensación de injusticia.:

1.      Antes de plantear “en público” una crítica o queja, pensemos si realmente debe ser tratada ante todos los participantes de esa reunión. Muchas veces una conversación privada da mejores resultados.

2.      Si alguien intuye que va a ser atacado en público es posible que prepare una estrategia de defensa mediante ataque previio. 

      Es de primero de "sitiroyoprimerosequedasinpiedra"

3.      La primera “acusación” centrará la conversación dejando en segundo plano lo que se plantee posteriormente. Corremos el peligro de centrarnos en nuestra defensa y olvidar el objetivo (o que éste se difumine).

4.      Podemos perder los papeles y de paso ante otros participantes, perder la razón… (aunque objetivamente la tuviéramos)

5.      Si decidimos honestamente que es imprescindible que todos los participantes escuchen nuestra reivindicación, planteemos que en el orden del día aparezca ese punto. Si hay desvíos, podremos reconducir de manera más elegante.

 

Y si eres el facilitador, recuerda que un buen orden del día en cualquier reunión, te ayudará a que no "te la peguen" .

  

Preguntas "para quedar bien" y que te hacen quedar fatal... en reuniones

Foto de Jarmoluk (via Pixabay)

¿A qué hora os va mejor la reunión?

Como la situación vivida de “teletrabajo” ha complicado mucho la vida de determinadas personas, en un afán de tener en cuenta su realidad y asumiendo la importancia de no sacrificar aún más el bienestar de nuestros colaboradores, intentamos que las reuniones sean lo menos invasivas posible y que no distorsionen aún más la convivencia familiar.

Son muchos los que se están esforzando en  ESCUCHAR más. Hasta aquí, todo bien. Pero una de las preguntas más “majas” que se escuchan es : ¿A qué hora te/os va mejor la reunión de los lunes?

Pregunta de alto riesgo.

Recordemos que en comunicación no cuenta la intención, sino el resultado.

Nadie duda de la excelente y generosa intención de esa pregunta, pero vamos a analizar sus consecuencias con un simple ejemplo:

•          Matilde te dice que sobre las 8:30 que sus hijos aún duermen
•       Godofredo que después de las 11 porque es a la hora que sus suegros recogen a los niños.
•           Ana, que a las 10 porque antes tiene siempre otras reuniones y a partir de las 11 es cuando tiene reuniones con los clientes.

Glups. ¿Qué hacemos? Vamos a quedar fatal con 2/3 partes del equipo, que van a pensar ¿para qué pregunta si luego hace lo que le da la gana? Todavía peor si la consulta se ha hecho individualmente y se desconocen las opciones de los demás... Recordemos lo mal que se vive la sensación de escucha estética.

Elegir la hora ideal para todos suele ser misión imposible. Sin embargo, corro menos riesgo de quedar fatal, si lo que pido al equipo es que me digan una franja (no muy amplia, especialmente en grupos grandes) en que realmente no pueden reunirse, o que elijan una hora al día libre de reuniones. No es una panacea, ya que puede ser complicado igualmente, pero al menos podrás evitar esa sensación de “sabe que me fastidia y mira…”.

¿Realmente discrepas totalmente?

Discrepo totalmente... de nada

En reuniones podemos oír (o decir... para qué negarlo) las frases siguientes:

• Discrepo totalmente.
• No estoy de acuerdo contigo, o su variante más políticamente correcta “no estoy de acuerdo con lo que dices”. Da igual, para lo que quiero comentar, no hay gran diferencia…

Salvo algunas excepciones, la mayoría de las veces son frases terriblemente injustas y que se pueden cargar el buen clima de una reunión.. Pongamos un ejemplo:

“El tema me parece tremendamente difícil, no se hizo una buena estimación del tiempo requerido y encima me lo entregaste fuera de plazo. Me niego a trabajar mal. Nuestros clientes se merecen mayor calidad de la que les estamos ofreciendo este último año”

Tu piensas: ¡uy, lo que ha dichoooooo!

Sien embargo, puede ser perfectamente aceptable que:

1.  El tema fuera difícil
2. El plazo fuese muy justo 
3. Se lo entregaste con 3 días de retraso
4. Todos deberíamos negarnos a “trabajar mal"
5. Todo cliente se merece la mayor calidad posible
6.  Este último año, nuestra calidad se ha visto mermada

Y sin embargo, los automatismos mencionados al inicio se ponen en alerta y salen de nuestras bocas en forma de dardo envenenado e inconsciente: “discrepo totalmente” y el veneno no desaparece aunque lo digamos educadamente. El otro nunca entenderá que se pueda discrepar de TODO lo que ha dicho.

¿Seguro que es honesto hacer tal declaración? No. Es simplemente una torpe respuesta defensiva porque no me ha gustado (que no significa que no sea cierto) algún elemento aislado de la frase (probablemente el hecho de que mencionara delante de mi jefe que YO se lo entregué tarde).

El tonito tampoco ha ayudado a serenarme…seguro, pero con mi respuesta no mejoro el diálogo. 

Es importante aceptar TODO AQUELLO que es aceptable (o incluso obvio) para estar objetivamente legitimado para destacar EL ELEMENTO (si lo hay) con el que realmente discrepo. 

El cambio cultural de empezar nuestras intervenciones destacando aquello con lo que estamos de acuerdo, supone un cambio cualitativo esencial y una manera de ganar #efectividad ya que no nos enzarzamos en discusiones infructuosas ni en bloqueos innecesarios.

Puede que no estés de acuerdo con una parte de este post... ¿o discrepas totalmente?

 Foto de QCV Avocat via Pixabay

Adicciones observables en reuniones

¿Reconoces alguna de estas adicciones en reuniones?

En las reuniones podemos observar algunas adicciones que, si no se manejan adecuadamente, pueden cargarse la reunión:

1)      La adicción a quejarse

Podemos entender que quejarse ante una situación concreta, sea una manera natural de desahogarse, pero si el estilo de comunicación de un participante es exclusivamente la queja... estamos delante de un distorsionador de la reunión que además provoca un efecto llamada muy pernicioso.

Si la queja es personal, no tiene cabida en una reunión. Cada situación exige un contexto adecuado y en este caso, la reunión no lo es.

Si acordamos acompañar la expresión de una insatisfacción o desacuerdo, de una sugerencia… el cambio en el ambiente de las reuniones será visible.

De todos modos, hay situaciones concretas donde incluir 4´de pataleta terapéutica (y limitarla así a un tiempo concreto) puede ser beneficioso. Puede añadirse y formalizarse incluso en el orden del día.


2)      La adicción a tener razón.

Conseguir convencer a otro con nuestros sanos argumentos es un placer universal, no lo voy a negar. Y en público ya es la hostia. Pero esas personas que se aferran a sus posiciones como a una tabla en un naufragio, son cansinas. Si el barco de tu razonamiento se ha hundido, sube a otro y agradece el rescate.

El momento en que descubres cuán liberadoras son en el fondo las palabras “pues es verdad, no me lo había planteado así y tienes razón”, comparado con la agotadora lucha por mantener a flote ese argumento que hace aguas... es un momento clave en tu vida.

Leí una vez (y no he sido capaz de encontrar la fuente) que nuestras posiciones deben estar escritas a lápiz y no con rotulador permanente.


3)      La adicción a buscar excusas

¿Recordáis la frase de Woody Allen “No me admitieron en el equipo de ajedrez por mi altura”? Pues así suenan muchas de las justificaciones que se escuchan en reuniones.

Admitir errores en reuniones ayuda a establecer una cultura de transparencia y honestidad necesaria para el buen desarrollo del trabajo en equipo. La buena noticia es que además de permitirte “limitar” tu error, la dinámica es contagiosa.


4)      La adicción a los focos

Para ésta os remito a un antiguo post  http://reunioneseficaces.blogspot.com/2014/02/el-sindrome-de-abstinencia-al.html


5)      La adicción al drama

Estoy convencida de que la madurez llega cuando empiezas a relativizar.

Si en el equipo hay una persona con el síndrome de Romeo y Julieta, el resto puede ayudar a objetivizar la situación y recuperar la proporcionalidad que los amantes de la tragedia pierden.

Y sin hablar de la principal: los adictos a las reuniones. Los “me reúno, luego existo”.

Foto de Stevepb en Pixabay

La asunción de nuestras opiniones y/o decisiones

"Asumo", no es un apellido japonés

Un amigo médico me contaba el otro día la siguiente situación:

Un paciente suyo le comentó que no acababa de encontrarse a gusto con su psicólogo, (llamemos a este último Florencio…), que no avanzaba, que no había feeling… vamos, que quería cambiar. Le preguntó si conocía algún otro psicólogo. Mi amigo le facilitó dos nombres de los cuales tenía muy buenas referencias.

Pocos días después, mi amigo recibió una llamada airada y agresiva del tal Florencio, recriminándole que era inaceptable que recomendara a su paciente que cambiara de psicólogo.

¿Qué había pasado?

Algo muy común, al paciente le pareció incómodo plantear la situación real, no asumió su decisión y se parapetó detrás de un tercero, transfiriéndole la responsabilidad de su decisión.

Esto se da a menudo en las reuniones. Tanto participantes como responsables de reuniones, hablan demasiado a menudo en boca de terceros. Si no estoy de acuerdo con algo, tengo que verbalizarlo. Decirlo bien, pero decirlo (sin caer en sincericidios).

Frases como “no creo que estén de acuerdo” cuando quien no está de acuerdo es uno mismo, afectan la #efectividad de la reunión, pues aplazan injustificadamente discusiones constructivas o decisiones necesarias.

Photo credit: Foter.com

¿Somos realmente reacios al cambio?

La falacia de que la gente es reticente al cambio

Una de las reuniones más temidas (por sus convocantes) es aquella cuyo objetivo (oficioso) es implicar a un equipo en un proceso de cambio porque “lo sabe todo el mundo, la gente es reticente al cambio”.

Si lo que pretendemos es solo informar de un cambio ¿cómo puede sorprendernos la reticencia con la que nos reciben?

Decide pues, si es una reunión o una presentación y no confundas a la gente en la convocatoria.

¿Qué opináis de eso de que la gente no quiere el cambio? 

Para mí es una frase muy desgastada, que no por repetida hasta la saciedad se convierte en cierta.

Estoy convencida de que en realidad, lo que nadie quiere es:

• el cambio que no entiende,
• el que le es impuesto, (cuando escuchamos “informar sobre un cambio”  entendemos “a partir de ahora nos obligan a… “). Un cambio en cuyo proceso de decisión, no solo no te han escuchado (que hay que reconocer que es poco habitual), sino que ni siquiera te han tenido presente,  motivador, lo que se dice motivador… no resulta, la verdad.
• el que objetivamente aporta pocos beneficios (no olvidemos el síndrome del lo cambio todo, luego existo)
• el que da la sensación de que oculta información
• el que me transmite alguien en quien he perdido la confianza

El cambio no hay que “informarlo” como sinónimo de soltarlo, tampoco venderlo, más bien hemos de conseguir que nos lo compren, que es algo diferente y eso si, sin engaños y sin letra pequeña.

En consecuencia :

• Consigue que entiendan su necesidad. Hay un marco referencial imprescindible, que algunos/as obvian.
• Ten en cuenta las personas que van a verse afectadas y háblales con empatía.
• No seas tacaño a la hora de exponer los beneficios (sé concreto, pero no te olvides de ninguno, incluso si a ti te parecen obvios o de puro sentido común (recuerda que el sentido común no es compartido)
• Sé todo lo transparente que puedas
• La elección de quien llevará esa reunión o quien expondrá esa presentación es esencial.

Por último, a veces no es aconsejable que se realice una única reunión multitudinaria para su transmisión, en función de cómo afecta ese cambio a diferentes sectores, se hará necesario un enfoque diferente y más personalizado. Es mejor tres reuniones cortas y diferentes que una larga y que aglutine información demasiado genérica.

Efecto halo y Efecto Horm

El efecto Halo y el efecto Horn

El efecto halo, es un fenómeno perceptual que podemos encontrar cuando se evalúa a un colaborador. Se basa en la tendencia general a fijar la atención en una sola característica, favorable o desfavorable, formando así un "halo" que afecta la consideración y evaluación del resto de características. Si la característica predominante es favorable, las demás características serán probablemente contempladas como favorables; si por el contrario, la característica dominante es desfavorable, la evaluación de las otras características resultara más bien negativa.
En el primer caso hablaremos del efecto Halo y en el segundo del efecto Horn.

Se estudia especialmente por su incidencia en las evaluaciones de desempeño, pero es un fenómeno que un moderador debe tener en cuenta a la hora de llevar una reunión.