Los dichosos "Ah, por cierto" en las reuniones

 

La importancia de evitar desvíos en reuniones

Todos estamos de acuerdo (o eso creo) en que para que una reunión sea efectiva y para respetar el derecho a saber a qué hora estaremos libres, no deberíamos entrar en temas no previstos con antelación.

-          “Es que a mí me gusta que todo el mundo se sienta libre de hablar de lo que  quiera en mis reuniones”

-          Pues si puedes olvidarte de convocarme… te lo agradeceré.

Si los participantes pueden, sin previo aviso, sacar cualquier tema durante una reunión mediante las continuas interrupciones de los adictos al “ah, y por cierto” o usando ese espacio mal definido de ruegos y preguntas del final, se pueden dar muchas situaciones desesperantes, pero entre ellas hoy destacaré y describiré las tres principales:

1.       Salta el primer “ah, por cierto” y entramos en un tema no previsto, pero claro, no tenemos la información o las personas necesarias para hacerlo adecuadamente…

¿Os suena? Empezamos a navegar entre los “yo diría que”, “creo recordar que”, “me suena que”, “algo leí”, “quien nos podría ayudar es Matilde, pero no está” …

¿Y entonces qué pasa? En el mejor de los casos, después de perder el tiempo divagando, acabamos aplazando el temita. Vamos, lo que tendríamos que haber hecho desde un principio. 

2.       Otra situación habitual, es que el tema no interesa a la totalidad de las personas que están reunidas o conectadas. Todos hemos “disfrutado” de intervenciones del tipo “por cierto, para que me validen “X” ¿qué tengo que hacer?”  y llega esa desesperación colectiva que conlleva escuchar durante 10 minutos unas instrucciones dirigidas a una o dos personas de la reunión. ¿Qué costaba hacer esa pregunta fuera de reunión o contestarla en un correo o llamada personal?

Si mirar de reojo la hora durante estos dichosos desvíos provocara estrabismo, todos bizcos. 

3.       Otro caso a evitar y que igual reconocéis, es aquél en que después de ver acogidos  algunos “por ciertos” ajenos, vas tú, te motivas y te sumas con el tuyo… Pero mira por dónde, tu “por cierto” se aplaza, con lo que te quedas con un regusto extraño… especialmente si tienes el síndrome de Calimero (traducción para los más jóvenes:  tenencia al “nadie me quiere”).

Una reunión de trabajo debe estar bien planificada y estructurada y todos los que acuden han de saber a qué van y para qué se les ha convocado a la misma. De manera inequívoca. Eso no significa que no hay que tener en cuenta las inquietudes de quienes trabajan con nosotros. Bien al contrario. Pero deberá hacerse por los cauces apropiados (reglas de juego, implementación de la P de parking, etc…).  Pero es vital que esos cauces no se impongan, sino que se establezcan de manera consensuada y que todos vean el beneficio colectivo de respetar esos códigos de conducta en reuniones. 

Foto de Robin Higgins via Pixabay

Pon un timekeeper en tus reuniones. Pero hazlo bien

 

No basta con nombrar un timekeeper.

¿Es efectiva la figura del timekeeper en una reunión? 

Si, pero recuerda que tan importante es el qué (la figura) como la manera de implementarlo (el cómo).

Te lo cuento en este video.

Video sobre timekeeper

Obviografías

 

Comparto con vosotr@s un vídeo en el que planteo un nuevo concepto : las obviografías.

https://youtu.be/1qG75E_wEYg

Interrupciones familiares en reuniones y confinamiento

¿Cómo "vivir" las interrupciones familiares durante las reuniones en confinamiento y pseudoconfinamiento?

Como dice un amiga mía “no estamos teletrabajando, sino que: ¡Tela, cómo estamos trabajando…”

Diversos estudios calculan que de media se  están dedicando al trabajo 2 horas más de las que correspondería. Ahí lo dejo.

En tiempos “normales” de teletrabajo una interrupción familiar podía crear una situación incómoda y sino que le pregunten al professor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo, se hizo viral.

Ahora, en tiempo de confinamiento, estas situaciones se han convertido en todo un clásico.

La falta de empatía ha encontrado en estos días sus más variadas formas de expresión. Conozco personas cuyos “responsables”  les han soltado comentarios desagradables acerca de su falta de control del entorno… ¿En serio? Otros se han limitado a pequeños suspiros que se traducen por “¡menuda paciencia debo tener!”… y alguno hay que ha reñido a un colaborador por tener mala conexión.

Ya hay suficiente estrés con la gestión de la situación como para añadirle angustias adicionales. Si pasa un adolescente preguntando por sus calzoncillos verdes o el pequeño se queja de que otra vez hay macarrones, se sonríe y no hay más. No se es poco profesional por tener una familia ruidosa o carecer de un espacio para aislarse…

Debemos aceptar estas realidades con humor, entendiendo la excepcionalidad de la situación. Y si el sentido del humor es un código que compartes con tu equipo, aprovecha las complicidades que te ofrecen estas interrupciones. Por ejemplo: como despedida puedes comentar que los macarrones son tu plato preferido o tus calzoncillos preferidos también son los verdes…

El exceso de formalidad puede lesionar incluso las reuniones presenciales, así que imaginaos lo que puede provocar en estos momentos.

Foto de MarylanArt via Pixabay

Adicciones observables en reuniones

¿Reconoces alguna de estas adicciones en reuniones?

En las reuniones podemos observar algunas adicciones que, si no se manejan adecuadamente, pueden cargarse la reunión:

1)      La adicción a quejarse

Podemos entender que quejarse ante una situación concreta, sea una manera natural de desahogarse, pero si el estilo de comunicación de un participante es exclusivamente la queja... estamos delante de un distorsionador de la reunión que además provoca un efecto llamada muy pernicioso.

Si la queja es personal, no tiene cabida en una reunión. Cada situación exige un contexto adecuado y en este caso, la reunión no lo es.

Si acordamos acompañar la expresión de una insatisfacción o desacuerdo, de una sugerencia… el cambio en el ambiente de las reuniones será visible.

De todos modos, hay situaciones concretas donde incluir 4´de pataleta terapéutica (y limitarla así a un tiempo concreto) puede ser beneficioso. Puede añadirse y formalizarse incluso en el orden del día.


2)      La adicción a tener razón.

Conseguir convencer a otro con nuestros sanos argumentos es un placer universal, no lo voy a negar. Y en público ya es la hostia. Pero esas personas que se aferran a sus posiciones como a una tabla en un naufragio, son cansinas. Si el barco de tu razonamiento se ha hundido, sube a otro y agradece el rescate.

El momento en que descubres cuán liberadoras son en el fondo las palabras “pues es verdad, no me lo había planteado así y tienes razón”, comparado con la agotadora lucha por mantener a flote ese argumento que hace aguas... es un momento clave en tu vida.

Leí una vez (y no he sido capaz de encontrar la fuente) que nuestras posiciones deben estar escritas a lápiz y no con rotulador permanente.


3)      La adicción a buscar excusas

¿Recordáis la frase de Woody Allen “No me admitieron en el equipo de ajedrez por mi altura”? Pues así suenan muchas de las justificaciones que se escuchan en reuniones.

Admitir errores en reuniones ayuda a establecer una cultura de transparencia y honestidad necesaria para el buen desarrollo del trabajo en equipo. La buena noticia es que además de permitirte “limitar” tu error, la dinámica es contagiosa.


4)      La adicción a los focos

Para ésta os remito a un antiguo post  http://reunioneseficaces.blogspot.com/2014/02/el-sindrome-de-abstinencia-al.html


5)      La adicción al drama

Estoy convencida de que la madurez llega cuando empiezas a relativizar.

Si en el equipo hay una persona con el síndrome de Romeo y Julieta, el resto puede ayudar a objetivizar la situación y recuperar la proporcionalidad que los amantes de la tragedia pierden.

Y sin hablar de la principal: los adictos a las reuniones. Los “me reúno, luego existo”.

Foto de Stevepb en Pixabay

Esos "artistas" que facilitan reuniones... y sus estilos.

El arte de facilitar reuniones

Llevar bien las #reuniones es todo un arte.

Estoy en una sala de espera que amenaza ser mi residencia al menos durante una hora y media y he empezado a desvariar sobre el tema... Lo que me ha llevado a pensar que hay “artistas facilitadores” de muchos estilos:

• Clásicos (las reuniones de siempre, llevadas como siempre). 
• Abstractos (no los entiende ni Dios).
• Cubistas (ponen la boca en el lugar de la oreja). 
• Renacentistas (saben de todo y sirven para todo) Algún Da Vinci de las reuniones, hay.
• Góticos. Aquí mas que el estilo arquitectónico, lo relaciono con la tribu urbana con gusto por lo oscuro... Licencia poco poética, ya lo sé.
• Barrocos (reuniones recargadas en las que sobran detalles y lenguaje innecesariamente complicado).
• Surrealistas (¿Has oído los objetivos que proponeeee?).
• Rupestres (pues eso... los hay muy primitivos en su manera de gestionar las incidencias: "deja a hablar a los demás" y otras delicadezas por el estilo).
• Naïf (pobrecillos...). No se dan cuenta de que la preparación técnica no es suficiente para la #efectividad de una reunión...
• Expresionistas  (buscan la expresión de los sentimientos y las emociones, pero no siempre saben regularlas ni auto-regularse). 
• Realistas (por fin).
• Racionalistas (sin florituras y racional, usando las novedades tecnológicas).

La lista se puede alargar… pero acaban de decir mi nombre (incompleto, por lo de la protección de datos) y lo dejo aquí.

Ya me haréis propuestas para ampliar la lista. ¡Venga, artistas!

Foto de Nikita Shalenny via Pixabay

Infografia sobre el buen facilitador de reuniones

Hace algún tiempo ya escribí un post al respecto, esta vez lo he transformado en infografía.

Espero que os guste

Para evitar perder el norte, BRUJULEA TUS REUNIONES

Brujulea tus reuniones

Últimamente (en especial por la noche y en lugar de dormir) me da por jugar con las letras que componen el nombre de mis clientes para sorprenderles con algún decálogo personalizado sobre buenas prácticas en Reuniones (es lo que tiene la consultoría artesana…)

Para ello, recurro a veces a “verbos que empiezan por...”. Así jugando, me tropecé con el verbo BRUJULEAR, que rápidamente adopté para describir el rol principal del responsable de una reunión.

La RAE ofrece diferentes definiciones y entre ellas nos regala la siguiente:

       “Buscar con diligencia y por varios caminos el logro de una pretensión u objetivo”

Me parece una palabra muy gráfica para ayudarnos a visualizar ese papel tan importante y tan pocas veces bien asumido.

Velar por mantener el foco en el objetivo y flexibilizar cómo llegar a ese objetivo es clave.

Pero añade “con diligencia” y como no abandono el juego de las definiciones llego entonces a la que corresponde a esa palabra.

• Diligencia con uno mismo, significa ser activo, no caer en la pereza, con metas fijas y cumpliéndolas a tiempo.
• Diligencia con los demás, significa poner entusiasmo en las acciones que se realizan con y para ellos.

Para variar, no he dormido mucho, pero ¿no os parece que descubrir el verbo brujulear bien merece una noche de insomnio?

Foto de pixabay

Diplopausa

Transmitiendo conceptos "interesantes" y … sin enterarme.

Ayer en la clausura de un curso de Optimización de Reuniones en Lactalis, a la pregunta del Metaplán: ¿qué puedo hacer para optimizar mis reuniones? apareció una tarjeta con la palabra “Diplopausas”. 

No entendimos a qué se refería… Al explicarse, su autor, dijo que yo lo había planteado durante el seminario. Fíjate tú, proponiendo nociones taaaan interesantes y sin enterarme…

Se refería a lo que yo llamo y con poca gracias, micropausas… así que también él, sin saberlo, acuñó un concepto que me parece fantástico y con su permiso, ¿eh, Raúl Belloch?) lo voy a utilizar a partir de ahora.

Teniendo en cuenta que “diplo” significa en griego: par, doble … todavía nos viene mejor para esta co-producción (un concepto que mejora cuando el “título” tiene gancho).

En reuniones largas, es obligado prever una o varias pausas, pero si dura menos de 2 hora, no solemos proponerlas y a veces… nos conviene.

¿A qué corresponde entonces, una diplopausa?

En una reunión, la diplopausa, te puede ayudar a optimizar tus reuniones en varias tesituras:

• Cuando ves que la curva de atención desciende más rápido de lo esperado y alguno de los participantes mira fijamente al vacío demasiado rato.
• Si un debate sube peligrosamente de decibelios.
• Casos de entrada en bucles. Hay más “ecos” que aportaciones nuevas.
• Una dispersión o el alejamiento de los objetivos por encima de la media.
• Surge la necesidad no prevista de alguna alianza (“esta reunión la salvaría si Matilde dijera…”)
• La falta de feedback de algún participante que nos preocupa… ¿No sé si Matilde está o no de acuerdo? Con esa cara… 
• Temas biológicos (reconozco que yo debería prestar más atención al cierre de muslos compulsivo)
• Cuando ves que algún participante no ha comprendido algo y no quieres repetirlo para no aburrir al resto.
•  Piensas que algo que has dicho, ha podido sentar mal o ser malinterpretado, por una persona.
• A veces incluso es necesario transmitir alguna idea de manera menos formal que durante la reunión “oficial”

Pues eso, aprovechemos todas las ventajas que nos ofrece una diplopausa

Foto de Myriams-Fotos en Pixabay

Sustituye alguna reunión por un micro vídeo.

El micro vídeo como sustituto de reuniones:

Antes de usar el disparador automático de reuniones, si sólo pretendemos informar de algo concreto a un grupo de personas, para evitar "gatillazos", convendría plantearse los puntos siguientes:

•  ¿La reacción de los participantes no es previsible y me interesa conocerla “en vivo y directo”
• ¿Contiene algún elemento “delicado” o con posibilidad de interpretación distinta a la deseada?
• ¿Necesito persuadir o simplemente informar?
• ¿Hay algo que desmentir o aclarar en relación al tema?

Si la respuesta es positiva, necesitaré una reunión. En caso contrario, si sólo pretendo informar de manera neutra, no hace falta convocarla. Si puede esperar, incluiré el tema en el orden del día de otra reunión y si no, transmitiré esa información a través de otra vía: circular, Intranet, email...

Sin embargo, una de las opciones que cada vez más personas están utilizando para sustituir reuniones breves puramente informativas, es la grabación de un micro vídeo (con el ordenador, el móvil...) en la que se dirigen a su equipo dando unas concisas instrucciones, comentarios, feedback, o informaciones simples.

Os he adjuntado un ejemplo ;)

Ventajas:

1. Ahorro de tiempo. Si nos reunimos presencialmente, tendemos a alargar más esas informaciones. Además, cuando vas a una reunión, no solo debes contabilizar el tiempo de duración de la misma, debes añadir desplazamiento y tiempos muertos previos.
2. No “interrumpes” el trabajo. Hay tareas que puede reanudarse tras la interrupción, pero otras hay que reiniciarlas. En el envío del vídeo se aconseja indicar el plazo para su visualización, con lo cual, hay un amplio margen para decidir en qué momento visiono. 
3. Queda una "prueba" de lo que se ha transmitido...
4. En general, es más “agradable” escuchar y ver a alguien, que leer. Aprovecho para señalar a los "cara-asco" que se abstengan de usar este canal. Gracias.

Así que : ¡Cámara. Acción!

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SAR o no SAR, esa es la cuestión

SAR o no SAR, esa es la cuestión

No me gustan las citas desgastadas por su abuso, y aunque la de Ford estaría en esa categoría, la voy a rescatar .igualmente para este post: “tanto si piensas que puedes como que no puedes, tienes razón”…

Una amiga psicóloga me explicaba el otro día que cuando se programa una meta en el cerebro, se pone en funcionamiento el SAR (no hablo de Su Alteza Real, sino del Sistema de Activación Reticular) que provoca que nuestro cerebro fije toda su atención en la búsqueda de la información necesaria para alcanzar dichas metas. Si lo explicaran los de Pixar nos presentarían un personaje con una lupa gigantesca emulando a Holmes.

Si el inconsciente nos “chiva” que algo es imposible (aquí el dibujo llevaría  gafas de sol y gabardina), entonces nuestro cerebro daría por concluido el tema y la búsqueda se desconectaría. Aquí Pixar añadiría unas gigantescas tijeras y un ruido de desconexión. Como ha recibido el mensaje de “no hay solución”, el cerebro abandona la búsqueda y se dedica a oros temas.

Imaginaos la importancia que tiene este mecanismo en una reunión. Los mensajes desactivadores pueden llegar de manera verbal: “nos han fijado unos objetivos inviables”, “al paso que vamos, no lo conseguiremos”, como mediante el lenguaje no verbal (en nuestra cara y gestos transmitimos la poca confianza que tenemos en que se vayan a conseguir los objetivos).

Si los participantes reciben esos mensajes, corremos el riesgo de que el personaje de la gabardina nos juegue una mala pasada.

Foto de Oleg Magni (Pexels)

Anatomía del buen facilitador de una reunión

                                                        Foto de John Rocha en Pexels,Photo

En una reunión "sana", el facilitador:

• ·                Tiene los pies en el suelo y ayuda a poner manos a la obra
• ·         Es capaz de dar el brazo a torcer, cuando toca
• ·         Aporta pulmones: deja respirar y no ahoga
• ·         Valora el cerebro ajeno
• ·         Sabe dar palmas y palmadas
• ·         No señala con el dedo 
• ·         Es consciente que pueden costar un riñón, si no son efectivas
• ·         Sabe salir de cuellos de botella
• ·         No quiere ser el ombligo
• ·         Tiene cintura
• ·         Usa las orejas no solo para llevar pendientes o sujetar gafas
• ·         Sus ojos saben leer entre líneas
• ·         Su productividad le impide ir de culo

Si no es así, el forense dictaminará que el asesino de la reunión ha sido él.

Disertaciones, desiertos y deserciones

La madre de Juanito 

Una reunión no es país para viejas ... disertaciones.

- Hijo ¿cómo te ha ido?

Juan encuentra diez mensajes de su madre en el contestador.

- Juan ¿te han escuchado? Juanito ¿les ha gustado lo que has dicho? Cariño, que tu eres muy listo, has estudiado mucho, pero no te sabes vender. Eres como tu padre (pero en listo y “estudiao”).

Pero Juanito no ha ido a una reunión.

No lo sabía, pero ha asistido a una disertación (dícese de un “discurso” en el que se hace un razonamiento detenido y metódico sobre una materia). Solo lees la definición y ya te entra sueño.

No dudo de que hay disertaciones magníficas, pero tampoco dudo de que éstas no deberían encontrar su espacio natural en las reuniones.

Reunión significa interacción. Eso es lo que creía Juanito (y esperaba ansiosa su madre). Una reunión es el lugar perfecto para “descubrir” el talento de las personas.

Cuando en reuniones se cuelan disertaciones y la participación es un desierto, aparecen los desertores mentales.

Photo by Alex Harvey on Unsplash

Tu reunión no es una maratón, es un triatlón.

Reuniones Triatlón

No soy deportista. El único deporte que me gusta es el bádminton conversacional y el paseo despistado (especialmente mirando por la noche los techos iluminados de las viviendas ajenas…). Nada olímpico. Lo sé.

Pero he evolucionado. He pasado de la absoluta incomprensión de los deportistas, al interés por los mismos. Un triatleta, me dijo el otro día que el reto de este deporte es, que si no eres bueno en las tres disciplinas, puedes perder la carrera.

A riesgo de parecerme a Jesulín con su famoso “esto es como un toro…” ya que todo lo llevo al ámbito que me apasiona y que son las #reuniones, no puedo dejar de pensar que si quien lleva una reunión, no es bueno en tres aspectos de la misma, su #efectividad no va a ser la deseada.

La efectividad no solo depende de los aspectos vinculados al tiempo. Ya sabemos que responde a “hacer correctamente lo que se tiene que hacer”.

Porlo tanto, después de decidir que realmente necesito una reunión para conseguir el objetivo que persigo y tras convocarla adecuadamente, el triatlón – reunión nos plantea tres pruebas a lo largo de la carrera:

1. Prueba en la que te tienes que mojar como facilitador de la comunicación y generador de buen clima (que no es sinónimo de “hablar bien”, que aunque ayuda, a veces puede llevar al egocentrismo poco deseable en las reuniones). El entrenamiento versa sobre las mejoras en escucha activa, uso “artístico” de las preguntas, reformulación adecuada, autocontrol y observación del tono y la expresión corporal, capacidad sintética, expresión gráfica, feedback efectivo e interés no impostado sobre el punto de vista de tercero.
2. Prueba de fondo para “llevar” la reunión, más parecido a un salto y/o gestión de obstáculos. El entrenamiento consiste en el seguimiento de una estructura (no rígida), en una aclaración de los objetivos, en el consenso de las “reglas de juego”, en la aplicación de técnicas sutiles de reconducción, en mejorar las habilidades para mantener la concentración y en el uso de síntesis parciales.
3. Prueba final : la conclusión, que si has llevado bien la reunión, debería ir sobre ruedas.

Sin embargo, ya puedes haber generado el mejor ambiente del mundo, estructurado de maravilla el desarrollo de la reunión, que si terminas la misma sin conclusiones claras, has perdido el triatlón. Eso sí, de la misma manera que tampoco ganas la carrera si los participantes no se han sentido cómodos para plantear o exponer su puntos de vista, optando por silenciar información necesaria, si la misma ha parecido caótica o los tiempos invertidos han sido desproporcionados.

El triatleta de las reuniones debe entrenarse "a fondo y a contenido" y no perder de vista sus formas.

Foto de Unsplash (Pixabay)

¿Controlas el ritmo de tu reunión o solo el tiempo?

Reuniones sin ritmo

Cuando hablamos de una reunión efectiva, solemos pensar en tiempo y consecución de objetivos.

La obsesión (legítima) por el tiempo, es compartida por muchos responsables de reuniones, pero algunos olvidan que a pesar de que el tiempo es un bien objetivo, su percepción es absolutamente subjetiva.

Un minuto siempre dura sesenta segundos. Pero no es lo mismo intentar no respirar durante 1 minuto (¡por favor que nadie lo intente por mucho que se aburra en una reunión!), que saber que cierran el embarque de tu vuelo en 1 minuto.

Tiempo y ritmo son conceptos bien diferentes pero muy relacionados, ya que el segundo afecta significativa y directamente a la percepción del primero.

Quien lleva una reunión debe respetar (y hacer respetar) los tiempos establecidos, pero también es responsable de mantener el ritmo adecuado, para que la percepción del tiempo dedicado a la reunión sea “estimado” como adecuado.

¿Cuál es la duración  adecuada?. La necesaria. Ni más ni menos. Hay reuniones que se hacen cortas y duran casi una jornada y otras de media hora en la que has mirado el reloj 7 veces.

Dejemos aparte el interés por el contenido o el grado de participación, que evidentemente si no se dan, el ritmo poco puede “distraer” de la sensación de “¿qué narices pinto yo aquí?” en esa reunión. Centrémonos en el ritmo.

¿Cómo puedo agili-dinami-optimizarlo?

Puntos que pueden ayudarte

1.- El tono de tu voz. Si tienes un tono monocorde que te viene de serie, siempre puedes jugar con el volumen (subirlo y bajarlo), usar algún silencio (breve) y utilizar la pregunta, aunque sea retórica, ya que forzarás un pequeño cambio de tono que jugará a tu favo

2.- Tu cara (o mejor tus caras) y gestos también imprimen ritmo. Trabaja tu expresividad (sin competir con el protagonista de “La máscara”

3.- La participación es imprescindible. Procura que otras personas también hagan aportaciones.

4.- Si algún participante es terriblemente aburrido pero sus aportaciones son relevantes, ayúdale a resumir, márcale un tiempo y utiliza la pregunta cerrada para interrumpir de manera menos brusca.

5.- Ten cuidado con los soportes y su posible abuso. ¿Quién no ha necesitado una biodramina después de algún prezzi o una anfetamina después de algún powerpoint?Deben ser un guión para tu reunión, pero no son nunca TU REUNIÓN.

6.- No permitas que se vuelvan a abrir puntos ya zanjados.

7.- Cuidado con el documenticidio. Prohibida la lectura de documentos (largos) en tus reuniones. O se leen antes de acudir o quien plantea su consulta hace un resumen.

8.- No hables demasiado lento (tampoco ametralles a nadie), pero si articulas correctamente, puedes permitirte cierta velocidad… Por mimetismo, conseguirás que los demás también aceleren su velocidad al hablar

9.- Si puedes y el contexto te lo permite, utiliza, o invita a utilizar el sentido del humor.

10.- Escribir en una pizarra, pared acristalada o papelógrafo también es un buen dinamizador siempre que lo uses bien (por ejemplo: es mejor escribir antes de anunciar, que escribir lo que ya has dicho).

Y controla SIEMPRE si el ritmo decae, y actúa en consecuencia.

No hace falta que quienes acudan a tu reunión digan aquello de “pasar de perder el tiempo a perder la noción del tiempo”, pero va por ahí…

¿Somos realmente reacios al cambio?

La falacia de que la gente es reticente al cambio

Una de las reuniones más temidas (por sus convocantes) es aquella cuyo objetivo (oficioso) es implicar a un equipo en un proceso de cambio porque “lo sabe todo el mundo, la gente es reticente al cambio”.

Si lo que pretendemos es solo informar de un cambio ¿cómo puede sorprendernos la reticencia con la que nos reciben?

Decide pues, si es una reunión o una presentación y no confundas a la gente en la convocatoria.

¿Qué opináis de eso de que la gente no quiere el cambio? 

Para mí es una frase muy desgastada, que no por repetida hasta la saciedad se convierte en cierta.

Estoy convencida de que en realidad, lo que nadie quiere es:

• el cambio que no entiende,
• el que le es impuesto, (cuando escuchamos “informar sobre un cambio”  entendemos “a partir de ahora nos obligan a… “). Un cambio en cuyo proceso de decisión, no solo no te han escuchado (que hay que reconocer que es poco habitual), sino que ni siquiera te han tenido presente,  motivador, lo que se dice motivador… no resulta, la verdad.
• el que objetivamente aporta pocos beneficios (no olvidemos el síndrome del lo cambio todo, luego existo)
• el que da la sensación de que oculta información
• el que me transmite alguien en quien he perdido la confianza

El cambio no hay que “informarlo” como sinónimo de soltarlo, tampoco venderlo, más bien hemos de conseguir que nos lo compren, que es algo diferente y eso si, sin engaños y sin letra pequeña.

En consecuencia :

• Consigue que entiendan su necesidad. Hay un marco referencial imprescindible, que algunos/as obvian.
• Ten en cuenta las personas que van a verse afectadas y háblales con empatía.
• No seas tacaño a la hora de exponer los beneficios (sé concreto, pero no te olvides de ninguno, incluso si a ti te parecen obvios o de puro sentido común (recuerda que el sentido común no es compartido)
• Sé todo lo transparente que puedas
• La elección de quien llevará esa reunión o quien expondrá esa presentación es esencial.

Por último, a veces no es aconsejable que se realice una única reunión multitudinaria para su transmisión, en función de cómo afecta ese cambio a diferentes sectores, se hará necesario un enfoque diferente y más personalizado. Es mejor tres reuniones cortas y diferentes que una larga y que aglutine información demasiado genérica.

Buscando la eficiencia sin perder el norte

Reuniones "de personas"

Leyendo un artículo, nada menos que en Expansión.com sobre reuniones efectivas, entre los diferentes consejos, leo el siguiente:

• “Pasar lista. El paso previo es definir bien las competencias y responsabilidades de cada profesional. Al inicio de una reunión, preguntar a cada asistente cuál es su rol y si no tiene capacidad de decisión para el asunto concreto que se va a tratar, queda fuera. Así te aseguras de que sólo asisten las personas adecuadas y que no se va postergar nada.”

Lo vuelvo a leer porque no doy crédito...

¿Qué nos está pasando? En aras a buscar la eficiencia máxima, nos olvidamos de algo elemental: una reunión es una reunión de personas. Y si no somos capaces de tratarlas con respeto, el que debería quedar “fuera” es sin lugar a dudas, el pretendido responsable de esa reunión.

Y no olvidemos que si los que acuden a la reunión no son los adecuados, algo ha hecho mal el convocante y no es culpa del pobre convocado...