¿Controlas el ritmo de tu reunión o solo el tiempo?

Reuniones sin ritmo

Cuando hablamos de una reunión efectiva, solemos pensar en tiempo y consecución de objetivos.

La obsesión (legítima) por el tiempo, es compartida por muchos responsables de reuniones, pero algunos olvidan que a pesar de que el tiempo es un bien objetivo, su percepción es absolutamente subjetiva.

Un minuto siempre dura sesenta segundos. Pero no es lo mismo intentar no respirar durante 1 minuto (¡por favor que nadie lo intente por mucho que se aburra en una reunión!), que saber que cierran el embarque de tu vuelo en 1 minuto.

Tiempo y ritmo son conceptos bien diferentes pero muy relacionados, ya que el segundo afecta significativa y directamente a la percepción del primero.

Quien lleva una reunión debe respetar (y hacer respetar) los tiempos establecidos, pero también es responsable de mantener el ritmo adecuado, para que la percepción del tiempo dedicado a la reunión sea “estimado” como adecuado.

¿Cuál es la duración  adecuada?. La necesaria. Ni más ni menos. Hay reuniones que se hacen cortas y duran casi una jornada y otras de media hora en la que has mirado el reloj 7 veces.

Dejemos aparte el interés por el contenido o el grado de participación, que evidentemente si no se dan, el ritmo poco puede “distraer” de la sensación de “¿qué narices pinto yo aquí?” en esa reunión. Centrémonos en el ritmo.

¿Cómo puedo agili-dinami-optimizarlo?

Puntos que pueden ayudarte

1.- El tono de tu voz. Si tienes un tono monocorde que te viene de serie, siempre puedes jugar con el volumen (subirlo y bajarlo), usar algún silencio (breve) y utilizar la pregunta, aunque sea retórica, ya que forzarás un pequeño cambio de tono que jugará a tu favo

2.- Tu cara (o mejor tus caras) y gestos también imprimen ritmo. Trabaja tu expresividad (sin competir con el protagonista de “La máscara”

3.- La participación es imprescindible. Procura que otras personas también hagan aportaciones.

4.- Si algún participante es terriblemente aburrido pero sus aportaciones son relevantes, ayúdale a resumir, márcale un tiempo y utiliza la pregunta cerrada para interrumpir de manera menos brusca.

5.- Ten cuidado con los soportes y su posible abuso. ¿Quién no ha necesitado una biodramina después de algún prezzi o una anfetamina después de algún powerpoint?Deben ser un guión para tu reunión, pero no son nunca TU REUNIÓN.

6.- No permitas que se vuelvan a abrir puntos ya zanjados.

7.- Cuidado con el documenticidio. Prohibida la lectura de documentos (largos) en tus reuniones. O se leen antes de acudir o quien plantea su consulta hace un resumen.

8.- No hables demasiado lento (tampoco ametralles a nadie), pero si articulas correctamente, puedes permitirte cierta velocidad… Por mimetismo, conseguirás que los demás también aceleren su velocidad al hablar

9.- Si puedes y el contexto te lo permite, utiliza, o invita a utilizar el sentido del humor.

10.- Escribir en una pizarra, pared acristalada o papelógrafo también es un buen dinamizador siempre que lo uses bien (por ejemplo: es mejor escribir antes de anunciar, que escribir lo que ya has dicho).

Y controla SIEMPRE si el ritmo decae, y actúa en consecuencia.

No hace falta que quienes acudan a tu reunión digan aquello de “pasar de perder el tiempo a perder la noción del tiempo”, pero va por ahí…