Esos "artistas" que facilitan reuniones... y sus estilos.

El arte de facilitar reuniones

Llevar bien las #reuniones es todo un arte.

Estoy en una sala de espera que amenaza ser mi residencia al menos durante una hora y media y he empezado a desvariar sobre el tema... Lo que me ha llevado a pensar que hay “artistas facilitadores” de muchos estilos:

• Clásicos (las reuniones de siempre, llevadas como siempre). 
• Abstractos (no los entiende ni Dios).
• Cubistas (ponen la boca en el lugar de la oreja). 
• Renacentistas (saben de todo y sirven para todo) Algún Da Vinci de las reuniones, hay.
• Góticos. Aquí mas que el estilo arquitectónico, lo relaciono con la tribu urbana con gusto por lo oscuro... Licencia poco poética, ya lo sé.
• Barrocos (reuniones recargadas en las que sobran detalles y lenguaje innecesariamente complicado).
• Surrealistas (¿Has oído los objetivos que proponeeee?).
• Rupestres (pues eso... los hay muy primitivos en su manera de gestionar las incidencias: "deja a hablar a los demás" y otras delicadezas por el estilo).
• Naïf (pobrecillos...). No se dan cuenta de que la preparación técnica no es suficiente para la #efectividad de una reunión...
• Expresionistas  (buscan la expresión de los sentimientos y las emociones, pero no siempre saben regularlas ni auto-regularse). 
• Realistas (por fin).
• Racionalistas (sin florituras y racional, usando las novedades tecnológicas).

La lista se puede alargar… pero acaban de decir mi nombre (incompleto, por lo de la protección de datos) y lo dejo aquí.

Ya me haréis propuestas para ampliar la lista. ¡Venga, artistas!

Foto de Nikita Shalenny via Pixabay

Aplica la regla "NAVIDAD" en tu comunicación y reuniones

Comunícate sin guirnaldas ostentosas.
Evita que se te descarguen las pilas en tu voluntad de deslumbrar.
Eso sí, aplica la NAVIDAD en tus reuniones y en tu comunicación en general:

     No

     Alces

     Voz

     Insiste

     Dando

     Argumentos

     Diferentes

Un abrazo y felices fiestas.

Anatomía del buen facilitador de una reunión

                                                        Foto de John Rocha en Pexels,Photo

En una reunión "sana", el facilitador:

• ·                Tiene los pies en el suelo y ayuda a poner manos a la obra
• ·         Es capaz de dar el brazo a torcer, cuando toca
• ·         Aporta pulmones: deja respirar y no ahoga
• ·         Valora el cerebro ajeno
• ·         Sabe dar palmas y palmadas
• ·         No señala con el dedo 
• ·         Es consciente que pueden costar un riñón, si no son efectivas
• ·         Sabe salir de cuellos de botella
• ·         No quiere ser el ombligo
• ·         Tiene cintura
• ·         Usa las orejas no solo para llevar pendientes o sujetar gafas
• ·         Sus ojos saben leer entre líneas
• ·         Su productividad le impide ir de culo

Si no es así, el forense dictaminará que el asesino de la reunión ha sido él.

Hay entornos VICA, pero también personas VICA.

No seas un VICA en tus reuniones

VICA es el acrónimo de moda desde hace unos años, que describe, entornos caracterizados por la Volatilidad, la Incertidumbre, la Complejidad y la Ambigüedad.

La mayoría estamos inmersos en esos entornos y si eso ya es complejo de gestionar, puede complicársenos más. ¿Cómo? Colaborando con personas VICA.

Traslademos esas características, por ejemplo, a quienes son responsables de las reuniones:

Volátiles

Cambian o varían con facilidad y de forma poco previsible. ¿Qué varían?

• El orden del día no se conoce nunca con antelación y si se conoce, no  se respeta
• Carecen de estructura. Se vuelve a puntos ya cerrados y no hay hilo conductor  lógico.
• Tampoco es previsible la hora a la que vamos a “escapar” de la reunión... Como  el volátil, además esté inspirado…

En el terreno de la física esta palabra se usa para calificar a aquello que tiene predisposición para convertirse en vapor. Vamos, a mí eso me suena a vendedores de humo. Todo lo que promete tiende a evaporarse.

En economía también nos ayudan a identificarlos, ya que hacen referencia a “divisas cuyos valores oscilan de manera frecuente y abrupta”. Recuerda a Groucho Marx con aquello de “estos son mis principios, si no le gustan, tengo otros”,,, Se contradicen en función de quién tienen delante.

Inciertos

El primer sinónimo que encontramos es “falso” A parte, tenemos también: impreciso y borroso.

No me referiré a aquellos que mienten como cosacos en reuniones...(si se recogiera en un acta lo que han dicho, probablemente mentirían menos), pero recordemos que es necesario el manejo de datos concretos, fiables y objetivos para trabajar correctamente en reuniones.

Complejos

Enmarañan de tal manera lo sencillo, convirtiéndolo en inaccesible.

Un ejemplo sería el uso excesivo de siglas, acrónimos (si, si, como VICA) sin comprobar si son compartidos.

Ambiguos

La comunicación ambigua es un problema en las reuniones.

Ya he alertado en varias ocasiones que si preguntamos a alguien ¿“Hablaste con Matilde?”. Obtener un sí, no es garantía de que habló con ella de lo que tu piensas... Concretar es indispensable.

Recordad aquellas palabras ambiguas que pueden acarrear consecuencias...

Pero también destaca aquí el personaje “yo no me mojo” que hace que no se hable claro por cobardía. Responsabilidad implica valentía (no imprudencia, pero si coraje)

Cuántas veces sales de la reunión y los participantes están desorientados :

• “¿entonces cómo hemos quedado? 
• “Al final lo dejamos como está o lo cambiamos” 
• “Supongo que no me toca hacerlo a mí…”. E

En algunos casos, la vacuna está en el cuadro de compromisos donde se recoge Qué /Quién y Cuándo.

Una persona que, con sus palabras o comportamiento, vela o no define claramente sus actitudes u opiniones, genera una gran incomodidad en las reuniones.

Una reunión con un VICA puede ser un paseo por las nubes… pero con pies de plomo (en el doble sentido).

Foto de Ryan McGuire

Tu reunión no es una maratón, es un triatlón.

Reuniones Triatlón

No soy deportista. El único deporte que me gusta es el bádminton conversacional y el paseo despistado (especialmente mirando por la noche los techos iluminados de las viviendas ajenas…). Nada olímpico. Lo sé.

Pero he evolucionado. He pasado de la absoluta incomprensión de los deportistas, al interés por los mismos. Un triatleta, me dijo el otro día que el reto de este deporte es, que si no eres bueno en las tres disciplinas, puedes perder la carrera.

A riesgo de parecerme a Jesulín con su famoso “esto es como un toro…” ya que todo lo llevo al ámbito que me apasiona y que son las #reuniones, no puedo dejar de pensar que si quien lleva una reunión, no es bueno en tres aspectos de la misma, su #efectividad no va a ser la deseada.

La efectividad no solo depende de los aspectos vinculados al tiempo. Ya sabemos que responde a “hacer correctamente lo que se tiene que hacer”.

Porlo tanto, después de decidir que realmente necesito una reunión para conseguir el objetivo que persigo y tras convocarla adecuadamente, el triatlón – reunión nos plantea tres pruebas a lo largo de la carrera:

1. Prueba en la que te tienes que mojar como facilitador de la comunicación y generador de buen clima (que no es sinónimo de “hablar bien”, que aunque ayuda, a veces puede llevar al egocentrismo poco deseable en las reuniones). El entrenamiento versa sobre las mejoras en escucha activa, uso “artístico” de las preguntas, reformulación adecuada, autocontrol y observación del tono y la expresión corporal, capacidad sintética, expresión gráfica, feedback efectivo e interés no impostado sobre el punto de vista de tercero.
2. Prueba de fondo para “llevar” la reunión, más parecido a un salto y/o gestión de obstáculos. El entrenamiento consiste en el seguimiento de una estructura (no rígida), en una aclaración de los objetivos, en el consenso de las “reglas de juego”, en la aplicación de técnicas sutiles de reconducción, en mejorar las habilidades para mantener la concentración y en el uso de síntesis parciales.
3. Prueba final : la conclusión, que si has llevado bien la reunión, debería ir sobre ruedas.

Sin embargo, ya puedes haber generado el mejor ambiente del mundo, estructurado de maravilla el desarrollo de la reunión, que si terminas la misma sin conclusiones claras, has perdido el triatlón. Eso sí, de la misma manera que tampoco ganas la carrera si los participantes no se han sentido cómodos para plantear o exponer su puntos de vista, optando por silenciar información necesaria, si la misma ha parecido caótica o los tiempos invertidos han sido desproporcionados.

El triatleta de las reuniones debe entrenarse "a fondo y a contenido" y no perder de vista sus formas.

Foto de Unsplash (Pixabay)

Buscando la eficiencia sin perder el norte

Reuniones "de personas"

Leyendo un artículo, nada menos que en Expansión.com sobre reuniones efectivas, entre los diferentes consejos, leo el siguiente:

• “Pasar lista. El paso previo es definir bien las competencias y responsabilidades de cada profesional. Al inicio de una reunión, preguntar a cada asistente cuál es su rol y si no tiene capacidad de decisión para el asunto concreto que se va a tratar, queda fuera. Así te aseguras de que sólo asisten las personas adecuadas y que no se va postergar nada.”

Lo vuelvo a leer porque no doy crédito...

¿Qué nos está pasando? En aras a buscar la eficiencia máxima, nos olvidamos de algo elemental: una reunión es una reunión de personas. Y si no somos capaces de tratarlas con respeto, el que debería quedar “fuera” es sin lugar a dudas, el pretendido responsable de esa reunión.

Y no olvidemos que si los que acuden a la reunión no son los adecuados, algo ha hecho mal el convocante y no es culpa del pobre convocado...

"Descalzarse" de responsabilidades

No desertes

Un juego que siempre me ha parecido interesante ha sido inventarme una expresión y hacerla circular. De cría había hecho muchos intentos (todos ellos fallidos, claro).

Cuando alguien tiene una responsabilidad que no asume, podríamos acuñar la expresión: “descalzarse de responsabilidad/es”. Visualiza el gesto de quitarse un zapato (con la ayuda del otro pie) tirándolo al suelo con expresión de alivio y acompañado de un bufido muy discreto. Si es en público, en una cena por ejemplo, el gesto es más discreto...

Pues eso es lo que hacen muchos responsables de reuniones cuando desertan de lo que se espera de ellos:

• Cuando esperan a que todos hayan llegado (haciendo esperar a los que llegaron puntuales por no ser mal vistos por los que llegan tarde) Prisioneros del buenrollismo ayudan a perpetuar la impuntualidad en la organización.
• cuando acaban convocando una nueva reunión por no atreverse a salir de un escollo en la actual. “No discutamos…nos reunimos dentro de unos días y acabamos de concretar”
• cuando no intervienen gestionando egos y participaciones delicadas (dejando que algún ego bulímico devore a otro de menor tamaño o anémico)
• cuando no osan detallar el cuadro de compromisos que debería fijarse antes de dar por terminada una reunión para no parecer autoritarios… Sin comentarios
• Cuando no controlan el tiempo de la reunión, sacrificando la productividad de los pobres que asisten a la misma.

La expresión “descalzarse de una responsabilidad” me vino a la mente en los primeros momentos de gestión de la situación de los refugiados. Por ello, lanzar esta expresión, esta vez no es un juego divertido sino ganas de compartir con vosotros una expresión que encuentro que describe muy gráficamente una postura negligente ante una situación determinada.

Los 7 magníficos de las reuniones

La llegada de los 7 magníficos

Érase una vez un jefe que amargaba la vida a su equipo. En especial, su sadismo se manifestaba en las reuniones, donde:

• Les exigía un tiempo que no tenían, obligándoles a sacrificar su productividad.
• Se quedaba los frutos de sus ideas, sin compartir ni esa cosecha, ni el éxito.
• Para él, nunca era suficiente el esfuerzo de la población reunionil.
• No escuchaba sus necesidades, preocupaciones…
• No reconocía a los líderes naturales y en cuanto podía, los “deslustraba” en público.
• Ante un posible incumplimiento, la humillación pública era desproporcionada.
• Los engañaba, haciéndoles creer que todo era por su bien.

Pero un día, se erigieron los 7 magníficos:

1. El que dominaba el lanzamiento de cuchillos (aunque fuera por la espalda).
2. El que hacía trampas en el juego de manejar la información.
3. El que dio ganas al equipo de luchar por su dignidad.
4. El que nunca se había sentido parte del equipo y ahora encontraba sentido a ser parte de él (y contra el jefe).
5. El que decidió que el jefe/moderador se fuera con su música a otra parte.
6. El que vio que no tenía más remedio que actuar.
7. El séptimo no recuerdo que aportó, pero estaba en el grupo…

Fue una lástima que el tema no acabara como la película y que el necio jefe/moderador no abandonara humillado las reuniones, pero bueno… 

La oportunidad que no debes dejar escapar si "estrenas" un nuevo equipo

                                              

La información que te permitirá "encajar" mejor con tu nuevo equipo

Aconsejo a todo responsable de equipo que busque la manera de saber (anónimamente, por supuesto) qué aspectos  gustan y cuáles no tanto… en su manera de “liderar” el equipo.

Sin embargo, puedo entender (aunque no compartir) que muchos lo viven como una aventura arriesgada:

• -          ¿Y qué pasa si la conclusión es muy negativa?.
• -          ¿Y si me dicen que nada les gusta y sale una lista interminable de “defectos”?.

En tales casos (poco probables), tampoco deberíamos matar al mensajero. Esos datos reflejan una realidad, ahora a la luz,  que ya arrastrabas hace tiempo y encima desconocías su existencia… Algo habrías ganado: ya no vives en la inopia.

No obstante, este post no trata de convencer a nadie para que practique ese sano ejercicio.

Mi objetivo es plantear una oportunidad A RIESGO CERO (eso ya os gusta mas ¿eh?), que surge cuando tienes un nuevo equipo. No la dejes escapar (mira, me ha hecho pensar en la canción de Serrat).

Yo utilizaría una reunión (no me gustan las encuestas… jejeje) en la que preguntaría:

• -   “De todos los “jefes” que habéis tenido a lo largo de toda vuestra trayectoria profesional ¿qué es lo que más habéis valorado y lo qué más os ha molestado de ellos?

El ejercicio se puede hacer abiertamente, pero siempre es preferible utilizar una herramienta que contemple el anonimato (como ya sabéis los que me conocéis, el metaplán de doble entrada, por ejemplo, te permite además categorizar y priorizar sin sesgos…).

La información suele ser inequívoca y ofrece pistas irrenunciables que te ayudarán a conseguir un mejor encaje y una mayor satisfacción colectiva.

Dar “tus primeros pasos” como responsable de un equipo con esa información no tiene precio… y tampoco coste. 

Desladrilladores de reuniones

La reunión está enladrillada

La reunión está enladrillada. 

¿Quién la desenladrillará? 

El desenladrillador que la desenladrille, buen moderador será.

Una reunión puede ser el lugar donde uno cuenta sus problemas y se busca al culpable, el lugar donde se encuentran soluciones, o incluso, el lugar donde se crean los problemas.

La figura clave para pasar de uno a otro, es el responsable de la reunión y su papel para desenladrillar una reunión puede consistir en :      

• Mediar en los conflictos (sin paternalismo ni autoritarismo, que podría vivirse como un ladrillazo) 
• Saber preguntar para abrir ventanas en los muros levantados
• Reconducir ante las calles sin salida  
• Poner alguna tirita en la frente del que ha recibido un ladrillo en la frente
• Orientar hacia la búsqueda de soluciones y de llaves que abran puertas
• Propiciar un ambiente de “aire libre” sin postureos de ningún tipo.

Pues eso, que buen desenladrillador será.

17 consejos para la película de tus reuniones

Cámara, Acción

En la película de tus reuniones :

1. Recuerda que el título da ganas de asistir o no…
2. El guión ha de ser creíble
3. No es obligatorio que seas el Protagonista.
4. Piensa muy bien quienes son los Actores invitados
5. Gestiona los egos de los “principales”
6.  Ahórrate los Extras
7.  No uses dobles en escenas arriesgadas. Asume riesgos controlados, pero en primera persona.
8. Cuida los doblajes y controla los subtítulos que otros podrán colocar.
9.  Consigue previamente el guión del “malo” y prepara réplicas.
10. La improvisación es buena, pero todos los actores deben respetar la esencia de su papel.
11. Recuerda que un buen final arregla una reunión
12.  Esfuérzate en que la gente se deje llevar…. que confíe que todo tiene un sentido y si puedes, aprovecha para sorprender
13.  No cortes la reunión con publicidades propias o ajenas
14.  Ajústate al presupuesto temporal que se ha establecido. Evita despilfarros
15. La banda sonora será el ambiente que hayas sabido crear…
16. No confundas los personajes con las personas
17. Y sobre todo, evita la tragicomedia involuntaria

The End

El circo de las reuniones

Había una vez....(tarararará)... una reunión 

Hace unos días impartí un curso en una empresa en Madrid. En el feedback oral final, uno de los participantes, después de decirme que el curso le había parecido muy útil (uf!) comentó que le había resultado muy ameno “ya que yo era muy payasa”.

Reconozco mi desconcierto inicial y me aferré a lo de la “utilidad” para no cortarme las venas en público. Por suerte  duró poco, pues Paco ( que así se llamaba el participante) aclaró rápidamente lo que quería transmitir

.

Durante el trayecto del AVE y gracias una vez más a que la película que daban, seguro que es  fruto de un acuerdo para fomentar la productividad de los usuarios, le di vueltas a la anécdota…

Llegué a la conclusión de que para llevar una reunión, en realidad recurrimos a muchas figuras circenses:

• ·         Payaso, ya que el humor es un “serio” aliado de algunas reuniones (no todas, evidentemente!)
• ·         Equilibrista para no caer a pesar de rozar temas candentes y para seguir tu objetivo sin perder “el hilo”
• ·         Trapecista para saber aprovechar la oportunidad de aliados cuando te lanzan un trapecio o unos brazos, para lanzarte y así avanzar
• ·         Domador, ya que alguna fierilla suelta te puedes encontrar…
• ·         Tragasables,  porque hay que saber elegir:  decir o hacer lo que conviene  por encima de lo que tienes ganas de hacer o contestar…
• ·         Lanzador de cuchillos, esa poco común capacidad de lanzar un arma afilada con la certeza de no herir, pero generando suspense
• ·         Contorsionista, para adaptarse a situaciones diversas y cambiantes volviendo siempre a tu verdadero rol.
• ·         Mago cuando puedes demostrar a los participantes que aquello que parecía difícil de conseguir, se ha conseguido.

Pues nada, Paco, aprovecho para agradecerte tu inspiración y el detalle de acompañarme a Atocha.

Moderador y su herramienta de conducta

¿Qué herramienta soy como moderador / facilitador de reuniones?

En una reunión, al moderador o facilitador que pone en marcha las herramientas necesarias para llegar a un objetivo (oficial y/o oficioso) se le tilda de “hacha”.

Sin embargo, en su empeño y en el desarrollo de su rol, un moderador también puede comportarse como una herramienta, por ejemplo:

• Martillo (un poco repetitivo, o incluso machacón, según voces más críticas)   
• Cable (prestando ayuda a quien la necesita: a través de la reformulación, preguntas salvadoras, evitando interrupciones bruscas o determinados ataques…)
•  Tornillo (algo retorcidito, dicen malas lenguas),
•  Silicona (si las experiencias previas hacen que cuando cierra una puerta no la vuelva a abrir)
• Nivel (medidor exacto y objetivo, ayudando a convertir opiniones y sentimientos en hechos)
•  Cepillo (haciendo la pelota, no hay quien lo gane)
• Lima (consigue acabar con las asperezas)
• Sistema de fijación (se obsesiona por determinados temas o detalles)
• Destornillador (pues eso, que te ries con él… y no es poco)
•  Una caja de clavos (le gusta estar rodeado de los suyos y se le nota)

De este modo, cuando el moderador actúa como la herramienta adecuada, se convierte en una Llave maestra (no hay puerta que se le resista)

Los triángulos y las reuniones

Aclaración del concepto "triángulo" en una empresa

Cuando en los cursos de conducción de reuniones hablo de los “triángulos” me refiero a aquellas personas que ocupan en la empresa un estatus de mando (generalmente desprovisto de liderazgo) y que lo ejercitan de manera coercitiva abusando de ciertas prerrogativas especialmente formales inherentes a su cargo. La confusión entre temor y respeto es una de sus características principales.

¿Todo jefe es un triángulo?
Un rotundo NO.
Hay que diferenciar:

- Cabeza y triángulo en proporción : el jefe medio
- Gran cabeza y pequeño triángulo : el verdadero líder
- Y por último cabeza pequeña y enorme triángulo: aquí tenemos al verdadero “señor/a del triángulo”.

Su presencia se convierte en un verdadero escollo para cualquier reunión efectiva, ya sea cuando la modera, ya sea cuando acude como participante.