Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

"Imagine" en Reuniones

Imaginando, se hace camino al pensar...

• ¿Te imaginas una sala de reuniones en la que se apague la luz – y especialmente el proyector con el power-point (leer con sonrisa maléfica) - cuando llegue la hora fijada para terminarla?
• ¿Te imaginas un sistema informático que no te deje aceptar una reunión, si en la convocatoria no hay un orden del día?
• ¿Te imaginas un sistema informático en el que aparezca “Error 0225004: querido convocante, lo que acabas de escribir es un tema amplio, no un objetivo.  Cambia si quieres continuar”
• ¿Te imaginas una sala de reuniones donde no hubiera cobertura para móviles?
• ¿Te imaginas que hubiera un spray de uso obligado que volviera mudo al que no tiene nada que decir?
• ¿Te imaginas un sistema anti-incendios que se pusiera en marcha cuando alguien superara con su voz un límite de decibelios o hiciera comentarios incendiarios contra otros participantes (y evidentemente la ducha sólo le concerniera a él/ella?
• ¿Te imaginas un detector de fantasmas en la puerta que le impidiera la entrada? Porque un detector de mentiras ya sería la hostia…
• ¿Te imaginas un lector cerebral capaz de distinguir quién ha leído y  “hecho los deberes” necesarios para no hacer perder el tiempo al resto?
• ¿Te imaginas que no se abriera la puerta para salir si no hay al menos un esbozo de acta o de compromisos si se ha decidido "algo"?
• ¿Te imaginas que todas las aportaciones “humo” activaran una niebla equivalente a su intensidad y rodearan al emisor?
• ¿Te imaginas que cuando algo ya se ha dicho más de tres veces se oyera “ecooooo”?
• ¿Te imaginas que cuando alguien no comprendiera algo se le apareciera un interrogante en la frente?
• ¿Te imaginas que cuando alguien tuviera ideas geniales, sonaran aplausos?

Algunos de estos casos (sólo algunos, claro) no son ciencia ficción, pero mientras esperamos que la tecnología juegue totalmente a favor de las reuniones, todos somos responsables y podemos erigirnos en el rol de garantes de las buenas prácticas en reuniones. No hay excusa.

LOS 6 SOMBREROS PARA PENSAR EN LAS REUNIONES

¡¡¡He dicho PARA PENSAR!!!

ENFOQUES Y SOMBREROS

La técnica de los 6 sobreros para pensar, de Edward de Bono, puede ser una buena táctica para hacer que algunas reuniones sean más participativas y también más productivas.

Según este sistema, el uso de un determinado sombrero, provoca que los participantes asuman una especie de juego de rol interesante :

• El sombrero blanco supone una mirada objetiva a los datos y a la información. Nos basamos en los hechos


• El negro representa la crítica constructiva y el anticiparse a los aspectos negativos


• El verde abre la puerta a expresar nuevas ideas, enfoques y posibilidades


• El amarillo simboliza el optimismo, las ventajas y beneficios,


• El azul aporta el control y gestión del proceso de pensamiento,


• Y el rojo, es el que legitimiza los sentimientos y la pura intuición, sin que se nos pida una justificación lógica que los acompañe.

Así que también nos da la oportunidad de sin generar enfrentamiento ni ofender a nadie apelar a : “necesitamos sombrero amarillo con urgencia” o "sácate un momento el sobrero negro" o "o nos ponemos el verde o no salimos de ésta...".

El "famoso" Brainstorming

¿He participado de verdad, en un brainstorming?

Se trata de una herramienta ideada en 1941 por Alex F Osborn y con ella se busca generar cantidad de ideas, sin pretensiones (inicialmente) de calidad.

Cuando durante un curso pregunto si alguien ha participado en un brainstorming o lluvia de ideas, la mayoría contesta que sí. Después de profundizar en la técnica, más del 80% acaban reconociendo que habían participado en un simple “listado de ideas” (eso sí, con comentarios del tipo : que salgan ideas originales, ¿eh?).

Una sesión de brainstorming require de un facilitador o moderador y un soporte donde ir anotando las ideas (papelógrafo, papel de embalar gigante o incluso algún software especial, pero sobre todo, precisa respetar una serie de normas.

Las fases son:

• Definimos qué queremos obtener de manera clara y concisa. Ejemplos : ¿De qué formas podríamos mejorar el producto X? o ¿Cómo podríamos incentivar la fidelización del tipo de clientes X? ¿Cómo podemos sorprender a nuestros clientes en Navidad?


• Se indica explícitamente que no importa lo tontas, descabelladas o inviables que parezcan las ideas, todas se anotarán. Está prohibido criticar y comentar las ideas. Se puede fomentar la risa, pero no la crítica.


• Los participantes vuelcan sus ideas y el moderador las anota de manera visible (durante un tiempo determinado al inicio)


• Finalizada esta fase, pueden escribirse algunos criterios para juzgar después cuáles son las ideas que solucionan mejor el problema o desafío. Se recomienda empezar con la palabra “debería”, por ejemplo: “Debería ser legal”, “debería ser rentable”, etc.


• Llega la hora de puntuar las ideas (teniendo en cuenta los criterios preestablecidos).

1. Aqui hay gente que previamente separa y preelecciona 5 ideas y se votan de 0 a 5 puntos.


2. Otros, sujetan a votación sólo las que cumplen los criterios, pero sin limitar el número, siendo los votos “en plan eurovisión” : 5-4-3-2-y 1 puntos


3. y por último algunos dejan votar sobre la totalidad de las ideas.

• Se retienen aquellas ideas más votadas (pero se aconseja guardar el resto, por si acaso...).