Reuniones "todo a 100"

 

Una reunión “todo a cien” es esa reunión que se caracteriza por mucha cantidad, de poca calidad y que si sumas… acaba costando carísima.

Una reunión de “todos a cien” es la que nos pone de los nervios (a cien o a mil) mientras nos preguntamos:

•  ¿Qué hago yo aquí?
•  ¿Cuándo empezamos de una vez?
•  ¿Cómo narices hemos llegado a hablar de esto?
•   ¿Tanto rato para esto?
•   ¿Por qué no me envía el ppt o la documentación y me ahorro de oír su voz mientras se limita a leerla
• ¿Por qué lo llaman reunión si es una ponencia?
•  Y al final ¿cómo hemos quedado?
•  ¿A qué hora vamos a salir?

Una reunión de "todos al 100%" = efectiva, equilibrada y motivadora.

Foto de Geralt via Pixabay

 

García Márquez y las reuniones

 

Crítica "literaria" a reuniones inefectivas

Me he aficionado a los audiolibros y leyendo títulos de García Márquez, mira por dónde, me he divertido tuneándolos, usando las reuniones como leitmotiv

Fíjate tú que me ha quedado una crítica “bastante completa” a muchas reuniones:

• Crónicas de una reunión muerta anunciada
• El acta no tiene quien la escriba
• Cien minutos de soledad
• Mal Humor en tiempos de cólera
• Relatos del moderador que naufraga
• La mala hora (éste lo dejo tal cual)
• Memorias de mis putas reuniones tristes
• De la impuntualidad y otros demonios
• El moderador en su laberinto
• Vivir para contarla (otro que no modifico)
• Yo no vengo a decir un discurso (tampoco requiere retoque)
• Los funerales de la Reunión demasiado grande.

¿Añades algún otro título, aunque no sea de este autor?

¿Eres mas de felicitar o de valorar?

 

En tus reuniones, no te olvides de valorar.

¿Eres más de felicitar o de valorar? Son cosas muy diferentes. ¿A qué dedicas más tiempo en tus reuniones? En serio. Piénsalo.

¿Dudas? Igual no lo tenemos muy claro

·         Felicitar, es expresar a una persona la alegría y satisfacción que se siente por una cosa agradable o feliz que le ha ocurrido.

·         Valorar es reconocer el mérito o las cualidades de alguien.

De la misma manera que solemos felicitar a nuestros hijos por sus buenas notas (no siempre aludiendo de manera expresa al esfuerzo que le han dedicado), en el ámbito de las reuniones tendemos a felicitar por la consecución de los objetivos y no dudamos en “elogiar” a quienes han obtenido unos buenos resultados. Eso está bien, pero no hay que olvidar la necesidad de valorar a quienes se esfuerzan a tope, pero debido a temas que no dependen siempre de ellos, sus resultados no son los esperados.

Hacer que el esfuerzo deje de ser invisible creo que es muy saludable para nuestras reuniones y para cuando salimos de ellas…

La percepción de injusticia en las reuniones

 ¿Sabes cuáles son las situaciones clásicas en que un participante se siente injustamente tratado?

Cuando indago sobre cómo funcionan las reuniones en una organización (reconozco que en este tema soy muy cotilla), a menudo quienes participan en ellas me comentan como causa de insatisfacción, el tratamiento injusto recibido.

En cambio, estoy segura de que pocas personas que facilitan reuniones tienen consciencia de haber hecho o dicho algo que pueda provocar esa impresión.

Voy a compartir las más recurrentes y os invito a que reflexionéis honestamente si se han podido dar en alguna de vuestras reuniones:

1.        “Siempre soy el último en presentar y nunca queda tiempo o lo tengo que hacer a toda prisa”

2.       “Siempre hablan los mismos y a veces no tengo la oportunidad de plantear mi punto de vista”

3.       “Algunos pueden abandonar la reunión y yo tengo que aguantarla entera”

4.       “A algunos les contestan las preguntas y a mí me dicen que las preguntas al final”

5.       “La impuntualidad de otras personas me hace perder el tiempo a mí que siempre soy puntual”

6.       “Me criticaron en público pero nunca dicen lo que hago bien”

7.       “A mi siempre me dicen que no… y lo mismo preguntado por otra persona, siempre recibe un sí”

8.       “No sé por qué pregunta si siempre hace lo que quiere”

Pues bien, si has reconocido alguna de estas situaciones, probablemente podrás evitarlas en un futuro ( si eres quien facilita la reunión)

Si no te has visto reflejado en ninguna hay dos posibilidades: o bien eres un genio de las reuniones o bien cambia de espejo.

Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

¿Qué he aprendido de las reuniones del 2020?

 

Foto de Alexandra_Koch via Pixabay

¡Cuán equivocada estaba!

Se está acabando diciembre de este extraño 2020. No voy a frivolizar mi balance ya que hay personas a quienes ha afectado de manera muy cruda, únicamente voy a compartir cómo lo he vivido yo.

Por una intervención quirúrgica grave de mi compañero de vida, secuestré mis disponibilidades desde enero al 16 de marzo.

Si, hasta el 16 de marzo.

A partir de esa fecha tenía la agenda a punto de explotar. Pero explotó otra cosa y se llevó al traste todos mis proyectos.

Reconozco que no reaccioné de manera heroica. Me quedé paralizada y hubiera firmado por invernar hasta que todo pasara… Pero fueron mis clientes quienes a hostias, me hicieron salir rápidamente del letargo. ¡Y no veas cómo se lo agradezco!

Estoy encantada de reconocer que tenía una visión estrecha y errónea de las posibilidades de reunirse o impartir formación de manera online (sincrónica), Creía que no tendrían nunca la efectividad que ofrecía “lo presencial”. He cambiado de opinión ¡y cómo!.  

Era de las que repetía, igual que muchos, eso de que:

•    “El lenguaje no verbal es menos detectable”

Innegablemente somos más expresivos en persona (bueno, no todo el mundo…) pero pensemos que las presenciales con mascarilla nos dan aún menos información y feedback.

Me ha sorprendido comprobar cómo es posible detectar el estado de ánimo, el acuerdo/desacuerdo no expresado, la falta de comprensión, el entusiasmo y muchos aspectos no verbalizados, de las personas con quienes he compartido espacio virtual.

•        “Todos hablan a la vez y los debates son caóticos”

Al contrario, después de acostumbrarnos a levantar la mano en las reuniones virtuales, esta sana costumbre podría exportarse a las presenciales. Ahí lo dejo.

•       “La gente presta menos atención y son más aburridas”

La culpa SOLO es nuestra. Existen muchos recursos que desaprovechamos para conseguir la concentración de los participantes

Por cierto, aprovecho para recordar la importancia de replantearnos a quién convocar…

•       “Es mucho más frío”

Estoy tan agradecida de haber recibido tanta calidez en reuniones en estos días y tanta participación, risas, vitalidad y fuerza en cursos impartidos, que suerte que ya no tengo edad, si no, si tuviera un hijo lo llamaría Zoom.

•       “No dominamos la herramienta”

La gran ventaja es que en las presenciales abundaba la ignorancia inconsciente. Creíamos que haber hecho muchas reuniones nos convertía en buenos facilitadores. Craso error. Ahora, ante el desconocimiento de las herramientas, nos hemos planteado “aprender” y eso acaba yendo más allá de la simple utilización de las plataformas de turno.

•        “Se estás olvidando buenas prácticas como el orden del día y las conclusiones y actas”

Es cierto en algunos casos. No dejemos que se pierdan las buenas prácticas en reuniones virtuales.

Sin embargo, también es cierto que hábitos como las reglas de juego, la P de parking consensuada y el cuadro de compromisos, ahora se están implementando más.

•   “Muchas dinámicas que podían hacerse en presencial, no pueden utilizarse online”

Sólo en algún caso. En general, personalmente he podido “traducir” y trasladar esas dinámicas a mis cursos en línea y además incorporar de nuevas.

Y no olvidemos que ahora las reuniones son mas cortas, hemos mejorado la puntualidad y hay menos formalidades innecesarias.

No encuentro a faltar las reuniones presenciales, aunque reconozco que sí, el contacto personal de la formación presencial y los viajes que conllevaba.

Esperemos que cuando volvamos a “lo conocido” todos estos aprendizajes nos ayuden a ser más efectivos y también mejores personas. El tiempo lo dirá. No los gurús tertulianos.

Preguntas "para quedar bien" y que te hacen quedar fatal... en reuniones

Foto de Jarmoluk (via Pixabay)

¿A qué hora os va mejor la reunión?

Como la situación vivida de “teletrabajo” ha complicado mucho la vida de determinadas personas, en un afán de tener en cuenta su realidad y asumiendo la importancia de no sacrificar aún más el bienestar de nuestros colaboradores, intentamos que las reuniones sean lo menos invasivas posible y que no distorsionen aún más la convivencia familiar.

Son muchos los que se están esforzando en  ESCUCHAR más. Hasta aquí, todo bien. Pero una de las preguntas más “majas” que se escuchan es : ¿A qué hora te/os va mejor la reunión de los lunes?

Pregunta de alto riesgo.

Recordemos que en comunicación no cuenta la intención, sino el resultado.

Nadie duda de la excelente y generosa intención de esa pregunta, pero vamos a analizar sus consecuencias con un simple ejemplo:

•          Matilde te dice que sobre las 8:30 que sus hijos aún duermen
•       Godofredo que después de las 11 porque es a la hora que sus suegros recogen a los niños.
•           Ana, que a las 10 porque antes tiene siempre otras reuniones y a partir de las 11 es cuando tiene reuniones con los clientes.

Glups. ¿Qué hacemos? Vamos a quedar fatal con 2/3 partes del equipo, que van a pensar ¿para qué pregunta si luego hace lo que le da la gana? Todavía peor si la consulta se ha hecho individualmente y se desconocen las opciones de los demás... Recordemos lo mal que se vive la sensación de escucha estética.

Elegir la hora ideal para todos suele ser misión imposible. Sin embargo, corro menos riesgo de quedar fatal, si lo que pido al equipo es que me digan una franja (no muy amplia, especialmente en grupos grandes) en que realmente no pueden reunirse, o que elijan una hora al día libre de reuniones. No es una panacea, ya que puede ser complicado igualmente, pero al menos podrás evitar esa sensación de “sabe que me fastidia y mira…”.

REUNIONES EFICACES Sé que a ti no te ha pasado

Visión global versus aversión global

Visión global versus aversión global

En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 

Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)

Bienvenidos al concurso. quien piensa, pierde.

Pensar y reunirse no debería ser incompatible

Bienvenidos al concurso: ¡En reuniones, quién piensa, pierde! (Si. Los Luthiers me encantan.)

Hay personas que piensan antes, durante y después de cada reunión. Pues es una pena, ya que no son candidatas al concurso que las podría llevar a la fama en muchas organizaciones. ¡Qué se le va a hacer!

El casting es durísimo. Debes superar el antes, el durante y el después de la reunión.

Hoy me centraré en el Antes:

La primera prueba eliminatoria es verificar si se ha puesto el reuniómetro automático. Si confiesas que has sospesado si valía la pena hacer la reunión o podías haberla sustituido por otra vía, te rechazan automáticamente. Incluso te hacen sentir mal por presentarte a este concurso sin el talento requerido y hacerles perder el tiempo.

Después vienen preguntas sutiles y más sibilinas: ¿cómo has seleccionado a los participantes? ¿has identificado los claves y qué has hecho con ellos?. Os aconsejo poner cara de “no he entendido la pregunta”, incluso cuando te la hagan por tercera vez.

Cuando te pregunten por el orden del día, ¡alerta! Aunque envíes ese documento con la antelación necesaria detallando los objetivos, con tiempos marcados etc… no lo admitas jamás. Si lo haces, te descalifican de inmediato.

Cuando oigas “¿cuál es tu momento favorito para convocarlas?” si no quieres improvisar puedes optar por “los viernes por la tarde a última hora”. Verás sonreír con admiración al responsable del casting mientras piensa que eres una promesa.

Si te preguntan si todos los participantes tienen claro qué han de aportar a la reunión, la respuesta del último ganador fue: “tampoco hace falta que aparezca en la convocatoria ya que es de sentido común” Y me parece memorable, porque además traduce ese estilo condescendiente, poco conciso y ambiguo que deja adivinar que también se superará la segunda fase del casting. Otros aportaron un vídeo con las interrupciones de varios participantes que tuvieron que ausentarse para buscar documentos que no sabían que eran necesarios. Unos craks.

“¿Hablas con alguien antes de la reunión?” Comentaros que aquí un ingenuo confesó de manera vergonzosa, haber realizado un nemawashi en alguna ocasión. Fue expulsado de manera humillante y creo que hasta tiene una demanda pendiente. Bueno, muy bien no sé qué paso, ya que lo comentaron por encima en una reunión de no sé qué.

Criba final: ¿Envías documentación adicional junto a la convocatoria? Aquí lúcete y sé pródigo en ejemplos de cantidad y no calidad de documentos. Hubo quien habló de páginas amarillas, pero como el entrevistador era muy joven no lo entendió y no superó la prueba. 

Hasta aquí mis consejos básicos para poder participar en este maravilloso concurso televisivo. ¡Y que gane el peor!

Foto de Pexels en Pixabay

Anatomía del buen facilitador de una reunión

                                                        Foto de John Rocha en Pexels,Photo

En una reunión "sana", el facilitador:

• ·                Tiene los pies en el suelo y ayuda a poner manos a la obra
• ·         Es capaz de dar el brazo a torcer, cuando toca
• ·         Aporta pulmones: deja respirar y no ahoga
• ·         Valora el cerebro ajeno
• ·         Sabe dar palmas y palmadas
• ·         No señala con el dedo 
• ·         Es consciente que pueden costar un riñón, si no son efectivas
• ·         Sabe salir de cuellos de botella
• ·         No quiere ser el ombligo
• ·         Tiene cintura
• ·         Usa las orejas no solo para llevar pendientes o sujetar gafas
• ·         Sus ojos saben leer entre líneas
• ·         Su productividad le impide ir de culo

Si no es así, el forense dictaminará que el asesino de la reunión ha sido él.

35 motivos por los que decidimos no participar en una reunión

Causas de no participación en una reunión:

A menudo oímos moderadores quejarse de que la gente no es participativa. Sin embargo, no es lo mismo tildar a la gente de “no participativa” que reconocer el simple hecho de que no participen….y analizar la situación.

A menudo en el primer caso, se achaca a falta de implicación.Evidentemente la desmotivación y falta de implicación son una explicación de ese silencio, pero no la única. Aquí he recogido las razones más comunes (que seguro podéis completar) que provocan la falta de participación en las reuniones y que como veremos pueden ser muy diversas:

1.   Temor  a que se alargue la reunión. Ganas de terminarla
2.  Conflicto centrado en 2/3 participantes al que los demás se sienten ajenos
3.   No querer mojarse antes de hora…
4. Sentimiento de que su opinión no interesa al resto
5. Percepción de una clara superioridad de los demás
6.  El “volumen” de la reunión es alto y siente incomodidad por elevar la voz
7.  Indiferencia hacia el tema
8. Indisposición
9.  Somnolencia
10.  Antipatía generalizada hacia el grupo o el moderador
11.  Miedo escénico
12.  Espera infructuosa de que le cedan explícitamente la palabra
13.  Espera del momento “oportuno”
14.  Descontento por haber sido convocado a esa hora
15. Sentir que no la ha podido preparar como le hubiera gustado
16.  No entender por qué está en esa reunión
17.  Enfado porque lo han interrumpido de manera no educada
18. Enfado porque le han dirigido una “expresión bofetada” en público
19.  Falta de costumbre a intervenir en reuniones
20.  Juzgarla ineficaz
21.  Oposición ideológica al moderador o a otros miembros
22. Miedo a ser juzgado o etiquetado. Incluso a represalias por disentir.
23.  Miedo al ridículo
24.  Miedo a la oposición violenta de otro participante
25.  Presencia de un superior jerárquico directo como observador
26.  Presencia de charlatanes que monopolizan la palabra
27. Presencia en el grupo de un miembro que expresa “perfectamente” lo que uno hubiera dicho “no tan bien”
28.  Evitar entrar en conflictos
29.  Silencio general del grupo o tendencia “cultural” al silencio
30. Exceso de preguntas retóricas por parte del moderador
31.  Mala situación en el espacio de la sala
32. Timidez natural inhibidora (dentro y fuera de reuniones)
33.  Desconocimiento del tema de la reunión
34. Trauma que arrastra de una reunión anterior en que su participación no fue gloriosa...
35. Número elevado/excesivo de participantes

El segundo e imprescindible paso es analizar, si como moderador de la reunión, está en mis manos como mínimo difuminar esos motivos. La respuesta parece evidente ¿verdad?

"Esos", que llevan la reunión (no se sabe muy bien dónde)

¿Cómo llamar al que "lleva" una reunión?

Para expresar lo que pienso de algunas cosas que están sucediendo actualmente, no encuentro la palabra perfecta, más allá de algún exabrupto.

Sin llegar a ese extremo, tampoco encuentro una denominación que me satisfaga para aludir  a la persona que “lleva” una reunión

• ¿Moderador?  Incompleta. Parece que su labor sea exclusivamente evitar excesos de los participantes,  arbitrar conflictos o pacificar los ánimos. O desde otro punto de vista un simple asignador de turnos.
•  ¿Director? Me transporta a obsoletas reuniones “dirigidas” de manera jerárquica y rígida. ¿Disculpe, puedo ir al lavabo?
• ¿Facilitador? A veces es necesario todo lo contrario
• ¿Líder? Cada vez soy más alérgica a esa palabra
• ¿Conductor?  Vale que lleva las riendas, pero reconocerlo tan abiertamente… Para eso podríamos llamarle directamente “encarrilador”.  Ahora bien, me parecería aceptable si se retiraran puntos a los “malos conductores reunioniles”.

Quizá la palabra que necesitamos sea sencillamente: RESPONSABLE de la reunión.

  

Esta palabra implicaría asumir que la consecución del objetivo, el talante, la satisfacción de los participantes y en general la eficiencia de la reunión, dependen en gran medida del papel, bien o mal desempeñado, de quien la mayoría de las veces convoca, introduce, lleva y concluye la reunión.

Quizá el buen responsable es el que consigue además, transmitir al resto de participantes la implicación necesaria para que todos se sientan, también, responsables del buen fin de la reunión. 

De todas maneras, seguramente continuaré utilizando la palabra "moderador"… 

Moderador: Gracias por pensar

¿Un halago?

Unamuno dijo “ hay quien piensa para escribir y otro que escribe porque ha pensado”.

Y en las reuniones: ¿con quién prefieres reunirte: con quien piensa para reunirse o con quien se reúne porque ha pensado?

Son muchos los que se reúnen sin pensar:

- Quién es preciso que esté en la reunión y por qué motivo

- Si la hora elegida facilitará la presencia de los convocados

- Si la sala o su disposición juega a su favor o en contra

- Cómo introducir la reunión

- Qué soportes le ayudarán y cuáles no

- En qué orden conviene “trabajar” los distintos puntos del orden del día

- Qué preguntas hará

- Qué preguntas le podrán hacer

- Con qué situaciones complejas se podrá encontrar y cómo gestionarlas

- ...

Sin embargo, lo que más le agradeceremos que piense es:

- SI REALMENTE HACE FALTA REUNIRSE!!!

En uno de los últimos cursos que impartí un participante, creyendo que con su comentario me “tiraba una flor” me dijo:

“tengo ganas de montar una reunión sólo para poner en práctica todo lo que hemos aprendido”...

Y en lugar de halagarme... ¡por poco me muero del susto!!!

Reuniones "aquí te pillo aquí te mato"

"Es que" no hay tiempo de preparar las reuniones...

Es evidente que en muchas ocasiones surge aquella incidencia o situación imprevista, urgente e importante, ante la cual sería absurdo respetar todas las normas de convocatoria oficial (antelación óptima de una semana, confección del orden del día, etc.….). Hay que actuar YA y para ello hay que REUNIRSE YA.

Estamos ante una situación de crisis y habrá que adaptarse.

Sin embargo, el riesgo que conlleva este tipo de funcionamiento, es que uno se puede acostumbrar a prescindir de esas “formalidades” y acabe por actuar como si todas las reuniones fueran de “apaga fuegos”, saltándose así a la torera, esos requisitos de buenas prácticas.

Estas inercias las constatamos en un número alarmante de organizaciones y podemos comprobar cómo la realidad no siempre justifica tales actuaciones.

Preparar una reunión no es una carga, es el camino directo al éxito de la misma.

Depende de como te comunicas, el mundo te trata...

Elige como quieres que te traten ...

En función de cómo te comunicas, el mundo te trata. Parece injusto, pero así es...

Cuando en una tienda nos informan de que algo que buscamos no lo van a tener hasta dentro de dos días, no tratamos a la persona que nos atiende de la misma manera, en función de cómo nos lo anuncia… Todo “sentimos” diferente ante un :

• · Uf! (bufido) Ya no nos quedan … y no volveremos a tener hasta dentro de dos días
• · Han tenido un éxito… se nos han agotado…Pero si usted quiere, le puedo conseguir unos para dentro de un par de días.

La diferencia está en que a la segunda persona le damos las gracias por hacer exactamente lo mismo que deberá hacer la primera : coger el teléfono y pedir ese producto!. Pero realmente "visualizamos" su trabajo, su esfuerzo...

En reuniones pensar como presentar la información puede hacer que los participantes te perciban y en consecuencia “te traten” de manera diferente. En gran parte, depende de ti.

Uno no aprende de los errores

Uno no aprende de la experiencia, sino de la reflexión sobre la experiencia.

Si uno no ejercita su auto-análisis, la experiencia sólo le sirve para consolidar sus vicios.

En el ámbito de las reuniones es peligrosos creer que por el hecho de haberse reunido en incontables ocasiones, uno es inmune a toda posibilidad de aprendizaje y mejora.

Como simple tabla de auto-reflexión propongo usar la siguiente guía de comprobación al término de la próxima reunión:

1.- Objetivo o finalidad de la reunión

¿Tenía yo clara la diferencia entre tema/objetivo de la reunión?
¿La gente lo comprendió?
¿Tuve que reconducir en muchas ocasiones?
¿La gente se molestó con esas reconducciones?
¿Se dejaron claras algunas “alianzas o reglas de juego”?
¿Qué podría mejorarse?

2.- Participantes

¿El número era correcto?
¿Respondieron o confirmaron los convocados?
¿Era mejorable la lista de participantes?

3.- Preparación de la reunión

¿Se convocó a tiempo?
¿Se solicitó confirmación? ¿Qué pasó con los “clave”?
¿Fue adecuada mi preparación de materiales?
¿Los participantes se habían preparado?
¿Los medios estuvieron disponibles a tiempo?
¿Qué podría mejorarse?
Me faltaron datos o información que podría haberme sido útil

4.- Calidad de la discusión

¿Se discutieron adecuadamente los temas?
¿Fue adecuada la participación del grupo?
¿Algún participante distorsionó la reunión?
¿Se concedió tiempo suficiente para la discusión?
¿Podría haberse mejorado la manera de conducir la reunión?

5.- Toma de decisiones

¿Se tomaron decisiones durante la reunión?
¿Contribuyeron a conseguir el objetivo?
¿Se concedió el tiempo necesario?
¿Se había proporcionado la información adecuada para la toma de decisiones?
¿Se introdujo bien esta fase?

6.- Cometidos o acciones

¿Se asignaron?
¿Contribuyen al alcance del objetivo?
¿Entendieron los participantes qué se espera que hagan en adelante?
¿Se ha implantado un sistema de control?
¿Era mejorable la asignación de cometidos?

7.- Medios auxiliares y recursos audiovisuales

¿Reforzaron los temas expuestos?
¿Sirvieron para algo más que para “distraer”?
¿Estuvieron disponibles en el momento oportuno?

8.- Tiempo

¿Comenzó a la hora prevista?
¿Se presentaron puntualmente los participantes?
¿Terminó a la hora prevista?
¿Era adecuado el horario previsto?
¿Era mejorable la estructuración del tiempo?

Es interesante plantearse estas preguntas al término de la reunión como ejercicio de auto-evaluación ...