10 Mandamientos en Reuniones

Las tablas de los 10 mandamientos en reuniones

Acabo de cumplir 56 y tengo memoria de pez.

Si no fuera porque lo apunto todo (tras el curso de GTD de José Miguel Bolivar, “capturo”) no sobreviviría profesionalmente. Sin embargo, recuerdo cosas que no son relevantes para mi día a día y que aparecen en mi mente en los momentos más insospechados.

Hoy casi me atraganto en el desayuno, cuando constato que soy capaz de recitar sin pestañear los 10 mandamientos. Soy del 62 … y esas cosas nos pasan. Igual no es un post para jóvenes…

Como uno de mis hobbys es “tunear”, os dejo la versión de los 10 mandamiento en las #reuniones:

1.    Amarás la comunicación sobre todas las cosas.

2.    No tomarás el nombre de “Reunión” en vano (si es una ponencia, nunca lo llamarás reunión)

3.    Santificarás las agendes (marcarás y respetarás horarios)

4.    Honrarás y respetarás a los participantes

5.    No matarás de aburrimiento

6.    No cometerás ACTAS impuras (contendrán acciones, acuerdos y conclusiones que realmente plasmen la reunión)

7.    No robarás las ideas ni el tiempo de nadie

8.    No darás falsos testimonios ni mentirás. Tal cual

9.    No consentirás objetivos ni desvíos impuros

10.  No codiciarás el protagonismo ajeno.

Hace tiempo que no oigo hablar de la estrategia del océano azul, pero lo que tengo claro es que si no  cumples los mandamientos, te engullirá el mar rojo de la inefectividad.

Foto de (Pexel) Baptiste Valthier

Importando la noción de "hors sujet"

Importando el "hors sujet"

En Francia hay un concepto que me fascina: el “hors sujet”.  Con una traducción superficial se podría asimilar a nuestro “irse por los cerros de Úbeda, por las ramas o por la tangente”.

Todas significan: divagar, alejarse del tema central, y sacar a colación temas que no guardan relación, pero en Francia, calificar una aportación de “hors sujet” implica otra connotación.

Se les inculca desde pequeños.

Si en un examen o ponencia, un alumno francés que no domina lo que le han preguntado, cae en la tentación de alargarse introduciendo conceptos o ideas que no son exactamente los preguntados, la penalización por hors sujet es realmente disuasoria.

En nuestro país, como mucho, no se te tiene en cuenta lo superfluo, pero no te penaliza. 

Esta diferencia es mucho más importante de lo que puede parecer… Marca nuestra cultura, y no solo en los políticos de este país, que el día que contesten lo que realmente les han preguntado, me caerán lagrimitas de emoción. 

Esta tendencia a:

·         “va... lo cuelo” “y de paso” “saco este tema, que de ese si sé “ ...

se ha convertido en un distorsionador de reuniones,  que afecta de manera negativa al focus y a los tiempos de las mismas. ¿Qué puedo hacer para evitarlo?

Ya he hablado en otra ocasión de las reglas de juego en las reuniones, de la conveniencia de establecerlas y de sus ventajas.

http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2014/11/reglas-de-juego-en-reuniones.html

Si utilito esta “técnica”, y el ambiente y dinámica del grupo me lo permite, es aconsejable explicar el concepto de hors sujet e incluir una alianza o regla de juego que lo evite.

En una reunión, si de algo no sé, no hablo. Qué maravilloso principio, la importación del hors sujet.

La efectividad de contestar lo que se nos pregunta, no lo que nos apetece.

Photo by it's me neosiam from Pexels

Igualdad

SAR o no SAR, esa es la cuestión

SAR o no SAR, esa es la cuestión

No me gustan las citas desgastadas por su abuso, y aunque la de Ford estaría en esa categoría, la voy a rescatar .igualmente para este post: “tanto si piensas que puedes como que no puedes, tienes razón”…

Una amiga psicóloga me explicaba el otro día que cuando se programa una meta en el cerebro, se pone en funcionamiento el SAR (no hablo de Su Alteza Real, sino del Sistema de Activación Reticular) que provoca que nuestro cerebro fije toda su atención en la búsqueda de la información necesaria para alcanzar dichas metas. Si lo explicaran los de Pixar nos presentarían un personaje con una lupa gigantesca emulando a Holmes.

Si el inconsciente nos “chiva” que algo es imposible (aquí el dibujo llevaría  gafas de sol y gabardina), entonces nuestro cerebro daría por concluido el tema y la búsqueda se desconectaría. Aquí Pixar añadiría unas gigantescas tijeras y un ruido de desconexión. Como ha recibido el mensaje de “no hay solución”, el cerebro abandona la búsqueda y se dedica a oros temas.

Imaginaos la importancia que tiene este mecanismo en una reunión. Los mensajes desactivadores pueden llegar de manera verbal: “nos han fijado unos objetivos inviables”, “al paso que vamos, no lo conseguiremos”, como mediante el lenguaje no verbal (en nuestra cara y gestos transmitimos la poca confianza que tenemos en que se vayan a conseguir los objetivos).

Si los participantes reciben esos mensajes, corremos el riesgo de que el personaje de la gabardina nos juegue una mala pasada.

Foto de Oleg Magni (Pexels)

Aplica la regla "NAVIDAD" en tu comunicación y reuniones

Comunícate sin guirnaldas ostentosas.
Evita que se te descarguen las pilas en tu voluntad de deslumbrar.
Eso sí, aplica la NAVIDAD en tus reuniones y en tu comunicación en general:

     No

     Alces

     Voz

     Insiste

     Dando

     Argumentos

     Diferentes

Un abrazo y felices fiestas.

Anatomía del buen facilitador de una reunión

                                                        Foto de John Rocha en Pexels,Photo

En una reunión "sana", el facilitador:

• ·                Tiene los pies en el suelo y ayuda a poner manos a la obra
• ·         Es capaz de dar el brazo a torcer, cuando toca
• ·         Aporta pulmones: deja respirar y no ahoga
• ·         Valora el cerebro ajeno
• ·         Sabe dar palmas y palmadas
• ·         No señala con el dedo 
• ·         Es consciente que pueden costar un riñón, si no son efectivas
• ·         Sabe salir de cuellos de botella
• ·         No quiere ser el ombligo
• ·         Tiene cintura
• ·         Usa las orejas no solo para llevar pendientes o sujetar gafas
• ·         Sus ojos saben leer entre líneas
• ·         Su productividad le impide ir de culo

Si no es así, el forense dictaminará que el asesino de la reunión ha sido él.

Ventajas de anotar ideas en una reunión

¿Por qué apuntar las aportaciones de los participantes en una reunión?

Algunos facilitadores toman nota en SU papel, tablet… pero los demás no ven qué está apuntando. Eso está bien, para un uso personal e intrasferible, sin embargo, tomar nota en un papelógtafo (flipchart), pizarra (digitalo no) o cristales adecuados, permite un uso colectivo de determinada información con grandes ventajas:

1. Demostración de escucha
2. Si está apuntado, quien lo ha dicho no lo repite constantemente (se van a olvidar de mi idea y es muy buena) 
3. No se repite la aportación por otros evitando despistados y ladrones de ideas…
4. Te facilita la estructura de análisis posterior de las ideas (matrices, etc…)
5. No se pierden ni olvidan aportaciones de personas con menos fuerza de voz… 
6. Si alguien tiende a enrollarse,  si estamos anotando las ideas y así se lo recordamos, le obligamos a sintetizar.
7. Mayor objetividad 
8. Si las personas ven apuntada su aportación, dejan espacio cerebral libre para escuchar más a los demás o incluso para pensar nuevas ideas 
9. Feedback 
10. Te permite reformular y quitarle hierro a algunas aportaciones (anotar la idea no significa “literalmente”
11. A parte de que el hecho de moverse, implica mayor dinamismo.

     Para darle mayor objetividad al post, estoy buscando alguna desventaja... pero no se me ocurre.