viernes, 28 de agosto de 2020

¿Quién se ha comido mi queja?


Cornud@s y apalead@s en reuniones


Hoy me ha venido a la cabeza el chiste de Eugenio, del marido que llega a casa y se encuentra a su mujer en la cama con otro…

- ¿De dónde vienes a estas horas? – le pregunta ella.  (Ponedle tono acusador y ceño fruncido)

- Pero… ¿qué hace este hombre en mi cama? (Ponedle cara de alucinado y voz temblorosa)

- ¡No me cambies de conversación…! ¿DE DÓNDE VIENES A ESTAS HORAS? (Subid algunos decibelios)

Olvidémonos del chiste de Eugenio... Pero seguro que alguna vez hemos tenido esta “sensación” en la vida y también en reuniones.

Íbamos a plantear nuestro descontento o  queja perfectamente lícita y bien argumentada. Pero ¡oh sorpresa! Se anticipan y nos salen por peteneras, generalmente con detalles, comentarios o acusaciones irrelevantes o incluso absurdas. Conclusión: “cornud@ y apalead@” como en el chiste.

Dejando de lado evidentemente la situación del marido "inoportuno" que solo me ha inspirado el post... podemos analizar varios puntos de este tipo de situaciones y en especial en reuniones, donde nos embarga esa sensación de injusticia.:

1.      Antes de plantear “en público” una crítica o queja, pensemos si realmente debe ser tratada ante todos los participantes de esa reunión. Muchas veces una conversación privada da mejores resultados.

2.      Si alguien intuye que va a ser atacado en público es posible que prepare una estrategia de defensa mediante ataque previio. 

      Es de primero de "sitiroyoprimerosequedasinpiedra"

3.      La primera “acusación” centrará la conversación dejando en segundo plano lo que se plantee posteriormente. Corremos el peligro de centrarnos en nuestra defensa y olvidar el objetivo (o que éste se difumine).

4.      Podemos perder los papeles y de paso ante otros participantes, perder la razón… (aunque objetivamente la tuviéramos)

5.      Si decidimos honestamente que es imprescindible que todos los participantes escuchen nuestra reivindicación, planteemos que en el orden del día aparezca ese punto. Si hay desvíos, podremos reconducir de manera más elegante.

 

Y si eres el facilitador, recuerda que un buen orden del día en cualquier reunión, te ayudará a que no "te la peguen" .


  





lunes, 13 de julio de 2020

Preguntas "para quedar bien" y que te hacen quedar fatal... en reuniones



Foto de Jarmoluk (via Pixabay)



¿A qué hora os va mejor la reunión?

Como la situación vivida de “teletrabajo” ha complicado mucho la vida de determinadas personas, en un afán de tener en cuenta su realidad y asumiendo la importancia de no sacrificar aún más el bienestar de nuestros colaboradores, intentamos que las reuniones sean lo menos invasivas posible y que no distorsionen aún más la convivencia familiar.

Son muchos los que se están esforzando en  ESCUCHAR más. Hasta aquí, todo bien. Pero una de las preguntas más “majas” que se escuchan es : ¿A qué hora te/os va mejor la reunión de los lunes?

Pregunta de alto riesgo.

Recordemos que en comunicación no cuenta la intención, sino el resultado.
Nadie duda de la excelente y generosa intención de esa pregunta, pero vamos a analizar sus consecuencias con un simple ejemplo:
  •          Matilde te dice que sobre las 8:30 que sus hijos aún duermen
  •       Godofredo que después de las 11 porque es a la hora que sus suegros recogen a los niños.
  •           Ana, que a las 10 porque antes tiene siempre otras reuniones y a partir de las 11 es cuando tiene reuniones con los clientes.

Glups. ¿Qué hacemos? Vamos a quedar fatal con 2/3 partes del equipo, que van a pensar ¿para qué pregunta si luego hace lo que le da la gana? Todavía peor si la consulta se ha hecho individualmente y se desconocen las opciones de los demás... Recordemos lo mal que se vive la sensación de escucha estética.

Elegir la hora ideal para todos suele ser misión imposible. Sin embargo, corro menos riesgo de quedar fatal, si lo que pido al equipo es que me digan una franja (no muy amplia, especialmente en grupos grandes) en que realmente no pueden reunirse, o que elijan una hora al día libre de reuniones. No es una panacea, ya que puede ser complicado igualmente, pero al menos podrás evitar esa sensación de “sabe que me fastidia y mira…”.




martes, 26 de mayo de 2020

Interrupciones familiares en reuniones y confinamiento






¿Cómo "vivir" las interrupciones familiares durante las reuniones en confinamiento y pseudoconfinamiento?


Como dice un amiga mía “no estamos teletrabajando, sino que: ¡Tela, cómo estamos trabajando…”

Diversos estudios calculan que de media se  están dedicando al trabajo 2 horas más de las que correspondería. Ahí lo dejo.

En tiempos “normales” de teletrabajo una interrupción familiar podía crear una situación incómoda y sino que le pregunten al professor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo, se hizo viral.

Ahora, en tiempo de confinamiento, estas situaciones se han convertido en todo un clásico.

La falta de empatía ha encontrado en estos días sus más variadas formas de expresión. Conozco personas cuyos “responsables”  les han soltado comentarios desagradables acerca de su falta de control del entorno… ¿En serio? Otros se han limitado a pequeños suspiros que se traducen por “¡menuda paciencia debo tener!”… y alguno hay que ha reñido a un colaborador por tener mala conexión.

Ya hay suficiente estrés con la gestión de la situación como para añadirle angustias adicionales. Si pasa un adolescente preguntando por sus calzoncillos verdes o el pequeño se queja de que otra vez hay macarrones, se sonríe y no hay más. No se es poco profesional por tener una familia ruidosa o carecer de un espacio para aislarse…

Debemos aceptar estas realidades con humor, entendiendo la excepcionalidad de la situación. Y si el sentido del humor es un código que compartes con tu equipo, aprovecha las complicidades que te ofrecen estas interrupciones. Por ejemplo: como despedida puedes comentar que los macarrones son tu plato preferido o tus calzoncillos preferidos también son los verdes…

El exceso de formalidad puede lesionar incluso las reuniones presenciales, así que imaginaos lo que puede provocar en estos momentos.


Foto de MarylanArt via Pixabay

lunes, 30 de marzo de 2020

Reuniones en tiempos de confinamiento



Reuniones en tiempos de confinamiento

Entre tanto bombardeo de informaciones, de bulos y de bromas, hoy me han enviado un mensaje por whatsapp, que en forma de pregunta conseguía describir con realismo el panorama actual:

¿Quién aceleró la transformación digital en tu empresa?

      [  ]  El equipo TI
      [  ] El CEO
      [X] El coronavirus
      [  ] El equipo AGILE
      [  ] El CTO

Por cierto, me lo mandó un responsable TIC  ;) 

Tanta gente hablando teóricamente de que hay que salir de la zona de confort (consejo que, por cierto, no comparto) para ver cómo se nos expulsaba a hostias de esa zona amable con cojines mullidos...

Uno de los temas que más se ha visto “acelerado” es el de las reuniones en remoto. Ya no se nos daban muy bien las reuniones y encima ahora, las tenemos que hacer online.

Muchas de ellas adolecen de las mismas insatisfacciones que las presenciales (número no adecuado, poca claridad de objetivos, tiempo final no respetado, etc..) pero a eso hay que añadir la escasa experiencia en tecnología que nos caracteriza a muchos de los españoles. ¡Menudo estrés! Tanto para quien convoca como para quienes participan… ¿en serio no veis el documento compartido? Buena noticia: los aspectos técnicos después de varios intentos “ensayo-error” y algo de paciencia se solucionan.

Pero lo que no siempre se aprende en tercero de “aprendoahostias” es que hablamos de reuniones virtuales, pero habría que hacer una especificación adicional: reuniones en situación de confinamiento. No es en absoluto lo mismo. Hay elementos de reuniones on line “normales” que habrá que flexibilizar en la situación excepcional que estamos viviendo, así como otros que antes eran aconsejables y ahora serán imprescindibles.

Vamos a por los ejemplos:

No debemos añadir un estrés adicional en los participantes en plan “niños callaros por favor, que mamá está en una reunión”. Si una cabecita rubia aparece en mitad de la reunión, se la saluda e incluso se le pregunta su nombre…

En cambio, las reglas de juego a consensuar sobre futuras reuniones que antes eran “aconsejables”, ahora pasan a ser imprescindibles.

Os invito a reflexionar sobre las particularidades de una reunión en tiempos de confinamiento.

Y no olvidéis que de esta situación algunos equipos pueden salir reforzados y otros "tocados" y que nuestra manera de encarar las reuniones puede influir en ello.

No suelo despedirme en los posts, pero esta vez lo haré : un abrazo virtual.





Foto de Pixabaymohamed_hassan / 4737

lunes, 24 de febrero de 2020

Reuniones y socialización



¡No me hables del partido durante la reunión!


-          Recordemos que tenemos 3 objetivos en esta reunión
-          Si, como los goles que le metimos ayer al… ¿Visteis el partidazo? 
-          Pero el año pasado también empezamos bien y luego recuerda cómo acabamos
-          Como no cambien al entrenador… no sé yo…
-          ¿Fuisteis al campo?
-          El que si que cuando pierde su equipo coge una depresión es Godofredo. Jajaja 
       ¿No conocéis a Godofredo? Si, hombre, es aquel que…
-          Bla, bla bla durante 10’

Y mientras…hay otras personas con “otras aficiones” mirando desesperadamente el reloj y a punto de cortarse las venas.

Independientemente del peligro de hablar de fútbol, política o religión... permitir estos desvíos no es una muestra de flexibilidad, sino de incompetencia y solo sirve para garantizar que nunca vamos a acabar a la hora prevista… Y mientras los “que sienten los colores” distorsionan la reunión y te ven tan guay como facilitador/a… hay quienes están pensando que el fútbol se la repampinfla y que reconduzcas de una vez.

Otra situación típica es cuando coinciden en una reunión, personas que hace tiempo que no se han visto. Es casi misión imposible empezar puntualmente,  ya que cortar la celebración del reencuentro nos parece incómodo.

Los aspectos sociales antes, durante y después de una reunión de trabajo, son importantes y no siempre es fácil manejarlos equilibradamente.

Para su gestión, deberemos adaptarnos a la reunión en cuestión. Vamos a separarlas según contextos:


·         Reuniones en las que quienes participan, se desplazan desde zonas diferentes y 
       tienen pocas oportunidades de verse.
·         Personas que tienen posibilidad de contacto personal a diario

En el primer caso, puede que incluso uno de los objetivos (oficioso) de la reunión sea fortalecer los lazos personales entre esos colaboradores.

Eso no significa, que una vez iniciada la reunión, podamos hablar del partido de ayer como en el ejemplo, según nos plazca… o explicar que nos vamos a disfrazar de Donald Trump en carnaval y cómo teñirte la cara de color naranja sin alergias.

Al contrario, para evitarlo, precisamente deberemos facilitar y fijar un espacio y un tiempo concreto para ello.

Yo aconsejaría que ya en el orden del día se estableciera un momento “café-puesta al día personal” cuya duración dejo al libre albedrío de quien convoca. Independientemente de que comamos juntos después, si hace tiempo que no nos vemos “nos parecer normal” esos intercambios informales y personales “rápidos” antes de la reunión. Si no damos nosotros el espacio, se lo tomarán quienes participan y tendremos más complicado iniciar a la hora la reunión. Una vez transcurrido ese tiempo, se inicia la reunión a la hora prevista.

Ya os he comentado en ocasiones la conveniencia de establecer unas reglas de juego en las reuniones. En este caso, una vez agotado el espacio de interacción personal, acordaremos evitar cualquier tipo de desvíos, con el fin de poder respetar la hora final anunciada.
Eso no quita que en la reunión, se lancen guiños varios o que utilicemos el sentido del humor y complicidades personales, que siempre la harán más llevadera.  Pero una cosa es un guiño y otra un tic …

¿Y si nos vemos continuamente? En este caso, no hará falta separar un espacio temporizado de intercambio (pueden tomarse un café cuando gusten)

Debemos facilitar que en la reunión se vaya al grano y que la misma sea lo más breve posible, Aquí también deberemos ser claros con nuestras reglas de juego, ya que en la misma reunión puede haber participantes que tienden a explicar su vida en verso. Una vez terminada (siempre a la hora prevista) nadie les impide que se queden unos minutos comentando lo que quieran (si encuentran quién les escuche, claro).

Foto de StockSnap en Pixabay