Evitemos menciones “simpáticas” a enfermedades, como recurso comunicativo

Alusiones a enfermedades que debemos abandonar en una reunión

Mi post de este mes debía llamarse Reuniones bulímicas, Reuniones anoréxicas. He decidido no publicarlo.

La noción de qué es “políticamente correcto” me parece un tema de difícil consenso. Cada uno pondría en el cesto frases, actitudes o acciones diferentes. Yo reconozco tener una percepción subjetiva y además fluctuante de este concepto.

Sin embargo, no querría situar en este contexto lo que quiero compartir aquí. No se trata de calificar de correcto o incorrecto su uso, sino de pensar sobre ello.

¡Cuántas veces hemos oído o dicho algunas de las frases siguientes! Yo confieso que muchísimas…

·        No seas autista (a alquien introvertido)

·        ¡Me había olvidado del todo! Tengo un Alzheimer bestial

·        Parece que tenga Parkinson, jajaja

·        Es un cáncer para las organizaciones

·        Me pone esquizo

·        Disculpad si parezco un poco bipolar (sonrisa)

·        Si me pasa esto, me suicido.

·        Tampoco hay que ser un obsesivo compulsivo

·        Y tantas otras

Muchas de ellas acompañadas de risas…

No me había planteado las consecuencias que podrían acarrear.

¿A qué viene hablar de esto?

Este fin de semana estaba buscando testimonios en Twitter de una de las enfermedades antes mencionada porque se la han diagnosticado a alguien a quien quiero. Me sorprendió constatar que más del 80% de los tweets con el hashtag que usé de buscador, me remitían a bromas sobre el tema. La mayoría no tenían una vocación de burla, pero me produjeron una cierta tristeza. Si alguien se ha pintado mal las uñas ¿ha de poner como hashtag #Parkinson? O si se ha olvidado las llaves ¿está obligado a poner #Alzheimer? Aunque cuantitativamente pueda dar más visibilidad al tweet, quien busca esa palabra probablemente no tiene interés ni por tus uñas ni por tus llaves. Uy ¡qué a gustito me he quedao!

Pero dejemos las RRSS y centrémonos en “mi” tema: las reuniones. No en pocas ocasiones utilizamos esas referencias (me incluyo) y no somos conscientes de las situaciones personales que viven quienes participan en ellas y hasta qué punto pueden resultar dolorosas esa ingenua y generalizada banalización de esas enfermedades.

Sustituirlas por otras (al principio cuesta, igual que deshacerse de muchos hábitos) pero merece la pena intentarlo. Espero ir abandonando poco a poco esta mala costumbre.

En comunicación lo importante no es la intención sino el resultado.

Eso de que las reuniones online son menos participativas ES UN FAKE!

 

¿Cómo hacer más participativas mis reuniones virtuales?

Algunas personas se quejan de que las reuniones virtuales son más frías y menos participativas y me preguntan qué opino.

Mi respuesta va en función de quién emite esa queja:

·         Si quien se queja es un participante, decirle que no tiene suerte con quién le ha tocado como “facilitador/a” de la reunión, pero que intente darle ideas de cómo hacerlo… (ver más abajo)

·         Si quien lo hace es quien la lleva, le diría que deje de repetir esa frase y que escriba 100 veces (y no vale copiar/pegar) “Aún no sé cómo hacer que mis reuniones sean participativas”.

La falta de participación en general puede deberse a muchos motivos, pero en las reuniones virtuales podríamos distinguir dos tipos:

Las que tienen que ver con la figura de quien la gestiona (estilo autoritario, mala acogida de aportaciones, exceso de distancia, cuestionamientos personales… etc) y las que tienen que ver con el desaprovechamiento de recursos. En el primer caso… que parezca un accidente. En el segundo, buenas noticias, hay muchas soluciones.

La mayoría tenemos ganas de volver (en algunos casos) a reuniones presenciales, pero no debemos olvidar por ello, que las online nos brindan algunas herramientas que de utilizarlas bien, nos ayudarán a mantener vivas nuestras reuniones y que no parezcan una letanía:

·       ¡Pregunta!, pero recuerda algunos de los peligros que ya te he comentado en otras ocasiones. Si optas por la pregunta genérica y en 3 segundos no obtienes respuesta o la transformas en retórica y contestas tú, o la rediriges a alguien en concreto (quien sabes que siempre contesta…)

·         Utiliza a menudo el chat para que la gente te de opiniones o feedback breves y concisos. Ejemplo ¿Cuál es el comentario mayoritario que habéis recibido sobre “X”? Pero olvídate del chat si las preguntas admiten respuestas noveladas.

·         Usa encuestas o votaciones que de manera rápida te darán respuestas con conclusiones estadísticas compartidas y además ANÓNIMAS. Esta última ventaja es crucial. Hay aplicaciones como zoom que te facilitan editarlas desde la propia plataforma, si no, siempre puedes usar menti.com o mentimeter.com. Recuerda que en las presenciales también se pueden usar.

·         Utiliza las salas para grupos pequeños con nombres diferentes según las plataformas (breakout rooms en Teams) que te permiten dividir el grupo en subgrupos. Personas que no abrirían la boca en gran grupo, se sienten cómodas en petit comité.

      No te olvides de establecer un tiempo concreto y mejor breve, así como de dar unas instrucciones muy claras de lo que deben hacer: ej “recoger los principales obstáculos que creemos nos podemos encontrar con…” Avisa que cada subgrupo elija un /a portavoz (y así evitamos el típico “va dilo tú. No, tú”

·         Compartir un documento en el que los demás también puedan escribir

·         No abusar del “compartir pantalla” unilateral. Es el momento perfecto para contestar aquel correo pendiente…

·         Si me apoyo en diapos, mejor que no contengan TODA la información. Si la ésta es incompleta y requiere que la completes tú, mucho mejor. Da espacio: cuidado con comentar lo que te ha comentado uno de los participantes en lugar de acordar con él si prefiere comentarlo él/ella directamente.

·      Explora herramientas como Kahoot para crear mini concursos en forma de test.

·      También puedes utilizar “post its” virtuales con Miro y otras (dicen que en breve se podrá hacer desde las plataformas más habituales…)

·        Sin olvidarte de tu compromiso de acabar siempre a la hora prevista, dale ritmo a tu reunión, pero no trasmitas “prisa”. La percepción de “prisa” reduce la participación. 

Así que: ¡no hay excusa para lloriquear sobre la poca participación en las reuniones online!

Foto de Joseph Mucira via Pixabay

Ataques en reuniones

 

¿Cómo reaccionar ante la agresividad en una reunión?

“Sin el combustible de la defensa, el ataque no puede durar mucho tiempo”. Esta frase me parece brillante e imprescindible de recordar en muchas situaciones.

Cuando en una reunión alguien nos ataca con agresividad, la primera respuesta, o al menos la más habitual, es enfadarnos y ponernos a la defensiva, generalmente contraatacando. Entramos de lleno en la escalada del “pues anda que tú” ¿Y cómo acaba la película? Spoiler: MAL

Nuestra reacción responde a la sensación de injusticia percibida ante la situación.  Es normal. Si estamos en una reunión cuyo objetivo es resolver un problema determinado, cuando nos atacan agresivamente en público, perdemos rápidamente la objetividad (si ésta existe realmente) desviándonos del verdadero objetivo de la reunión.  

¿Qué nos convendría hacer?

Una opción sería indagar honestamente con preguntas que obliguen al “atacante” a poner ejemplos concretos. Ejemplo: ante un “tu nunca me envías la información importante” lo más efectivo sería preguntarle con tono conciliador, pero sin caer en el tono buenista de manual barato, algo parecido a: “No soy consciente de ello, pero para que no vuelva a pasar ¿podrías ponerme ejemplos de esta última semana, de información vital que no hayas recibido?

Otra opción (aunque es más fácil decirlo que hacerlo) es buscar un ápice de concordancia para responder. Ejemplo “Nunca me prestas atención” podría responderse con un “Es cierto que a veces puedo dar esa sensación, especialmente cuando estoy bajo una presión importante como…”   Eso sí, sin sarcasmo y con naturalidad.

En ambos casos la emoción del atacante perderá así presión y podremos pasar a la fase que nos devuelve a la efectividad: el análisis.

Foto de ToNic-Pics via Pixabay

El orden en que preguntamos en una reunión

 

La intención era motivar la participación...

Todos nos esforzamos en que nuestras reuniones sean participativas, pero a veces cometemos errores en este “intento”.

Una situación típica es cuando por ejemplo recabamos opiniones sobre las ventajas de un determinado producto, sistema, procedimiento, etc.

No queremos limitarnos a enumerarlas nosotros. Nos gustaría que la gente participara y se implicara, así que decidimos preguntar. Hasta aquí todo bien.

Como tenemos miedo al silencio (ese ruido de grillos tan incómodo cuando se lanza una pregunta en general y nadie contesta), lo que solemos hacer es dirigirla a una persona en concreto. Una vez esa persona ha contestado, se la lanzamos a otra. Y así sucesivamente…

De lo que no siempre somos conscientes es de que cada vez resulta más complicado contestar, ya que las respuestas más fáciles probablemente son las que han aportado los primeros.

¿Nos planteamos alguna vez en qué orden nombramos a quienes invitamos a contestar? No debería ser aleatorio.

Para algunos puede ser muy desmotivador no poder añadir nada más a lo dicho...para otros no. Así que es aconsejable que guardemos "para después" a esas personas con mayor seguridad en sí mismas o incluso que tras un par de respuestas dejemos la pregunta abierta al grupo y que participe quien pueda aportar.

Aquí tenéis un recordatorio de otro tipo de preguntas bien intencionadas, que pueden girarse en tu contra 

Parecen pequeños detalles, pero tienen más importancia de la que pensamos…Y no olvidemos que quien lleva la reunión tiene responsabilidad en el ambiente de la reunión y en cómo se sienten las personas que asisten a ella.

 

 Foto de Anemone 123 via Pixabay

 

 

Esas citas o frases inspiradoras en reuniones...

Ojo con esas frases o citas inspiradoras…

Muchas personas utilizan una cita o frase relevante para iniciar una reunión. Como cualquier otro recurso, en sí mismo no es ni bueno ni malo… Dependerá de cómo lo utilicemos.

Para no meter la pata con su uso, tiene que respetar los requisitos  C I T A:

 

C     Coherencia y conexión

Si la frase es muy bonita pero no se corresponde en absoluto con tu estilo o manera de ser, mejor evítala.

Ejemplo “No busques la culpa, busca la solución”. Ford.  Solo es prudente utilizarla si nadie te ha visto nunca por los pasillos gritando “¿quien ha sido el cretino que ha…?”

Otro ejemplo: “Observa, escucha y aprende. No puedes saberlo todo. Todo el que piensa que lo sabe todo está destinado a la mediocridad”. Hasta aquí la mayoría coincidimos con lo razonable del razonamiento. ¿Qué pasa si cuando acabo digo que es de Donald Trump? Aquí ya…

También un hilo conductor es básico. ¿Algún vínculo? ¿Algo que ver con la reunión? Si la respuesta es no, olvídate. Pero si hay una buena conexión con lo que pretendes destacar o enfocar, es un perfecto aliado.

“Un objetivo sin un plan es solo un deseo” Saint Exupéry,  puede ser útil si la reunión es para planificar.

 

I       Iluminados abstenerse.

Pocas cosas me producen una sensación de vergüenza ajena tan grande en reuniones como el uso de citas rimbombantes, pretenciosas o de iluminados.

Para entrar en situación, acabo de buscar “grandes” citas motivadoras en google y casi me tiro por la ventana.

No sabía cuál era más patética, pero quizá la mejor sea “Sé infeliz o motívate. Tú eliges”.  ¡Anda que el tal Wayne Dyer se debió quedar a gusto!

En el submundo de las frases motivadoras, realmente hay más frases de iluminados que frases que nos iluminen.

 

T    Trilladas, fuera.

Evita las sobreutilizadas.

Ejemplos: “No hay viento favorable para el que no sabe dónde va” o “Si quieres resultados diferentes, no hagas siempre lo mismo”  ¡Otra vez no, por favor!

Añade además que no siempre está claro el verdadero autor…  Respecto a la primera, tanto podéis encontrar que es de Séneca como de Schopenhauer. Y en cuanto a la segunda, tanto se atribuye a Einstein como a Mark Twain,  Benjamin Franklin o Rita Mae Brown.

 

A     Adecua la expresión corporal y el paralenguaje a lo que pretendes transmitir con la cita.

Esfuérzate en ser expresivo. Si es humor… que se note, aunque sin exagerar.

No seas excesivamente solemne (a no ser que el contexto te lo exija) ya que generas distancia en lugar de complicidad.

Una buena cita, puede quedar difuminada si se transmite sin la fuerza, cariño, ironía etc… que requiere.

 

Elige bien tu cita y que nadie te pueda aplicar eso de “es mejor tener la boca cerrada y parecer estúpido que abrirla y disipar dudas” (frase que por cierto, tampoco hay acuerdo sobre su autoría).

Los dichosos "Ah, por cierto" en las reuniones

 

La importancia de evitar desvíos en reuniones

Todos estamos de acuerdo (o eso creo) en que para que una reunión sea efectiva y para respetar el derecho a saber a qué hora estaremos libres, no deberíamos entrar en temas no previstos con antelación.

-          “Es que a mí me gusta que todo el mundo se sienta libre de hablar de lo que  quiera en mis reuniones”

-          Pues si puedes olvidarte de convocarme… te lo agradeceré.

Si los participantes pueden, sin previo aviso, sacar cualquier tema durante una reunión mediante las continuas interrupciones de los adictos al “ah, y por cierto” o usando ese espacio mal definido de ruegos y preguntas del final, se pueden dar muchas situaciones desesperantes, pero entre ellas hoy destacaré y describiré las tres principales:

1.       Salta el primer “ah, por cierto” y entramos en un tema no previsto, pero claro, no tenemos la información o las personas necesarias para hacerlo adecuadamente…

¿Os suena? Empezamos a navegar entre los “yo diría que”, “creo recordar que”, “me suena que”, “algo leí”, “quien nos podría ayudar es Matilde, pero no está” …

¿Y entonces qué pasa? En el mejor de los casos, después de perder el tiempo divagando, acabamos aplazando el temita. Vamos, lo que tendríamos que haber hecho desde un principio. 

2.       Otra situación habitual, es que el tema no interesa a la totalidad de las personas que están reunidas o conectadas. Todos hemos “disfrutado” de intervenciones del tipo “por cierto, para que me validen “X” ¿qué tengo que hacer?”  y llega esa desesperación colectiva que conlleva escuchar durante 10 minutos unas instrucciones dirigidas a una o dos personas de la reunión. ¿Qué costaba hacer esa pregunta fuera de reunión o contestarla en un correo o llamada personal?

Si mirar de reojo la hora durante estos dichosos desvíos provocara estrabismo, todos bizcos. 

3.       Otro caso a evitar y que igual reconocéis, es aquél en que después de ver acogidos  algunos “por ciertos” ajenos, vas tú, te motivas y te sumas con el tuyo… Pero mira por dónde, tu “por cierto” se aplaza, con lo que te quedas con un regusto extraño… especialmente si tienes el síndrome de Calimero (traducción para los más jóvenes:  tenencia al “nadie me quiere”).

Una reunión de trabajo debe estar bien planificada y estructurada y todos los que acuden han de saber a qué van y para qué se les ha convocado a la misma. De manera inequívoca. Eso no significa que no hay que tener en cuenta las inquietudes de quienes trabajan con nosotros. Bien al contrario. Pero deberá hacerse por los cauces apropiados (reglas de juego, implementación de la P de parking, etc…).  Pero es vital que esos cauces no se impongan, sino que se establezcan de manera consensuada y que todos vean el beneficio colectivo de respetar esos códigos de conducta en reuniones. 

Foto de Robin Higgins via Pixabay

Pon un timekeeper en tus reuniones. Pero hazlo bien

 

No basta con nombrar un timekeeper.

¿Es efectiva la figura del timekeeper en una reunión? 

Si, pero recuerda que tan importante es el qué (la figura) como la manera de implementarlo (el cómo).

Te lo cuento en este video.

Video sobre timekeeper