Gritando no se entiende la gente

A grito "pelao" en reuniones

Ya sabéis lo que opino del mal uso de las citas en reuniones , especialmente como recurso para iniciarlas, pero eso no significa que no las “consuma”…

Pues bien, acabo de darme cuenta de que hay una, atribuida a Émile Zola, malinterpretada en el contexto de las reuniones y me he levantado con frenesí aclaratorio.

La frase es la siguiente:

           “Si me preguntas para qué vine al mundo, te responderé que para vivir en voz alta”

La frase en sí es impresionante, pero aviso a navegantes: Zola no se refería al volumen de tus intervenciones en reuniones.

Muchos han entendido entre cero y nada, el mensaje de esa frase.

Que griten más, no les da la razón, no ofrece una imagen de persona segura (sesgo de superioridad ilusoria), ni les va a ayudar a convencer a nadie, sino todo lo contrario.

Deberían aplicarse otra cita: “No alces tu voz, mejora tus argumentos” atribuida a Desmond Tutu

Elevar la voz:

• incrementa la tensión,
• deteriora tu imagen,
• distorsiona la escucha,
• perjudica el ambiente
• convierte a las personas en rehenes de lo que han defendido a “grito pelao” haciendo casi imposible la más pequeña cesión en las posturas
• amenaza la participación (necesaria) de quienes evitan los conflictos y a quienes el exceso de decibelios, incomoda.

Hay que muscular el autocontrol del volumen en las reuniones.

El problema no es que uno, aisladamente berree, el tema es que muchos no nos damos cuenta y mimetizamos con el volumen de “apasionad@”, elevando el nuestro y contribuyendo a la cacofonía en que hemos convertido ese intercambio de puntos de vista.

Zola defendió la conciencia de clase, pues bien, no perdamos la conciencia de nuestro volumen, para no perder también “la clase”.

Foto de Robin Higgins via Pixabay

¿Eres mas de felicitar o de valorar?

 

En tus reuniones, no te olvides de valorar.

¿Eres más de felicitar o de valorar? Son cosas muy diferentes. ¿A qué dedicas más tiempo en tus reuniones? En serio. Piénsalo.

¿Dudas? Igual no lo tenemos muy claro

·         Felicitar, es expresar a una persona la alegría y satisfacción que se siente por una cosa agradable o feliz que le ha ocurrido.

·         Valorar es reconocer el mérito o las cualidades de alguien.

De la misma manera que solemos felicitar a nuestros hijos por sus buenas notas (no siempre aludiendo de manera expresa al esfuerzo que le han dedicado), en el ámbito de las reuniones tendemos a felicitar por la consecución de los objetivos y no dudamos en “elogiar” a quienes han obtenido unos buenos resultados. Eso está bien, pero no hay que olvidar la necesidad de valorar a quienes se esfuerzan a tope, pero debido a temas que no dependen siempre de ellos, sus resultados no son los esperados.

Hacer que el esfuerzo deje de ser invisible creo que es muy saludable para nuestras reuniones y para cuando salimos de ellas…

La percepción de injusticia en las reuniones

 ¿Sabes cuáles son las situaciones clásicas en que un participante se siente injustamente tratado?

Cuando indago sobre cómo funcionan las reuniones en una organización (reconozco que en este tema soy muy cotilla), a menudo quienes participan en ellas me comentan como causa de insatisfacción, el tratamiento injusto recibido.

En cambio, estoy segura de que pocas personas que facilitan reuniones tienen consciencia de haber hecho o dicho algo que pueda provocar esa impresión.

Voy a compartir las más recurrentes y os invito a que reflexionéis honestamente si se han podido dar en alguna de vuestras reuniones:

1.        “Siempre soy el último en presentar y nunca queda tiempo o lo tengo que hacer a toda prisa”

2.       “Siempre hablan los mismos y a veces no tengo la oportunidad de plantear mi punto de vista”

3.       “Algunos pueden abandonar la reunión y yo tengo que aguantarla entera”

4.       “A algunos les contestan las preguntas y a mí me dicen que las preguntas al final”

5.       “La impuntualidad de otras personas me hace perder el tiempo a mí que siempre soy puntual”

6.       “Me criticaron en público pero nunca dicen lo que hago bien”

7.       “A mi siempre me dicen que no… y lo mismo preguntado por otra persona, siempre recibe un sí”

8.       “No sé por qué pregunta si siempre hace lo que quiere”

Pues bien, si has reconocido alguna de estas situaciones, probablemente podrás evitarlas en un futuro ( si eres quien facilita la reunión)

Si no te has visto reflejado en ninguna hay dos posibilidades: o bien eres un genio de las reuniones o bien cambia de espejo.

Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

Evitemos menciones “simpáticas” a enfermedades, como recurso comunicativo

Alusiones a enfermedades que debemos abandonar en una reunión

Mi post de este mes debía llamarse Reuniones bulímicas, Reuniones anoréxicas. He decidido no publicarlo.

La noción de qué es “políticamente correcto” me parece un tema de difícil consenso. Cada uno pondría en el cesto frases, actitudes o acciones diferentes. Yo reconozco tener una percepción subjetiva y además fluctuante de este concepto.

Sin embargo, no querría situar en este contexto lo que quiero compartir aquí. No se trata de calificar de correcto o incorrecto su uso, sino de pensar sobre ello.

¡Cuántas veces hemos oído o dicho algunas de las frases siguientes! Yo confieso que muchísimas…

·        No seas autista (a alquien introvertido)

·        ¡Me había olvidado del todo! Tengo un Alzheimer bestial

·        Parece que tenga Parkinson, jajaja

·        Es un cáncer para las organizaciones

·        Me pone esquizo

·        Disculpad si parezco un poco bipolar (sonrisa)

·        Si me pasa esto, me suicido.

·        Tampoco hay que ser un obsesivo compulsivo

·        Y tantas otras

Muchas de ellas acompañadas de risas…

No me había planteado las consecuencias que podrían acarrear.

¿A qué viene hablar de esto?

Este fin de semana estaba buscando testimonios en Twitter de una de las enfermedades antes mencionada porque se la han diagnosticado a alguien a quien quiero. Me sorprendió constatar que más del 80% de los tweets con el hashtag que usé de buscador, me remitían a bromas sobre el tema. La mayoría no tenían una vocación de burla, pero me produjeron una cierta tristeza. Si alguien se ha pintado mal las uñas ¿ha de poner como hashtag #Parkinson? O si se ha olvidado las llaves ¿está obligado a poner #Alzheimer? Aunque cuantitativamente pueda dar más visibilidad al tweet, quien busca esa palabra probablemente no tiene interés ni por tus uñas ni por tus llaves. Uy ¡qué a gustito me he quedao!

Pero dejemos las RRSS y centrémonos en “mi” tema: las reuniones. No en pocas ocasiones utilizamos esas referencias (me incluyo) y no somos conscientes de las situaciones personales que viven quienes participan en ellas y hasta qué punto pueden resultar dolorosas esa ingenua y generalizada banalización de esas enfermedades.

Sustituirlas por otras (al principio cuesta, igual que deshacerse de muchos hábitos) pero merece la pena intentarlo. Espero ir abandonando poco a poco esta mala costumbre.

En comunicación lo importante no es la intención sino el resultado.

El orden en que preguntamos en una reunión

 

La intención era motivar la participación...

Todos nos esforzamos en que nuestras reuniones sean participativas, pero a veces cometemos errores en este “intento”.

Una situación típica es cuando por ejemplo recabamos opiniones sobre las ventajas de un determinado producto, sistema, procedimiento, etc.

No queremos limitarnos a enumerarlas nosotros. Nos gustaría que la gente participara y se implicara, así que decidimos preguntar. Hasta aquí todo bien.

Como tenemos miedo al silencio (ese ruido de grillos tan incómodo cuando se lanza una pregunta en general y nadie contesta), lo que solemos hacer es dirigirla a una persona en concreto. Una vez esa persona ha contestado, se la lanzamos a otra. Y así sucesivamente…

De lo que no siempre somos conscientes es de que cada vez resulta más complicado contestar, ya que las respuestas más fáciles probablemente son las que han aportado los primeros.

¿Nos planteamos alguna vez en qué orden nombramos a quienes invitamos a contestar? No debería ser aleatorio.

Para algunos puede ser muy desmotivador no poder añadir nada más a lo dicho...para otros no. Así que es aconsejable que guardemos "para después" a esas personas con mayor seguridad en sí mismas o incluso que tras un par de respuestas dejemos la pregunta abierta al grupo y que participe quien pueda aportar.

Aquí tenéis un recordatorio de otro tipo de preguntas bien intencionadas, que pueden girarse en tu contra 

Parecen pequeños detalles, pero tienen más importancia de la que pensamos…Y no olvidemos que quien lleva la reunión tiene responsabilidad en el ambiente de la reunión y en cómo se sienten las personas que asisten a ella.

 

 Foto de Anemone 123 via Pixabay

 

 

Preguntas "para quedar bien" y que te hacen quedar fatal... en reuniones

Foto de Jarmoluk (via Pixabay)

¿A qué hora os va mejor la reunión?

Como la situación vivida de “teletrabajo” ha complicado mucho la vida de determinadas personas, en un afán de tener en cuenta su realidad y asumiendo la importancia de no sacrificar aún más el bienestar de nuestros colaboradores, intentamos que las reuniones sean lo menos invasivas posible y que no distorsionen aún más la convivencia familiar.

Son muchos los que se están esforzando en  ESCUCHAR más. Hasta aquí, todo bien. Pero una de las preguntas más “majas” que se escuchan es : ¿A qué hora te/os va mejor la reunión de los lunes?

Pregunta de alto riesgo.

Recordemos que en comunicación no cuenta la intención, sino el resultado.

Nadie duda de la excelente y generosa intención de esa pregunta, pero vamos a analizar sus consecuencias con un simple ejemplo:

•          Matilde te dice que sobre las 8:30 que sus hijos aún duermen
•       Godofredo que después de las 11 porque es a la hora que sus suegros recogen a los niños.
•           Ana, que a las 10 porque antes tiene siempre otras reuniones y a partir de las 11 es cuando tiene reuniones con los clientes.

Glups. ¿Qué hacemos? Vamos a quedar fatal con 2/3 partes del equipo, que van a pensar ¿para qué pregunta si luego hace lo que le da la gana? Todavía peor si la consulta se ha hecho individualmente y se desconocen las opciones de los demás... Recordemos lo mal que se vive la sensación de escucha estética.

Elegir la hora ideal para todos suele ser misión imposible. Sin embargo, corro menos riesgo de quedar fatal, si lo que pido al equipo es que me digan una franja (no muy amplia, especialmente en grupos grandes) en que realmente no pueden reunirse, o que elijan una hora al día libre de reuniones. No es una panacea, ya que puede ser complicado igualmente, pero al menos podrás evitar esa sensación de “sabe que me fastidia y mira…”.

Interrupciones familiares en reuniones y confinamiento

¿Cómo "vivir" las interrupciones familiares durante las reuniones en confinamiento y pseudoconfinamiento?

Como dice un amiga mía “no estamos teletrabajando, sino que: ¡Tela, cómo estamos trabajando…”

Diversos estudios calculan que de media se  están dedicando al trabajo 2 horas más de las que correspondería. Ahí lo dejo.

En tiempos “normales” de teletrabajo una interrupción familiar podía crear una situación incómoda y sino que le pregunten al professor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo, se hizo viral.

Ahora, en tiempo de confinamiento, estas situaciones se han convertido en todo un clásico.

La falta de empatía ha encontrado en estos días sus más variadas formas de expresión. Conozco personas cuyos “responsables”  les han soltado comentarios desagradables acerca de su falta de control del entorno… ¿En serio? Otros se han limitado a pequeños suspiros que se traducen por “¡menuda paciencia debo tener!”… y alguno hay que ha reñido a un colaborador por tener mala conexión.

Ya hay suficiente estrés con la gestión de la situación como para añadirle angustias adicionales. Si pasa un adolescente preguntando por sus calzoncillos verdes o el pequeño se queja de que otra vez hay macarrones, se sonríe y no hay más. No se es poco profesional por tener una familia ruidosa o carecer de un espacio para aislarse…

Debemos aceptar estas realidades con humor, entendiendo la excepcionalidad de la situación. Y si el sentido del humor es un código que compartes con tu equipo, aprovecha las complicidades que te ofrecen estas interrupciones. Por ejemplo: como despedida puedes comentar que los macarrones son tu plato preferido o tus calzoncillos preferidos también son los verdes…

El exceso de formalidad puede lesionar incluso las reuniones presenciales, así que imaginaos lo que puede provocar en estos momentos.

Foto de MarylanArt via Pixabay

Reuniones en tiempos de confinamiento

Reuniones en tiempos de confinamiento

Entre tanto bombardeo de informaciones, de bulos y de bromas, hoy me han enviado un mensaje por whatsapp, que en forma de pregunta conseguía describir con realismo el panorama actual:

¿Quién aceleró la transformación digital en tu empresa?

      [  ]  El equipo TI

      [  ] El CEO

      [X] El coronavirus

      [  ] El equipo AGILE

      [  ] El CTO

Por cierto, me lo mandó un responsable TIC  ;) 

Tanta gente hablando teóricamente de que hay que salir de la zona de confort (consejo que, por cierto, no comparto) para ver cómo se nos expulsaba a hostias de esa zona amable con cojines mullidos...

Uno de los temas que más se ha visto “acelerado” es el de las reuniones en remoto. Ya no se nos daban muy bien las reuniones y encima ahora, las tenemos que hacer online.

Muchas de ellas adolecen de las mismas insatisfacciones que las presenciales (número no adecuado, poca claridad de objetivos, tiempo final no respetado, etc..) pero a eso hay que añadir la escasa experiencia en tecnología que nos caracteriza a muchos de los españoles. ¡Menudo estrés! Tanto para quien convoca como para quienes participan… ¿en serio no veis el documento compartido? Buena noticia: los aspectos técnicos después de varios intentos “ensayo-error” y algo de paciencia se solucionan.

Pero lo que no siempre se aprende en tercero de “aprendoahostias” es que hablamos de reuniones virtuales, pero habría que hacer una especificación adicional: reuniones en situación de confinamiento. No es en absoluto lo mismo. Hay elementos de reuniones on line “normales” que habrá que flexibilizar en la situación excepcional que estamos viviendo, así como otros que antes eran aconsejables y ahora serán imprescindibles.

Vamos a por los ejemplos:

No debemos añadir un estrés adicional en los participantes en plan “niños callaros por favor, que mamá está en una reunión”. Si una cabecita rubia aparece en mitad de la reunión, se la saluda e incluso se le pregunta su nombre…

En cambio, las reglas de juego a consensuar sobre futuras reuniones que antes eran “aconsejables”, ahora pasan a ser imprescindibles.

Os invito a reflexionar sobre las particularidades de una reunión en tiempos de confinamiento.

Y no olvidéis que de esta situación algunos equipos pueden salir reforzados y otros "tocados" y que nuestra manera de encarar las reuniones puede influir en ello.

No suelo despedirme en los posts, pero esta vez lo haré : un abrazo virtual.

Foto de Pixabaymohamed_hassan / 4737

Hay preguntas que matan

¿Preguntar para despertar? Si, pero ¡cuidado!

En las reuniones a veces tenemos algún participante que está de cuerpo presente, pero de mente ausente.

Quizás la razón es que no tendría que haber sido convocado… 

Descartemos esa posibilidad y aceptemos que sí debería estar allí. En mi post sobre “¿Cómo evitar siestas en reuniones?” planteo varios recursos para evitar esa situación, pero me gustaría añadir un detalle importante.

Cuando en clase pregunto ¿qué podemos hacer para despertar a un dormilón? , la mayoría contesta “preguntarle”. La respuesta es correcta pero incompleta. ¿Cualquier pregunta sirve? Es indispensable detenernos en analizar las consecuencias que una mala pregunta puede acarrear.

Cuando alguien no atiende, hemos visto muchas veces como quien lleva la reunión le hace una pregunta. El “pobre despistado” se queda cortado y queda en evidencia porque no estaba al tanto. El problema es que también queda retratado quien lleva la reunión, ya que acaba de hacer visible y pública la poca atención que estaba consiguiendo… Mala jugada.

Conviene señalar que hay dos tipos de preguntas:

             1.       Las que ponen en evidencia (y nos ponen en evidencia).

Son aquellas que el distraído no sabrá contestar…

Ejemplo :  - ¿Tú cómo lo ves?  

Respuesta: - ¡Glups! Perdona, pero no estaba escuchando.

              2.       Las que servirán para recuperar su atención, no sonrojarán al destinatario y nadie se dará cuenta de que pasaban de ti.

Ejemplo: - ¿Tú crees que hacer “X” (y X se explica…) nos aportaría algún beneficio?

Aquí el destinatario de la pregunta vuelve de su viaje astral, pero sin que nadie quede mal.

¿Cómo lo veis? Aquí espero que estuvierais atentos… ;)

Foto de Gerlat via Pixabay

¿Realmente discrepas totalmente?

Discrepo totalmente... de nada

En reuniones podemos oír (o decir... para qué negarlo) las frases siguientes:

• Discrepo totalmente.
• No estoy de acuerdo contigo, o su variante más políticamente correcta “no estoy de acuerdo con lo que dices”. Da igual, para lo que quiero comentar, no hay gran diferencia…

Salvo algunas excepciones, la mayoría de las veces son frases terriblemente injustas y que se pueden cargar el buen clima de una reunión.. Pongamos un ejemplo:

“El tema me parece tremendamente difícil, no se hizo una buena estimación del tiempo requerido y encima me lo entregaste fuera de plazo. Me niego a trabajar mal. Nuestros clientes se merecen mayor calidad de la que les estamos ofreciendo este último año”

Tu piensas: ¡uy, lo que ha dichoooooo!

Sien embargo, puede ser perfectamente aceptable que:

1.  El tema fuera difícil
2. El plazo fuese muy justo 
3. Se lo entregaste con 3 días de retraso
4. Todos deberíamos negarnos a “trabajar mal"
5. Todo cliente se merece la mayor calidad posible
6.  Este último año, nuestra calidad se ha visto mermada

Y sin embargo, los automatismos mencionados al inicio se ponen en alerta y salen de nuestras bocas en forma de dardo envenenado e inconsciente: “discrepo totalmente” y el veneno no desaparece aunque lo digamos educadamente. El otro nunca entenderá que se pueda discrepar de TODO lo que ha dicho.

¿Seguro que es honesto hacer tal declaración? No. Es simplemente una torpe respuesta defensiva porque no me ha gustado (que no significa que no sea cierto) algún elemento aislado de la frase (probablemente el hecho de que mencionara delante de mi jefe que YO se lo entregué tarde).

El tonito tampoco ha ayudado a serenarme…seguro, pero con mi respuesta no mejoro el diálogo. 

Es importante aceptar TODO AQUELLO que es aceptable (o incluso obvio) para estar objetivamente legitimado para destacar EL ELEMENTO (si lo hay) con el que realmente discrepo. 

El cambio cultural de empezar nuestras intervenciones destacando aquello con lo que estamos de acuerdo, supone un cambio cualitativo esencial y una manera de ganar #efectividad ya que no nos enzarzamos en discusiones infructuosas ni en bloqueos innecesarios.

Puede que no estés de acuerdo con una parte de este post... ¿o discrepas totalmente?

 Foto de QCV Avocat via Pixabay

Adicciones observables en reuniones

¿Reconoces alguna de estas adicciones en reuniones?

En las reuniones podemos observar algunas adicciones que, si no se manejan adecuadamente, pueden cargarse la reunión:

1)      La adicción a quejarse

Podemos entender que quejarse ante una situación concreta, sea una manera natural de desahogarse, pero si el estilo de comunicación de un participante es exclusivamente la queja... estamos delante de un distorsionador de la reunión que además provoca un efecto llamada muy pernicioso.

Si la queja es personal, no tiene cabida en una reunión. Cada situación exige un contexto adecuado y en este caso, la reunión no lo es.

Si acordamos acompañar la expresión de una insatisfacción o desacuerdo, de una sugerencia… el cambio en el ambiente de las reuniones será visible.

De todos modos, hay situaciones concretas donde incluir 4´de pataleta terapéutica (y limitarla así a un tiempo concreto) puede ser beneficioso. Puede añadirse y formalizarse incluso en el orden del día.


2)      La adicción a tener razón.

Conseguir convencer a otro con nuestros sanos argumentos es un placer universal, no lo voy a negar. Y en público ya es la hostia. Pero esas personas que se aferran a sus posiciones como a una tabla en un naufragio, son cansinas. Si el barco de tu razonamiento se ha hundido, sube a otro y agradece el rescate.

El momento en que descubres cuán liberadoras son en el fondo las palabras “pues es verdad, no me lo había planteado así y tienes razón”, comparado con la agotadora lucha por mantener a flote ese argumento que hace aguas... es un momento clave en tu vida.

Leí una vez (y no he sido capaz de encontrar la fuente) que nuestras posiciones deben estar escritas a lápiz y no con rotulador permanente.


3)      La adicción a buscar excusas

¿Recordáis la frase de Woody Allen “No me admitieron en el equipo de ajedrez por mi altura”? Pues así suenan muchas de las justificaciones que se escuchan en reuniones.

Admitir errores en reuniones ayuda a establecer una cultura de transparencia y honestidad necesaria para el buen desarrollo del trabajo en equipo. La buena noticia es que además de permitirte “limitar” tu error, la dinámica es contagiosa.


4)      La adicción a los focos

Para ésta os remito a un antiguo post  http://reunioneseficaces.blogspot.com/2014/02/el-sindrome-de-abstinencia-al.html


5)      La adicción al drama

Estoy convencida de que la madurez llega cuando empiezas a relativizar.

Si en el equipo hay una persona con el síndrome de Romeo y Julieta, el resto puede ayudar a objetivizar la situación y recuperar la proporcionalidad que los amantes de la tragedia pierden.

Y sin hablar de la principal: los adictos a las reuniones. Los “me reúno, luego existo”.

Foto de Stevepb en Pixabay

Infografia sobre el buen facilitador de reuniones

Hace algún tiempo ya escribí un post al respecto, esta vez lo he transformado en infografía.

Espero que os guste

Visión global versus aversión global

Visión global versus aversión global

En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 

Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)

Para evitar perder el norte, BRUJULEA TUS REUNIONES

Brujulea tus reuniones

Últimamente (en especial por la noche y en lugar de dormir) me da por jugar con las letras que componen el nombre de mis clientes para sorprenderles con algún decálogo personalizado sobre buenas prácticas en Reuniones (es lo que tiene la consultoría artesana…)

Para ello, recurro a veces a “verbos que empiezan por...”. Así jugando, me tropecé con el verbo BRUJULEAR, que rápidamente adopté para describir el rol principal del responsable de una reunión.

La RAE ofrece diferentes definiciones y entre ellas nos regala la siguiente:

       “Buscar con diligencia y por varios caminos el logro de una pretensión u objetivo”

Me parece una palabra muy gráfica para ayudarnos a visualizar ese papel tan importante y tan pocas veces bien asumido.

Velar por mantener el foco en el objetivo y flexibilizar cómo llegar a ese objetivo es clave.

Pero añade “con diligencia” y como no abandono el juego de las definiciones llego entonces a la que corresponde a esa palabra.

• Diligencia con uno mismo, significa ser activo, no caer en la pereza, con metas fijas y cumpliéndolas a tiempo.
• Diligencia con los demás, significa poner entusiasmo en las acciones que se realizan con y para ellos.

Para variar, no he dormido mucho, pero ¿no os parece que descubrir el verbo brujulear bien merece una noche de insomnio?

Foto de pixabay

Inercias a evitar en el uso del NO en Reuniones

Algunos usos del “NO” que inhiben la participación.

Tampoco hay que obsesionarse, como hacen algunos positivos talibanes, con la prohibición casi absoluta de utilizar el NO. Cuando oigo que si utilizas el no, eres negativo, así, a bocajarro, sin matices, siempre pienso que prefiero que me lancen un “NO será fácil”, antes de un “será difícil”…

Sin embargo, hay algunas inercias de uso del NO en reuniones, que convendría desactivar:

1)    Cuando no estamos de acuerdo con algo que otro está planteando (y puede ser solo un pequeño matiz) ese tic de ir diciendo “no” repetidamente, verbal o moviendo la cabeza, mientras el otro habla. 

     En los cursos de Optimización de Reuniones, incluyo a veces un pequeño ejercicio que permite ver qué hábitos de escucha tenemos y más de un 20% de los participantes constata que “cae” en esa trampa. Las consecuencias son claras: si mientras yo estoy hablando, otro con coreografía o estribillo va negando lo que digo, tengo dos opciones: dejo de participar o cuando me hable él/ella, no le escucharé con la misma atención (micro-venganzas) 

     Observad en futuras reuniones a las que asistáis, la cantidad de gente que lo hace…

2)    Evitar cuando contesto a alguien usar la fórmula: “No. Lo que pasa es que” o similares. A menudo, iniciamos “afirmando” un  NO con rotundidad y luego exponemos nuestro punto de vista. Es un tic habitual, pero es percibido como una negación de la totalidad de lo que ha expuesto el otro y no suele ser bien recibido.

3)    Otro “vicio comunicativo” es cuando un facilitador formula una pregunta (pseudo-retórica) esperando una respuesta muy concreta. Cuando recibe por parte de los participantes otras propuestas a la esperada, a pesar de que serían perfectamente aceptables, al no ser la suya, contesta con una gran sonrisa: “NO” y dirigen su mirada a otros participantes. Después de un par de “NO”, la gente deja de compartir, pensando, “pues dilo tú”.

-          ¿Cuál sería la solución para “X”?

-          Coordinarnos mejor

-          No (con sonrisa)

-          Reunirnos cada semana

-          No (con sonrisa)

-          Silencio…

-          Venga, venga… ¿Nadie lo sabe? La solución sería bla, bla, bla

Quizá quien la usa, podrá creer que es una técnica simpática de dinamización… pero es un inhibidor de la participación, que podríamos resolver sustituyendo esos “NO” por “Si. ¿Y qué otra cosa se os ocurre? El cambio es enorme en la dinámica que se establece. Pasamos de recoger a acoger aportaciones.

Espero que a pesar de tanto “NO” en el artículo, lo consideréis positivamente.

Foto de Pietro Jeng (Pexels)