Cómo evitar "siestas" en las reuniones

El dormilón en una reunión

Distingamos al crónico, que es aquel con reputación de quedarse dormido en todas las reuniones y por otro lado, cualquiera de nosotros en una reunión convocada después de comer… si el moderador no pone en marcha algunas estrategias dinamizadoras.

Como técnicas-despertador puntuales destacan las preguntas, bien dirigidas directamente al participante de parpadeo sospechoso, o bien a sus vecinos directos. Si uno está en aquel momento “tan dulce” y oye de repente contestar al de su lado, recobra conocimiento completo sin que sea tan agresivo como la pregunta directa y resulta igualmente eficaz.

Nombrarlo con cualquier excusa, también da buenos resultados:

·         Tal como comentaba Matilde (…)

·         En la zona de Matilde (…)

·         Un cliente de Matilde (…)

Aunque resulte obvio, no podemos dejar de recordar que hay horas que invitan al reposo mental, en especial justo después de comer. Si a la hora se le añade una presentación en power point o peor aún, esa película corporativa de la que la empresa está tan orgullosa y donde destacan nuestra visión, misión, valores… lo de “apaga y vámonos” es una frase que cobra sentido literal. Pues bien (o no tan bien!), aunque pueda parecer tan evidente, he comprobado que demasiado a menudo las empresas siguen poniendo en la cuerda floja la capacidad de vela de sus empleados.

Cuando se le dice al moderador que en esas horas inciertas subraye su dinamismo, se le aconseja que se mueva y también que module su voz, que ponga en juego tonos diferentes para sonar lo menos monocorde posible.

Sin embargo, algunas personas tienen serios problemas para conseguirlo. En tales casos una herramienta que está a su alcance es utilizar la pregunta (aunque sea retórica y no espere respuesta). Cuando preguntamos, forzosamente jugamos con nuestra el tono y el ritmo de nuestra voz musicalizando y rompiendo esa monotonía tan temida.

Algunas reuniones admiten la incorporación de alguna mini-dinámica o alguna imagen algo “provocadora” que evitará que ya sólo al llegar, los participantes se “acomoden peligrosamente”. Lo interesante es que dichas actividades tengan un hilo conductor que resulte evidente con el contenido de la reunión. Las que sólo tienen una vocación de despertador, tienen un efecto temporalmente limitado y en consecuencia son menos eficaces. Si ese vínculo queda claro, las mentes permanecen más “a la espera”, y por lo tanto, más despiertas y receptivas.

Cuando se da pie a pequeñas discusiones en “petit comité”, dejamos menos espacio para el sueño y si además “por casualidad le toca” el rol de portavoz, la vigilia está garantizada.

Algunos recurren a la delegación del acta… pero eso entraña riesgos en función de la intensidad de la somnolencia ;)