lunes, 28 de octubre de 2013

Acabar con el síndrome del ficus en una reunión


No sin mi ficus


Antes de dedicarme a la formación, fui una persona tremendamente tímida. Veo sonrisas sarcásticas de los que me conocen... No digo que lo soy, sino que lo fui. 

El día de mi comunión (nací en el 62!), aún recuerdo la  frase que con micrófono, tenía que pronunciar : “por el Papa”. Os juro que no había más… pero lo recuerdo como el día en que pasé más nervios de mi vida.

Como cualquier tímido, me mostraba excesivamente  cautelosa en las reuniones. No me gustaba arriesgar o equivocarme, temía  sentir el rechazo o resultar poco interesante. Y lo peor : ponerme roja y quedarme en blanco.
A pesar de ello, siempre me levantaba convencida de que “hoy si hablaré”, pero ese “hoy” pasaba de largo mirándome con desprecio. (menudo melodrama estoy soltando!) 
Siempre buscaba una esquina en la sala de reuniones y si además había un ficus o columna cerca, allí estaba yo, para abalanzarme sobre el lugar más preciado.

Rechazaba  los pensamientos  irracionales que me aterrorizaban, sustituyéndolos por otros del estilo : “todo el mundo se puede equivocar”, o "qué es lo peor que me puede ocurrir".  Pero igualmente, miraba de reojo mi aliado, el ficus, al entrar en la sala.

La timidez se fortalece si no se actúa contra ella. Y para hacerle frente, hay pequeños detalles que conviene tener en cuenta.

Yo vencí mi timidez a hostias, así que mi ejemplo no os va a servir. Pero me hubiera ayudado mucho que alguien me explicara que ocultarme con el ficus (creó que llegué a desarrollar un gen que me volvía verde para confundirme con la planta) no hace sino agravar la situación.

Un tímido que quiere/necesita hablar en una reunión deberá hacer todo lo contrario que suele hacer :
  • Debería sentarse lo más cerca posible del moderador.
Motivos :
  • Cuando hable, no sentirá la necesidad de elevar el volumen de la voz (uno de los factores que favorecen el nerviosismo)
  • No verás las 15 caras (más el ficus) que te fijan con la mirada. Al contrario, verás la cara del moderador y como mucho un par de caras más…
Oblígate a participar, aunque sea poco (fíjate pequeños objetivos).

No sé si tendrá relación, pero en mi casa, la persona que menos se ocupa de las plantas soy yo.

martes, 22 de octubre de 2013

Participantes convocados y los que parece que han sido invocados




Vade retro

A menudo cargamos la responsabilidad de una mala reunión a aquel que la convoca y la conduce. Y no nos falta razón, pues muchos errores por acción y por omisión le son achacables.

Pero una cosa es achacar y otra machacar.

Hay participantes que en lugar de haber sido convocados, parece que hayan sido invocados:
  • ·      Unos porque sólo están en espíritu, absolutamente ajenos a lo que se está tratando
  • ·    Otros, los conocidos fantasmas, cuyo objetivo en la reunión es vender sus saldos a precio de Loewe. 
  • ·   Y los últimos, los que son endiabladamente saboteadores. Su único objetivo es cargarse la reunión (y de paso al moderador)

En el primer caso, una parte (enorme) de la responsabilidad, es del convocante, pues un participante a quien o le afecta ni le interesa lo que se va a tratar, no debería estar allí. Pero por otra, está el diálogo interno nocivo de muchos participantes “si le digo que no me interesa el tema, se enfadará”. Evidentemente, si lo que planteamos es literalmente “no me interesa el tema”, gran parte de los convocantes no va a reaccionar bien. Habrá que buscar otras fórmulas… y una buena pregunta resulta de gran utilidad.


En el segundo caso, poner a remojo su sábana con unos cuantos litros de objetividad, sería sano ¿algún voluntario?. No olvidéis el suavizante, olerá mejor.

Por último, me parece muy criticable sacar a relucir las desavenencias personales con la única finalidad de dejar en evidencia a un moderador o cargarse una reunión por intereses puramente personales. Ese personajillo olvida que está devorando el tiempo de los demás participantes y ese bien escaso, merece todo nuestro respeto.


jueves, 10 de octubre de 2013

Mejorar la percepción global de una reunión con un embudo


Orden del día en forma de embudo

La palabra "embudo" no tiene buena prensa. Sin embargo mi propuesta de "reuniones en forma de embudo", apuesta por desestigmatizar esta herramienta tan simple a la vez que práctica.

Con la buena intención inicial de optimizar la reunión, a menudo agrupamos temas diversos que a veces no convendría unir. Pero sobre todo, el error más común es que convocamos para la totalidad de la reunión a participantes que rápidamente convertimos en meros asistentes, a quienes sólo afecta alguno de los puntos tratados.

Si de una reunión que dura dos horas, un participante estima que sólo le atañen veinte minutos, la ecuación de interés global de la reunión se resiente desfavorablemente, de manera que sale de la misma con la impresión general de pérdida de tiempo.

Si a eso añadimos que en general, el momento en que los participantes son capaces de prestar una mayor atención y de ser también más productivos y creativos en sus aportaciones, es en la primera parte de la reunión, tenemos una razón adicional para colocar en el punto uno del orden del día aquel que atañe al mayor número de personas.

Un participante no tiene por qué quedarse como “asistente” a la totalidad de la reunión y podría abandonarla en el momento clave, alterando beneficiosamente la ecuación de interés antes mencionada.

Hacer que la gente se incorpore a una reunión ya iniciada no es práctico y además exige un nivel de precisión en el control de los tiempos difícil de alcanzar por la mayoría de los moderadores.

Sin embargo, no es tan complicado organizar el orden del día en forma de embudo, de manera que algunos participantes vayan abandonando gradualmente la reunión a medida que sus puntos hayan sido tratados.

De este modo, evitamos situaciones como las descritas u otras igualmente poco deseables como los corrillos, los desvíos, etc.…