Los dichosos "Ah, por cierto" en las reuniones

 

La importancia de evitar desvíos en reuniones

Todos estamos de acuerdo (o eso creo) en que para que una reunión sea efectiva y para respetar el derecho a saber a qué hora estaremos libres, no deberíamos entrar en temas no previstos con antelación.

-          “Es que a mí me gusta que todo el mundo se sienta libre de hablar de lo que  quiera en mis reuniones”

-          Pues si puedes olvidarte de convocarme… te lo agradeceré.

Si los participantes pueden, sin previo aviso, sacar cualquier tema durante una reunión mediante las continuas interrupciones de los adictos al “ah, y por cierto” o usando ese espacio mal definido de ruegos y preguntas del final, se pueden dar muchas situaciones desesperantes, pero entre ellas hoy destacaré y describiré las tres principales:

1.       Salta el primer “ah, por cierto” y entramos en un tema no previsto, pero claro, no tenemos la información o las personas necesarias para hacerlo adecuadamente…

¿Os suena? Empezamos a navegar entre los “yo diría que”, “creo recordar que”, “me suena que”, “algo leí”, “quien nos podría ayudar es Matilde, pero no está” …

¿Y entonces qué pasa? En el mejor de los casos, después de perder el tiempo divagando, acabamos aplazando el temita. Vamos, lo que tendríamos que haber hecho desde un principio. 

2.       Otra situación habitual, es que el tema no interesa a la totalidad de las personas que están reunidas o conectadas. Todos hemos “disfrutado” de intervenciones del tipo “por cierto, para que me validen “X” ¿qué tengo que hacer?”  y llega esa desesperación colectiva que conlleva escuchar durante 10 minutos unas instrucciones dirigidas a una o dos personas de la reunión. ¿Qué costaba hacer esa pregunta fuera de reunión o contestarla en un correo o llamada personal?

Si mirar de reojo la hora durante estos dichosos desvíos provocara estrabismo, todos bizcos. 

3.       Otro caso a evitar y que igual reconocéis, es aquél en que después de ver acogidos  algunos “por ciertos” ajenos, vas tú, te motivas y te sumas con el tuyo… Pero mira por dónde, tu “por cierto” se aplaza, con lo que te quedas con un regusto extraño… especialmente si tienes el síndrome de Calimero (traducción para los más jóvenes:  tenencia al “nadie me quiere”).

Una reunión de trabajo debe estar bien planificada y estructurada y todos los que acuden han de saber a qué van y para qué se les ha convocado a la misma. De manera inequívoca. Eso no significa que no hay que tener en cuenta las inquietudes de quienes trabajan con nosotros. Bien al contrario. Pero deberá hacerse por los cauces apropiados (reglas de juego, implementación de la P de parking, etc…).  Pero es vital que esos cauces no se impongan, sino que se establezcan de manera consensuada y que todos vean el beneficio colectivo de respetar esos códigos de conducta en reuniones. 

Foto de Robin Higgins via Pixabay

Pon un timekeeper en tus reuniones. Pero hazlo bien

 

No basta con nombrar un timekeeper.

¿Es efectiva la figura del timekeeper en una reunión? 

Si, pero recuerda que tan importante es el qué (la figura) como la manera de implementarlo (el cómo).

Te lo cuento en este video.

Video sobre timekeeper

¿Qué he aprendido de las reuniones del 2020?

 

Foto de Alexandra_Koch via Pixabay

¡Cuán equivocada estaba!

Se está acabando diciembre de este extraño 2020. No voy a frivolizar mi balance ya que hay personas a quienes ha afectado de manera muy cruda, únicamente voy a compartir cómo lo he vivido yo.

Por una intervención quirúrgica grave de mi compañero de vida, secuestré mis disponibilidades desde enero al 16 de marzo.

Si, hasta el 16 de marzo.

A partir de esa fecha tenía la agenda a punto de explotar. Pero explotó otra cosa y se llevó al traste todos mis proyectos.

Reconozco que no reaccioné de manera heroica. Me quedé paralizada y hubiera firmado por invernar hasta que todo pasara… Pero fueron mis clientes quienes a hostias, me hicieron salir rápidamente del letargo. ¡Y no veas cómo se lo agradezco!

Estoy encantada de reconocer que tenía una visión estrecha y errónea de las posibilidades de reunirse o impartir formación de manera online (sincrónica), Creía que no tendrían nunca la efectividad que ofrecía “lo presencial”. He cambiado de opinión ¡y cómo!.  

Era de las que repetía, igual que muchos, eso de que:

•    “El lenguaje no verbal es menos detectable”

Innegablemente somos más expresivos en persona (bueno, no todo el mundo…) pero pensemos que las presenciales con mascarilla nos dan aún menos información y feedback.

Me ha sorprendido comprobar cómo es posible detectar el estado de ánimo, el acuerdo/desacuerdo no expresado, la falta de comprensión, el entusiasmo y muchos aspectos no verbalizados, de las personas con quienes he compartido espacio virtual.

•        “Todos hablan a la vez y los debates son caóticos”

Al contrario, después de acostumbrarnos a levantar la mano en las reuniones virtuales, esta sana costumbre podría exportarse a las presenciales. Ahí lo dejo.

•       “La gente presta menos atención y son más aburridas”

La culpa SOLO es nuestra. Existen muchos recursos que desaprovechamos para conseguir la concentración de los participantes

Por cierto, aprovecho para recordar la importancia de replantearnos a quién convocar…

•       “Es mucho más frío”

Estoy tan agradecida de haber recibido tanta calidez en reuniones en estos días y tanta participación, risas, vitalidad y fuerza en cursos impartidos, que suerte que ya no tengo edad, si no, si tuviera un hijo lo llamaría Zoom.

•       “No dominamos la herramienta”

La gran ventaja es que en las presenciales abundaba la ignorancia inconsciente. Creíamos que haber hecho muchas reuniones nos convertía en buenos facilitadores. Craso error. Ahora, ante el desconocimiento de las herramientas, nos hemos planteado “aprender” y eso acaba yendo más allá de la simple utilización de las plataformas de turno.

•        “Se estás olvidando buenas prácticas como el orden del día y las conclusiones y actas”

Es cierto en algunos casos. No dejemos que se pierdan las buenas prácticas en reuniones virtuales.

Sin embargo, también es cierto que hábitos como las reglas de juego, la P de parking consensuada y el cuadro de compromisos, ahora se están implementando más.

•   “Muchas dinámicas que podían hacerse en presencial, no pueden utilizarse online”

Sólo en algún caso. En general, personalmente he podido “traducir” y trasladar esas dinámicas a mis cursos en línea y además incorporar de nuevas.

Y no olvidemos que ahora las reuniones son mas cortas, hemos mejorado la puntualidad y hay menos formalidades innecesarias.

No encuentro a faltar las reuniones presenciales, aunque reconozco que sí, el contacto personal de la formación presencial y los viajes que conllevaba.

Esperemos que cuando volvamos a “lo conocido” todos estos aprendizajes nos ayuden a ser más efectivos y también mejores personas. El tiempo lo dirá. No los gurús tertulianos.

Obviografías

 

Comparto con vosotr@s un vídeo en el que planteo un nuevo concepto : las obviografías.

https://youtu.be/1qG75E_wEYg

¿Quién se ha comido mi queja?

Cornud@s y apalead@s en reuniones

Hoy me ha venido a la cabeza el chiste de Eugenio, del marido que llega a casa y se encuentra a su mujer en la cama con otro…

- ¿De dónde vienes a estas horas? – le pregunta ella.  (Ponedle tono acusador y ceño fruncido)

- Pero… ¿qué hace este hombre en mi cama? (Ponedle cara de alucinado y voz temblorosa)

- ¡No me cambies de conversación…! ¿DE DÓNDE VIENES A ESTAS HORAS? (Subid algunos decibelios)

Olvidémonos del chiste de Eugenio... Pero seguro que alguna vez hemos tenido esta “sensación” en la vida y también en reuniones.

Íbamos a plantear nuestro descontento o  queja perfectamente lícita y bien argumentada. Pero ¡oh sorpresa! Se anticipan y nos salen por peteneras, generalmente con detalles, comentarios o acusaciones irrelevantes o incluso absurdas. Conclusión: “cornud@ y apalead@” como en el chiste.

Dejando de lado evidentemente la situación del marido "inoportuno" que solo me ha inspirado el post... podemos analizar varios puntos de este tipo de situaciones y en especial en reuniones, donde nos embarga esa sensación de injusticia.:

1.      Antes de plantear “en público” una crítica o queja, pensemos si realmente debe ser tratada ante todos los participantes de esa reunión. Muchas veces una conversación privada da mejores resultados.

2.      Si alguien intuye que va a ser atacado en público es posible que prepare una estrategia de defensa mediante ataque previio. 

      Es de primero de "sitiroyoprimerosequedasinpiedra"

3.      La primera “acusación” centrará la conversación dejando en segundo plano lo que se plantee posteriormente. Corremos el peligro de centrarnos en nuestra defensa y olvidar el objetivo (o que éste se difumine).

4.      Podemos perder los papeles y de paso ante otros participantes, perder la razón… (aunque objetivamente la tuviéramos)

5.      Si decidimos honestamente que es imprescindible que todos los participantes escuchen nuestra reivindicación, planteemos que en el orden del día aparezca ese punto. Si hay desvíos, podremos reconducir de manera más elegante.

 

Y si eres el facilitador, recuerda que un buen orden del día en cualquier reunión, te ayudará a que no "te la peguen" .

  

Preguntas "para quedar bien" y que te hacen quedar fatal... en reuniones

Foto de Jarmoluk (via Pixabay)

¿A qué hora os va mejor la reunión?

Como la situación vivida de “teletrabajo” ha complicado mucho la vida de determinadas personas, en un afán de tener en cuenta su realidad y asumiendo la importancia de no sacrificar aún más el bienestar de nuestros colaboradores, intentamos que las reuniones sean lo menos invasivas posible y que no distorsionen aún más la convivencia familiar.

Son muchos los que se están esforzando en  ESCUCHAR más. Hasta aquí, todo bien. Pero una de las preguntas más “majas” que se escuchan es : ¿A qué hora te/os va mejor la reunión de los lunes?

Pregunta de alto riesgo.

Recordemos que en comunicación no cuenta la intención, sino el resultado.

Nadie duda de la excelente y generosa intención de esa pregunta, pero vamos a analizar sus consecuencias con un simple ejemplo:

•          Matilde te dice que sobre las 8:30 que sus hijos aún duermen
•       Godofredo que después de las 11 porque es a la hora que sus suegros recogen a los niños.
•           Ana, que a las 10 porque antes tiene siempre otras reuniones y a partir de las 11 es cuando tiene reuniones con los clientes.

Glups. ¿Qué hacemos? Vamos a quedar fatal con 2/3 partes del equipo, que van a pensar ¿para qué pregunta si luego hace lo que le da la gana? Todavía peor si la consulta se ha hecho individualmente y se desconocen las opciones de los demás... Recordemos lo mal que se vive la sensación de escucha estética.

Elegir la hora ideal para todos suele ser misión imposible. Sin embargo, corro menos riesgo de quedar fatal, si lo que pido al equipo es que me digan una franja (no muy amplia, especialmente en grupos grandes) en que realmente no pueden reunirse, o que elijan una hora al día libre de reuniones. No es una panacea, ya que puede ser complicado igualmente, pero al menos podrás evitar esa sensación de “sabe que me fastidia y mira…”.

Interrupciones familiares en reuniones y confinamiento

¿Cómo "vivir" las interrupciones familiares durante las reuniones en confinamiento y pseudoconfinamiento?

Como dice un amiga mía “no estamos teletrabajando, sino que: ¡Tela, cómo estamos trabajando…”

Diversos estudios calculan que de media se  están dedicando al trabajo 2 horas más de las que correspondería. Ahí lo dejo.

En tiempos “normales” de teletrabajo una interrupción familiar podía crear una situación incómoda y sino que le pregunten al professor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo, se hizo viral.

Ahora, en tiempo de confinamiento, estas situaciones se han convertido en todo un clásico.

La falta de empatía ha encontrado en estos días sus más variadas formas de expresión. Conozco personas cuyos “responsables”  les han soltado comentarios desagradables acerca de su falta de control del entorno… ¿En serio? Otros se han limitado a pequeños suspiros que se traducen por “¡menuda paciencia debo tener!”… y alguno hay que ha reñido a un colaborador por tener mala conexión.

Ya hay suficiente estrés con la gestión de la situación como para añadirle angustias adicionales. Si pasa un adolescente preguntando por sus calzoncillos verdes o el pequeño se queja de que otra vez hay macarrones, se sonríe y no hay más. No se es poco profesional por tener una familia ruidosa o carecer de un espacio para aislarse…

Debemos aceptar estas realidades con humor, entendiendo la excepcionalidad de la situación. Y si el sentido del humor es un código que compartes con tu equipo, aprovecha las complicidades que te ofrecen estas interrupciones. Por ejemplo: como despedida puedes comentar que los macarrones son tu plato preferido o tus calzoncillos preferidos también son los verdes…

El exceso de formalidad puede lesionar incluso las reuniones presenciales, así que imaginaos lo que puede provocar en estos momentos.

Foto de MarylanArt via Pixabay