Lo que más irrita de los moderadores de una reunión,

Este moderador me pone de los nervios...

Esta tarde he rescatado un estudio realizado en 2007 por el CEF, dirigido por Ángel Fernández Muñoz, sobre cuáles eran los 10 comportamientos de los jefes, que más irritaban a los trabajadores españoles.

Las 10 principales quejas hacían referencia a :

1º. No comunica con claridad los objetivos (46%).

2º. No motiva (44%).

3º. No comunica bien (32%).

4º. No escucha (32%).

5º. No lidera, sino que manda (32%).

6º. No enseña, no forma (31%).

7º. Se contradice con frecuencia (31%).

8º. Incompetencia directiva (29%).

9º. No gestiona bien su tiempo y el de sus colaboradores (28%).

10º. Se estresa con frecuencia (27%).

Probablemente uno de los contextos donde estas insatisfacciones más se acentúan es durante las reuniones, donde pueden darse las situaciones siguientes :

1.  No se fija adecuadamente el objetivo de la reunión, con lo cual, es difícil de preparase para la misma
2. Los participantes salen de la reunión mas desmotivados de lo que entraron (comparaciones de resultados que “ponen rojo” a una parte de los asistentes, amenazas veladas, transmisión de la política del miedo...)
3.  Lo que pretendía transmitir el moderador, no coincide con lo que han comprendido los participantes (y encima a veces se enfada por ello!
4.  El moderador no muestra interés por las opiniones ajenas, ¡a no ser que coincidan con las suyas, claro!
5.  Son reuniones excesivamente directivas o hay una ausencia de liderazgo
6. El moderador no facilita el aprendizaje (da por hecho, no traduce ciertos tecnicismos...)
7. Su  estilo  es el  de :“donde dije digo, digo Diego” (y a veces con el agravante de que no lo reconoce
8.  No sabe llevar las riendas de la reunión y ésta galopa sola..
9.  Sensación de pérdida de tiempo y de descontrol e incertidumbre  temporal (a ver a qué hora puedo continuar trabajando?
10. El moderador no sabe auto-controlarse y transmite su estrés

 Aunque el estudio sea del 2007, creo que aún está de rabiosa actualidad en muchas reuniones

Moderador y su herramienta de conducta

¿Qué herramienta soy como moderador / facilitador de reuniones?

En una reunión, al moderador o facilitador que pone en marcha las herramientas necesarias para llegar a un objetivo (oficial y/o oficioso) se le tilda de “hacha”.

Sin embargo, en su empeño y en el desarrollo de su rol, un moderador también puede comportarse como una herramienta, por ejemplo:

• Martillo (un poco repetitivo, o incluso machacón, según voces más críticas)   
• Cable (prestando ayuda a quien la necesita: a través de la reformulación, preguntas salvadoras, evitando interrupciones bruscas o determinados ataques…)
•  Tornillo (algo retorcidito, dicen malas lenguas),
•  Silicona (si las experiencias previas hacen que cuando cierra una puerta no la vuelva a abrir)
• Nivel (medidor exacto y objetivo, ayudando a convertir opiniones y sentimientos en hechos)
•  Cepillo (haciendo la pelota, no hay quien lo gane)
• Lima (consigue acabar con las asperezas)
• Sistema de fijación (se obsesiona por determinados temas o detalles)
• Destornillador (pues eso, que te ries con él… y no es poco)
•  Una caja de clavos (le gusta estar rodeado de los suyos y se le nota)

De este modo, cuando el moderador actúa como la herramienta adecuada, se convierte en una Llave maestra (no hay puerta que se le resista)

Cómo evitar "siestas" en las reuniones

El dormilón en una reunión

Distingamos al crónico, que es aquel con reputación de quedarse dormido en todas las reuniones y por otro lado, cualquiera de nosotros en una reunión convocada después de comer… si el moderador no pone en marcha algunas estrategias dinamizadoras.

Como técnicas-despertador puntuales destacan las preguntas, bien dirigidas directamente al participante de parpadeo sospechoso, o bien a sus vecinos directos. Si uno está en aquel momento “tan dulce” y oye de repente contestar al de su lado, recobra conocimiento completo sin que sea tan agresivo como la pregunta directa y resulta igualmente eficaz.

Nombrarlo con cualquier excusa, también da buenos resultados:

·         Tal como comentaba Matilde (…)

·         En la zona de Matilde (…)

·         Un cliente de Matilde (…)

Aunque resulte obvio, no podemos dejar de recordar que hay horas que invitan al reposo mental, en especial justo después de comer. Si a la hora se le añade una presentación en power point o peor aún, esa película corporativa de la que la empresa está tan orgullosa y donde destacan nuestra visión, misión, valores… lo de “apaga y vámonos” es una frase que cobra sentido literal. Pues bien (o no tan bien!), aunque pueda parecer tan evidente, he comprobado que demasiado a menudo las empresas siguen poniendo en la cuerda floja la capacidad de vela de sus empleados.

Cuando se le dice al moderador que en esas horas inciertas subraye su dinamismo, se le aconseja que se mueva y también que module su voz, que ponga en juego tonos diferentes para sonar lo menos monocorde posible.

Sin embargo, algunas personas tienen serios problemas para conseguirlo. En tales casos una herramienta que está a su alcance es utilizar la pregunta (aunque sea retórica y no espere respuesta). Cuando preguntamos, forzosamente jugamos con nuestra el tono y el ritmo de nuestra voz musicalizando y rompiendo esa monotonía tan temida.

Algunas reuniones admiten la incorporación de alguna mini-dinámica o alguna imagen algo “provocadora” que evitará que ya sólo al llegar, los participantes se “acomoden peligrosamente”. Lo interesante es que dichas actividades tengan un hilo conductor que resulte evidente con el contenido de la reunión. Las que sólo tienen una vocación de despertador, tienen un efecto temporalmente limitado y en consecuencia son menos eficaces. Si ese vínculo queda claro, las mentes permanecen más “a la espera”, y por lo tanto, más despiertas y receptivas.

Cuando se da pie a pequeñas discusiones en “petit comité”, dejamos menos espacio para el sueño y si además “por casualidad le toca” el rol de portavoz, la vigilia está garantizada.

Algunos recurren a la delegación del acta… pero eso entraña riesgos en función de la intensidad de la somnolencia ;)

Ejemplo de introducción a una reunión comercial

¿Quién me ha empujado?

A veces para saber de qué eres capaz, necesitas encontrar esa gente tan molesta que te empuja (eso sí, q te empuja hacia delante o hacia arriba). Esas personas incómodas, que te plantean objetivos difíciles, pero siempre viables (si no son viables, no vale!)

Como estoy apurando los últimos días de mis vacaciones, y confieso que estoy muy, pero que muy vaga, echaré mano de una experiencia ajena para este post.

Paso a compartir una introducción a una reunión comercial que me comentó un participante en un curso de Reuniones

En su caso fue una introducción arriesgada, pero siempre se puede optar por la versión prudente...

Utilizó un power point conocido, de esos que circulan por internet y que suele llegarte cada 6 meses... pero lo tuneó a su manera.

El contenido planteaba la siguiente situación :

“Un millonario promueve una fiesta en una de sus mansiones y, en determinado
momento pide que la música pare y dice, mirando hacia la piscina donde cría
cocodrilos australianos

-       

           - Quien se tire a la piscina, consiga atravesarla y salga vivo del otro lado       podrá elegir el regalo que desee entre mis autos, mis aviones y mis mansiones

En ese momento, alguien salta a la piscina...

La escena es impresionante. Lucha intensa, el intrépido se defiende como puede,

sostiene la boca de los cocodrilos con pies y manos, Mucha violencia y emoción.

Después de algunos minutos de terror y pánico, sale el valiente hombre, con

algunos arañazoss, y casi desnudo.

El millonario se aproxima, lo felicita y le pregunta:

-       ¿Dónde quiere que le entregue el regalo?

-       Gracias, pero no quiero sus autos ni sus aviones.

-       ¿Y las mansiones?

-       Tengo una hermosa casa, no preciso de las suyas.

Impresionado, el millonario pregunta:

-        Pero si Ud. no quiere nada de lo que ofrecí, entonces ¿qué quiere?

Y el hombre responde irritado:

-     

                      -      ¡Encontrar al hijo de puta que me empujó a la piscina!

Moraleja

Somos capaces de realizar muchas cosas que, a menudo, nosotros mismos no creemos, però para ello nos hace falta un HP que nos empuje...

Y en esa última transparència el moderador (/Xavier), el muy salvaje colocó una foto suya !!!

Como he propuesto, cabe la opción prudente en que la moraleja sea más conservadora, del estilo 

·” A veces para saber de qué somos capaces, necesitamos alguien que nos empuje”.

Entrevista de Libros de Management

Aquí tenéis la entrevista que apareció ayer en la web Libros de Management

http://t.co/se6M2BS4

Moderar es mucho más...

Pequeño matiz...

Por mucho que yo alce los brazos y diga con entusiasmo “¡estoy volando!”, no significa que esté volando.

Lo mismo ocurre con la moderación de reuniones. Por mucho que yo diga que estoy moderando una reunión, por el hecho de haberla convocado y ser el “superior jerárquico” de la misma, no significa que realmente ejercite ese rol.

Supongamos, que ya es mucho suponer… que la convocatoria y selección de participantes ha sido impecable. El que debe “moderar”, olvida a veces las múltiples facetas de su rol :

• Es el facilitador de la comunicación en la reunión (traduce, aclara, pregunta…
• Se ocupa del grupo (las reuniones tienen un clima y él es el principal responsable de mismo
• Gestiona los conflicto
• Lleva la reunión (si sólo fomenta la participación sin “llevar” la reunión, vamos mal…
• Controla el ritmo y el tiempo (que son cosas diferentes
• Concluye (no simplemente acaba la reunión) resumiendo y estableciendo, en su caso, compromisos

Llevar una reunión, no es pasar un powerpoint-orfidal, o dejar que cada uno diga la suya (venga o no a cuento…) implica RESPONSABILIZARSE de la misma.

Autocontrol en reuniones

OM ...

A veces en reuniones, algunos comentarios son lanzados, o mejor dicho “arrojados”, con la clara intención de ponernos en evidencia, en una situación incómoda, o incluso sacarnos de quicio.

Si dejáramos rienda suelta a nuestros impulsos, la reacción natural sería como mínimo la de enojarnos… poniéndonos a la altura del “atacante”.

En mi caso particular, si “dejo libres” mis impulsos, podría ir más lejos, ya que confieso que en ocasiones me es difícil reprimir ciertos instintos asesinos con determinadas personas. Pero una vocecita (a veces afónica de tanto gritar!) me recuerda siempre:

·        “Eva, si te enfadas, ha ganado el impresentable” (ha conseguido su propósito)

Y acto seguido, primero controlo mi expresión facial (excepto la mirada), después el volumen y el tono de mi voz y por último, suelo utilizar uno de estos dos recursos, en función de la situación y del “personajillo”:

·        Una cortesía extrema o

·        El sentido del humor cómplice (por supuesto no ofensivo)

Ahora no recuerdo si os he hablado alguna vez de los dos acompañantes perpetuos que tenemos: “Don lo que tengo ganas de decir” y “Doña lo que me conviene decir”. Os aseguro que hay que escuchar más a la segunda, aunque sea un plomo!

"Uno que no sepa gobernarse a sí mismo, ¿cómo sabrá gobernar a los demás?". Esta frase de Confuncio me recuerda que cualquier demostración de falta de control, especialmente en público es una prueba de nuestra incompetencia para llevar una reunión o incluso un equipo.