Moderar es mucho más...

Pequeño matiz...

Por mucho que yo alce los brazos y diga con entusiasmo “¡estoy volando!”, no significa que esté volando.

Lo mismo ocurre con la moderación de reuniones. Por mucho que yo diga que estoy moderando una reunión, por el hecho de haberla convocado y ser el “superior jerárquico” de la misma, no significa que realmente ejercite ese rol.

Supongamos, que ya es mucho suponer… que la convocatoria y selección de participantes ha sido impecable. El que debe “moderar”, olvida a veces las múltiples facetas de su rol :

• Es el facilitador de la comunicación en la reunión (traduce, aclara, pregunta…
• Se ocupa del grupo (las reuniones tienen un clima y él es el principal responsable de mismo
• Gestiona los conflicto
• Lleva la reunión (si sólo fomenta la participación sin “llevar” la reunión, vamos mal…
• Controla el ritmo y el tiempo (que son cosas diferentes
• Concluye (no simplemente acaba la reunión) resumiendo y estableciendo, en su caso, compromisos

Llevar una reunión, no es pasar un powerpoint-orfidal, o dejar que cada uno diga la suya (venga o no a cuento…) implica RESPONSABILIZARSE de la misma.

Autocontrol en reuniones

OM ...

A veces en reuniones, algunos comentarios son lanzados, o mejor dicho “arrojados”, con la clara intención de ponernos en evidencia, en una situación incómoda, o incluso sacarnos de quicio.

Si dejáramos rienda suelta a nuestros impulsos, la reacción natural sería como mínimo la de enojarnos… poniéndonos a la altura del “atacante”.

En mi caso particular, si “dejo libres” mis impulsos, podría ir más lejos, ya que confieso que en ocasiones me es difícil reprimir ciertos instintos asesinos con determinadas personas. Pero una vocecita (a veces afónica de tanto gritar!) me recuerda siempre:

·        “Eva, si te enfadas, ha ganado el impresentable” (ha conseguido su propósito)

Y acto seguido, primero controlo mi expresión facial (excepto la mirada), después el volumen y el tono de mi voz y por último, suelo utilizar uno de estos dos recursos, en función de la situación y del “personajillo”:

·        Una cortesía extrema o

·        El sentido del humor cómplice (por supuesto no ofensivo)

Ahora no recuerdo si os he hablado alguna vez de los dos acompañantes perpetuos que tenemos: “Don lo que tengo ganas de decir” y “Doña lo que me conviene decir”. Os aseguro que hay que escuchar más a la segunda, aunque sea un plomo!

"Uno que no sepa gobernarse a sí mismo, ¿cómo sabrá gobernar a los demás?". Esta frase de Confuncio me recuerda que cualquier demostración de falta de control, especialmente en público es una prueba de nuestra incompetencia para llevar una reunión o incluso un equipo.

Fobias raras en reuniones

Fobias y reuniones

Hojeando el “qué!” ví un listado de las fobias más raras de la A a la Z. Al leerlas, me di cuenta de que las podemos observar en reuniones:

·         Anuptafobia.  Miedo a la soltería que provoca irreflexión en las decisiones.

Vemos a veces moderadores tomando decisiones o informando de manera poco meditada para no quedarse “para vestir santos”. Otras veces utiliza eso de: “a mí no me gusta pero es lo que hay…”

·       Bogifobia : Pánico al hombre del saco,

Llámese actualmente crisis, despido, prima de riesgo… que hace que muchos no se pronuncian con la misma libertad en las reuniones

·         Catoptrofobia : Temor a mirarse en espejos

Esa triste y bien común falta de espejo para buscar rasgos a corregir… (ver post sobre los sin-espejo)

·         Dromofobia Miedo intenso a los cruces de calles

Cuando toca dejar la tan segura acera en una reunión…no todos cruzan (no llegando así, al destino deseado)

·         Ergasiofobia: Fobia al trabajo, a hacer una tarea y sobre todo a equivocarse

Si en una reunión no se implementa  el principio de “buscar soluciones y no culpables” estamos lanzando a un montón de empleados a este tipo de fobia

·         Falacrofobia: Pánico a quedarse calvo

Sinónimo a quedarse con el “culo al aire” con sensación de estar al descubierto…

·         Gamofobia: Fobia al matrimonio, a verse demasiado comprometido.

Esa sensación de “compromiso, implicación…¿para qué? Luego resuta que… El absentimo emocional.

·         Hemofobia : Terror a la sangre

En muchas reuniones hay sangre : se humilla, pone en evidencia y hay personas que sienten una incomodidad terrible ante estas situaciones.

·         Isolofobia: Angustia ante la idea de sentirse sólo.

Algunos apoyan siempre la postura mayoritaria aunque no la compartan…sólo por no sentirse aislados, Buscan visualmente la postura que prima, antes de manifestar la propia

·         Kenofobia: Pánico a los espacios vacíos.

El que sienten los moderadores cuando llega la hora de la reunión y no se ha presentado nadie…

·         Latrofobia: Fobia por acudir al médico

Cuando alguna situación laboral está “enferma” en la reunión se evita buscar el verdadero diagnóstico y se ponen sólo parches. Sin hablar de las vacunas u orientación a la prevención

·         Molismofobia: Fobia a la suciedad y a la contaminación

No asumen aquellas decisiones o soluciones que no consideran limpias y éticas

·       Osmofobias Rechazo a olores.

“Esto apesta” “algo huele mal” “huele a quemado”…

·         Ranidafobia Pánico a los anfibios

Incluso para los que no la padecen, es aconsejable vigilar lo que se dice por que es probable tener que tragar algún sapo

·         Panofobia : Miedo al miedo

Miedo a sentir el miedo de que algo pueda salir mal, de quedar mal… Parálisis absoluta

·         Selacofobia Terror a los tiburones

Porque hay unos cuantos… en las reuniones.

·         Verminofobia Miedo a los microbios

A los contagios, especialmente emocionales y que en estos momentos habrá que cuidar.

La mayoría de nosotros puede reconocerse alguna de estas “raras fobias” cuando modera o participa en una reunión.

De momento no se ha acuñado ninguna fobia específica a asistir a reuniones ineficaces, pero ya vendrá ya… ¿Hay propuestas para el nombre?

Estructura no significa rigidez en una reunión

Estructurémonos sin rigidez

No hay que confundir una reunión estructurada con una reunión rígida. El respeto de unas etapas no tiene por qué equivaler a encorsetar una reunión. La rigidez la impone el talante del moderador.

La prueba es que un brainstorming es una reunión absolutamente estructurada, pero nadie se atrevería a acusar de "rígida".

Una buena reunión se introduce, no se “empieza”. Se situará al grupo en el contexto, se expondrá y aclarará el objetivo de la reunión y se marcarán, si las hubiera,  las normas que deberán respetarse (por ej. móviles apagados.)

En muchas ocasiones se pierde el tiempo discutiendo un punto determinado y más tarde surge otro dato que demuestra que la discusión era inútil, creando en el grupo la sensación de desánimo y desgaste.

Por tal motivo, conviene no entrar a discutir y evaluar la información, antes de que TODA LA INFORMACIÓN haya sido aportada.

Una vez que todos los datos, ideas, opiniones… están sobre la mesa, ya puede abrirse la etapa de la discusión en la que se analizará, buscará ventajas y desventajas y se debatirá esa información.

Esta suele ser la etapa más caótica, y en la que el riesgo de que el grupo entre en espirales sin salida aumenta. Para ello, resultará útil que el moderador utilice:

- las síntesis parciales -para demostrar que sí se está avanzando-

- o preguntas que ayudan a la toma de decisiones o a centrar el tema,  

  del estilo de…:

         - ¿os parece que en este punto concreto estamos de acuerdo?    

- ¿podemos descartar esta opción?

Una vez terminada esta etapa, llega el momento de la conclusión. Y conviene recordar que concluir no significa simplemente “acabar” una reunión

En el caso de una reunión para solventar un problema también es aconsejable separar:

-          una descripción de la situación actual (no deseada ni deseable)

-          una descripción de la situación óptima

-          el análisis de los motivos que nos han llevado a la situación actual

-          las posibles soluciones que nos acercarían de la solución óptima.

Otro elemento que ayuda a proyectar una imagen de avance estructurado, es la utilización de alguna pizarra o mejor aún, el papelógrafo, dado que éste último tiene como ventaja la posibilidad de volver a recuperar datos u opiniones que se volcaron con anterioridad.

Los tándems mal entendidos en las reuniones

- Me llevan a una reunión de “apoyo” pero no me dan información y encima se enfadan si digo algo…

Se trata de una queja que escucho a menudo en mis cursos ya que es muy habitual convocar o acudir a las reuniones en “tándem”.

 

Caso 1 : Se convoca a la vez al responsable y al técnico :

Motivos “confesados” aunque inconfesables :

-          En realidad necesitas al técnico, pero si está el responsable delante, “crees que viste más” o que el compromiso del primero será superior.

Consecuencias:

-          El técnico en ocasiones no hablará con la misma libertad y obtendrás menos información en la reunión o cuando ésta termine y eso no te conviene...

-          Las intervenciones del responsable (que se sentirá obligado a “decir la suya” ya que está en la reunión) pueden desvirtuar el análisis.

-          El técnico tiene la presión de quedar bien delante de su responsable por lo que su intervención estará más sesgada que si viene solo y tenderá a la auto-justificación.

-          Pérdida de tiempo por contradicciones internas

Caso dos : “Acompáñame, por si te necesito”

-          Se ha convocado al responsable pero en la convocatoria no queda claro el objetivo. Este defecto provoca que muchos mandos acudan a reuniones con una o varias personas de su equipo “por si acaso”, haciéndoles perder el tiempo a la mayoría de ellos.  Las convocatorias deben contener una definición del objetivo suficientemente clara y detallada para que quien la reciba acuda con el soporte (e información!) estrictamente necesario, en caso de que lo precise. Tenemos derecho a pedir que se nos aclare ese objetivo y que se nos detalle qué se espera de nosotros en la reunión.

-          Al jefe le encanta “ir en equipo” a las reuniones porque así se siente más fuerte, sin importarle la sensación que crea en los que van de “jarrón” .

En caso de que sea necesarios “acompañantes” es indispensable una charla previa en la que el tándem o equipo se ponga de acuerdo sobre los términos de la participación de cada uno y su rol.  Ahí van algunos ejemplos:

-          si uno de nosotros comete un error ¿cómo actúa el otro?

-          no comentar determinados datos…

-          quien dice qué

-          preguntas que nos haremos entre nosotros

-          límites en nuestras concesiones

Todo ello para evitar situaciones delicadas y broncas innecesarias e injustas que provocan desmotivación.

En reuniones, la impuntualidad genera impuntuales

Esos 5 minutos de descortesía...

Una reunión hay que empezarla a la hora prevista. Caiga quien caiga. Si no lo hacemos así y esperamos "amablemente" a que todos los participantes estén presentes, lo único que hacemos es convertir en impuntuales a los puntuales. 

•  “Como todavía faltan dos personas, aprovecho para ir un momento a saludar a…”
• “Mientras esperamos, subo un momento y así tengo tiempo de acabar…”

No existe justificación alguna para no respetar la hora de inicio de una reunión. Y la de “es que somos mediterráneos”, es un pretexto cultural exento de sentido.

¿Quién es responsable? :

o    El propio moderador (imperdonable). Erróneamente, algunos la utilizan para resaltar su posición jerárquica olvidando que no es un tema de estatus, sino de respeto.

o    Los participantes, cuya impuntualidad puede venir motivada a su vez por varias causas:

•  hora de inicio no adecuada (no se han tenido en cuenta desplazamientos o simplemente horas punta de trabajo
• característica intrínseca de alguno de los participantes
• cultura de empresa: la lectura social de la impuntualidad no es negativa sino que tiene tintes de cierto snobismo...

Cuando alguien llega tarde a una reunión, si se encuentra con que la misma ya ha empezado, se disculpará verbal o gestualmente, mientras toma asiento rápidamente. 

Por el contrario, si el hábito de la organización es esperar a que estén todos presentes, el “impuntual” no sentirá ningún tipo de incomodidad, mientras saluda alegremente al resto de participantes.

Lo aconsejable es iniciar la reunión pasados 3-5 minutos de cortesía, ya que a partir de ese tiempo empieza el plazo de “descortesía” hacia los puntuales.

En las empresas en que se suele esperar a los impuntuales, la impuntualidad se vuelve crónica y se contagia incluso a los puntuales.

Una dinámica a utilizar en reuniones

No todas las dinámicas son dinamizadoras

No me gustan las dinámicas largas con cortas conclusiones. Pero me fascinan las dinámicas rápidas (de escasos segundos preferiblemente) que provocan reflexiones contundentes y si además generan una sonrisa, bienvenidas sean.

Mis dinámicas preferidas son aquellas que se asemejan a un vestido liso y negro (siempre quedas bien, da igual el contexto).

Una muy “agradecida” es la siguiente:

Pides a los asistentes de una reunión que con su pierna izquierda dibujen círculos en el aire siguiendo la dirección de las agujas del reloj. Una vez ya están haciéndolo, se les pide que con la mano derecha (brazo extendido) tracen un “6” en el aire … Es complicadísimo realizarlo ya que un movimiento te condiciona el otro, impidiéndote hacerlo correctamente si no interrumpes el movimiento con la pierna

Las conclusiones son muchas y lo he usado en sentidos de lo más variado. Un ejemplo : ”ir con cuidado con determinadas conductas que muy amenudo provocan errores…”

Como sólo es posible realizar el ejercicio de una manera... puedes hablar de adaptación. Si te interesa te cuento cómo :)

Si la reunión es después de comer, cubre además otro objetivo!!!