Estructura no significa rigidez en una reunión

Estructurémonos sin rigidez

No hay que confundir una reunión estructurada con una reunión rígida. El respeto de unas etapas no tiene por qué equivaler a encorsetar una reunión. La rigidez la impone el talante del moderador.

La prueba es que un brainstorming es una reunión absolutamente estructurada, pero nadie se atrevería a acusar de "rígida".

Una buena reunión se introduce, no se “empieza”. Se situará al grupo en el contexto, se expondrá y aclarará el objetivo de la reunión y se marcarán, si las hubiera,  las normas que deberán respetarse (por ej. móviles apagados.)

En muchas ocasiones se pierde el tiempo discutiendo un punto determinado y más tarde surge otro dato que demuestra que la discusión era inútil, creando en el grupo la sensación de desánimo y desgaste.

Por tal motivo, conviene no entrar a discutir y evaluar la información, antes de que TODA LA INFORMACIÓN haya sido aportada.

Una vez que todos los datos, ideas, opiniones… están sobre la mesa, ya puede abrirse la etapa de la discusión en la que se analizará, buscará ventajas y desventajas y se debatirá esa información.

Esta suele ser la etapa más caótica, y en la que el riesgo de que el grupo entre en espirales sin salida aumenta. Para ello, resultará útil que el moderador utilice:

- las síntesis parciales -para demostrar que sí se está avanzando-

- o preguntas que ayudan a la toma de decisiones o a centrar el tema,  

  del estilo de…:

         - ¿os parece que en este punto concreto estamos de acuerdo?    

- ¿podemos descartar esta opción?

Una vez terminada esta etapa, llega el momento de la conclusión. Y conviene recordar que concluir no significa simplemente “acabar” una reunión

En el caso de una reunión para solventar un problema también es aconsejable separar:

-          una descripción de la situación actual (no deseada ni deseable)

-          una descripción de la situación óptima

-          el análisis de los motivos que nos han llevado a la situación actual

-          las posibles soluciones que nos acercarían de la solución óptima.

Otro elemento que ayuda a proyectar una imagen de avance estructurado, es la utilización de alguna pizarra o mejor aún, el papelógrafo, dado que éste último tiene como ventaja la posibilidad de volver a recuperar datos u opiniones que se volcaron con anterioridad.