Los tándems mal entendidos en las reuniones

- Me llevan a una reunión de “apoyo” pero no me dan información y encima se enfadan si digo algo…

Se trata de una queja que escucho a menudo en mis cursos ya que es muy habitual convocar o acudir a las reuniones en “tándem”.

 

Caso 1 : Se convoca a la vez al responsable y al técnico :

Motivos “confesados” aunque inconfesables :

-          En realidad necesitas al técnico, pero si está el responsable delante, “crees que viste más” o que el compromiso del primero será superior.

Consecuencias:

-          El técnico en ocasiones no hablará con la misma libertad y obtendrás menos información en la reunión o cuando ésta termine y eso no te conviene...

-          Las intervenciones del responsable (que se sentirá obligado a “decir la suya” ya que está en la reunión) pueden desvirtuar el análisis.

-          El técnico tiene la presión de quedar bien delante de su responsable por lo que su intervención estará más sesgada que si viene solo y tenderá a la auto-justificación.

-          Pérdida de tiempo por contradicciones internas

Caso dos : “Acompáñame, por si te necesito”

-          Se ha convocado al responsable pero en la convocatoria no queda claro el objetivo. Este defecto provoca que muchos mandos acudan a reuniones con una o varias personas de su equipo “por si acaso”, haciéndoles perder el tiempo a la mayoría de ellos.  Las convocatorias deben contener una definición del objetivo suficientemente clara y detallada para que quien la reciba acuda con el soporte (e información!) estrictamente necesario, en caso de que lo precise. Tenemos derecho a pedir que se nos aclare ese objetivo y que se nos detalle qué se espera de nosotros en la reunión.

-          Al jefe le encanta “ir en equipo” a las reuniones porque así se siente más fuerte, sin importarle la sensación que crea en los que van de “jarrón” .

En caso de que sea necesarios “acompañantes” es indispensable una charla previa en la que el tándem o equipo se ponga de acuerdo sobre los términos de la participación de cada uno y su rol.  Ahí van algunos ejemplos:

-          si uno de nosotros comete un error ¿cómo actúa el otro?

-          no comentar determinados datos…

-          quien dice qué

-          preguntas que nos haremos entre nosotros

-          límites en nuestras concesiones

Todo ello para evitar situaciones delicadas y broncas innecesarias e injustas que provocan desmotivación.

En reuniones, la impuntualidad genera impuntuales

Esos 5 minutos de descortesía...

Una reunión hay que empezarla a la hora prevista. Caiga quien caiga. Si no lo hacemos así y esperamos "amablemente" a que todos los participantes estén presentes, lo único que hacemos es convertir en impuntuales a los puntuales. 

•  “Como todavía faltan dos personas, aprovecho para ir un momento a saludar a…”
• “Mientras esperamos, subo un momento y así tengo tiempo de acabar…”

No existe justificación alguna para no respetar la hora de inicio de una reunión. Y la de “es que somos mediterráneos”, es un pretexto cultural exento de sentido.

¿Quién es responsable? :

o    El propio moderador (imperdonable). Erróneamente, algunos la utilizan para resaltar su posición jerárquica olvidando que no es un tema de estatus, sino de respeto.

o    Los participantes, cuya impuntualidad puede venir motivada a su vez por varias causas:

•  hora de inicio no adecuada (no se han tenido en cuenta desplazamientos o simplemente horas punta de trabajo
• característica intrínseca de alguno de los participantes
• cultura de empresa: la lectura social de la impuntualidad no es negativa sino que tiene tintes de cierto snobismo...

Cuando alguien llega tarde a una reunión, si se encuentra con que la misma ya ha empezado, se disculpará verbal o gestualmente, mientras toma asiento rápidamente. 

Por el contrario, si el hábito de la organización es esperar a que estén todos presentes, el “impuntual” no sentirá ningún tipo de incomodidad, mientras saluda alegremente al resto de participantes.

Lo aconsejable es iniciar la reunión pasados 3-5 minutos de cortesía, ya que a partir de ese tiempo empieza el plazo de “descortesía” hacia los puntuales.

En las empresas en que se suele esperar a los impuntuales, la impuntualidad se vuelve crónica y se contagia incluso a los puntuales.

Una dinámica a utilizar en reuniones

No todas las dinámicas son dinamizadoras

No me gustan las dinámicas largas con cortas conclusiones. Pero me fascinan las dinámicas rápidas (de escasos segundos preferiblemente) que provocan reflexiones contundentes y si además generan una sonrisa, bienvenidas sean.

Mis dinámicas preferidas son aquellas que se asemejan a un vestido liso y negro (siempre quedas bien, da igual el contexto).

Una muy “agradecida” es la siguiente:

Pides a los asistentes de una reunión que con su pierna izquierda dibujen círculos en el aire siguiendo la dirección de las agujas del reloj. Una vez ya están haciéndolo, se les pide que con la mano derecha (brazo extendido) tracen un “6” en el aire … Es complicadísimo realizarlo ya que un movimiento te condiciona el otro, impidiéndote hacerlo correctamente si no interrumpes el movimiento con la pierna

Las conclusiones son muchas y lo he usado en sentidos de lo más variado. Un ejemplo : ”ir con cuidado con determinadas conductas que muy amenudo provocan errores…”

Como sólo es posible realizar el ejercicio de una manera... puedes hablar de adaptación. Si te interesa te cuento cómo :)

Si la reunión es después de comer, cubre además otro objetivo!!!

Moderador: Gracias por pensar

¿Un halago?

Unamuno dijo “ hay quien piensa para escribir y otro que escribe porque ha pensado”.

Y en las reuniones: ¿con quién prefieres reunirte: con quien piensa para reunirse o con quien se reúne porque ha pensado?

Son muchos los que se reúnen sin pensar:

- Quién es preciso que esté en la reunión y por qué motivo

- Si la hora elegida facilitará la presencia de los convocados

- Si la sala o su disposición juega a su favor o en contra

- Cómo introducir la reunión

- Qué soportes le ayudarán y cuáles no

- En qué orden conviene “trabajar” los distintos puntos del orden del día

- Qué preguntas hará

- Qué preguntas le podrán hacer

- Con qué situaciones complejas se podrá encontrar y cómo gestionarlas

- ...

Sin embargo, lo que más le agradeceremos que piense es:

- SI REALMENTE HACE FALTA REUNIRSE!!!

En uno de los últimos cursos que impartí un participante, creyendo que con su comentario me “tiraba una flor” me dijo:

“tengo ganas de montar una reunión sólo para poner en práctica todo lo que hemos aprendido”...

Y en lugar de halagarme... ¡por poco me muero del susto!!!

Reunión de evaluación y el "todo es mejorable"

Cuidado con el típico "todo es mejorable"

Matilde es una colaboradora excepcional , que por su empresa y sus compañeros “MA-TA”. Eficiente al máximo, genera buen ambiente a su alrededor, lleva incorporado el gen de la positividad de fábrica, es creativa, comprometida, serena en situaciones de crisis, sus aportaciones son oportunas, es asertiva, escucha activamente… vamos : “una joya”.

Llega el día de su reunión de evaluación con su responsable.

Éste no ha “tenido tiempo para prepararla”, pero total… es un tipo de reunión que tampoco necesita mucha preparación ¿no?.

¿Qué le dice a Matilde? Pues eso…

• que “están muy contentos con ella” (¿quiénes?),
• que es un “elemento” importante en el equipo (¡elemento!)
• que cumple los objetivos (¡como si ella no estuviera al tanto!)…
• y para acabar de” arreglarlo” añade “te pongo un 9, en lugar de un 10 porque “todo es mejorable”!!!

Matilde sale pensando que su responsable es un inútil (y tiene razón), que ambos han perdido el tiempo (y tiene razón) y que le hubiera gustado saber en qué aspectos concretos debería mejorar (si los hay) para ser calificada con un 10 (y una vez más, tiene razón).

Y su responsable por su lado, se extraña de que este trimestre “parece” que Matilde esté menos motivada… con “lo bien que la dejó en la reunión de evaluación” Llega a la conclusión de que estas reuniones no sirven para nada…

¡Que alguien le quite la bolsa de papel de la cabeza!.

De eso hablaremos más tarde

Ahora "no toca"

El español siempre lo sabe todo. Y si de algo no sabe nada, dice: "de esto hablaremos más adelante". José Luis López Aranguren

Por ese motivo, esa frase en una reunión, nunca deja al moderador ileso. Somos desconfiados por naturaleza (o no?), de manera que muchos creemos intuir cosas del tipo:

• no sabe lo suficiente del tema (o incluso en el caso de que se haya granjeado a pulso el amor y respeto de su equipo…“no tiene ni zorra idea"
• no nos quiere informar, es un carcelero de la información,
• no le interesa hablarlo ahora,
• le da miedo abordar el tema
• nunca escucha a “X” cuando propone cosas, lo ningunea…seguro que si lo propone otro, le hubiera dejado hablar

Premio! Con una frase aparentemente inofensiva hemos conseguido erguirnos como: incompetentes, opacos, manipuladores, cobardes y parciales.

Sin olvidar que se produce a menudo esa solidaridad de “pues a mí me interesa más eso, que lo que el moderador pretende tratar en esta reunión…”

También está el hecho de que como sabemos que generalmente es una frase hueca para barrer ese tema y tenemos la certeza de que “después” no se hablará, los participantes interesados no cejarán en su empeño de “colarte el tema” a lo largo de toda la reunión. Como gimnasia mental no está mal, pero en una reunión el moderador tiene que estar pendiente de tantas cosas, que este efecto distractor sobra.

Para evitar estas situaciones, hay que instalar un hábito en las reuniones:

• Cualquier cosa que preocupe a tu equipo te la pueden plantear (sólo faltaría!).
• Pero, excepto si es un “tema-fuego!”, debería previamente informarte, para que tú puedas introducirlo en el punto del orden del día que convenga en la próxima reunión o si es el caso, tratarlo por otra vía que te parezca más adecuada.

Así, evitamos situaciones que deterioran el ambiente de las reuniones y al mismo tiempo le dedicamos a cada punto (incluido el propuesto) el tiempo que realmente requiere.

No olvidemos las personas

Los que consiguen los resultados son las personas

La crisis está provocando en algunas empresa una clara obsesión hacia los resultados, olvidando las personas que “necesitan” para conseguirlos… En las reuniones se puede apreciar este “desenfoque”.

Para ellas rescato un antiguo experimento que llevó a cabo Elton Mayo y que llamó “el Efecto Hawthorne” en una fábrica, para medir la productividad de las trabajadoras.

Estudió la iluminación habitual y la aumentó. Se observó que la productividad aumentaba. Volvió a repetir el proceso y la productividad volvió a incrementarse. Una vez más la aumentaron y la productividad siguió creciendo. Entonces, decidieron rebajar el grado de iluminación y lo curioso fue que la producción siguió aumentando; siguieron bajando la luz y la productividad seguía en ascenso. La conclusión (simplificando) fue que las trabajadoras no respondían a los cambios de iluminación, sino que reaccionaban a que sabían que alguien les prestaba atención.

Saber que la empresa “te tiene en cuenta” (y no sólo te vigila), incrementa la productividad.