La reunionitis vista por... Arthur

Una visión desde Francia de esta patología en las reuniones...



Después de pedir permiso a Arthur (de nacionalidad francesa) os transcribo su comentario :

“Tengo una anécdota: hace unas semanas he tenido una oferta de trabajo en un grupo XXX: una misión de marketing en Bélgica. Durante la última entrevista, me ha confesado el reclutador (y potencial futuro manager) que en esa empresa, se solía organizar reuniones solo para hacer reuniones, sin otro objetivo. Me ha sorprendido mucho, y creo que no podía realizarme en una tal empresa. He rechazado la oferta”.

Por otro lado, os envío mi respuesta :

“Un consejo... a veces es muy interesante incorporarse en una empresa con "vicios" como el que me describes, pues en el fondo todos están esperando que "llegue alguien y lo cambie... Puedes vivirlo como una oportunidad”.

Lo que me llama la atención de esta historia y pasando por alto que en España hoy casi nadie se podría permitir el lujo de no aceptar una oferta de trabajo… es que dudo que para muchos españoles, la reunionitis sea un elemento a considerar para decidir si una empresa es o no atractiva.
Esta patología en las reuniones en nuestro país, es muy a menudo asumida como algo irremediable y sin embargo es tan fácil de cambiar...

Idea para reuniones : espacio reservado

El invitado misterioso

Cuando mi hijo mayor empezó su crisis de adolescencia, un día a la hora de comer pusimos un plato más en la mesa y esperamos a que él preguntara quién venía a comer...

Le contestamos que era para “Pubertad”, un nuevo miembro de la familia que nos acompañaría durante un tiempo no definido. Puso cara de adolescente en crisis y empezó la comida.

A la primera salida de tono (he de reconocer que ninguna fué grave) nos dirigíamos al sitio vacío diciendo “cállate pubertad” o “cuidado con el tono pubertad”…

Mi hijo pilló el truco, de manera que cuando se daba cuenta de que se sobrepasaba el límite de lo correcto, sonriendo, era él quien decía “ha sido pubertad”… Necesitaba una puerta abierta, que le permitiera una salida “digna” …

Este recuerdo me hace pensar en dos cosas relacionadas con las reuniones :

1. En primer lugar que no siempre en las reuniones se deja esa puerta abierta… acorralando a personas y “obligándolas” a buscarse coartadas más o menos patéticas…


2. Y en segundo lugar, lanzo una idea sin pulir : quizá en alguna reunión se podría reservar un espacio con un cartelito tipo “cliente”, “accionista” “competencia”… y podría aportar un espacio de reflexión interesante que permitiera darle un aire nuevo a una reunión.

Lo dejo caer, sin detalles, y que cada uno lo adapte a lo que se le ocurra...

Que alguien modere la reunión POR FAVOR

Alguien ha convocado, pero nadie modera...

Esta situación surge demasiado a menudo en algunas empresas y muy en particular en el entorno de la gestión de proyectos.

Una persona es nombrada responsable de un proyecto, pero al no tener una clara jerarquía sobre el resto de componentes del equipo, teme ser percibido como autoritario si se alza como moderador formal de las reuniones que implique tal proyecto.

Muchas veces ese nombramiento viene dado como reconocimiento de las competencias técnicas y de la visión global y estratégica que aporta esa persona. Sin embargo, nadie le ha facilitado las herramientas y habilidades necesarias para sacar adelante reuniones satisfactorias. Se siente inseguro y sobre todo incómodo ejerciendo el rol de moderador.

Y cuando no hay una figura que introduzca correctamente, reconduzca, tome las notas oportunas de manera visible para todos, efectúe síntesis parciales, arbitre si es preciso y concluya con eficacia, esa reunión nace con menos oportunidades de éxito.

Ante esa situación, que aún aparece más complicada si en la reunión hay personas con mayor rango que la persona que ha convocado, o simplemente si el proyecto es para un cliente externo un tanto altivo… y si nunca hemos ejercido realmente como moderador, es comprensible la incomodidad que supone, de repente llegar un día y erguirse como el que conduce la reunión.

Pero podemos hacerlo sutil y progresivamente:

• "Os recuerdo el objetivo… y que disponemos de X tiempo para ello"



• ¿Os parece bien si voy tomando nota de vuestras aportaciones



• ¿Este aspecto creéis que lo podemos dar por zanjado? Nos quedan sólo 10 minutos y aún no hemos…



• Para facilitarnos el seguimiento ¿qué os parece si hacemos una tabla de seguimiento? (la primera vez quizá algunos estarán más cómodos llamando así al cuadro de compromisos).
  

En el caso de que el convocante sea reacio a tomar las riendas de la reunión, es aconsejable que las tome (y a menudo lo hace) cualquier otro participante en el proyecto, de manera informal, utilizando fórmulas del estilo de las que acabamos de proponer. Si se hace con naturalidad, el grupo lo agradece...

Imagen para combatir actitudes "estoy en contra"

Una imagen introductoria que puede ser útil en una reunión en la que se esperan actitudes no muy constructivas...

Expresiones bofetada en las reuniones

Expresiones bofetada en las reuniones

No se trata de insultos, sino de frases de uso tan frecuente que ya no sospesamos el efecto que pueden causa lanzadas en una reunión (no olvidemos que además, es en público).

Del estudio (humilde, pero intenso) que vengo haciendo desde hace unos años, la tendencia va cambiando : de los residuales : “no estás aquí para pensar”, “porque lo digo yo”, “búscate la vida” “es tu problema” “Si no te gusta, ya sabes” ...Nos hemos modernizado :

Eso es lo que hay,
Es así y punto,
No has entendido nada
Lo que dices es una tontería
Deja hablar a los demás
Hasta el universal “no es cierto”.

Los moderadores deberían ser consientes de la cantidad de veces que por usar EB sus esfuerzos por transmitir un mensaje potente se difuminan y que lo que queda en la mente de algunos participantes es solamente :

- No escucha a nadie
- Somos un número
- Me ha llamado embustero

Partido anti Power-point

Socorro! Alguien me amenaza con un power-point

Yo no estoy en contra del uso de esta herramienta, pero he dicho USO y en general nos torturan con  su ABUSO en las reuniones. Un día ya hablaré sobre las buenas prácticas, pero de momento os cuelgo un artículo que me envió hace un tiempo un participante de un seminario, sobre la creación de un partido anti-power-point. Para que veáis que no sois sufridores aislados!!!

http://www.google.es/url?sa=t&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CCYQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.elpais.com%2Farticulo%2Ftecnologia%2FNace%2FSuiza%2Fpartido%2FAnti-PowerPoint%2Felpeputec%2F20110706elpeputec_4%2FTes&ei=KvBlTq7GD4jTsgb3zOGcCg&usg=AFQjCNGp1RXLfqTp9jJ80KO6Um_S2bdY2A

Síndrome pata de pollo en una reunión

¿Qué situación he bautizado como el síndrome "pata-pollo" ?

Os cuento...

Del pollo sólo me gusta la pechuga. Detesto la carne melosa y resbaladiza del muslo. Pero como soy muy bien educada (la broma de “he ido a un colegio de pago” se ve que ya no es políticamente correcta…) he pasado años yendo a cenar a casa de gente y ante la terrible pregunta de “¿prefieres muslo o pechuga”, mi respuesta era siempre : “me da igual…” y a menudo acababa con aquel pedazo que me repugnaba… Se podía dar el caso de que los anfitriones fueran igual de “educados” o idiotas… que yo, de manera que son ya incontables las veces en que todo el mundo ha comido a disgusto la parte que mas odiaba.

Hay dos aspectos básicos a destacar en esta situación tan común :

• La falta de asertividad : ¿Por qué no decir (aunque sea con un guiño...), "hombre, si puedo elegir… "



• El dar por hecho de que aquello que nos gusta, es lo que indiscutiblemente también aprecia el resto. Sin embargo, es sorprendente comprobar (en ocasiones, tarde) la variedad de gustos y preferencias…

En reuniones, a veces tenemos que distribuir tareas, ubicaciones, etc… y esos dos factores se dan de pleno:

• A algunos les encanta viajar o “salir a hacer recados”, otros lo detestan.


• Algunos adoran el teléfono, mientras que para otros es una pesadilla.


• Unos huyen de la rutina y otros se sienten inseguros cuando los sacan de ella.


• A algunos les encanta participar en la toma de decisiones y otros lo evitan.


• Unos prefieren venir una hora antes y otros salir una hora después...

Seamos asertivos y no “demos por hecho” que hay opciones gratas/ingratas