RUTINAS DE CUIDADO DE REUNIONES EFECTIVAS

¿Notas que tus reuniones se vuelven más opacas, congestionadas, sin vida?

Es el momento de probar la nueva rutina “Summer Meetings Glow™

Diseñada para aportar claridad, firmeza y ligereza a tus reuniones en solo 8 sencillos pasos. Fórmula testada en más de 300 brujuleadores de reuniones con resultados visibles desde la primera sesión. No contiene rellenos innecesarios, ni participantes por compromiso y sobre todo elimina esos puntos negros tan poco estéticos...

1.     Peeling semanal (elimina pieles muertas)
Ese status meeting que ya nadie escucha. Esa reunión que “se hace porque siempre se ha hecho”. Esas capas de convocatoria heredadas de “vaya usté a saber cuándo”. Todo eso, fuera. Exfolia con decisión. Lo que no suma, resta. Y lo que resta, cansa y aburre.

2.     Hidratación profunda (nutre lo que sí tiene sentido)
Reuniones bien cuidadas rejuvenecen al equipo. Añade contexto, participación,  buenas preguntas. Y por favor, mantén el ambiente fresco: aire, agua, y si puedes, seguridad psicológica. Las pieles secas y los climas tensos tienen algo en común: son evitables.

3.     Preparación previa
Llega con los deberes hechos. Como quien se lava la cara antes del sérum. Quien entra sin saber de qué va el tema, arrastra al grupo a la confusión.Prepararte tú también ayuda a preparar a los demás.

4.     Mascarilla purificante (fuera toxinas)
Hay reuniones que se llenan de ruido: quejas, egos, excusas, silencios incómodos. Aplica una buena mascarilla: delimita tiempos, define turnos, corta (bien, no a lo bestia) interrupciones. Elimina lo que intoxica y deja respirar el propósito. Una reunión sin propósito es un despropósito.

5.     Revisión de cejas (diseño natural aunque con intención)
Tus reuniones necesitan forma. Estructura. Ritmo. ¿Empiezas bien? ¿Tienes momentos de foco y de respiro? ¿Cierras con decisiones?. ¡Pero cuidado con las tatuadas de mala calidad! Que se ve cada cosa…

6.     Manicura con de vez en cuando color, aunque las naturales ben cuidadas, también sirven.
¿Y si cierras con una frase inspiradora? (cuidado con la que eleiges1) ¿Y si rotas de vez en cuando quién facilita? ¿Y si usas un muro colaborativo? A veces un pequeño detalle transforma todo el look. O toda la reunión.

7.     Cara limpia (sin disfraz, sólo resaltar lo mejor)
No tapes con maquillaje lo que no funciona: mejora el fondo. Una buena reunión no necesita efectos especiales, solo autenticidad, claridad y ritmo. Y un poco de brillo, sí. Pero sin abuso de corrector.

8.     Bruma final (el clima importa)
Cierra con un toque de gratitud, con seguimiento claro, con la sensación de que valió la pena. Igual que ese spray fresquito que te dejas al final, deja a tu equipo con ganas de volver a reunirse (sí, es posible).

¿Resultado final? Una reunión luminosa, un equipo ágil y decisiones que no se derriten al sol.

Este verano, no solo te prepares tú. Es un buen momento para preparar tus reuniones.

Síndrome Pata pollo

 ¿Tienes el síndrome pata pollo en tus reuniones o en tu relación con tus compañer@s ?

 Es probable que sí...

En este vídeo te cuento en qué consiste.

Santas reuniones

                                                    Foto de jennyfriedrichs via pixabay
 

Las reuniones no son sagradas, aunque hay quienes las han convertido en algo religioso:

• Algunos tienen una fe tan ciega en ellas, que creen que es la única aproximación a sus objetivos, olvidando otras vías.
•  Hay que vigilar no cometer un pecado contra las agendas.
• A la mayoría de los participantes, les gustaría que se acabaran en un santiamén
•  Algunas, “religiosamente periódicas” deberían revisar su recurrencia.
• No hay que esperar que se comulgue con todo lo que proponemos, ni demonizar las discrepancias. Acojamos la discrepancia constructiva. 
• No hay caer en la tentación de buscar el lucimiento personal,  sino el beneficio colectivo.
•  En reuniones, la fe no obra milagros, pero los datos a veces sí.
• No deben servir para crucificar a nadie
• Confesarse, reconociendo errores, puede ser la salvación de tu futura credibilidad
•  Existen los 10 mandamientos en las reuniones que no debemos olvidar.
• Una reunión debe favorecer la interacción y alejarse de las homilías.
• Evitar desviarse del buen camino (la P de parking, ayuda)
• Gestionar bien los conflictos para acabar dándonos la paz
• Las malas reuniones crean agnósticos-reunioniles

 Todos tenemos una parte de responsabilidad para resucitar la buena imagen de las reuniones (vale, algunos más que otros).

Post para serie adictos

 Reuniones en serie...

Soy una serie adicta y hoy pensando en The Office, una parodia esperpéntica sobre el liderazgo en la empresa, donde vemos caricaturas de reuniones que aunque llevadas al extremo, nos recuerdan entre carcajadas, situaciones vividas…se me ocurre que muchas reuniones nos evocan títulos de serie:

Empiezo:

En esas organizaciones donde abunda La reunión de papel, donde se imprimen convocatorias para el mayor robo de agendas de la historia, pido la dimisión del Ministerio del tiempo, porque realmente, Aquí no hay quien viva

Better call…  solo a quien debe estar en la reunión y deja al resto respirar.

Si analizamos la Anatomía de una reunión vemos que algunas deberíamos llevarlas a Urgencias. Muchos se sienten Hijos de la Anarquía, al borde del Colapso y con sensación de estar totalmente Lost.

Cuando reciben determinadas "convos" tienen ganas de esconderse A 2m Bajo tierra.

Hay que mejorar la química sin llegar a Breaking bad, utilizar técnicas y tácticas sin parecer Juegos de Tronos y usar reglas de juego para evitar Strangers things y así seguro que habrá Días mejores.

Una buena reunión no tiene por qué ser la Dimensión desconocida, ni hacer que te sientas el Prisionero. La efectividad no es tan difícil, basta saber que hay mas de 13 Razones por las que una reunión se va al traste… Creedme.

Y para acabar, hay que aprovechar las oportunidades y tener en cuenta las peculiaridades de los que se conectan desde House.

¿Con cuál estáis ahora? ¿Me recomendáis alguna?

 

Foto de Franck Reppold via Pixabay

Gritando no se entiende la gente

A grito "pelao" en reuniones

Ya sabéis lo que opino del mal uso de las citas en reuniones , especialmente como recurso para iniciarlas, pero eso no significa que no las “consuma”…

Pues bien, acabo de darme cuenta de que hay una, atribuida a Émile Zola, malinterpretada en el contexto de las reuniones y me he levantado con frenesí aclaratorio.

La frase es la siguiente:

           “Si me preguntas para qué vine al mundo, te responderé que para vivir en voz alta”

La frase en sí es impresionante, pero aviso a navegantes: Zola no se refería al volumen de tus intervenciones en reuniones.

Muchos han entendido entre cero y nada, el mensaje de esa frase.

Que griten más, no les da la razón, no ofrece una imagen de persona segura (sesgo de superioridad ilusoria), ni les va a ayudar a convencer a nadie, sino todo lo contrario.

Deberían aplicarse otra cita: “No alces tu voz, mejora tus argumentos” atribuida a Desmond Tutu

Elevar la voz:

• incrementa la tensión,
• deteriora tu imagen,
• distorsiona la escucha,
• perjudica el ambiente
• convierte a las personas en rehenes de lo que han defendido a “grito pelao” haciendo casi imposible la más pequeña cesión en las posturas
• amenaza la participación (necesaria) de quienes evitan los conflictos y a quienes el exceso de decibelios, incomoda.

Hay que muscular el autocontrol del volumen en las reuniones.

El problema no es que uno, aisladamente berree, el tema es que muchos no nos damos cuenta y mimetizamos con el volumen de “apasionad@”, elevando el nuestro y contribuyendo a la cacofonía en que hemos convertido ese intercambio de puntos de vista.

Zola defendió la conciencia de clase, pues bien, no perdamos la conciencia de nuestro volumen, para no perder también “la clase”.

Foto de Robin Higgins via Pixabay

video entrevista sobre diferencias culturales a Jean Philippe Charles

Entrevista a Jean Philippe Chartes sobre gestión de diferencias culturales en las reuniones

Conocer algunas de las principales diferencias culturales cuando me reúno con personas de otros países nos puede ayudar a entender determinadas reacciones y a evitar malentendidos o percepciones sesgadas.

Reuniones "todo a 100"

 

Una reunión “todo a cien” es esa reunión que se caracteriza por mucha cantidad, de poca calidad y que si sumas… acaba costando carísima.

Una reunión de “todos a cien” es la que nos pone de los nervios (a cien o a mil) mientras nos preguntamos:

•  ¿Qué hago yo aquí?
•  ¿Cuándo empezamos de una vez?
•  ¿Cómo narices hemos llegado a hablar de esto?
•   ¿Tanto rato para esto?
•   ¿Por qué no me envía el ppt o la documentación y me ahorro de oír su voz mientras se limita a leerla
• ¿Por qué lo llaman reunión si es una ponencia?
•  Y al final ¿cómo hemos quedado?
•  ¿A qué hora vamos a salir?

Una reunión de "todos al 100%" = efectiva, equilibrada y motivadora.

Foto de Geralt via Pixabay

 

¿Quieres saber si te están escuchando en una reunión online?

 

Apaguen sus cámaras...

En una reunión es fácil desconectar algunos instantes y si ésta es online, las deserciones mentales son aún más habituales.

 Algunas veces es por puro aburrimiento y aquí el abuso del “compartir pantalla” es una clara invitación… Otras veces el distractor mental tiene forma de interrupción objetiva,

       ·         ese WhatsApp del que cada vez somos más adictos

·         un correo “que parece urgente”

·         una llamada de tu jefe o de un cliente importante

·         o incluso un asalto a mano armada de tu atención, por parte de un@ compañer@ que se acerca a tu mesa sonriente, con eso de “es sólo un minuto”.

 No deberíamos caer en la trampa… pero lo hacemos. A veces es instantáneo, otras no tanto...

 En muchos de los casos quien lleva la reunión no se percata de esos momentos de inatención y eso puede ser un problema más importante de lo que pensamos.

 No me refiero solo a ese instante algo incómodo en que después de hacerle una pregunta a alguien, éste contesta con un “me sabe mal, pero no te estaba escuchando, es que…”

 Hablo sobre todo de que no tenemos un control sobre qué parte de los mensajes se han podido perder los participantes en una reunión. ¿Y si son momentos clave?

 Hay una regla de juego para reuniones virtuales que puede ayudar en este sentido: consiste en pedir a los participantes que si en algún momento van a estar de cuerpo presente pero de mente ausente, apaguen la cámara durante ese tiempo. Si quien brujulea la reunión ve quién está “pendiente” en cada momento, puede elegir cuándo plantear determinados puntos más relevantes o recordarlos más tarde si lo dicho era importante y había alguna cámara en negro.

 Alguno pensará ¿y no es muy deprimente ver excesivas cámaras apagadas durante demasiado tiempo? Si la reunión es efectiva, no suele pasar, En caso contrario es un medidor del interés que somos capaces de generar y por lo tanto un estímulo para mejorarlas 😉

Foto (editada) de Armin Schreijäg via Pixabay

 

Quienes miran por encima del hombro en una reunión...

Un tipo de actitud difícil de gestionar en las reuniones es la del personaje que mira al resto por encima del hombro.

 

Uno de sus gestos típicos es su manera de escrutar, con condescendencia, la lista del resto de participantes a la reunión a la que ha sido convocado.

Distinguimos principalmente dos especies, y por desgracia ninguna de ellas en peligro de extinción.

–   El dinosaurio que está convencido de que, con su experiencia, nadie puede enseñarle nada y mantiene una actitud peyorativa  hacia «los niñatos que lo quieren cambiar todo». 

–   El gallito supertitulado que mira con desprecio a «esos fósiles  que ni siquiera hablan fluidamente inglés».

 Evidentemente no se trata de un tema de edad, pues a los «no, sin mi pódium» los encontramos en todas las generaciones, pero mayo ritariamente responden a los perfiles reseñados.

Ante esta situación nos encontramos ante dos opciones:

 –   Qué me apetece hacer (ponerlo en su sitio, dejarlo en evidencia,  vamos… ¡machacarlo!).

 –   Qué me conviene y me corresponde hacer como buen facilitador/a.

 

Spoiler: Claramente la segunda opción.

Dar rienda suelta al yo justiciero puro («se merecería que…») sólo nos conllevaría inconvenientes. Sin embargo, sí puede hacerse justicia en cierta medida dirigiendo nuestros esfuerzos, no a acorralar al impresentable, sino a ensalzar a sus víctimas, es decir, buscar y dejar caer ejemplos reales que revaloricen la  experiencia, la formación, la creatividad, según el caso.

La mejor opción es, pues el rol compensador,

García Márquez y las reuniones

 

Crítica "literaria" a reuniones inefectivas

Me he aficionado a los audiolibros y leyendo títulos de García Márquez, mira por dónde, me he divertido tuneándolos, usando las reuniones como leitmotiv

Fíjate tú que me ha quedado una crítica “bastante completa” a muchas reuniones:

• Crónicas de una reunión muerta anunciada
• El acta no tiene quien la escriba
• Cien minutos de soledad
• Mal Humor en tiempos de cólera
• Relatos del moderador que naufraga
• La mala hora (éste lo dejo tal cual)
• Memorias de mis putas reuniones tristes
• De la impuntualidad y otros demonios
• El moderador en su laberinto
• Vivir para contarla (otro que no modifico)
• Yo no vengo a decir un discurso (tampoco requiere retoque)
• Los funerales de la Reunión demasiado grande.

¿Añades algún otro título, aunque no sea de este autor?

¿Eres mas de felicitar o de valorar?

 

En tus reuniones, no te olvides de valorar.

¿Eres más de felicitar o de valorar? Son cosas muy diferentes. ¿A qué dedicas más tiempo en tus reuniones? En serio. Piénsalo.

¿Dudas? Igual no lo tenemos muy claro

·         Felicitar, es expresar a una persona la alegría y satisfacción que se siente por una cosa agradable o feliz que le ha ocurrido.

·         Valorar es reconocer el mérito o las cualidades de alguien.

De la misma manera que solemos felicitar a nuestros hijos por sus buenas notas (no siempre aludiendo de manera expresa al esfuerzo que le han dedicado), en el ámbito de las reuniones tendemos a felicitar por la consecución de los objetivos y no dudamos en “elogiar” a quienes han obtenido unos buenos resultados. Eso está bien, pero no hay que olvidar la necesidad de valorar a quienes se esfuerzan a tope, pero debido a temas que no dependen siempre de ellos, sus resultados no son los esperados.

Hacer que el esfuerzo deje de ser invisible creo que es muy saludable para nuestras reuniones y para cuando salimos de ellas…

La percepción de injusticia en las reuniones

 ¿Sabes cuáles son las situaciones clásicas en que un participante se siente injustamente tratado?

Cuando indago sobre cómo funcionan las reuniones en una organización (reconozco que en este tema soy muy cotilla), a menudo quienes participan en ellas me comentan como causa de insatisfacción, el tratamiento injusto recibido.

En cambio, estoy segura de que pocas personas que facilitan reuniones tienen consciencia de haber hecho o dicho algo que pueda provocar esa impresión.

Voy a compartir las más recurrentes y os invito a que reflexionéis honestamente si se han podido dar en alguna de vuestras reuniones:

1.        “Siempre soy el último en presentar y nunca queda tiempo o lo tengo que hacer a toda prisa”

2.       “Siempre hablan los mismos y a veces no tengo la oportunidad de plantear mi punto de vista”

3.       “Algunos pueden abandonar la reunión y yo tengo que aguantarla entera”

4.       “A algunos les contestan las preguntas y a mí me dicen que las preguntas al final”

5.       “La impuntualidad de otras personas me hace perder el tiempo a mí que siempre soy puntual”

6.       “Me criticaron en público pero nunca dicen lo que hago bien”

7.       “A mi siempre me dicen que no… y lo mismo preguntado por otra persona, siempre recibe un sí”

8.       “No sé por qué pregunta si siempre hace lo que quiere”

Pues bien, si has reconocido alguna de estas situaciones, probablemente podrás evitarlas en un futuro ( si eres quien facilita la reunión)

Si no te has visto reflejado en ninguna hay dos posibilidades: o bien eres un genio de las reuniones o bien cambia de espejo.

Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

Evitemos menciones “simpáticas” a enfermedades, como recurso comunicativo

Alusiones a enfermedades que debemos abandonar en una reunión

Mi post de este mes debía llamarse Reuniones bulímicas, Reuniones anoréxicas. He decidido no publicarlo.

La noción de qué es “políticamente correcto” me parece un tema de difícil consenso. Cada uno pondría en el cesto frases, actitudes o acciones diferentes. Yo reconozco tener una percepción subjetiva y además fluctuante de este concepto.

Sin embargo, no querría situar en este contexto lo que quiero compartir aquí. No se trata de calificar de correcto o incorrecto su uso, sino de pensar sobre ello.

¡Cuántas veces hemos oído o dicho algunas de las frases siguientes! Yo confieso que muchísimas…

·        No seas autista (a alquien introvertido)

·        ¡Me había olvidado del todo! Tengo un Alzheimer bestial

·        Parece que tenga Parkinson, jajaja

·        Es un cáncer para las organizaciones

·        Me pone esquizo

·        Disculpad si parezco un poco bipolar (sonrisa)

·        Si me pasa esto, me suicido.

·        Tampoco hay que ser un obsesivo compulsivo

·        Y tantas otras

Muchas de ellas acompañadas de risas…

No me había planteado las consecuencias que podrían acarrear.

¿A qué viene hablar de esto?

Este fin de semana estaba buscando testimonios en Twitter de una de las enfermedades antes mencionada porque se la han diagnosticado a alguien a quien quiero. Me sorprendió constatar que más del 80% de los tweets con el hashtag que usé de buscador, me remitían a bromas sobre el tema. La mayoría no tenían una vocación de burla, pero me produjeron una cierta tristeza. Si alguien se ha pintado mal las uñas ¿ha de poner como hashtag #Parkinson? O si se ha olvidado las llaves ¿está obligado a poner #Alzheimer? Aunque cuantitativamente pueda dar más visibilidad al tweet, quien busca esa palabra probablemente no tiene interés ni por tus uñas ni por tus llaves. Uy ¡qué a gustito me he quedao!

Pero dejemos las RRSS y centrémonos en “mi” tema: las reuniones. No en pocas ocasiones utilizamos esas referencias (me incluyo) y no somos conscientes de las situaciones personales que viven quienes participan en ellas y hasta qué punto pueden resultar dolorosas esa ingenua y generalizada banalización de esas enfermedades.

Sustituirlas por otras (al principio cuesta, igual que deshacerse de muchos hábitos) pero merece la pena intentarlo. Espero ir abandonando poco a poco esta mala costumbre.

En comunicación lo importante no es la intención sino el resultado.