Rumores y reuniones

Se ve que...

Hay un refrán africano que me encanta que dice "se puede esconder el fuego, pero ¿qué se hace con el humo?"

Es comprensible e incluso responsable, que en puntuales y muy breves momentos, las organizaciones sean “carceleras” con el manejo de la información. Se puede entender. Sin embargo, todos necesitamos sentirnos informados (no saturados de datos, que no es lo mismo) y cuando esta información no llega, esa necesidad la cubrimos intentando imaginar qué es lo que ocurre “en realidad”…

Siempre aparece uno que oyó una conversación telefónica, otro que vio a alguien muy preocupado, otro que ahora entiende por qué Juan no mira últimamente a los ojos, otro que leyó más o menos que… y así hasta el infinito y más allá. Todo parece cuadrar.

De modo que, aunque se pueda esconder el fuego, antes de que el humo quizá haga suponer un incendio de mayores dimensiones de las reales, será conveniente reunir al equipo y dar la información que éste necesita. En caso contrario, aténgase a las consecuencias de la intoxicación por la inhalación de rumores tóxicos.

La filosofía de la ventana rota

Este verano he empezado el libro “Cómo ser mujer” de Caitlin Moran y aunque no tiene nada que ver con el management, ya que es una visión particularísima del feminismo, propone una teoría que creo que es exportable a las reuniones y a otros contextos profesionales.

Habla de la filosofía de la “ventana rota” y dice que si en un edificio desocupado se rompe un cristal y no se repone, pasado un tiempo, romperán el resto de ventanas e incluso ocuparán el edificio... No sé si influyeron las cervecitas al sol, pero rápidamente (lo mío es obsesivo) vi la correlación en el contexto de las reuniones:

•   Si no hay orden del día claro, se hablará de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto
•  Si no se corta la primera alusión crítica personal entre los participantes,
• Si se deja que alguien monopolice un tema y no se le sabe “cortar” sin ofenderlo
• Si se espera a que lleguen todos los participantes por eso del “buen rollo” y no se empieza a la hora

Todas esas pequeñas cosas que en sí parecen insignificantes, lanzan un mensaje inequívoco de “ventana rota” que da alas para cargarse el resto.

El ritual de la palabra nueva

Una palabra nueva en cada reunión:

Reconozco que de adolescente era un poco friki (veo la sonrisa de algunos preguntando: ¿eras?). 

Para resultar más interesante, proclamaba trágicamente que prefería la soledad y así me aburría solemnemente en unas rocas, mientras los demás se reían en la playa (probablemente de mi idiotez). 

En la misma época, decidí leerme entera la enciclopedia. No sólo como un impulso de mejora personal y aprendizaje puro, sino para auto-afirmarme y de paso impresionar con mi “gran cultura…”. Patética.

Sin embargo, una idea que me parece interesante hoy, es incluir el ritual de la palabra nueva en alguna de tus reuniones.

Para aquellas que se realizan con una periodicidad superior a los 15 días, puede establecerse este interesante hábito: de manera rotativa, se inicia la reunión compartiendo una palabra “nueva”. Propongo ese plazo para que no se convierta en una carga… 

¿Nueva? Significa sencillamente desconocida u olvidada por quien la comparte. Es importante que si alguno de los participantes ya conocía la palabra, no caiga en la impertinente tentación de expresarlo… (ni siquiera con un gesto!).

A parte de fomentar la cultura del aprendizaje continuo como valor, se crea un lenguaje común y no deja de sorprender la poca homogeneidad que existe en el uso del vocabulario en una empresa.

Quizá llevas años hablando de tu problema de procrastinación con tus compañeros y un día un compañero la propone como nueva… 

Consejos para mejorar seguimiento de lo acordado en reuniones

Evitar miradas al techo acompañadas de silbidos…

Hablando de la diferencia entre decisiones y acciones, en un post anterior ya comenté la necesidad de tener establecido un cuadro de compromisos al término de la reunión, en el que se marcarían:  las tareas –QUÉ- (lo más desglosadas posible), la persona responsable de realizarlas –QUIÉN- y también el plazo para ello –CUÁNDO- (Puede añadirse un CÓMO, pero no siempre es imprescindible).

Me gustaría añadir algún pequeño consejo adicional.

• Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada siempre a una sola persona. Múltiples responsables = ningún responsable

• No esperar al final para “rellenar” el cuadro de compromisos. Es mejor anotar las tareas (QUÉ) a medida que surjan, ya que a menudo aparecen algunas que no están directamente vinculadas al “gran objetivo” de la reunión y se tiende a omitirlas del cuadro

• Sin embargo es mejor esperar al final para rellenar la columna “responsable” y “plazo”, por varios motivos:

• Al aparecer una primera tarea, si pedimos un voluntario, puede suceder que esa pregunta quede “desierta”, los participantes miren al techo mientras silban o empiecen a escribir con cara de concentración absoluta. En cambio, si ya tenemos al final un listado de 8 o 10 tareas (QUÉ), la distribución suele ser más dinámica y los participantes se muestran más “solidarios” : “de las 10, es lógico que me toque alguna” / “está claro que la tarea 5 es más de “mis competencias” / “prefiero presentarme voluntario a la 3, antes de que me toque la 7” / “soy el único que aún no tiene “deberes”…)

• Si una de las tareas debería realizarla alguien que no está presente en la reunión… no hay que olvidar anotar en el QUÉ “comunicarle a Matilde que…” asignando un responsable del aviso y un plazo…

• Mucho mejor si ese cuadro de compromisos, listado de seguimiento o como decidáis llamarlo es visible para todos los participantes, sea en pizarra, papelógrafo o proyectado.

vídeo sobre asesinos u homicidas involuntarios de ideas

¿Asesino u homicida?

Depende de cómo recibes las ideas de los participantes en una reunión, puedes lubricar el espíritu de orientación hacia las soluciones u oxidarlo por completo. 

La responsabilidad es enorme. 

Algunos son puros asesinos (con alevosía y casi nocturnidad, por los horarios que infligen a sus colaboradores...), pero los más, son puros homicidas involuntarios : se cargan, sin darse cuenta, esa valiosa predisposición a la mejora continua.

No se trata de vivir inmerso en un brainstorming  perpetuo, pero tampoco hay que poner palos a las ruedas a cualquier muestra de creatividad o innovación. En el post anterior, trato precisamente de esa acogida de ideas.

Arriba tenéis un vídeo que ilustra a la perfección el peligro mencionado

¿Cómo acoger propuestas que “no acabas de ver”…?

Tu idea no me gusta

¿Veis diferencia entre : “tu propuesta no la van a aceptar” y “si nos dicen que es demasiado caro ¿qué argumentamos?”. No es lo mismo ni provoca la misma reacción.

La principal diferencia es que en lugar de soltar nuestra opinión castraste, trasladamos la responsabilidad de buscar el argumento a la persona que ha hecho la propuesta.

¿Cambia algo? Lo cambia todo.

Si dispone de un argumento sólido y aceptable, no nos vemos obligados a reconocer nuestro error y cambiar de opinión en público, cosa que siempre nos cuesta hacer (¡asumámoslo!). Y en el caso de que él mismo no encuentre el argumento, acaba reconociendo una realidad sin que sienta que imponemos nuestro criterio.

Declaración de derechos del participante en una reunión

Los derechos olvidados

Se ha escrito mucho de lo que debe hacer un buen convocante y/o moderador de una reunión, pero no se habla tan a menudo de los DERECHOS de los participantes a las mismas. De momento se me ocurren los siguientes:

• ·      Derecho a saber EXACTAMENTE el objetivo de la reunión y no acudir  “a ver de qué va hoy el tema”. Si queremos suspense, leemos novela negra.
• ·      Derecho a que se nos diga claramente qué se espera de nosotros y evitar así comentarios condescendientes de tipo “pensé que por lógica vendrías con esa información”. La bola de cristal se la pediré a los Reyes, pero hasta enero …
• ·      Derecho a gestionar nuestra agenda y por lo tanto a que se inicie y se termine a la hora prevista… tomar nota : he dicho “prevista”
• ·      Derecho a preguntar si es absolutamente necesario asistir a la reunión, sin que el convocante se ofenda e identifique esa pregunta como una falta de implicación (en lugar de aceptar a veces, que ha convocado a la ligera).
• ·      Derecho  a opinar sin miedo. Si el moderador sólo acepta ideas afines y asentimientos, que nos convoque a una “magnífica ponencia”,  pero que no lo llame reunión.
• ·      Derecho a no aburrirse con monólogos sacia-egos.
• ·      Derecho al respeto.  Siento cierta vergüenza escribiendo esto, pero a veces se pasa por alto… y es que tenemos tantas cosas importantes en la cabeza… Por cierto, eso de "es que yo me expreso así, ellos ya me conocen" : no sirve.

Pues eso, que de vez en cuando merece la pena recordar que esas “pobres personas” que tenemos encerradas en una sala, a parte de un "corazoncito", también tienen sus derechos.