¿Cómo acoger propuestas que “no acabas de ver”…?

Tu idea no me gusta

¿Veis diferencia entre : “tu propuesta no la van a aceptar” y “si nos dicen que es demasiado caro ¿qué argumentamos?”. No es lo mismo ni provoca la misma reacción.

La principal diferencia es que en lugar de soltar nuestra opinión castraste, trasladamos la responsabilidad de buscar el argumento a la persona que ha hecho la propuesta.

¿Cambia algo? Lo cambia todo.

Si dispone de un argumento sólido y aceptable, no nos vemos obligados a reconocer nuestro error y cambiar de opinión en público, cosa que siempre nos cuesta hacer (¡asumámoslo!). Y en el caso de que él mismo no encuentre el argumento, acaba reconociendo una realidad sin que sienta que imponemos nuestro criterio.

Declaración de derechos del participante en una reunión

Los derechos olvidados

Se ha escrito mucho de lo que debe hacer un buen convocante y/o moderador de una reunión, pero no se habla tan a menudo de los DERECHOS de los participantes a las mismas. De momento se me ocurren los siguientes:

• ·      Derecho a saber EXACTAMENTE el objetivo de la reunión y no acudir  “a ver de qué va hoy el tema”. Si queremos suspense, leemos novela negra.
• ·      Derecho a que se nos diga claramente qué se espera de nosotros y evitar así comentarios condescendientes de tipo “pensé que por lógica vendrías con esa información”. La bola de cristal se la pediré a los Reyes, pero hasta enero …
• ·      Derecho a gestionar nuestra agenda y por lo tanto a que se inicie y se termine a la hora prevista… tomar nota : he dicho “prevista”
• ·      Derecho a preguntar si es absolutamente necesario asistir a la reunión, sin que el convocante se ofenda e identifique esa pregunta como una falta de implicación (en lugar de aceptar a veces, que ha convocado a la ligera).
• ·      Derecho  a opinar sin miedo. Si el moderador sólo acepta ideas afines y asentimientos, que nos convoque a una “magnífica ponencia”,  pero que no lo llame reunión.
• ·      Derecho a no aburrirse con monólogos sacia-egos.
• ·      Derecho al respeto.  Siento cierta vergüenza escribiendo esto, pero a veces se pasa por alto… y es que tenemos tantas cosas importantes en la cabeza… Por cierto, eso de "es que yo me expreso así, ellos ya me conocen" : no sirve.

Pues eso, que de vez en cuando merece la pena recordar que esas “pobres personas” que tenemos encerradas en una sala, a parte de un "corazoncito", también tienen sus derechos.

Dime cómo verificas el tiempo durante tu reunión y te diré cómo te perciben los participantes

¿Voy bien de tiempo?

En una reunión que pretende ser eficiente, un moderador debe ser consciente de si “va bien o no” de tiempo…

Hay una gran diferencia en la imagen que proyectan, en función de cómo escenifican ese control.

Dime cómo verificas el tiempo y te diré cómo te perciben los participantes

• ·         Algunos optan por sacarse el reloj y ponerlo sobre la mesa.

He realizado una pequeña encuesta oficiosa entre 673 participantes de mis cursos y el resultado ha sido el siguiente :

§  23% dicen que les gusta, ya que tienen la sensación de que existirá un control de los tiempos y no durará más de lo previsto.

§  49% confiesan que les incomoda y disminuye la participación.

§  28% le es indiferente

• ·         Otros consultan abierta y compulsivamente  su reloj o móvil, transmitiendo sensación de agobio y no pocos malos entendidos (“ es él quien ha monopolizado la reunión y sin embargo,  mientras yo daba mi opinión, no dejaba de mirar el reloj… “)

• ·         Otros lo consultan discretamente y cómo mejor dominio se tenga del espacio y de los gestos, más “disimulado” puede quedar. Señalar una pantalla o escribir en una pizarra, suelen ser coartadas perfectas)

• ·         No hay que olvidar aquellos que no tienen ni zorra idea del tiempo que pasa, y tampoco ven la necesidad de tal control : “la reunión durará lo que tenga que durar”. SOCORRO

• ·         Si en la reunión en algún momento se usa el power point, es fácil insertar un reloj que se actualiza. No hace falta que esté en todas las páginas. Bastará en las diapositivas claves. Eso ayuda a regularse para respetar los tiempos, indicando  si debes cambiar de tipo de pregunta , hacer una síntesis parcial que ayude a cerrar una espiral, etc,

·         A mí personalmente me gustan las salas de Reuniones o Aulas en las que en la pared que se sitúa justo  frente al moderador hay un simple reloj, que permite consultar la hora cada vez que lo requieras, sin que nadie note tal consulta. Por ejemplo, en Nestlé siempre encuentras ese “aliado” de la eficiencia en todas las aulas.

La verdad es que nunca he entendido por qué tantas  salas dotadas de los dispositivos audiovisuales más modernos, no disponen de  un relojito de IKEA, de 15 euros en la pared. El moderador lo agradecerá para ajustar los tiempos, y los participantes, todavía más.

"Esos", que llevan la reunión (no se sabe muy bien dónde)

¿Cómo llamar al que "lleva" una reunión?

Para expresar lo que pienso de algunas cosas que están sucediendo actualmente, no encuentro la palabra perfecta, más allá de algún exabrupto.

Sin llegar a ese extremo, tampoco encuentro una denominación que me satisfaga para aludir  a la persona que “lleva” una reunión

• ¿Moderador?  Incompleta. Parece que su labor sea exclusivamente evitar excesos de los participantes,  arbitrar conflictos o pacificar los ánimos. O desde otro punto de vista un simple asignador de turnos.
•  ¿Director? Me transporta a obsoletas reuniones “dirigidas” de manera jerárquica y rígida. ¿Disculpe, puedo ir al lavabo?
• ¿Facilitador? A veces es necesario todo lo contrario
• ¿Líder? Cada vez soy más alérgica a esa palabra
• ¿Conductor?  Vale que lleva las riendas, pero reconocerlo tan abiertamente… Para eso podríamos llamarle directamente “encarrilador”.  Ahora bien, me parecería aceptable si se retiraran puntos a los “malos conductores reunioniles”.

Quizá la palabra que necesitamos sea sencillamente: RESPONSABLE de la reunión.

  

Esta palabra implicaría asumir que la consecución del objetivo, el talante, la satisfacción de los participantes y en general la eficiencia de la reunión, dependen en gran medida del papel, bien o mal desempeñado, de quien la mayoría de las veces convoca, introduce, lleva y concluye la reunión.

Quizá el buen responsable es el que consigue además, transmitir al resto de participantes la implicación necesaria para que todos se sientan, también, responsables del buen fin de la reunión. 

De todas maneras, seguramente continuaré utilizando la palabra "moderador"… 

Reuniones e Inseminación cultural

Contradicciones culturales en reuniones

Las reuniones son la herramienta de inseminación cultural por excelencia, ya sea consciente o inconsciente.

A través de las reuniones se puede subrayar o contradecir la cultura que la empresa pretende inculcar. Los valores y principios que aparecen escritos en las grandes declaraciones cara a la galería, pueden quedar en entredicho o reforzadas en las reuniones que se llevan a cabo.

La cultura y los valores de una empresa no se trasladan por arte de magia al día a día de los integrantes de la misma. Ya puedo escribir en rojo, negrita y subrayado que la INNOVACIÓN es un valor fundamental de “X, S.A”, que si no controlo lo que se transmite en las reuniones (“porque siempre se ha hecho así” ), de poco servirá... El moderador es responsable de transmitir esos valores con su estilo, talante y formas (no sólo con sus palabras) en todas sus reuniones.

Revisar los valores que flotan en el ambiente de las reuniones es indispensable para que los colaboradores no sonrían irónicamente cuando lean en un “panfleto” la cultura de su empresa. Si no, el peligro es que acaben pensando que uno de los valores con los que sí comulga su compañía, es la incoherencia.

El "tú ya me entiendes"... suele fallar.

¿A qué narices se refiere?

A veces estamos conversando internamente y de pronto nos dirigimos a nuestro interlocutor e iniciamos la conversación en el punto exacto en que se halla nuestro diálogo interno. No somos conscientes de que para que la otra persona entienda de qué narices estamos hablando,  requiere que lo situemos previamente en un contexto.

¿No habéis/os han soltado alguna vez frases del estilo :

• “de lo del otro día, al final nada”
• “¿recuerdas lo que te dije el otro día? Pues tenía razón.”
• “¿Cómo lleváis lo vuestro?”
• “Lo de Luis, ¿tú cómo lo ves?
• ¿Estás de acuerdo con lo que dijo Miguel?

En función de la respuesta, acabamos pensando que el otro vive en una nube, cuando en realidad somos nosotros quienes le estamos hablando desde la nuestra.

Al introducir una reunión a veces olvidamos situar a los participantes en un marco referencial adecuado que les permitirá entender mejor el objetivo y no montarse su propia película (¡aquí mereceríamos un óscar!)

En otras ocasiones explicamos una situación de problema en la que nos hallamos, confiando en que el otro “adivinará” que le estamos pidiendo ayuda. ¡Mal otra vez!

Es preferible preguntar lo que necesitamos saber o pedir explícitamente lo que queremos, que esperar que el otro lo intuya.

Alberto, el analítico extremo

No me confundas...

Para muchos moderadores, el personaje más incómodo con quien lidiar en una reunión  es el “estoy en contra”. Lo podríamos definir como el participante cuya postura es “no estoy a favor ni en contra, sino todo lo contrario”.

A veces la aprensión llega a tal extremo, que confundimos figuras afines que no son tan perniciosas, pero nos precipitamos y las atajamos con excesiva rapidez. Me refiero al que voluntariamente juega el rol de abogado del diablo o al excesivamente puntilloso en sus análisis. Llamémosle Alberto…

Os describo la situación:

Parece que hemos encontrado una buena solución a un problema y estamos en aquel punto dulce de sonrisas de satisfacción y alivio… cuando Alberto, el analítico extremo, empequeñece sus ojos y mira fijamente al vacío… Los demás huelen el peligro y abren los suyos asustados “ya está, ya va a encontrar pegas…”

Alberto dice : - ¿ya habéis pensado que si  cae en jueves y llueve no funcionará…?

Alberto tiene razón. No hay muchas posibilidades de que se dé, pero tiene razón.

El grupo se retiene para no asesinarlo y el moderador en lugar de aceptar la observación e invitar a Alberto a que participe en la adaptación de la solución, lo trata como a un “estoy en contra”, negativo y chafaguitarras, fomentando esa imagen de Alberto en el grupo.

Mal.  Alberto se anticipa a eventuales problemas. No los crea.

El peligro de “etiquetar” incorrectamente  a ese personaje, puede conllevar la pérdida de observaciones interesantes y la toma de peores decisiones.