De eso hablaremos más tarde

Ahora "no toca"

El español siempre lo sabe todo. Y si de algo no sabe nada, dice: "de esto hablaremos más adelante". José Luis López Aranguren

Por ese motivo, esa frase en una reunión, nunca deja al moderador ileso. Somos desconfiados por naturaleza (o no?), de manera que muchos creemos intuir cosas del tipo:

• no sabe lo suficiente del tema (o incluso en el caso de que se haya granjeado a pulso el amor y respeto de su equipo…“no tiene ni zorra idea"
• no nos quiere informar, es un carcelero de la información,
• no le interesa hablarlo ahora,
• le da miedo abordar el tema
• nunca escucha a “X” cuando propone cosas, lo ningunea…seguro que si lo propone otro, le hubiera dejado hablar

Premio! Con una frase aparentemente inofensiva hemos conseguido erguirnos como: incompetentes, opacos, manipuladores, cobardes y parciales.

Sin olvidar que se produce a menudo esa solidaridad de “pues a mí me interesa más eso, que lo que el moderador pretende tratar en esta reunión…”

También está el hecho de que como sabemos que generalmente es una frase hueca para barrer ese tema y tenemos la certeza de que “después” no se hablará, los participantes interesados no cejarán en su empeño de “colarte el tema” a lo largo de toda la reunión. Como gimnasia mental no está mal, pero en una reunión el moderador tiene que estar pendiente de tantas cosas, que este efecto distractor sobra.

Para evitar estas situaciones, hay que instalar un hábito en las reuniones:

• Cualquier cosa que preocupe a tu equipo te la pueden plantear (sólo faltaría!).
• Pero, excepto si es un “tema-fuego!”, debería previamente informarte, para que tú puedas introducirlo en el punto del orden del día que convenga en la próxima reunión o si es el caso, tratarlo por otra vía que te parezca más adecuada.

Así, evitamos situaciones que deterioran el ambiente de las reuniones y al mismo tiempo le dedicamos a cada punto (incluido el propuesto) el tiempo que realmente requiere.

No olvidemos las personas

Los que consiguen los resultados son las personas

La crisis está provocando en algunas empresa una clara obsesión hacia los resultados, olvidando las personas que “necesitan” para conseguirlos… En las reuniones se puede apreciar este “desenfoque”.

Para ellas rescato un antiguo experimento que llevó a cabo Elton Mayo y que llamó “el Efecto Hawthorne” en una fábrica, para medir la productividad de las trabajadoras.

Estudió la iluminación habitual y la aumentó. Se observó que la productividad aumentaba. Volvió a repetir el proceso y la productividad volvió a incrementarse. Una vez más la aumentaron y la productividad siguió creciendo. Entonces, decidieron rebajar el grado de iluminación y lo curioso fue que la producción siguió aumentando; siguieron bajando la luz y la productividad seguía en ascenso. La conclusión (simplificando) fue que las trabajadoras no respondían a los cambios de iluminación, sino que reaccionaban a que sabían que alguien les prestaba atención.

Saber que la empresa “te tiene en cuenta” (y no sólo te vigila), incrementa la productividad.

Reuniones "aquí te pillo aquí te mato"

"Es que" no hay tiempo de preparar las reuniones...

Es evidente que en muchas ocasiones surge aquella incidencia o situación imprevista, urgente e importante, ante la cual sería absurdo respetar todas las normas de convocatoria oficial (antelación óptima de una semana, confección del orden del día, etc.….). Hay que actuar YA y para ello hay que REUNIRSE YA.

Estamos ante una situación de crisis y habrá que adaptarse.

Sin embargo, el riesgo que conlleva este tipo de funcionamiento, es que uno se puede acostumbrar a prescindir de esas “formalidades” y acabe por actuar como si todas las reuniones fueran de “apaga fuegos”, saltándose así a la torera, esos requisitos de buenas prácticas.

Estas inercias las constatamos en un número alarmante de organizaciones y podemos comprobar cómo la realidad no siempre justifica tales actuaciones.

Preparar una reunión no es una carga, es el camino directo al éxito de la misma.

Para ser más productivos...

La "productividad demográfica" de Ruiz Mateos

Esta entrada se la dedico a un compañero de twitter que últimamente sufre muchas reuniones en las que se le dice que “para incrementar la productividad, lo único que hay que hacer es echarle más horas” y la verdad es que, lo que hay que echarle es bastante morro, para soltar esta afirmación sin ponerse rojo…

Sería como pensar que Ruiz Mateos consiguiría por su familia numerosa, un premio a la natalidad porque se pasaba todo el día en la cama… No conozco su intimidad, pero creo intuir que no era un tema de “echarle horas” sino de “eliminar obstáculos” !!!.

Si quiero organizar una reunión con el objetivo de mejorar la productividad (por ejemplo en un proyecto concreto), más que soltar sandeces, o hago propuestas serias o convendría preguntar a los asistentes de qué manera creen ellos que podrían mejorarla… Y como mínimo no saldrían retratados en un twit.

La jerarquía y la convocatoria de reuniones

¿Quién puede/debe convocar una reunión?

El otro día me tomé un café muy interesante con Jerôme, un directivo de una empresa francesa que me comentaba una particularidad de las reuniones de su empresa. En su compañía, cualquiera estaba facultado para convocar/moderar una reunión y solicitar la presencia de superiores jerárquicos, siempre y cuando la misma estuviera justificada y se realizara con la antelación suficiente. El convocante era el moderador y responsable de la reunión.

Y tiene razón: lo importante de una reunión es la razón para reunirse, no quien la convoca.

No hay riesgo de reunionitis, ya que realmente el que la convoca se asegura bien de “no hacer perder el tiempo” a nadie y menos a un superior…

Exportar esta cultura de empresa se encuentra con el escollo de aquellos directivos que valoran su trabajo de “directivo” excesivamente en relación al trabajo de sus “subordinados”.

Sin embargo, el que su tiempo tenga un precio superior (todos hemos oído alardear algún directivo : “es que una hora mía le cuesta X a esta empresa”) no significa siempre que tenga más valor.

Deformación profesional

Viaje a Tailandia en familia...

Entre otras cosas, he de reaprender a viajar.

Acabo de volver de Tailandia con la familia y aunque es cierto que he desconectado, vuelvo agotada…

El motivo no es el cambio de horario, ni aprovechar trenes nocturnos para optimizar el tiempo de desplazamientos, ni el trekking (para guiris)…

He descubierto que la razón principal es mi (algo ridícula) deformación profesional.

Al igual que cuando conduzco una reunión formativa, no he podido evitar sentirme responsable de que 4 personas diferentes y con expectativas tan dispares, disfrutaran al máximo . Necesitaba “tener controlado” el estado de satisfacción, de interés, de bienestar y el buen ambiente continuamente, leyendo con demasiada insistencia cualquier signo en ese sentido. Tanto en situaciones complejas que requerían intervención, por ejemplo, positivizando situaciones delicadas (llegar en plena noche y que hayan dado tu reserva a otra familia…), como en situaciones sin importancia donde mi “búsqueda del viaje perfecto” era a todas luces innecesario.

Sin embargo, en las reuniones de formación, intentar “casar” todas las expectativas y dar satisfacción a todos los participantes, estando pendiente de los signos más insignificantes aunque sea agotador, es indispensable.

Dicho esto, insisto : he de reaprender a viajar.

Video cómico sobre reuniones

10 cosas a evitar en reuniones

De las 10 situaciones surrealistas que propone, la primera es de total actualidad!!!



No hace falta traducción