OPTIMIZACIÓN DE REUNIONES Las reuniones eficaces son la asignatura pendiente de este país. Optimizarlas es nuestro reto.
viernes, 9 de septiembre de 2011
Partido anti Power-point
Socorro! Alguien me amenaza con un power-point
Yo no estoy en contra del uso de esta herramienta, pero he dicho USO y en general nos torturan con su ABUSO en las reuniones. Un día ya hablaré sobre las buenas prácticas, pero de momento os cuelgo un artículo que me envió hace un tiempo un participante de un seminario, sobre la creación de un partido anti-power-point. Para que veáis que no sois sufridores aislados!!!
http://www.google.es/url?sa=t&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CCYQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.elpais.com%2Farticulo%2Ftecnologia%2FNace%2FSuiza%2Fpartido%2FAnti-PowerPoint%2Felpeputec%2F20110706elpeputec_4%2FTes&ei=KvBlTq7GD4jTsgb3zOGcCg&usg=AFQjCNGp1RXLfqTp9jJ80KO6Um_S2bdY2A
jueves, 1 de septiembre de 2011
Síndrome pata de pollo en una reunión
¿Qué situación he bautizado como el síndrome "pata-pollo" ?
Os cuento...
Del pollo sólo me gusta la pechuga. Detesto la carne melosa y resbaladiza del muslo. Pero como soy muy bien educada (la broma de “he ido a un colegio de pago” se ve que ya no es políticamente correcta…) he pasado años yendo a cenar a casa de gente y ante la terrible pregunta de “¿prefieres muslo o pechuga”, mi respuesta era siempre : “me da igual…” y a menudo acababa con aquel pedazo que me repugnaba… Se podía dar el caso de que los anfitriones fueran igual de “educados” o idiotas… que yo, de manera que son ya incontables las veces en que todo el mundo ha comido a disgusto la parte que mas odiaba.
Hay dos aspectos básicos a destacar en esta situación tan común :
- La falta de asertividad : ¿Por qué no decir (aunque sea con un guiño...), "hombre, si puedo elegir… "
- El dar por hecho de que aquello que nos gusta, es lo que indiscutiblemente también aprecia el resto. Sin embargo, es sorprendente comprobar (en ocasiones, tarde) la variedad de gustos y preferencias…
En reuniones, a veces tenemos que distribuir tareas, ubicaciones, etc… y esos dos factores se dan de pleno:
- A algunos les encanta viajar o “salir a hacer recados”, otros lo detestan.
- Algunos adoran el teléfono, mientras que para otros es una pesadilla.
- Unos huyen de la rutina y otros se sienten inseguros cuando los sacan de ella.
- A algunos les encanta participar en la toma de decisiones y otros lo evitan.
- Unos prefieren venir una hora antes y otros salir una hora después...
Seamos asertivos y no “demos por hecho” que hay opciones gratas/ingratas
miércoles, 27 de julio de 2011
Reunión y gestion de egos

Gestión de egos en reuniones
En una reunión, el moderador que comprende que una de sus funciones es gestionar los egos…tiene mucho de ganado.
Yo no lo tenía tan claro…
"Tengo una amiga” (jejeje) que en una reunión con un objetivo muy concreto, cuando llegó a la sala en que debía “celebrarse” (siempre me hace gracia esto de “celebrar”…), consideró que tal como estaban dispuestas las mesas, no ayudarían al buen desarrollo de la misma. Así que ”mesas “pa-arriba, mesas-pa-bajo” , cambió la disposición.
No sólo cometió (esa amiga mía…) tal sacrilegio, sino que además tuvo la “desfachatez” (leer con ironía y algo de cachondeo) de decirles a los participantes que aunque por error, se les había entregado un dossier al inicio de la reunión, que por favor no lo abrieran hasta finalizar la misma… Es terrible!!!.
Esa pobre moderadora no se dio cuenta de alguno de los participantes venía acompañado de su ego. En general los egos se cuelan y no avisan. Es lo que tiene el ego…
El que nos ocupa tenía un tamaño que le complicó encontrar sitio en la nueva disposición de las mesas y era tan ciego que no podía parar de insistir en ver el dossier YA…dando palos con su bastón blanco invisible.
La pobre moderadora, bueno yo, bueno la chica que conozco, tuvo de dedicar (y esta vez reconozcámoslo, perder, que no invertir) un tiempo a su gusto demasiado grande, a la gestión de ese ego. Pero aprendió mucho en esa reunión (o eso me comentó mi amiga…).
martes, 5 de julio de 2011
En reuniones, no siempre las soluciones complejas son las mejores

La leyenda del boli de la NASA
La semana pasada tuve un curso con productores de una TV autonómica. Un placer de curso, por cierto.
La semana pasada tuve un curso con productores de una TV autonómica. Un placer de curso, por cierto.
Al terminar, en un metaplán de conclusión del seminario, un participante escribió la siguiente cartulina como propuesta de mejora: “escuchar con respeto las ideas de los más (en principio) inexpertos”.
“Se dice” que este organismo encargó a un equipo de ingenieros el diseño de un bolígrafo que funcionara en condiciones de ingravidez, boca arriba y en cualquier posición y entorno.
Dos años y varios millones de dólares más tarde, propusieron un prototipo espectacular.
“Se dice” que los rusos utilizaron un lápiz como solución adaptativa…
A pesar de que la historia está sesgada y no es en absoluto exacta, me parece una “leyenda ilustrativa”…
sábado, 18 de junio de 2011
Las neuronas y los departamentos de una empresa

No te comportes como las neuronas!!!
Al encontrar este dibujo de Toni Ruiz, recordé unas reflexiones de Eduard Punset sobre las neuronas, que me parece curioso trasladar como metáfora al mundo de la empresa y sus diferentes departamentos. La visión global o la falta de ella de los diferentes componentes de las organizaciones… situación que se refleja en las reuniones.
Las neuronas no tienen conciencia, no saben que funcionan para un ser vivo, sólo cumplen su función. NINGUNA DE TUS NEURONAS SABE QUIEN ERES, NI LE IMPORTA…
La ironía de que algo que es tan vivo y que forma parte de nuestra consciencia y que por sí misma no tenga conciencia de lo que es ella, y sobre todo del gran conjunto del que forma parte: nuestro cerebro.
Las reuniones pueden tener como objetivo (aunque sea secundario) romper este símil entre funcionamiento neuronal y departamental y ampliar la visión global en las organizaciones.
domingo, 5 de junio de 2011
No dar por hecho en reuniones...
Error habitual en reuniones : dar por hecho...
En cuántas reuniones nos damos cuenta demasiado tarde de que algo que dábamos por hecho (por obvio, por que todo el mundo sabe, por que ya lo expliqué (y muy claro) el otro día...vamos por que está clarísimo!!!) que en el fondo no era así... Teniendo cuidado de no ofender, merece la pena verificar algunos puntos...
http://youtu.be/WT3xkOUqDws
martes, 31 de mayo de 2011
La “convocatoria protocolaria" o para no herir...

Convocatorias protocolarias: la anti optimización de reuniones
“Yo utilizo las reuniones para cubrir la necesidad de pertenencia de mi gente y que se sientan parte del equipo”
Por pura inercia o incluso para no herir sentimientos, a veces nos cuesta excluir de una convocatoria a una o dos personas a quienes realmente la reunión no aporta ni afecta en absoluto. Pero al convocar al resto del equipo... tememos lesionar susceptibilidades y el clima es lo primero!!!. El resultado es un participante que en general no tiene nada que aportar y que está pensando en el trabajo que le está esperando y en la pérdida de tiempo que para él supone estar allí. Y tiene razón!!!
Pero si no le convocamos, corremos el riesgo de ofenderle “no sé qué hacen, se han reunido todos y a mí no me han dicho nada…” (a leer en tono melodramático…).
La mejor alternativa es hablar previamente con él y explicarle asertivamente el motivo por el cuál no se le convoca, pero indicándole que si tiene alguna aportación o sugerencia está invitado (no convocado).
En la mayoría de las ocasiones, la persona agradecerá nuestro gesto y sólo acudirá si realmente su interés o aportaciones lo justifican. De este modo todos salimos ganando :
- Si no acude: él tiene la sensación de haber ahorrado tiempo y nosotros evitamos la presencia de un asistente “irrelevante”.
- Si acude: lo más habitual será que se esfuerce en justificar su presencia, lo que suele redundar en un enriquecimiento de la reunión.
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