Quienes miran por encima del hombro en una reunión...

Un tipo de actitud difícil de gestionar en las reuniones es la del personaje que mira al resto por encima del hombro.

 

Uno de sus gestos típicos es su manera de escrutar, con condescendencia, la lista del resto de participantes a la reunión a la que ha sido convocado.

Distinguimos principalmente dos especies, y por desgracia ninguna de ellas en peligro de extinción.

–   El dinosaurio que está convencido de que, con su experiencia, nadie puede enseñarle nada y mantiene una actitud peyorativa  hacia «los niñatos que lo quieren cambiar todo». 

–   El gallito supertitulado que mira con desprecio a «esos fósiles  que ni siquiera hablan fluidamente inglés».

 Evidentemente no se trata de un tema de edad, pues a los «no, sin mi pódium» los encontramos en todas las generaciones, pero mayo ritariamente responden a los perfiles reseñados.

Ante esta situación nos encontramos ante dos opciones:

 –   Qué me apetece hacer (ponerlo en su sitio, dejarlo en evidencia,  vamos… ¡machacarlo!).

 –   Qué me conviene y me corresponde hacer como buen facilitador/a.

 

Spoiler: Claramente la segunda opción.

Dar rienda suelta al yo justiciero puro («se merecería que…») sólo nos conllevaría inconvenientes. Sin embargo, sí puede hacerse justicia en cierta medida dirigiendo nuestros esfuerzos, no a acorralar al impresentable, sino a ensalzar a sus víctimas, es decir, buscar y dejar caer ejemplos reales que revaloricen la  experiencia, la formación, la creatividad, según el caso.

La mejor opción es, pues el rol compensador,

García Márquez y las reuniones

 

Crítica "literaria" a reuniones inefectivas

Me he aficionado a los audiolibros y leyendo títulos de García Márquez, mira por dónde, me he divertido tuneándolos, usando las reuniones como leitmotiv

Fíjate tú que me ha quedado una crítica “bastante completa” a muchas reuniones:

• Crónicas de una reunión muerta anunciada
• El acta no tiene quien la escriba
• Cien minutos de soledad
• Mal Humor en tiempos de cólera
• Relatos del moderador que naufraga
• La mala hora (éste lo dejo tal cual)
• Memorias de mis putas reuniones tristes
• De la impuntualidad y otros demonios
• El moderador en su laberinto
• Vivir para contarla (otro que no modifico)
• Yo no vengo a decir un discurso (tampoco requiere retoque)
• Los funerales de la Reunión demasiado grande.

¿Añades algún otro título, aunque no sea de este autor?

¿Eres mas de felicitar o de valorar?

 

En tus reuniones, no te olvides de valorar.

¿Eres más de felicitar o de valorar? Son cosas muy diferentes. ¿A qué dedicas más tiempo en tus reuniones? En serio. Piénsalo.

¿Dudas? Igual no lo tenemos muy claro

·         Felicitar, es expresar a una persona la alegría y satisfacción que se siente por una cosa agradable o feliz que le ha ocurrido.

·         Valorar es reconocer el mérito o las cualidades de alguien.

De la misma manera que solemos felicitar a nuestros hijos por sus buenas notas (no siempre aludiendo de manera expresa al esfuerzo que le han dedicado), en el ámbito de las reuniones tendemos a felicitar por la consecución de los objetivos y no dudamos en “elogiar” a quienes han obtenido unos buenos resultados. Eso está bien, pero no hay que olvidar la necesidad de valorar a quienes se esfuerzan a tope, pero debido a temas que no dependen siempre de ellos, sus resultados no son los esperados.

Hacer que el esfuerzo deje de ser invisible creo que es muy saludable para nuestras reuniones y para cuando salimos de ellas…

La percepción de injusticia en las reuniones

 ¿Sabes cuáles son las situaciones clásicas en que un participante se siente injustamente tratado?

Cuando indago sobre cómo funcionan las reuniones en una organización (reconozco que en este tema soy muy cotilla), a menudo quienes participan en ellas me comentan como causa de insatisfacción, el tratamiento injusto recibido.

En cambio, estoy segura de que pocas personas que facilitan reuniones tienen consciencia de haber hecho o dicho algo que pueda provocar esa impresión.

Voy a compartir las más recurrentes y os invito a que reflexionéis honestamente si se han podido dar en alguna de vuestras reuniones:

1.        “Siempre soy el último en presentar y nunca queda tiempo o lo tengo que hacer a toda prisa”

2.       “Siempre hablan los mismos y a veces no tengo la oportunidad de plantear mi punto de vista”

3.       “Algunos pueden abandonar la reunión y yo tengo que aguantarla entera”

4.       “A algunos les contestan las preguntas y a mí me dicen que las preguntas al final”

5.       “La impuntualidad de otras personas me hace perder el tiempo a mí que siempre soy puntual”

6.       “Me criticaron en público pero nunca dicen lo que hago bien”

7.       “A mi siempre me dicen que no… y lo mismo preguntado por otra persona, siempre recibe un sí”

8.       “No sé por qué pregunta si siempre hace lo que quiere”

Pues bien, si has reconocido alguna de estas situaciones, probablemente podrás evitarlas en un futuro ( si eres quien facilita la reunión)

Si no te has visto reflejado en ninguna hay dos posibilidades: o bien eres un genio de las reuniones o bien cambia de espejo.

Dejar de hacer algo bueno porque un día salió mal…

 "Uf, eso no me vuelve a pasar a mi!

Una amiga me explicó lo siguiente: un día en un bus abarrotado y ella bien sentadita, vio subir a una mujer de “cierta edad”.  Le ofreció sonriente el asiento y a cambio recibió a gritos el malestar de la señora por haber sido catalogada de anciana… (muy fina no estaba la pobre…).

Mi amiga sentenció, muy seria, que nunca más volvería a ceder el asiento a personas de “incierta edad”.

Resolución entendible en el momento, pero injustificable mantenerse en ella, incluso a corto plazo.

En las reuniones online (aunque también en las presenciales) quienes las facilitan hacen intentos de dinamización utilizando nuevos recursos. Y si no les sale como previsto a la primera, tienen la misma reacción que mi amiga: no lo vuelvo a intentar ya que lo pasé fatal.

Que una experiencia aislada desagradable no te castre para actuar o incorporar cambios deseables en ningún aspecto de tu vida. Y en las reuniones tampoco.

•  “Di voz a la gente y me pusieron en una situación delicada… Vuelvo al monólogo que era más seguro”
• “Intenté hacer una encuesta o utilizar las microsalas y no hubo manera y encima hice el ridículo. Comparto pantalla y me dejo de modernidades”
• “Propuse la P de parking y se lo tomaron a cachondeo. Mira. Si salimos de tema, ya volveremos…”

No dejes de intentar mejorar tus reuniones, ni de aplicar todo aquello que llegue a tu vista u oídos y que pueda ayudar a que s sean más efectivas y agradables.

 

Foto de Thiago-Igara via Pixabay

Evitemos menciones “simpáticas” a enfermedades, como recurso comunicativo

Alusiones a enfermedades que debemos abandonar en una reunión

Mi post de este mes debía llamarse Reuniones bulímicas, Reuniones anoréxicas. He decidido no publicarlo.

La noción de qué es “políticamente correcto” me parece un tema de difícil consenso. Cada uno pondría en el cesto frases, actitudes o acciones diferentes. Yo reconozco tener una percepción subjetiva y además fluctuante de este concepto.

Sin embargo, no querría situar en este contexto lo que quiero compartir aquí. No se trata de calificar de correcto o incorrecto su uso, sino de pensar sobre ello.

¡Cuántas veces hemos oído o dicho algunas de las frases siguientes! Yo confieso que muchísimas…

·        No seas autista (a alquien introvertido)

·        ¡Me había olvidado del todo! Tengo un Alzheimer bestial

·        Parece que tenga Parkinson, jajaja

·        Es un cáncer para las organizaciones

·        Me pone esquizo

·        Disculpad si parezco un poco bipolar (sonrisa)

·        Si me pasa esto, me suicido.

·        Tampoco hay que ser un obsesivo compulsivo

·        Y tantas otras

Muchas de ellas acompañadas de risas…

No me había planteado las consecuencias que podrían acarrear.

¿A qué viene hablar de esto?

Este fin de semana estaba buscando testimonios en Twitter de una de las enfermedades antes mencionada porque se la han diagnosticado a alguien a quien quiero. Me sorprendió constatar que más del 80% de los tweets con el hashtag que usé de buscador, me remitían a bromas sobre el tema. La mayoría no tenían una vocación de burla, pero me produjeron una cierta tristeza. Si alguien se ha pintado mal las uñas ¿ha de poner como hashtag #Parkinson? O si se ha olvidado las llaves ¿está obligado a poner #Alzheimer? Aunque cuantitativamente pueda dar más visibilidad al tweet, quien busca esa palabra probablemente no tiene interés ni por tus uñas ni por tus llaves. Uy ¡qué a gustito me he quedao!

Pero dejemos las RRSS y centrémonos en “mi” tema: las reuniones. No en pocas ocasiones utilizamos esas referencias (me incluyo) y no somos conscientes de las situaciones personales que viven quienes participan en ellas y hasta qué punto pueden resultar dolorosas esa ingenua y generalizada banalización de esas enfermedades.

Sustituirlas por otras (al principio cuesta, igual que deshacerse de muchos hábitos) pero merece la pena intentarlo. Espero ir abandonando poco a poco esta mala costumbre.

En comunicación lo importante no es la intención sino el resultado.

Eso de que las reuniones online son menos participativas ES UN FAKE!

 

¿Cómo hacer más participativas mis reuniones virtuales?

Algunas personas se quejan de que las reuniones virtuales son más frías y menos participativas y me preguntan qué opino.

Mi respuesta va en función de quién emite esa queja:

·         Si quien se queja es un participante, decirle que no tiene suerte con quién le ha tocado como “facilitador/a” de la reunión, pero que intente darle ideas de cómo hacerlo… (ver más abajo)

·         Si quien lo hace es quien la lleva, le diría que deje de repetir esa frase y que escriba 100 veces (y no vale copiar/pegar) “Aún no sé cómo hacer que mis reuniones sean participativas”.

La falta de participación en general puede deberse a muchos motivos, pero en las reuniones virtuales podríamos distinguir dos tipos:

Las que tienen que ver con la figura de quien la gestiona (estilo autoritario, mala acogida de aportaciones, exceso de distancia, cuestionamientos personales… etc) y las que tienen que ver con el desaprovechamiento de recursos. En el primer caso… que parezca un accidente. En el segundo, buenas noticias, hay muchas soluciones.

La mayoría tenemos ganas de volver (en algunos casos) a reuniones presenciales, pero no debemos olvidar por ello, que las online nos brindan algunas herramientas que de utilizarlas bien, nos ayudarán a mantener vivas nuestras reuniones y que no parezcan una letanía:

·       ¡Pregunta!, pero recuerda algunos de los peligros que ya te he comentado en otras ocasiones. Si optas por la pregunta genérica y en 3 segundos no obtienes respuesta o la transformas en retórica y contestas tú, o la rediriges a alguien en concreto (quien sabes que siempre contesta…)

·         Utiliza a menudo el chat para que la gente te de opiniones o feedback breves y concisos. Ejemplo ¿Cuál es el comentario mayoritario que habéis recibido sobre “X”? Pero olvídate del chat si las preguntas admiten respuestas noveladas.

·         Usa encuestas o votaciones que de manera rápida te darán respuestas con conclusiones estadísticas compartidas y además ANÓNIMAS. Esta última ventaja es crucial. Hay aplicaciones como zoom que te facilitan editarlas desde la propia plataforma, si no, siempre puedes usar menti.com o mentimeter.com. Recuerda que en las presenciales también se pueden usar.

·         Utiliza las salas para grupos pequeños con nombres diferentes según las plataformas (breakout rooms en Teams) que te permiten dividir el grupo en subgrupos. Personas que no abrirían la boca en gran grupo, se sienten cómodas en petit comité.

      No te olvides de establecer un tiempo concreto y mejor breve, así como de dar unas instrucciones muy claras de lo que deben hacer: ej “recoger los principales obstáculos que creemos nos podemos encontrar con…” Avisa que cada subgrupo elija un /a portavoz (y así evitamos el típico “va dilo tú. No, tú”

·         Compartir un documento en el que los demás también puedan escribir

·         No abusar del “compartir pantalla” unilateral. Es el momento perfecto para contestar aquel correo pendiente…

·         Si me apoyo en diapos, mejor que no contengan TODA la información. Si la ésta es incompleta y requiere que la completes tú, mucho mejor. Da espacio: cuidado con comentar lo que te ha comentado uno de los participantes en lugar de acordar con él si prefiere comentarlo él/ella directamente.

·      Explora herramientas como Kahoot para crear mini concursos en forma de test.

·      También puedes utilizar “post its” virtuales con Miro y otras (dicen que en breve se podrá hacer desde las plataformas más habituales…)

·        Sin olvidarte de tu compromiso de acabar siempre a la hora prevista, dale ritmo a tu reunión, pero no trasmitas “prisa”. La percepción de “prisa” reduce la participación. 

Así que: ¡no hay excusa para lloriquear sobre la poca participación en las reuniones online!

Foto de Joseph Mucira via Pixabay