Reuniones en tiempos de confinamiento

Reuniones en tiempos de confinamiento

Entre tanto bombardeo de informaciones, de bulos y de bromas, hoy me han enviado un mensaje por whatsapp, que en forma de pregunta conseguía describir con realismo el panorama actual:

¿Quién aceleró la transformación digital en tu empresa?

      [  ]  El equipo TI

      [  ] El CEO

      [X] El coronavirus

      [  ] El equipo AGILE

      [  ] El CTO

Por cierto, me lo mandó un responsable TIC  ;) 

Tanta gente hablando teóricamente de que hay que salir de la zona de confort (consejo que, por cierto, no comparto) para ver cómo se nos expulsaba a hostias de esa zona amable con cojines mullidos...

Uno de los temas que más se ha visto “acelerado” es el de las reuniones en remoto. Ya no se nos daban muy bien las reuniones y encima ahora, las tenemos que hacer online.

Muchas de ellas adolecen de las mismas insatisfacciones que las presenciales (número no adecuado, poca claridad de objetivos, tiempo final no respetado, etc..) pero a eso hay que añadir la escasa experiencia en tecnología que nos caracteriza a muchos de los españoles. ¡Menudo estrés! Tanto para quien convoca como para quienes participan… ¿en serio no veis el documento compartido? Buena noticia: los aspectos técnicos después de varios intentos “ensayo-error” y algo de paciencia se solucionan.

Pero lo que no siempre se aprende en tercero de “aprendoahostias” es que hablamos de reuniones virtuales, pero habría que hacer una especificación adicional: reuniones en situación de confinamiento. No es en absoluto lo mismo. Hay elementos de reuniones on line “normales” que habrá que flexibilizar en la situación excepcional que estamos viviendo, así como otros que antes eran aconsejables y ahora serán imprescindibles.

Vamos a por los ejemplos:

No debemos añadir un estrés adicional en los participantes en plan “niños callaros por favor, que mamá está en una reunión”. Si una cabecita rubia aparece en mitad de la reunión, se la saluda e incluso se le pregunta su nombre…

En cambio, las reglas de juego a consensuar sobre futuras reuniones que antes eran “aconsejables”, ahora pasan a ser imprescindibles.

Os invito a reflexionar sobre las particularidades de una reunión en tiempos de confinamiento.

Y no olvidéis que de esta situación algunos equipos pueden salir reforzados y otros "tocados" y que nuestra manera de encarar las reuniones puede influir en ello.

No suelo despedirme en los posts, pero esta vez lo haré : un abrazo virtual.

Foto de Pixabaymohamed_hassan / 4737

Reuniones y socialización

¡No me hables del partido durante la reunión!

-          Recordemos que tenemos 3 objetivos en esta reunión

-          Si, como los goles que le metimos ayer al… ¿Visteis el partidazo? 

-          Pero el año pasado también empezamos bien y luego recuerda cómo acabamos

-          Como no cambien al entrenador… no sé yo…

-          ¿Fuisteis al campo?

-          El que si que cuando pierde su equipo coge una depresión es Godofredo. Jajaja 

       ¿No conocéis a Godofredo? Si, hombre, es aquel que…

-          Bla, bla bla durante 10’

Y mientras…hay otras personas con “otras aficiones” mirando desesperadamente el reloj y a punto de cortarse las venas.

Independientemente del peligro de hablar de fútbol, política o religión... permitir estos desvíos no es una muestra de flexibilidad, sino de incompetencia y solo sirve para garantizar que nunca vamos a acabar a la hora prevista… Y mientras los “que sienten los colores” distorsionan la reunión y te ven tan guay como facilitador/a… hay quienes están pensando que el fútbol se la repampinfla y que reconduzcas de una vez.

Otra situación típica es cuando coinciden en una reunión, personas que hace tiempo que no se han visto. Es casi misión imposible empezar puntualmente,  ya que cortar la celebración del reencuentro nos parece incómodo.

Los aspectos sociales antes, durante y después de una reunión de trabajo, son importantes y no siempre es fácil manejarlos equilibradamente.

Para su gestión, deberemos adaptarnos a la reunión en cuestión. Vamos a separarlas según contextos:

·         Reuniones en las que quienes participan, se desplazan desde zonas diferentes y 

       tienen pocas oportunidades de verse.

·         Personas que tienen posibilidad de contacto personal a diario

En el primer caso, puede que incluso uno de los objetivos (oficioso) de la reunión sea fortalecer los lazos personales entre esos colaboradores.

Eso no significa, que una vez iniciada la reunión, podamos hablar del partido de ayer como en el ejemplo, según nos plazca… o explicar que nos vamos a disfrazar de Donald Trump en carnaval y cómo teñirte la cara de color naranja sin alergias.

Al contrario, para evitarlo, precisamente deberemos facilitar y fijar un espacio y un tiempo concreto para ello.

Yo aconsejaría que ya en el orden del día se estableciera un momento “café-puesta al día personal” cuya duración dejo al libre albedrío de quien convoca. Independientemente de que comamos juntos después, si hace tiempo que no nos vemos “nos parecer normal” esos intercambios informales y personales “rápidos” antes de la reunión. Si no damos nosotros el espacio, se lo tomarán quienes participan y tendremos más complicado iniciar a la hora la reunión. Una vez transcurrido ese tiempo, se inicia la reunión a la hora prevista.

Ya os he comentado en ocasiones la conveniencia de establecer unas reglas de juego en las reuniones. En este caso, una vez agotado el espacio de interacción personal, acordaremos evitar cualquier tipo de desvíos, con el fin de poder respetar la hora final anunciada.
Eso no quita que en la reunión, se lancen guiños varios o que utilicemos el sentido del humor y complicidades personales, que siempre la harán más llevadera.  Pero una cosa es un guiño y otra un tic …

¿Y si nos vemos continuamente? En este caso, no hará falta separar un espacio temporizado de intercambio (pueden tomarse un café cuando gusten)

Debemos facilitar que en la reunión se vaya al grano y que la misma sea lo más breve posible, Aquí también deberemos ser claros con nuestras reglas de juego, ya que en la misma reunión puede haber participantes que tienden a explicar su vida en verso. Una vez terminada (siempre a la hora prevista) nadie les impide que se queden unos minutos comentando lo que quieran (si encuentran quién les escuche, claro).

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REUNIONES EFICACES Sé que a ti no te ha pasado

Felicitación para el 2020

Hay preguntas que matan

¿Preguntar para despertar? Si, pero ¡cuidado!

En las reuniones a veces tenemos algún participante que está de cuerpo presente, pero de mente ausente.

Quizás la razón es que no tendría que haber sido convocado… 

Descartemos esa posibilidad y aceptemos que sí debería estar allí. En mi post sobre “¿Cómo evitar siestas en reuniones?” planteo varios recursos para evitar esa situación, pero me gustaría añadir un detalle importante.

Cuando en clase pregunto ¿qué podemos hacer para despertar a un dormilón? , la mayoría contesta “preguntarle”. La respuesta es correcta pero incompleta. ¿Cualquier pregunta sirve? Es indispensable detenernos en analizar las consecuencias que una mala pregunta puede acarrear.

Cuando alguien no atiende, hemos visto muchas veces como quien lleva la reunión le hace una pregunta. El “pobre despistado” se queda cortado y queda en evidencia porque no estaba al tanto. El problema es que también queda retratado quien lleva la reunión, ya que acaba de hacer visible y pública la poca atención que estaba consiguiendo… Mala jugada.

Conviene señalar que hay dos tipos de preguntas:

             1.       Las que ponen en evidencia (y nos ponen en evidencia).

Son aquellas que el distraído no sabrá contestar…

Ejemplo :  - ¿Tú cómo lo ves?  

Respuesta: - ¡Glups! Perdona, pero no estaba escuchando.

              2.       Las que servirán para recuperar su atención, no sonrojarán al destinatario y nadie se dará cuenta de que pasaban de ti.

Ejemplo: - ¿Tú crees que hacer “X” (y X se explica…) nos aportaría algún beneficio?

Aquí el destinatario de la pregunta vuelve de su viaje astral, pero sin que nadie quede mal.

¿Cómo lo veis? Aquí espero que estuvierais atentos… ;)

Foto de Gerlat via Pixabay

¿Realmente discrepas totalmente?

Discrepo totalmente... de nada

En reuniones podemos oír (o decir... para qué negarlo) las frases siguientes:

• Discrepo totalmente.
• No estoy de acuerdo contigo, o su variante más políticamente correcta “no estoy de acuerdo con lo que dices”. Da igual, para lo que quiero comentar, no hay gran diferencia…

Salvo algunas excepciones, la mayoría de las veces son frases terriblemente injustas y que se pueden cargar el buen clima de una reunión.. Pongamos un ejemplo:

“El tema me parece tremendamente difícil, no se hizo una buena estimación del tiempo requerido y encima me lo entregaste fuera de plazo. Me niego a trabajar mal. Nuestros clientes se merecen mayor calidad de la que les estamos ofreciendo este último año”

Tu piensas: ¡uy, lo que ha dichoooooo!

Sien embargo, puede ser perfectamente aceptable que:

1.  El tema fuera difícil
2. El plazo fuese muy justo 
3. Se lo entregaste con 3 días de retraso
4. Todos deberíamos negarnos a “trabajar mal"
5. Todo cliente se merece la mayor calidad posible
6.  Este último año, nuestra calidad se ha visto mermada

Y sin embargo, los automatismos mencionados al inicio se ponen en alerta y salen de nuestras bocas en forma de dardo envenenado e inconsciente: “discrepo totalmente” y el veneno no desaparece aunque lo digamos educadamente. El otro nunca entenderá que se pueda discrepar de TODO lo que ha dicho.

¿Seguro que es honesto hacer tal declaración? No. Es simplemente una torpe respuesta defensiva porque no me ha gustado (que no significa que no sea cierto) algún elemento aislado de la frase (probablemente el hecho de que mencionara delante de mi jefe que YO se lo entregué tarde).

El tonito tampoco ha ayudado a serenarme…seguro, pero con mi respuesta no mejoro el diálogo. 

Es importante aceptar TODO AQUELLO que es aceptable (o incluso obvio) para estar objetivamente legitimado para destacar EL ELEMENTO (si lo hay) con el que realmente discrepo. 

El cambio cultural de empezar nuestras intervenciones destacando aquello con lo que estamos de acuerdo, supone un cambio cualitativo esencial y una manera de ganar #efectividad ya que no nos enzarzamos en discusiones infructuosas ni en bloqueos innecesarios.

Puede que no estés de acuerdo con una parte de este post... ¿o discrepas totalmente?

 Foto de QCV Avocat via Pixabay

Adicciones observables en reuniones

¿Reconoces alguna de estas adicciones en reuniones?

En las reuniones podemos observar algunas adicciones que, si no se manejan adecuadamente, pueden cargarse la reunión:

1)      La adicción a quejarse

Podemos entender que quejarse ante una situación concreta, sea una manera natural de desahogarse, pero si el estilo de comunicación de un participante es exclusivamente la queja... estamos delante de un distorsionador de la reunión que además provoca un efecto llamada muy pernicioso.

Si la queja es personal, no tiene cabida en una reunión. Cada situación exige un contexto adecuado y en este caso, la reunión no lo es.

Si acordamos acompañar la expresión de una insatisfacción o desacuerdo, de una sugerencia… el cambio en el ambiente de las reuniones será visible.

De todos modos, hay situaciones concretas donde incluir 4´de pataleta terapéutica (y limitarla así a un tiempo concreto) puede ser beneficioso. Puede añadirse y formalizarse incluso en el orden del día.


2)      La adicción a tener razón.

Conseguir convencer a otro con nuestros sanos argumentos es un placer universal, no lo voy a negar. Y en público ya es la hostia. Pero esas personas que se aferran a sus posiciones como a una tabla en un naufragio, son cansinas. Si el barco de tu razonamiento se ha hundido, sube a otro y agradece el rescate.

El momento en que descubres cuán liberadoras son en el fondo las palabras “pues es verdad, no me lo había planteado así y tienes razón”, comparado con la agotadora lucha por mantener a flote ese argumento que hace aguas... es un momento clave en tu vida.

Leí una vez (y no he sido capaz de encontrar la fuente) que nuestras posiciones deben estar escritas a lápiz y no con rotulador permanente.


3)      La adicción a buscar excusas

¿Recordáis la frase de Woody Allen “No me admitieron en el equipo de ajedrez por mi altura”? Pues así suenan muchas de las justificaciones que se escuchan en reuniones.

Admitir errores en reuniones ayuda a establecer una cultura de transparencia y honestidad necesaria para el buen desarrollo del trabajo en equipo. La buena noticia es que además de permitirte “limitar” tu error, la dinámica es contagiosa.


4)      La adicción a los focos

Para ésta os remito a un antiguo post  http://reunioneseficaces.blogspot.com/2014/02/el-sindrome-de-abstinencia-al.html


5)      La adicción al drama

Estoy convencida de que la madurez llega cuando empiezas a relativizar.

Si en el equipo hay una persona con el síndrome de Romeo y Julieta, el resto puede ayudar a objetivizar la situación y recuperar la proporcionalidad que los amantes de la tragedia pierden.

Y sin hablar de la principal: los adictos a las reuniones. Los “me reúno, luego existo”.

Foto de Stevepb en Pixabay