viernes, 28 de febrero de 2014

"Imagine" en Reuniones


Imaginando, se hace camino al pensar...
  • ¿Te imaginas una sala de reuniones en la que se apague la luz – y especialmente el proyector con el power-point (leer con sonrisa maléfica) - cuando llegue la hora fijada para terminarla?
  • ¿Te imaginas un sistema informático que no te deje aceptar una reunión, si en la convocatoria no hay un orden del día?
  • ¿Te imaginas un sistema informático en el que aparezca “Error 0225004: querido convocante, lo que acabas de escribir es un tema amplio, no un objetivo.  Cambia si quieres continuar”
  • ¿Te imaginas una sala de reuniones donde no hubiera cobertura para móviles?
  • ¿Te imaginas que hubiera un spray de uso obligado que volviera mudo al que no tiene nada que decir?
  • ¿Te imaginas un sistema anti-incendios que se pusiera en marcha cuando alguien superara con su voz un límite de decibelios o hiciera comentarios incendiarios contra otros participantes (y evidentemente la ducha sólo le concerniera a él/ella?
  • ¿Te imaginas un detector de fantasmas en la puerta que le impidiera la entrada? Porque un detector de mentiras ya sería la hostia…
  • ¿Te imaginas un lector cerebral capaz de distinguir quién ha leído y  “hecho los deberes” necesarios para no hacer perder el tiempo al resto?
  • ¿Te imaginas que no se abriera la puerta para salir si no hay al menos un esbozo de acta o de compromisos si se ha decidido "algo"?
  • ¿Te imaginas que todas las aportaciones “humo” activaran una niebla equivalente a su intensidad y rodearan al emisor?
  • ¿Te imaginas que cuando algo ya se ha dicho más de tres veces se oyera “ecooooo”?
  • ¿Te imaginas que cuando alguien no comprendiera algo se le apareciera un interrogante en la frente?
  • ¿Te imaginas que cuando alguien tuviera ideas geniales, sonaran aplausos?


Algunos de estos casos (sólo algunos, claro) no son ciencia ficción, pero mientras esperamos que la tecnología juegue totalmente a favor de las reuniones, todos somos responsables y podemos erigirnos en el rol de garantes de las buenas prácticas en reuniones. No hay excusa.


lunes, 10 de febrero de 2014

¡Manos arriba, esto es un atraco (intelectual)!






Todos odiamos a los ladrones de ideas, pero quizás para otros, nosotros lo hemos sido...

Artículo en catalán cuya traducción podéis encontrar mas abajo, sobre un tema que ya sabéis que me preocupa : los ladrones de ideas

http://www.leconomic.cat/neco/article/4-economia/18-economia/715172-els-lladres-didees.html


LOS LADRONES DE IDEAS:

Es muy probable que recuerdes (eso no se olvida fácilmente) alguna ocasión en la que planteaste a alguien una idea y viviste una experiencia parecida a la siguiente:
Joan estaba solo con Mariano. Este último lo escuchó dando más o menos muestras de interés y al terminar su exposición, lo miró con cierto paternalismo y le dijo que lo sentía, pero que esa idea no acaba de cuadrar, que no la veía viable… Eso sí, le animó a seguir pensando… Pasado ese instante incómodo, Joan y Mariano sonrieron y la conversación siguió por otro derrotero o simplemente se acabó.
La situación descrita puede darse en muchos contextos: relación alumno profesor en el ámbito escolar o universitario, entorno familiar… Pero donde a ciencia cierta encontraremos más experiencias de este tipo es el mundo laboral. Por este motivo permitidme que elija ese entorno para continuar.
Sigamos con el ejemplo. Pasa un tiempo prudencial, nunca es inmediato, ya que aunque se apropie indebidamente de ideas ajenas, no es idiota y Mariano entra en una reunión.
Las reuniones son el foro más habitual donde se presentan esas nuevas ideas de dudosa autoría.
Marino parece satisfecho de sí mismo y más motivado que de costumbre ¿sois capaces de adivinar qué presentará como fruto de su propia inspiración y de una larga reflexión? Bingo: LA IDEA DE JOAN!!!
Acerquémonos y echémosle un vistazo:
“Buenos días a todos. Estaba impaciente de teneros reunidos porque se me ha ocurrido una manera de disminuir los costes de “X” sin reducir la calidad de nuestro producto estrella. Como es un tema que me preocupa, llevo tiempo dándole vueltas. Por fin tengo el placer de presentaros mi idea”
Pasado el momento de estupor que te suele paralizar unos instantes - acompañado de enrojecimiento facial, puños y dientes apretados y una apertura poco discreta de los orificios nasales y de la mandíbula - varias son las posibles reacciones que uno puede tener:
·         Defender en la reunión “la propiedad intelectual no inscrita” de nuestra idea
·         Hablar con él en privado cuando termine la reunión o cuando encontremos el buen momento.
·         Sufrir en silencio (instalándote en ese peligroso “va, total…”
·         No decir nada y decidir “dejar de pensar” en la empresa…
La primera es peligrosa si te une al ladrón de ideas una relación jerárquica (y evidentemente no eres tú quien está arriba…). Esos peligros se incrementan exponencialmente en función del egocentrismo del personaje. Sólo si tienes una capacidad asertiva bien entrenada sería aconsejable emprender esta vía. Recuerda que tu objetivo no es dejarlo en evidencia, sino recordar tu parte en la creación de la iniciativa.
La conversación privada posterior es la más prudente, pero resulta un tanto frustrante ya que no está garantizado conseguir un reconocimiento público por parte del delincuente intelectual.
“Sufrir en silencio” puede ser utilizable muy puntualmente, pero hay que evitar instalarse como hábito en ese inconfortable pero seguro: “No pasa nada. Total, es mejor evitar malos rollos y eludir conflictos”
Desafortunadamente, la última es la más habitual. Demasiadas personas optan por “no volveré a tener iniciativa en mi vida” con la consiguiente pérdida de ideas valiosas que nunca verán la luz. Ninguna empresa puede permitirse huelgas mentales de sus colaboradores.
Todos nos hemos quejado alguna vez de que alguien se ha adueñado de nuestra idea, pero no nos hemos planteado nunca de que quizá, por pura torpeza y sin mala intención, otros pueden acusarnos de lo mismo.
Vamos a por otro ejemplo:
Puede suceder que Matilde (que trabaja para ti) te proponga una idea,  por ejemplo: “a minúscula rodeada con un círculo”.  A ti, esa idea, tal y como te la ha planteado Matilde no te parece en absoluto una buena idea y muy educadamente le indicas que no acabas de ver esa propuesta en los momentos actuales.
Vuelves a tu casa y no puedes dejar de darle vuelta a la idea de Matilde (inviable en sí misma). Eres tan majo, que hasta te da pena haber frustrado su ilusión… De repente te surge A TI una idea ¿nueva? (para ti sí!) : “A mayúscula enmarcada con un cuadrado”.
Aparece aquí un conflicto de visiones (y de egos, no nos olvidemos): para Matilde ES LA MISMA IDEA. Para ti, NO.
De nuevo aparecen dos opciones :
  • Plantear tu idea sin más. Te acabas de ganar (probablemente de manera injusta) la reputación de ladrón de ideas, de atracador de iniciativas. Tu fama te precederá.
  • Si eres hábil, lo que harás  cuando presentes tu “A mayúscula enmarcada en un cuadrado” en la reunión, será recordar que en su día Matilde te propuso una “a minúscula” y que madurando el tema y adaptándola, gracias a ella surgió “A mayúscula” y por lo tanto agradecer “la inspiración”.

También se le puede llamar elegancia.

jueves, 6 de febrero de 2014

El síndrome de abstinencia al protagonismo



El mono de los focos, en reuniones

El síndrome de abstinencia lo compone el conjunto de reacciones psíquicas o corporales que concurren cuando una persona con adicción a una sustancia psicoactiva deja de consumirla. Lo mismo ocurre cuando una persona con adicción a ser escuchada (no sólo por sí misma, que también… sino por un público más o menos numeroso) y habitualmente expuesto a la admiración colectiva, pasa a una situación de poca visibilidad.
Los síntomas varían en forma e intensidad de acuerdo con la personalidad del paciente y del tiempo que lleva desarrollándose la dependencia
Este síndrome de abstinencia al aplauso virtual, denominado coloquialmente mono del “foco”, provoca que el paciente pierda la capacidad de experimentar gozo y tranquilidad de manera natural, y crea una dependencia o consumo compulsivo para no sufrir malestares como ansiedad, alucinaciones, sudoración, temblores, dificultad para dormir, y otros que, en conjunto, forman el síndrome de abstinencia.
Si el paciente tiene la facultad de convocar reuniones, el efecto de su dependencia provocará la saturación de sus colaboradores. Si quien lo padece es un participante, monopolizará las reuniones con sus intervenciones, sean éstas pertinente, no pertinentes o claramente impertinentes, dificultando la labor del moderador de tal reunión.
¿Cómo vencerlo?
En el primer caso, se aconseja que el moderador siga una terapia de shock acudiendo a reuniones ajenas absolutamente innecesarias, mientras se va aumentando exponencialmente el nivel de exigencia sobre su productividad. Suscribirlo a una sesión diaria de cine experimental iraní en VO sin subtítulos y obligarlo a visualizar la sinopsis en power point, también ha dado resultados interesantes, aunque no cuantitativamente significativos
En relación a los participantes, tanto a los que sufren paralelamente el síndrome de incontinencia verbal severa, como a aquellos que simplemente tienen un nivel de dependencia al protagonismo (mono del foco) superior a la media, se aconseja someterse voluntariamente a un régimen de intervención-tweet: auto-limitar sus aportaciones a un máximo de 140 fonemas.

No hay estudios concluyentes, pero en vista de los estragos que produce el síndrome del protagonismo en las reuniones y del temor al contagio, se anima a los lectores si conocen en su entorno a alguien que lo padezca, a invitarlos a seguir de manera voluntaria, alguno de los tratamientos propuestos. La organización se lo agradecerá.

lunes, 13 de enero de 2014

17 consejos para la película de tus reuniones




Cámara, Acción


En la película de tus reuniones :
  1. Recuerda que el título da ganas de asistir o no…
  2. El guión ha de ser creíble
  3. No es obligatorio que seas el Protagonista.
  4. Piensa muy bien quienes son los Actores invitados
  5. Gestiona los egos de los “principales”
  6.  Ahórrate los Extras
  7.  No uses dobles en escenas arriesgadas. Asume riesgos controlados, pero en primera persona.
  8. Cuida los doblajes y controla los subtítulos que otros podrán colocar.
  9.  Consigue previamente el guión del “malo” y prepara réplicas.
  10. La improvisación es buena, pero todos los actores deben respetar la esencia de su papel.
  11. Recuerda que un buen final arregla una reunión
  12.  Esfuérzate en que la gente se deje llevar…. que confíe que todo tiene un sentido y si puedes, aprovecha para sorprender
  13.  No cortes la reunión con publicidades propias o ajenas
  14.  Ajústate al presupuesto temporal que se ha establecido. Evita despilfarros
  15. La banda sonora será el ambiente que hayas sabido crear…
  16. No confundas los personajes con las personas
  17. Y sobre todo, evita la tragicomedia involuntaria

The End

viernes, 20 de diciembre de 2013

Tijeretazo a las reuniones


¿Por dónde empezamos a recortar?


Como estamos haciendo reuniones por encima de nuestras posibilidades, tendremos que aplicar recortes :

·         Recortes en el número de reuniones
·         Recortes en la duración
·         Recortes en  el número de participantes
·         Recortes en la cantidad de objetivos en la misma reunión
·         Recortes en el ego de muchos moderadores y/o participantes
·         Recortes a los monólogos infructuosos
·         Recortes al material innecesario que se adjunta y ya nadie se lee
·         Recortes a los “lo que tendríamos que hacer” que no se apuntan en ningún sitio
·         Recortes en … aquí te doy las tijeras a ti.



viernes, 29 de noviembre de 2013

35 motivos por los que decidimos no participar en una reunión


Causas de no participación en una reunión:

A menudo oímos moderadores quejarse de que la gente no es participativa. Sin embargo, no es lo mismo tildar a la gente de “no participativa” que reconocer el simple hecho de que no participen….y analizar la situación.

A menudo en el primer caso, se achaca a falta de implicación.Evidentemente la desmotivación y falta de implicación son una explicación de ese silencio, pero no la única. Aquí he recogido las razones más comunes (que seguro podéis completar) que provocan la falta de participación en las reuniones y que como veremos pueden ser muy diversas:

  1.   Temor  a que se alargue la reunión. Ganas de terminarla
  2.  Conflicto centrado en 2/3 participantes al que los demás se sienten ajenos
  3.   No querer mojarse antes de hora…
  4. Sentimiento de que su opinión no interesa al resto
  5. Percepción de una clara superioridad de los demás
  6.  El “volumen” de la reunión es alto y siente incomodidad por elevar la voz
  7.  Indiferencia hacia el tema
  8. Indisposición
  9.  Somnolencia
  10.  Antipatía generalizada hacia el grupo o el moderador
  11.  Miedo escénico
  12.  Espera infructuosa de que le cedan explícitamente la palabra
  13.  Espera del momento “oportuno”
  14.  Descontento por haber sido convocado a esa hora
  15. Sentir que no la ha podido preparar como le hubiera gustado
  16.  No entender por qué está en esa reunión
  17.  Enfado porque lo han interrumpido de manera no educada
  18. Enfado porque le han dirigido una “expresión bofetada” en público
  19.  Falta de costumbre a intervenir en reuniones
  20.  Juzgarla ineficaz
  21.  Oposición ideológica al moderador o a otros miembros
  22. Miedo a ser juzgado o etiquetado. Incluso a represalias por disentir.
  23.  Miedo al ridículo
  24.  Miedo a la oposición violenta de otro participante
  25.  Presencia de un superior jerárquico directo como observador
  26.  Presencia de charlatanes que monopolizan la palabra
  27. Presencia en el grupo de un miembro que expresa “perfectamente” lo que uno hubiera dicho “no tan bien”
  28.  Evitar entrar en conflictos
  29.  Silencio general del grupo o tendencia “cultural” al silencio
  30. Exceso de preguntas retóricas por parte del moderador
  31.  Mala situación en el espacio de la sala
  32. Timidez natural inhibidora (dentro y fuera de reuniones)
  33.  Desconocimiento del tema de la reunión
  34. Trauma que arrastra de una reunión anterior en que su participación no fue gloriosa...
  35. Número elevado/excesivo de participantes


El segundo e imprescindible paso es analizar, si como moderador de la reunión, está en mis manos como mínimo difuminar esos motivos. La respuesta parece evidente ¿verdad?


lunes, 25 de noviembre de 2013

Artículo (en catalán) publicado el sábado



Economia
EVA CANTAVELLA  COAUTORA DE ‘REUNIONES EFICACES'

“La reunió és un arma de doble tall: soluciona problemes i en crea”

Eva Cantavella. Foto: PROFIT.
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La responsabilitat del moderador és superior a la que hom es pensa en l'èxit de la reunió
A totes les empreses se'n fan, de reunions?

A totes no, hi ha pimes familiars que no en veuen la necessitat.
I és necessari?

Reunir les persones que treballen juntes és positiu perquè es generen sinergies. La reunió és compartir; compartir problemes, perquè es trobaran més fàcilment les solucions, i compartir contactes, idees, etcètera. La reunió és un instrument de gestió bàsic al si de les empreses. El problema és que no sempre les reunions es fan amb aquesta visió i d'aquí que hi hagi males reunions.
Aleshores és quan els treballadors es queixen que perden el temps.

La gent verbalitza que l'excés de reunions és el principal problema, però quan ho analitzes t'adones que en el fons es queixen que no serveixen de res i que tenen la sensació de pèrdua de temps.
Per tant, una eina pensada per solucionar problemes en pot generar?

Les reunions poden ser instruments per motivar la plantilla però poden acabar desmotivant-la. És una arma de doble tall i per això és tan important conèixer-la.
Què cal perquè les reunions siguin eficaces?

Les reunions han de ser la conseqüència d'un procés que comença amb la necessitat d'assolir un objectiu i concloure que la reunió és la millor forma de fer-ho. Per tant, convocar una reunió no ha de ser un recurs automàtic que després es farceix de contingut. A vegades pot ser molt millor fer tres trucades telefòniques. D'altra banda, massa sovint el moderador es prepara les reunions pensant en el que ha de dir, estratègia ideal per a una conferència però no per a una reunió. Les reunions són intercanvi d'opinions.
Aleshores també és clau l'actitud dels participants?

Sí, però precisament per això penso que la responsabilitat de qui convoca i modera és molt gran. Molt sovint les actituds que ens molesten de determinades persones són conseqüència d'accions o omissions per part del moderador.
Les reunions poden ser el detonant de conflictes larvats a les empreses.

Pots trobar-te persones que van a les reunions amb l'únic objectiu de boicotejar-les o posar en evidència una altra persona. Però, insisteixo, aquí el moderador és qui ha de saber gestionar-ho. El moderador té una responsabilitat superior a la que hom es pensa.
N'és conscient?

Malauradament no. Si ho fos es farien menys reunions i les que es fessin serien més eficaces. Les capacitats comunicatives del moderador s'infravaloren però són bàsiques. Un moderador es pot carregar una reunió segons la forma de fer un comentari o de formular una pregunta. I sense habilitat per saber concloure una reunió, ¿quantes s'acaben posposant fins un altre moment, generant la percepció que estàs en un cercle viciós?
Cal determinar la durada de la reunió?

És obligat. Quan estableixes un límit temporal, actives el mecanisme que fa que les persones resolguin abans.
Les reunions han d'acabar amb conclusions?

Sempre. Les reunions han de ser introduïdes i concloses, si s'ha pres una decisió s'ha de desglossar en quines tasques es portarà a terme, qui i amb quin calendari. Encara que només hagi estat un intercanvi d'opinions, també s'han de subratllar les idees més importants