Acabar con el síndrome del ficus en una reunión

No sin mi ficus

Antes de dedicarme a la formación, fui una persona tremendamente tímida. Veo sonrisas sarcásticas de los que me conocen... No digo que lo soy, sino que lo fui. 

El día de mi comunión (nací en el 62!), aún recuerdo la  frase que con micrófono, tenía que pronunciar : “por el Papa”. Os juro que no había más… pero lo recuerdo como el día en que pasé más nervios de mi vida.

Como cualquier tímido, me mostraba excesivamente  cautelosa en las reuniones. No me gustaba arriesgar o equivocarme, temía  sentir el rechazo o resultar poco interesante. Y lo peor : ponerme roja y quedarme en blanco.

A pesar de ello, siempre me levantaba convencida de que “hoy si hablaré”, pero ese “hoy” pasaba de largo mirándome con desprecio. (menudo melodrama estoy soltando!) 

Siempre buscaba una esquina en la sala de reuniones y si además había un ficus o columna cerca, allí estaba yo, para abalanzarme sobre el lugar más preciado.

Rechazaba  los pensamientos  irracionales que me aterrorizaban, sustituyéndolos por otros del estilo : “todo el mundo se puede equivocar”, o "qué es lo peor que me puede ocurrir".  Pero igualmente, miraba de reojo mi aliado, el ficus, al entrar en la sala.

La timidez se fortalece si no se actúa contra ella. Y para hacerle frente, hay pequeños detalles que conviene tener en cuenta.

Yo vencí mi timidez a hostias, así que mi ejemplo no os va a servir. Pero me hubiera ayudado mucho que alguien me explicara que ocultarme con el ficus (creó que llegué a desarrollar un gen que me volvía verde para confundirme con la planta) no hace sino agravar la situación.

Un tímido que quiere/necesita hablar en una reunión deberá hacer todo lo contrario que suele hacer :

• Debería sentarse lo más cerca posible del moderador.

Motivos :

• Cuando hable, no sentirá la necesidad de elevar el volumen de la voz (uno de los factores que favorecen el nerviosismo)
• No verás las 15 caras (más el ficus) que te fijan con la mirada. Al contrario, verás la cara del moderador y como mucho un par de caras más…

Oblígate a participar, aunque sea poco (fíjate pequeños objetivos).

No sé si tendrá relación, pero en mi casa, la persona que menos se ocupa de las plantas soy yo.

Participantes convocados y los que parece que han sido invocados

Vade retro

A menudo cargamos la responsabilidad de una mala reunión a aquel que la convoca y la conduce. Y no nos falta razón, pues muchos errores por acción y por omisión le son achacables.

Pero una cosa es achacar y otra machacar.

Hay participantes que en lugar de haber sido convocados, parece que hayan sido invocados:

• ·      Unos porque sólo están en espíritu, absolutamente ajenos a lo que se está tratando
• ·    Otros, los conocidos fantasmas, cuyo objetivo en la reunión es vender sus saldos a precio de Loewe. 
• ·   Y los últimos, los que son endiabladamente saboteadores. Su único objetivo es cargarse la reunión (y de paso al moderador)

En el primer caso, una parte (enorme) de la responsabilidad, es del convocante, pues un participante a quien o le afecta ni le interesa lo que se va a tratar, no debería estar allí. Pero por otra, está el diálogo interno nocivo de muchos participantes “si le digo que no me interesa el tema, se enfadará”. Evidentemente, si lo que planteamos es literalmente “no me interesa el tema”, gran parte de los convocantes no va a reaccionar bien. Habrá que buscar otras fórmulas… y una buena pregunta resulta de gran utilidad.

En el segundo caso, poner a remojo su sábana con unos cuantos litros de objetividad, sería sano ¿algún voluntario?. No olvidéis el suavizante, olerá mejor.

Por último, me parece muy criticable sacar a relucir las desavenencias personales con la única finalidad de dejar en evidencia a un moderador o cargarse una reunión por intereses puramente personales. Ese personajillo olvida que está devorando el tiempo de los demás participantes y ese bien escaso, merece todo nuestro respeto.

Mejorar la percepción global de una reunión con un embudo

Orden del día en forma de embudo

La palabra "embudo" no tiene buena prensa. Sin embargo mi propuesta de "reuniones en forma de embudo", apuesta por desestigmatizar esta herramienta tan simple a la vez que práctica.

Con la buena intención inicial de optimizar la reunión, a menudo agrupamos temas diversos que a veces no convendría unir. Pero sobre todo, el error más común es que convocamos para la totalidad de la reunión a participantes que rápidamente convertimos en meros asistentes, a quienes sólo afecta alguno de los puntos tratados.

Si de una reunión que dura dos horas, un participante estima que sólo le atañen veinte minutos, la ecuación de interés global de la reunión se resiente desfavorablemente, de manera que sale de la misma con la impresión general de pérdida de tiempo.

Si a eso añadimos que en general, el momento en que los participantes son capaces de prestar una mayor atención y de ser también más productivos y creativos en sus aportaciones, es en la primera parte de la reunión, tenemos una razón adicional para colocar en el punto uno del orden del día aquel que atañe al mayor número de personas.

Un participante no tiene por qué quedarse como “asistente” a la totalidad de la reunión y podría abandonarla en el momento clave, alterando beneficiosamente la ecuación de interés antes mencionada.

Hacer que la gente se incorpore a una reunión ya iniciada no es práctico y además exige un nivel de precisión en el control de los tiempos difícil de alcanzar por la mayoría de los moderadores.

Sin embargo, no es tan complicado organizar el orden del día en forma de embudo, de manera que algunos participantes vayan abandonando gradualmente la reunión a medida que sus puntos hayan sido tratados.

De este modo, evitamos situaciones como las descritas u otras igualmente poco deseables como los corrillos, los desvíos, etc.…  

Rumores y reuniones

Se ve que...

Hay un refrán africano que me encanta que dice "se puede esconder el fuego, pero ¿qué se hace con el humo?"

Es comprensible e incluso responsable, que en puntuales y muy breves momentos, las organizaciones sean “carceleras” con el manejo de la información. Se puede entender. Sin embargo, todos necesitamos sentirnos informados (no saturados de datos, que no es lo mismo) y cuando esta información no llega, esa necesidad la cubrimos intentando imaginar qué es lo que ocurre “en realidad”…

Siempre aparece uno que oyó una conversación telefónica, otro que vio a alguien muy preocupado, otro que ahora entiende por qué Juan no mira últimamente a los ojos, otro que leyó más o menos que… y así hasta el infinito y más allá. Todo parece cuadrar.

De modo que, aunque se pueda esconder el fuego, antes de que el humo quizá haga suponer un incendio de mayores dimensiones de las reales, será conveniente reunir al equipo y dar la información que éste necesita. En caso contrario, aténgase a las consecuencias de la intoxicación por la inhalación de rumores tóxicos.

La filosofía de la ventana rota

Este verano he empezado el libro “Cómo ser mujer” de Caitlin Moran y aunque no tiene nada que ver con el management, ya que es una visión particularísima del feminismo, propone una teoría que creo que es exportable a las reuniones y a otros contextos profesionales.

Habla de la filosofía de la “ventana rota” y dice que si en un edificio desocupado se rompe un cristal y no se repone, pasado un tiempo, romperán el resto de ventanas e incluso ocuparán el edificio... No sé si influyeron las cervecitas al sol, pero rápidamente (lo mío es obsesivo) vi la correlación en el contexto de las reuniones:

•   Si no hay orden del día claro, se hablará de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto
•  Si no se corta la primera alusión crítica personal entre los participantes,
• Si se deja que alguien monopolice un tema y no se le sabe “cortar” sin ofenderlo
• Si se espera a que lleguen todos los participantes por eso del “buen rollo” y no se empieza a la hora

Todas esas pequeñas cosas que en sí parecen insignificantes, lanzan un mensaje inequívoco de “ventana rota” que da alas para cargarse el resto.

El ritual de la palabra nueva

Una palabra nueva en cada reunión:

Reconozco que de adolescente era un poco friki (veo la sonrisa de algunos preguntando: ¿eras?). 

Para resultar más interesante, proclamaba trágicamente que prefería la soledad y así me aburría solemnemente en unas rocas, mientras los demás se reían en la playa (probablemente de mi idiotez). 

En la misma época, decidí leerme entera la enciclopedia. No sólo como un impulso de mejora personal y aprendizaje puro, sino para auto-afirmarme y de paso impresionar con mi “gran cultura…”. Patética.

Sin embargo, una idea que me parece interesante hoy, es incluir el ritual de la palabra nueva en alguna de tus reuniones.

Para aquellas que se realizan con una periodicidad superior a los 15 días, puede establecerse este interesante hábito: de manera rotativa, se inicia la reunión compartiendo una palabra “nueva”. Propongo ese plazo para que no se convierta en una carga… 

¿Nueva? Significa sencillamente desconocida u olvidada por quien la comparte. Es importante que si alguno de los participantes ya conocía la palabra, no caiga en la impertinente tentación de expresarlo… (ni siquiera con un gesto!).

A parte de fomentar la cultura del aprendizaje continuo como valor, se crea un lenguaje común y no deja de sorprender la poca homogeneidad que existe en el uso del vocabulario en una empresa.

Quizá llevas años hablando de tu problema de procrastinación con tus compañeros y un día un compañero la propone como nueva… 

Consejos para mejorar seguimiento de lo acordado en reuniones

Evitar miradas al techo acompañadas de silbidos…

Hablando de la diferencia entre decisiones y acciones, en un post anterior ya comenté la necesidad de tener establecido un cuadro de compromisos al término de la reunión, en el que se marcarían:  las tareas –QUÉ- (lo más desglosadas posible), la persona responsable de realizarlas –QUIÉN- y también el plazo para ello –CUÁNDO- (Puede añadirse un CÓMO, pero no siempre es imprescindible).

Me gustaría añadir algún pequeño consejo adicional.

• Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada siempre a una sola persona. Múltiples responsables = ningún responsable

• No esperar al final para “rellenar” el cuadro de compromisos. Es mejor anotar las tareas (QUÉ) a medida que surjan, ya que a menudo aparecen algunas que no están directamente vinculadas al “gran objetivo” de la reunión y se tiende a omitirlas del cuadro

• Sin embargo es mejor esperar al final para rellenar la columna “responsable” y “plazo”, por varios motivos:

• Al aparecer una primera tarea, si pedimos un voluntario, puede suceder que esa pregunta quede “desierta”, los participantes miren al techo mientras silban o empiecen a escribir con cara de concentración absoluta. En cambio, si ya tenemos al final un listado de 8 o 10 tareas (QUÉ), la distribución suele ser más dinámica y los participantes se muestran más “solidarios” : “de las 10, es lógico que me toque alguna” / “está claro que la tarea 5 es más de “mis competencias” / “prefiero presentarme voluntario a la 3, antes de que me toque la 7” / “soy el único que aún no tiene “deberes”…)

• Si una de las tareas debería realizarla alguien que no está presente en la reunión… no hay que olvidar anotar en el QUÉ “comunicarle a Matilde que…” asignando un responsable del aviso y un plazo…

• Mucho mejor si ese cuadro de compromisos, listado de seguimiento o como decidáis llamarlo es visible para todos los participantes, sea en pizarra, papelógrafo o proyectado.