Los triángulos y las reuniones

Aclaración del concepto "triángulo" en una empresa

Cuando en los cursos de conducción de reuniones hablo de los “triángulos” me refiero a aquellas personas que ocupan en la empresa un estatus de mando (generalmente desprovisto de liderazgo) y que lo ejercitan de manera coercitiva abusando de ciertas prerrogativas especialmente formales inherentes a su cargo. La confusión entre temor y respeto es una de sus características principales.

¿Todo jefe es un triángulo?
Un rotundo NO.
Hay que diferenciar:

- Cabeza y triángulo en proporción : el jefe medio
- Gran cabeza y pequeño triángulo : el verdadero líder
- Y por último cabeza pequeña y enorme triángulo: aquí tenemos al verdadero “señor/a del triángulo”.

Su presencia se convierte en un verdadero escollo para cualquier reunión efectiva, ya sea cuando la modera, ya sea cuando acude como participante.

REUNIONES EXPRESS

Las reuniones de 5 minutos

Muchas empresas, organismos o despachos han acogido positivamente este buen hábito : las reuniones exprés o de 5’.

Justo antes de iniciar la cada día más acelerada jornada laboral, todo el equipo se reúne (normalmente de pie) para intercambiar esas informaciones que deben ser de conocimiento de la totalidad de los miembros.

Ejemplos :

1. hay un cambio de interlocutor con una empresa
2. se ha firmado (o estamos a punto) un importante contrato con alguien
3. una incidencia que surgió ayer a última hora
4. una noticia en un periódico que afecta a uno de nuestros clientes
5. etc…
6. Sin olvidar la felicitación que ha llegado.

Cuántas meteduras de pata se podrían haber evitado con la instauración de estas mini reuniones…

Un archivo "dinamizador" en una reunión

En este enlace encontraréis un archivo que tanto sirve para “sentirse importante” durante unos segundos, como para utilizar en una presentación o reunión (en ese caso colocas el nombre de la empresa o persona que te interesa y ya verás…).

http://www.monfestival.fr/

Efecto halo y Efecto Horm

El efecto Halo y el efecto Horn

El efecto halo, es un fenómeno perceptual que podemos encontrar cuando se evalúa a un colaborador. Se basa en la tendencia general a fijar la atención en una sola característica, favorable o desfavorable, formando así un "halo" que afecta la consideración y evaluación del resto de características. Si la característica predominante es favorable, las demás características serán probablemente contempladas como favorables; si por el contrario, la característica dominante es desfavorable, la evaluación de las otras características resultara más bien negativa.
En el primer caso hablaremos del efecto Halo y en el segundo del efecto Horn.

Se estudia especialmente por su incidencia en las evaluaciones de desempeño, pero es un fenómeno que un moderador debe tener en cuenta a la hora de llevar una reunión.

Uno no aprende de los errores

Uno no aprende de la experiencia, sino de la reflexión sobre la experiencia.

Si uno no ejercita su auto-análisis, la experiencia sólo le sirve para consolidar sus vicios.

En el ámbito de las reuniones es peligrosos creer que por el hecho de haberse reunido en incontables ocasiones, uno es inmune a toda posibilidad de aprendizaje y mejora.

Como simple tabla de auto-reflexión propongo usar la siguiente guía de comprobación al término de la próxima reunión:

1.- Objetivo o finalidad de la reunión

¿Tenía yo clara la diferencia entre tema/objetivo de la reunión?
¿La gente lo comprendió?
¿Tuve que reconducir en muchas ocasiones?
¿La gente se molestó con esas reconducciones?
¿Se dejaron claras algunas “alianzas o reglas de juego”?
¿Qué podría mejorarse?

2.- Participantes

¿El número era correcto?
¿Respondieron o confirmaron los convocados?
¿Era mejorable la lista de participantes?

3.- Preparación de la reunión

¿Se convocó a tiempo?
¿Se solicitó confirmación? ¿Qué pasó con los “clave”?
¿Fue adecuada mi preparación de materiales?
¿Los participantes se habían preparado?
¿Los medios estuvieron disponibles a tiempo?
¿Qué podría mejorarse?
Me faltaron datos o información que podría haberme sido útil

4.- Calidad de la discusión

¿Se discutieron adecuadamente los temas?
¿Fue adecuada la participación del grupo?
¿Algún participante distorsionó la reunión?
¿Se concedió tiempo suficiente para la discusión?
¿Podría haberse mejorado la manera de conducir la reunión?

5.- Toma de decisiones

¿Se tomaron decisiones durante la reunión?
¿Contribuyeron a conseguir el objetivo?
¿Se concedió el tiempo necesario?
¿Se había proporcionado la información adecuada para la toma de decisiones?
¿Se introdujo bien esta fase?

6.- Cometidos o acciones

¿Se asignaron?
¿Contribuyen al alcance del objetivo?
¿Entendieron los participantes qué se espera que hagan en adelante?
¿Se ha implantado un sistema de control?
¿Era mejorable la asignación de cometidos?

7.- Medios auxiliares y recursos audiovisuales

¿Reforzaron los temas expuestos?
¿Sirvieron para algo más que para “distraer”?
¿Estuvieron disponibles en el momento oportuno?

8.- Tiempo

¿Comenzó a la hora prevista?
¿Se presentaron puntualmente los participantes?
¿Terminó a la hora prevista?
¿Era adecuado el horario previsto?
¿Era mejorable la estructuración del tiempo?

Es interesante plantearse estas preguntas al término de la reunión como ejercicio de auto-evaluación ...

Compartir conocimiento y Reuniones

Cuelgo este video que retuvo mi atención y en el que Tasaka habla de que el conocimiento individual ha perdido valor y que lo importante es compartirlo.

No habla directamente de reuniones, pero considero que éstas pueden ser un foro idóneo para que se lleve a cabo.

Efecto Pigmalión y Reuniones

El “Efecto Pigmalión” se refiere a las consecuencias que provocan sobre el comportamiento de una persona las expectativas y creencias que se tienen de ella. Si ésta percibe que se le valora poco o que es tratada con desconfianza, esto se reflejará en sus acciones posteriores.

Hay que destacar en ese sentido el experimento Rosenthal: En una escuela se hizo un test de inteligencia a varias clases. Sin corregirlo, Rosenthal seleccionó un 20% de alumnos de cada clase y dijo a los profesores que sus capacidades eran superiores y que obtendrían mejores notas. A final de curso obtuvieron mejores resultados respecto a sus compañeros. Una vez más, cuando se espera mas de una persona, se crea un mejor clima emocional con esa persona, se le ofrece mas oportunidades de participación, se le exige más, se le escucha de otra manera y se le mantiene mas informada.

McGregor y Likert afirmaron también que la conducta del directivo genera un efecto trascendental en la de sus subordinados. En otras palabras, los empleados responderán según como crean que sus superiores esperan de ellos.

¿Qué pasa pues en el contexto de las reuniones? En las reuniones de equipos de trabajo, cuando un moderador DECIDE que algún participante “es interesante” interactúa con él de manera diferente que cuando lo etiqueta de “pobrecito-no-da-para-más”, influyendo a la larga, en la calidad de sus aportaciones y por la tanto en el resultado de la reunión. Lo más grave es que a veces esta etiqueta nos viene dada por una tercera persona y la asumimos sin ningún espíritu crítico. Hay que dar la oportunidad a los participantes en una reunión a que se expresen sin los sesgos de nuestros prejuicios.