miércoles, 31 de octubre de 2018

Bienvenidos al concurso. quien piensa, pierde.




Pensar y reunirse no debería ser incompatible

Bienvenidos al concurso: ¡En reuniones, quién piensa, pierde! (Si. Los Luthiers me encantan.)

Hay personas que piensan antes, durante y después de cada reunión. Pues es una pena, ya que no son candidatas al concurso que las podría llevar a la fama en muchas organizaciones. ¡Qué se le va a hacer!

El casting es durísimo. Debes superar el antes, el durante y el después de la reunión.

Hoy me centraré en el Antes:

La primera prueba eliminatoria es verificar si se ha puesto el reuniómetro automático. Si confiesas que has sospesado si valía la pena hacer la reunión o podías haberla sustituido por otra vía, te rechazan automáticamente. Incluso te hacen sentir mal por presentarte a este concurso sin el talento requerido y hacerles perder el tiempo.

Después vienen preguntas sutiles y más sibilinas: ¿cómo has seleccionado a los participantes? ¿has identificado los claves y qué has hecho con ellos?. Os aconsejo poner cara de “no he entendido la pregunta”, incluso cuando te la hagan por tercera vez.

Cuando te pregunten por el orden del día, ¡alerta! Aunque envíes ese documento con la antelación necesaria detallando los objetivos, con tiempos marcados etc… no lo admitas jamás. Si lo haces, te descalifican de inmediato.

Cuando oigas “¿cuál es tu momento favorito para convocarlas?” si no quieres improvisar puedes optar por “los viernes por la tarde a última hora”. Verás sonreír con admiración al responsable del casting mientras piensa que eres una promesa.

Si te preguntan si todos los participantes tienen claro qué han de aportar a la reunión, la respuesta del último ganador fue: “tampoco hace falta que aparezca en la convocatoria ya que es de sentido común” Y me parece memorable, porque además traduce ese estilo condescendiente, poco conciso y ambiguo que deja adivinar que también se superará la segunda fase del casting. Otros aportaron un vídeo con las interrupciones de varios participantes que tuvieron que ausentarse para buscar documentos que no sabían que eran necesarios. Unos craks.

“¿Hablas con alguien antes de la reunión?” Comentaros que aquí un ingenuo confesó de manera vergonzosa, haber realizado un nemawashi en alguna ocasión. Fue expulsado de manera humillante y creo que hasta tiene una demanda pendiente. Bueno, muy bien no sé qué paso, ya que lo comentaron por encima en una reunión de no sé qué.

Criba final: ¿Envías documentación adicional junto a la convocatoria? Aquí lúcete y sé pródigo en ejemplos de cantidad y no calidad de documentos. Hubo quien habló de páginas amarillas, pero como el entrevistador era muy joven no lo entendió y no superó la prueba. 

Hasta aquí mis consejos básicos para poder participar en este maravilloso concurso televisivo. ¡Y que gane el peor!


Foto de Pexels en Pixabay

viernes, 28 de septiembre de 2018

Diplopausa

Transmitiendo conceptos "interesantes" y … sin enterarme.


Ayer en la clausura de un curso de Optimización de Reuniones en Lactalis, a la pregunta del Metaplán: ¿qué puedo hacer para optimizar mis reuniones? apareció una tarjeta con la palabra “Diplopausas”. 

No entendimos a qué se refería… Al explicarse, su autor, dijo que yo lo había planteado durante el seminario. Fíjate tú, proponiendo nociones taaaan interesantes y sin enterarme…

Se refería a lo que yo llamo y con poca gracias, micropausas… así que también él, sin saberlo, acuñó un concepto que me parece fantástico y con su permiso, ¿eh, Raúl Belloch?) lo voy a utilizar a partir de ahora.

Teniendo en cuenta que “diplo” significa en griego: par, doble … todavía nos viene mejor para esta co-producción (un concepto que mejora cuando el “título” tiene gancho).

En reuniones largas, es obligado prever una o varias pausas, pero si dura menos de 2 hora, no solemos proponerlas y a veces… nos conviene.

¿A qué corresponde entonces, una diplopausa?

En una reunión, la diplopausa, te puede ayudar a optimizar tus reuniones en varias tesituras:

  • Cuando ves que la curva de atención desciende más rápido de lo esperado y alguno de los participantes mira fijamente al vacío demasiado rato.
  • Si un debate sube peligrosamente de decibelios.
  • Casos de entrada en bucles. Hay más “ecos” que aportaciones nuevas.
  • Una dispersión o el alejamiento de los objetivos por encima de la media.
  • Surge la necesidad no prevista de alguna alianza (“esta reunión la salvaría si Matilde dijera…”)
  • La falta de feedback de algún participante que nos preocupa… ¿No sé si Matilde está o no de acuerdo? Con esa cara… 
  • Temas biológicos (reconozco que yo debería prestar más atención al cierre de muslos compulsivo)
  • Cuando ves que algún participante no ha comprendido algo y no quieres repetirlo para no aburrir al resto.
  •  Piensas que algo que has dicho, ha podido sentar mal o ser malinterpretado, por una persona.
  • A veces incluso es necesario transmitir alguna idea de manera menos formal que durante la reunión “oficial”


Pues eso, aprovechemos todas las ventajas que nos ofrece una diplopausa


Foto de Myriams-Fotos en Pixabay



martes, 28 de agosto de 2018

Sustituye alguna reunión por un micro vídeo.



El micro vídeo como sustituto de reuniones:

Antes de usar el disparador automático de reuniones, si sólo pretendemos informar de algo concreto a un grupo de personas, para evitar "gatillazos", convendría plantearse los puntos siguientes:
  •  ¿La reacción de los participantes no es previsible y me interesa conocerla “en vivo y directo”
  • ¿Contiene algún elemento “delicado” o con posibilidad de interpretación distinta a la deseada?
  • ¿Necesito persuadir o simplemente informar?
  • ¿Hay algo que desmentir o aclarar en relación al tema?

Si la respuesta es positiva, necesitaré una reunión. En caso contrario, si sólo pretendo informar de manera neutra, no hace falta convocarla. Si puede esperar, incluiré el tema en el orden del día de otra reunión y si no, transmitiré esa información a través de otra vía: circular, Intranet, email...

Sin embargo, una de las opciones que cada vez más personas están utilizando para sustituir reuniones breves puramente informativas, es la grabación de un micro vídeo (con el ordenador, el móvil...) en la que se dirigen a su equipo dando unas concisas instrucciones, comentarios, feedback, o informaciones simples.

Os he adjuntado un ejemplo ;)

Ventajas:
  1. Ahorro de tiempo. Si nos reunimos presencialmente, tendemos a alargar más esas informaciones. Además, cuando vas a una reunión, no solo debes contabilizar el tiempo de duración de la misma, debes añadir desplazamiento y tiempos muertos previos.
  2. No “interrumpes” el trabajo. Hay tareas que puede reanudarse tras la interrupción, pero otras hay que reiniciarlas. En el envío del vídeo se aconseja indicar el plazo para su visualización, con lo cual, hay un amplio margen para decidir en qué momento visiono. 
  3. Queda una "prueba" de lo que se ha transmitido...
  4. En general, es más “agradable” escuchar y ver a alguien, que leer. Aprovecho para señalar a los "cara-asco" que se abstengan de usar este canal. Gracias.
Así que : ¡Cámara. Acción!

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domingo, 15 de julio de 2018

Inercias a evitar en el uso del NO en Reuniones



Algunos usos del “NO” que inhiben la participación.

Tampoco hay que obsesionarse, como hacen algunos positivos talibanes, con la prohibición casi absoluta de utilizar el NO. Cuando oigo que si utilizas el no, eres negativo, así, a bocajarro, sin matices, siempre pienso que prefiero que me lancen un “NO será fácil”, antes de un “será difícil”…

Sin embargo, hay algunas inercias de uso del NO en reuniones, que convendría desactivar:

1)    Cuando no estamos de acuerdo con algo que otro está planteando (y puede ser solo un pequeño matiz) ese tic de ir diciendo “no” repetidamente, verbal o moviendo la cabeza, mientras el otro habla. 
     En los cursos de Optimización de Reuniones, incluyo a veces un pequeño ejercicio que permite ver qué hábitos de escucha tenemos y más de un 20% de los participantes constata que “cae” en esa trampa. Las consecuencias son claras: si mientras yo estoy hablando, otro con coreografía o estribillo va negando lo que digo, tengo dos opciones: dejo de participar o cuando me hable él/ella, no le escucharé con la misma atención (micro-venganzas) 
     Observad en futuras reuniones a las que asistáis, la cantidad de gente que lo hace…

2)    Evitar cuando contesto a alguien usar la fórmula: “No. Lo que pasa es que” o similares. A menudo, iniciamos “afirmando” un  NO con rotundidad y luego exponemos nuestro punto de vista. Es un tic habitual, pero es percibido como una negación de la totalidad de lo que ha expuesto el otro y no suele ser bien recibido.

3)    Otro “vicio comunicativo” es cuando un facilitador formula una pregunta (pseudo-retórica) esperando una respuesta muy concreta. Cuando recibe por parte de los participantes otras propuestas a la esperada, a pesar de que serían perfectamente aceptables, al no ser la suya, contesta con una gran sonrisa: “NO” y dirigen su mirada a otros participantes. Después de un par de “NO”, la gente deja de compartir, pensando, “pues dilo tú”.

-          ¿Cuál sería la solución para “X”?
-          Coordinarnos mejor
-          No (con sonrisa)
-          Reunirnos cada semana
-          No (con sonrisa)
-          Silencio…
-          Venga, venga… ¿Nadie lo sabe? La solución sería bla, bla, bla

Quizá quien la usa, podrá creer que es una técnica simpática de dinamización… pero es un inhibidor de la participación, que podríamos resolver sustituyendo esos “NO” por “Si. ¿Y qué otra cosa se os ocurre? El cambio es enorme en la dinámica que se establece. Pasamos de recoger a acoger aportaciones.

Espero que a pesar de tanto “NO” en el artículo, lo consideréis positivamente.

Foto de Pietro Jeng (Pexels)




viernes, 29 de junio de 2018

Manual del buen impuntual en reuniones





¿Qué hay que evitar cuando “no puedo evitar” llegar tarde a una reunión?
A veces, no podemos evitar llegar tarde a una reunión a la que hemos sido convocados. Sin embargo, aunque seamos impuntuales, siempre podemos paliar los daños colaterales no deseados.
¿A qué me refiero? A evitar esos hábitos improductivos que tenemos cuando interrumpimos una reunión ya iniciada:
  1. Explicar a todos los asistentes el motivo de tu retraso, con todo lujo de detalles... Sinceramente, carece de interés (a no ser que haya un cotilleo jugoso detrás, pero no suele ser el caso).Un pequeño gesto o expresión facial fácilmente interpretable de disculpa, basta.Si quieres, cuando finalice la reunión y en privado, ya te excusarás ante la persona que la facilitaba.
  2. Pedir, aunque sea amablemente, si te pueden poner al día de lo que te has perdido.Busca todos los indicios que te permitan “seguir” honrosamente la reunión y si quien la facilita considera conveniente darte algún dato adicional, ya lo hará. 
  3. Elegir mal dónde sentarte, como la silla más alejada de la entrada o que provocará más movimientos y “ruidos”. Olvídate del “¿está ocupada esta silla?”. ¡Si hay un bolso en una silla, busca otra!
  4. Comentar con el vecino las circunstancias o pedirle resumen.
Por cierto, el comentario al llegar "perdón, es que tenía mucho trabajo" (como si los demás no...), mejor ahórratelo.

Aunque la principal responsabilidad sobre la puntualidad recae sobre quien la lleva, ejercer puntualmente la impuntualidad de la manera más efectiva posible, es responsabilidad nuestra. Y punto. ;)

Foto de jarmoloc (pixabay)

viernes, 25 de mayo de 2018

10 Mandamientos en Reuniones




Las tablas de los 10 mandamientos en reuniones


Acabo de cumplir 56 y tengo memoria de pez.

Si no fuera porque lo apunto todo (tras el curso de GTD de José Miguel Bolivar, “capturo”) no sobreviviría profesionalmente. Sin embargo, recuerdo cosas que no son relevantes para mi día a día y que aparecen en mi mente en los momentos más insospechados.

Hoy casi me atraganto en el desayuno, cuando constato que soy capaz de recitar sin pestañear los 10 mandamientos. Soy del 62 … y esas cosas nos pasan. Igual no es un post para jóvenes

Como uno de mis hobbys es “tunear”, os dejo la versión de los 10 mandamiento en las #reuniones:

1.    Amarás la comunicación sobre todas las cosas.
2.    No tomarás el nombre de “Reunión” en vano (si es una ponencia, nunca lo llamarás reunión)
3.    Santificarás las agendes (marcarás y respetarás horarios)
4.    Honrarás y respetarás a los participantes
5.    No matarás de aburrimiento
6.    No cometerás ACTAS impuras (contendrán acciones, acuerdos y conclusiones que realmente plasmen la reunión)
7.    No robarás las ideas ni el tiempo de nadie
8.    No darás falsos testimonios ni mentirás. Tal cual
9.    No consentirás objetivos ni desvíos impuros
10.  No codiciarás el protagonismo ajeno.

Hace tiempo que no oigo hablar de la estrategia del océano azul, pero lo que tengo claro es que si no  cumples los mandamientos, te engullirá el mar rojo de la inefectividad.



Foto de (Pexel) Baptiste Valthier



lunes, 16 de abril de 2018

Importando la noción de "hors sujet"





Importando el "hors sujet"

En Francia hay un concepto que me fascina: el “hors sujet”.  Con una traducción superficial se podría asimilar a nuestro “irse por los cerros de Úbeda, por las ramas o por la tangente”.

Todas significan: divagar, alejarse del tema central, y sacar a colación temas que no guardan relación, pero en Francia, calificar una aportación de “hors sujet” implica otra connotación.

Se les inculca desde pequeños.
Si en un examen o ponencia, un alumno francés que no domina lo que le han preguntado, cae en la tentación de alargarse introduciendo conceptos o ideas que no son exactamente los preguntados, la penalización por hors sujet es realmente disuasoria.

En nuestro país, como mucho, no se te tiene en cuenta lo superfluo, pero no te penaliza. 

Esta diferencia es mucho más importante de lo que puede parecer… Marca nuestra cultura, y no solo en los políticos de este país, que el día que contesten lo que realmente les han preguntado, me caerán lagrimitas de emoción. 

Esta tendencia a:

·         “va... lo cuelo” “y de paso” “saco este tema, que de ese si sé “ ...

se ha convertido en un distorsionador de reuniones,  que afecta de manera negativa al focus y a los tiempos de las mismas. ¿Qué puedo hacer para evitarlo?

Ya he hablado en otra ocasión de las reglas de juego en las reuniones, de la conveniencia de establecerlas y de sus ventajas.


Si utilito esta “técnica”, y el ambiente y dinámica del grupo me lo permite, es aconsejable explicar el concepto de hors sujet e incluir una alianza o regla de juego que lo evite.

En una reunión, si de algo no sé, no hablo. Qué maravilloso principio, la importación del hors sujet.


La efectividad de contestar lo que se nos pregunta, no lo que nos apetece.


Photo by it's me neosiam from Pexels