lunes, 24 de noviembre de 2014

Reglas de juego en reuniones



¿Os imagináis lo complicado que sería jugar a un juego que no tuviera reglas?

Puede resultar útil consensuar con el equipo con el que te “unen” reuniones más o menos periódicas, las futuras reglas de juego que ayudarían a que esas reuniones fuesen más satisfactorias para todos.

Hay menos tendencia a saltarse las reglas que se han decidido entre todos, que las impuestas… Todos somos rebeldes, con o sin causa.

A parte de las clásicas (e ineludibles):
  •  Empezar puntual
  • Acabar aún más puntual: llegada la hora prevista de finalización,           los participantes tienen derecho a dejar hablando solo, al moderador que no haya gestionado bien el tiempo (apagar la luz, ya sería excesivo)
  •  Recoger por escrito las acciones y medidas que se han decidido (las primeras con detalle de QUÉ/ QUIEEEEÉN/ CUANDO). Si algún nombre no aparece, paga el café.
  •  Móviles apagados  (ninguna empresa ha quebrado porque sus colaboradores tuvieran una hora el teléfono apagado)

Pero, abramos un espacio a nuevas reglas, dando libertad en la manera de expresarlas (bienvenido el sentido del humor):

  • Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables). Caza a los francotiradores
  • No superar un determinado nº de decibelios cuando defendamos con “pasión” alguna idea.
  • No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad (con aportación de justificante médico tipo “riesgo de infarto”)
  • Cuando un tema está cerrado, pues eso: está cerrado!!!
  • No se utilizará calzador para para colocar nuevos temas si no está previsto (pero hay libertad para proponer al moderador que un tema se incluya en la próxima reunión
  • Se pueden prohibir palabras concretas: “eso es lo que hay…” “te lo dije…” las que más rabia den al equipo…
  •  Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando.
Entre todos se vota cómo se llamará este listado: las 10 reglas de juego, los 10 acuerdos inalterables, los 10 mandamientos, los 10 tabúes, decálogo de buenas prácticas en reuniones, 12 reglas sin piedad, las reglas del reuniópolis. Espero vuestras ideas.

Las reglas se numerarán, de manera que nos permita a todos comentar: te estás saltando la 7!

Se aconseja imprimirlas y recordarlas  antes de iniciar las próximas reuniones.


Que empiece el juego!


jueves, 16 de octubre de 2014

Me pregunto por qué preguntamos tan mal







Pregunta, pregunta...

Aquí tenéis la traducción de un artículo de los hermanos Cantavella publicado este sábado en el suplemento económico del periódico El Punt - Avui

 “El líder del pasado era una persona que sabía cómo dar instrucciones. El líder del futuro será una persona que sepa cómo preguntar.” Peter Drucker

Pero saber preguntar no es tan fácil.

Como prueba solo hace falta escuchar las preguntas que solemos hacer cuando vamos a visitar al hospital a alguien que acaba de sufrir un accidente: “¿Cómo te encuentras?” Está vendado hasta las cejas, le duelen las pestañas y no puede ni contestar y allí llegamos nosotros con nuestra mejor sonrisa y nuestra fantástica pregunta, cargados de buenas intenciones.

El momento de hacer la pregunta también es una maravillosa oportunidad para mostrar nuestra inoportunidad.  Y si no, quién no recuerda una visita al dentista en la que con la boca abierta y en su interior un par de manos y otro par de instrumentos metálicos, el profesional nos pregunta ¿Y así a qué te dedicas?. Mal momento para contestar: “a la comunicación”…

¿Y en el trabajo? Aquí tenemos LA PREGUNTA QUE JAMÁS DEBE HACERSE en el entorno laboral. ¿Es urgente? Vamos a ver… ¿Alguna vez en vuestra vida  os han contestado que no? De manera que ese mismo día te han pedido 7 cosas diferentes y todas son urgentes. Dime tu cómo vas a conseguir planificarte. 

Si sustituyes esa pregunta por otra: ¿para cuándo lo necesitas?, vas a poder organizarte con mayor facilidad. Ya sabemos que algunos te contestarán con el típico “para ayer”, pero afortunadamente no todos son tan graciosos…

Cuando le pedimos a alguien que haga algo, todos pensamos que si le decimos que no es urgente, acabará arrinconado en el trastero de las no prioridades. Así que, lo necesitemos para dentro de 10 minutos, 24 horas o antes de final de mes, la respuesta invariable va a ser: “si, si, urgente”.

Un tema interesante es analizar por qué la gente pregunta. Los motivos, personales pero transferibles, para hacerlo son múltiples:

  • ·         Por un interés real

Piden información o una aclaración que realmente necesitan.

  • ·         Por intereses,  también muy reales

Dirigen la pregunta conociendo de antemano la respuesta, porque quieren que esa información o posición aparezca en la conversación o reunión, justo en ese momento concreto. Responde a la simple estrategia de tener claro que no es lo mismo que yo diga algo, a que lo diga otro…

  • ·         Para parecer interesado

Puro maquillaje. Piden opinión o información adicional pero únicamente por quedar bien. La típica pregunta de peloteo.
·         

  • Para hacer que otro se sienta escuchado porque nos interesa su implicación
Algunos tienen muy claro que nadie se implica si no se siente, aunque sea tangencialmente, partícipe de una decisión. Si creemos que hemos colaborado con nuestra opinión en la creación de algo que nos va a afectar, probablemente seremos menos reacios a ponerlo en marcha.

  • ·         Para interesar, captar la atención o generar suspense

No es lo mismo iniciar una reunión, por ejemplo diciendo que hemos conseguido reducir las reclamaciones de nuestros clientes en un 6,2%, que iniciar preguntando si alguien sabe a qué corresponde ese porcentaje.
Otro uso podría ser cuando en una reunión todos hablan a la vez y no hay manera de que te dejen meter baza. Por mucho que intentes dar tu punto de vista “ya, pero…” “yo creo que…”, no consigues entrar. Si además no te gusta elevar el volumen de tu voz, siempre puedes optar por decir dos palabras mágicas (eso sí, subiendo el tono al pronunciarlas) “una pregunta”. Probablemente consigas un micro silencio (no te engañes, solo es para poder contestar ellos!) y aquí velozmente incorporas tu opinión o punto de vista en forma de pregunta… “¿no creéis que si hacemos tal cosa podría tener como consecuencia bla, bla , bla?

  • ·         Para parecer interesante

Son preguntas lanzadas con la finalidad de lucirse ante los demás y que carecen totalmente de voluntad interrogatoria. Con una pregunta algunos pueden alardear de conocimientos y de paso aprovechar para poner de manifiesto las carencias de otros… Feo, feo…


 Existen innumerables técnicas y trucos basados  en el arte de  preguntar. Como ejemplo os pondremos uno que no es muy conocido:
Si alguien comenta que una reunión fue desastrosa (por poner un ejemplo bastante habitual), solemos preguntarle directamente ¿por qué? Y aquí probablemente entrará a evaluar de manera subjetiva las diferentes responsabilidades. O tal como propone un moderador que conocemos bien, podemos limitarnos a repetir con tono interrogativo, el calificativo que ha elegido:   -     “¿desastrosa?”
Y  probablemente, obtendremos una información más global…

Lo que está claro es que hay buenas y malas preguntas y que si lo que obtenemos de nuestra pregunta no es el resultado esperado, si le dedicamos posteriormente unos minutos, encontraremos cuál hubiese sido la buena pregunta.



martes, 2 de septiembre de 2014

Cuestiones de edad en reuniones




¿Tiene importancia la edad de los participantes en una reunión?

Este fin de semana he visto una obra de teatro de un grupo amateur, “Metro” con la que, yo, pasé un muy buen rato.

Recalco el “yo”, porque me llamó la atención que la reacción del público no era homogénea. Muchos gags sólo eran comprendidos plenamente por las personas que teníamos ya “una edad”…

La música de “el hombre y la tierra” y la imitación de la voz de Félix Rodríguez de la Fuente, describiendo el comportamiento de un político, no provocaba la misma reacción en quienes habíamos crecido con esa sintonía cuando solo teníamos dos canales que en los que ahora mismo están mirando en youtube la música y la voz de ese tal Félix…

En reuniones hay que tener en cuenta estos aspectos. Los ejemplos, las imágenes o incluso las bromas que elegimos "tienen edad" y debemos preguntarnos: ¿llegan a todos?. Los grupos pocas veces son homogéneos y hay que buscar la manera de llegar a la totalidad.

Adaptarme al nivel de formación de los participantes es otro aspecto a subrayar. Tu objetivo no debe ser nunca quedar como alguien que habla muy bien, sino como alguien a quien se le entiende muy bien.


La no comprensión puede conllevar malentendidos que generen reacciones no deseadas. Comparto un vídeo con vosotros que me ha parecido excelente... Os gustará seguro (si recordáis antiguas lecciones de mates claro!)



jueves, 24 de julio de 2014

Dinámica para definir acciones de mejora



Dinámica para definir acciones de mejora
Una dinámica para reuniones en las que el objetivo es definir acciones de mejora podría ser la siguiente:
Cada participante rellena post-its (mejor con 3 colores diferentes) con:
  1. cosas que hay que dejar de hacer,
  2. cosas que hay que seguir haciendo y
  3. cosas que habría que empezar a hacer.
Se aconseja dar un número determinado de ideas por punto (3, suele ser un buen número) y fijar un tiempo determinado (que deje tiempo de reflexionar pero que no se alargue en exceso.
Puede hacerse de manera individual, por parejas o en subgrupos reducidos (eso lo decide el moderador en función del número total de participantes en la reunión o de otros factores, como por ejemplo si además se quiere potenciar la relación entre los miembros, etc…)
Se van pegando y agrupando. Lo puede hacer el propio moderador (imagen más ordenada) o los participantes (imagen más dinámica)
La columna 2, que señala lo que se está haciendo bien, no hay que olvidarla y habrá que dedicarle, quizá no mucho tiempo, pero sí mucha “intensidad”,
Una vez creado el panel con las tres columnas, se inicia la discusión en la que todos argumentan (ordenadamente) su posición y se acaba con un plan de acción relativo a las cosas que hay que empezar a hacer.
Es mejor que esta discusión se mantenga de pie ya que las aportaciones suelen ser más breves en esa posición…

Este cuadro de acciones también constará de tres columnas en las que se detallarán las tareas concretas necesarias para llevar a buen puerto las decisiones adoptadas (qué) junto con el nombre de los responsables de llevarlas a cabo (quién) y la fecha en que la acción debería estar terminada (cuándo).

martes, 8 de julio de 2014

Lo que el 15M puede enseñar a tus reuniones


Gestos asamblearios para reuniones de empresa

Hasta este año no me tentaba dar clases en la universidad. Aclaro que para el personal de administración, gestión e investigación he impartidos ya muchos cursos y he disfrutado con ellos. Pero eso de los estudiantes…

En la Pompeu Fabra, me propusieron trabajar con un grupo reducido, la mayoría representantes de estudiantes en diversas Asambleas y Asociaciones.

Y aquí empezó la sorpresa:

  • Sorpresa en cuanto a su alto nivel
  • Sorpresa en cuanto a su motivación por aprender cosas del mundo “real”, de las organizaciones con las que yo colaboraba, para aplicar a su mundo
  • Y aquí viene la mayor: sorpresa al ver la posibilidad de un trasvase en la otra  dirección, es decir: aplicar a las reuniones de la empresa algunas herramientas o  gestos del mundo estudiantil y también por qué no, del asambleario.
Algunos seguidores seguro que acaban de abandonar este post y anular la suscripción a mi blog….

Me centraré en particular en 5 “gestos” concretos: 


  • El hábito de pedir la palabra antes de empezar a hablar en una reunión.

Me contestaréis que vosotros sieeeempre pedís la palabra… No nos engañemos, salvo honrosas excepciones, en el momento en que levantamos la mano en una reunión (si lo hacemos…) automáticamente ya empezamos a “aportar” y digo aportar por no decir interrumpir, repetir…etc.

Los estudiantes, antes de entrar en cualquiera de los debates que durante el taller se plantearon, miraban al moderador señalando con la mano su voluntad de intervenir y esperaban que éste les concediera la palabra mientras continuaban escuchando con atención a quien intervenía.

Lo lanzo, como indirecta bien directa…
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  • Durante el 15M, cuando una comisión determinada se reunía y algunos participantes estaban de acuerdo con lo que decía quien tenía la palabra en ese momento, levantaban los brazos agitando las manos.

 Para los más monárquicos, el saludo típico de la antigua reina, pero con las dos manos a la vez. Y para los que solo podéis ir al cine para ver dibujos animados: el gesto corresponde al que hacéis mientras cantáis “5 lobitos”… también con ambas manos. Para los demás, el aplauso en el lenguaje de signos.

Con este gesto demostraban la adhesión a una idea sin interrumpir al que hablaba. Ello servía para medir el grado de conformidad, o no, con lo que se estaba planteando. Vamos, un feedback en toda regla.
  •  En relación a este último colectivo, un gesto me pareció muy sorprendente y no sería mala idea estudiar cómo lo incorporamos al “mundo serio” (léase con sorna) de las organizaciones. Mover en círculo los brazos paralelos al pecho,  servía para indicarle al que tenía la palabra que lo que estaba diciendo era reiterativo, ya había quedado decidido o ya estaba suficientemente claro.  Quien estaba hablando se daba por aludido y con toda naturalidad, abandonaba la palabra sin insistir.
  •  Ahí va otro : ¿cuántas veces nos hemos quedado con las ganas de comentar: “No lo veo, pero no bloqueo”?. Esta posición se expresaba moviendo la palma de la mano por delante de la cara.
  • Las palmas de la mano abiertas una frente a la otra alejadas y que se acercan es la manera de pedir al que habla que se centre en el tema y que no se vaya por las ramas ni divague... 


¿En algunos equipos de trabajo en los que se presume el ambiente constructivo, podrían acordarse estos gestos o incluso inventarse otros para facilitar el curso de las reuniones? Ahí lo dejo...

lunes, 26 de mayo de 2014

¿Para qué sirven los Desayunos con Dirección?






Desayunos con dirección... equivocada

Cada vez más empresas adoptan la idea de poner en marcha los "Desayunos con Dirección," una iniciativa con vocación de fomentar el diálogo y la mejora constante entre todos los que forman parte de la compañía.

Hasta aquí las buenas intenciones.

Pero, ¿funcionan o no? La respuesta es… depende.

A veces son desayunos con dirección equivocada.

1)      ¿Hay diferencia con las reuniones de siempre?
Si en realidad son únicamente una plataforma para lanzar discursos unidireccionales acompañados de una taza de café, se podrían ahorrar este último. La gente tiene la sensación de que están en manos de trileros, que les venden la idea de accesibilidad y voluntad de escucha, pero que en el último momento lo que está debajo de la taza, es más de lo mismo: nada.
La informalidad no solo es aconsejable, sino imprescindible y el diálogo debe ser real.
Las reglas de juego deben estar claras desde el principio y los jugadores deben conocerlas perfectamente. 

2)      ¿Quién acude?
El número de personas “invitadas” (no convocadas…) es importante y si se quiere de verdad establecer un diálogo abierto, el número deberá facilitar la participación de los “invitados”. No se puede obligar a nadie a asistir.
Algunas empresas han optado por que los participantes se “apunten” voluntariamente. El nivel de implicación será elevado, pero existe el riesgo de que siempre acudan los mismos para hablar de los mismo, cayendo en peleas de gallos infructuosas. 

3)      ¿Qué se hace con las propuestas o comentarios que surgen?
Si no se recoge formalmente lo que se ha expuesto informalmente, no se ha avanzado. Y las respuestas demasiado estandarizadas generan desafección a este tipo de iniciativas, girándose en contra de quien las propone.

Si no te interesa lo que piensan o sienten tus colaboradores, utilizar los “Desayunos con dirección” para disfrazarse de empresa moderna, no solo no permite obtener buenos resultados, sino que puede resultar contraproducente.

La incoherencia puede hacer que a la Dirección se le atragante el desayuno.


martes, 13 de mayo de 2014

Parodia sobre conference call


Vídeo muy ilustrativo de lo que puede ser una 
conference call

 


http://youtu.be/DYu_bGbZiiQ


Durante los cursos de Optimización de Reuniones, muchos participantes me preguntan qué opino sobre este medio para "reunirse". 
La verdad es que es un canal que personalmente no conozco bien, pero este video que me hizo llegar Jose Fco. Rodríguez (gracias, Jose) recoge los comentarios de muchos de los que las usan.

Merece dedicarle los 4 minutos que dura.