jueves, 24 de julio de 2014

Dinámica para definir acciones de mejora



Dinámica para definir acciones de mejora
Una dinámica para reuniones en las que el objetivo es definir acciones de mejora podría ser la siguiente:
Cada participante rellena post-its (mejor con 3 colores diferentes) con:
  1. cosas que hay que dejar de hacer,
  2. cosas que hay que seguir haciendo y
  3. cosas que habría que empezar a hacer.
Se aconseja dar un número determinado de ideas por punto (3, suele ser un buen número) y fijar un tiempo determinado (que deje tiempo de reflexionar pero que no se alargue en exceso.
Puede hacerse de manera individual, por parejas o en subgrupos reducidos (eso lo decide el moderador en función del número total de participantes en la reunión o de otros factores, como por ejemplo si además se quiere potenciar la relación entre los miembros, etc…)
Se van pegando y agrupando. Lo puede hacer el propio moderador (imagen más ordenada) o los participantes (imagen más dinámica)
La columna 2, que señala lo que se está haciendo bien, no hay que olvidarla y habrá que dedicarle, quizá no mucho tiempo, pero sí mucha “intensidad”,
Una vez creado el panel con las tres columnas, se inicia la discusión en la que todos argumentan (ordenadamente) su posición y se acaba con un plan de acción relativo a las cosas que hay que empezar a hacer.
Es mejor que esta discusión se mantenga de pie ya que las aportaciones suelen ser más breves en esa posición…

Este cuadro de acciones también constará de tres columnas en las que se detallarán las tareas concretas necesarias para llevar a buen puerto las decisiones adoptadas (qué) junto con el nombre de los responsables de llevarlas a cabo (quién) y la fecha en que la acción debería estar terminada (cuándo).

martes, 8 de julio de 2014

Lo que el 15M puede enseñar a tus reuniones


Gestos asamblearios para reuniones de empresa

Hasta este año no me tentaba dar clases en la universidad. Aclaro que para el personal de administración, gestión e investigación he impartidos ya muchos cursos y he disfrutado con ellos. Pero eso de los estudiantes…

En la Pompeu Fabra, me propusieron trabajar con un grupo reducido, la mayoría representantes de estudiantes en diversas Asambleas y Asociaciones.

Y aquí empezó la sorpresa:

  • Sorpresa en cuanto a su alto nivel
  • Sorpresa en cuanto a su motivación por aprender cosas del mundo “real”, de las organizaciones con las que yo colaboraba, para aplicar a su mundo
  • Y aquí viene la mayor: sorpresa al ver la posibilidad de un trasvase en la otra  dirección, es decir: aplicar a las reuniones de la empresa algunas herramientas o  gestos del mundo estudiantil y también por qué no, del asambleario.
Algunos seguidores seguro que acaban de abandonar este post y anular la suscripción a mi blog….

Me centraré en particular en 5 “gestos” concretos: 


  • El hábito de pedir la palabra antes de empezar a hablar en una reunión.

Me contestaréis que vosotros sieeeempre pedís la palabra… No nos engañemos, salvo honrosas excepciones, en el momento en que levantamos la mano en una reunión (si lo hacemos…) automáticamente ya empezamos a “aportar” y digo aportar por no decir interrumpir, repetir…etc.

Los estudiantes, antes de entrar en cualquiera de los debates que durante el taller se plantearon, miraban al moderador señalando con la mano su voluntad de intervenir y esperaban que éste les concediera la palabra mientras continuaban escuchando con atención a quien intervenía.

Lo lanzo, como indirecta bien directa…
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  • Durante el 15M, cuando una comisión determinada se reunía y algunos participantes estaban de acuerdo con lo que decía quien tenía la palabra en ese momento, levantaban los brazos agitando las manos.

 Para los más monárquicos, el saludo típico de la antigua reina, pero con las dos manos a la vez. Y para los que solo podéis ir al cine para ver dibujos animados: el gesto corresponde al que hacéis mientras cantáis “5 lobitos”… también con ambas manos. Para los demás, el aplauso en el lenguaje de signos.

Con este gesto demostraban la adhesión a una idea sin interrumpir al que hablaba. Ello servía para medir el grado de conformidad, o no, con lo que se estaba planteando. Vamos, un feedback en toda regla.
  •  En relación a este último colectivo, un gesto me pareció muy sorprendente y no sería mala idea estudiar cómo lo incorporamos al “mundo serio” (léase con sorna) de las organizaciones. Mover en círculo los brazos paralelos al pecho,  servía para indicarle al que tenía la palabra que lo que estaba diciendo era reiterativo, ya había quedado decidido o ya estaba suficientemente claro.  Quien estaba hablando se daba por aludido y con toda naturalidad, abandonaba la palabra sin insistir.
  •  Ahí va otro : ¿cuántas veces nos hemos quedado con las ganas de comentar: “No lo veo, pero no bloqueo”?. Esta posición se expresaba moviendo la palma de la mano por delante de la cara.
  • Las palmas de la mano abiertas una frente a la otra alejadas y que se acercan es la manera de pedir al que habla que se centre en el tema y que no se vaya por las ramas ni divague... 


¿En algunos equipos de trabajo en los que se presume el ambiente constructivo, podrían acordarse estos gestos o incluso inventarse otros para facilitar el curso de las reuniones? Ahí lo dejo...

lunes, 26 de mayo de 2014

¿Para qué sirven los Desayunos con Dirección?






Desayunos con dirección... equivocada

Cada vez más empresas adoptan la idea de poner en marcha los "Desayunos con Dirección," una iniciativa con vocación de fomentar el diálogo y la mejora constante entre todos los que forman parte de la compañía.

Hasta aquí las buenas intenciones.

Pero, ¿funcionan o no? La respuesta es… depende.

A veces son desayunos con dirección equivocada.

1)      ¿Hay diferencia con las reuniones de siempre?
Si en realidad son únicamente una plataforma para lanzar discursos unidireccionales acompañados de una taza de café, se podrían ahorrar este último. La gente tiene la sensación de que están en manos de trileros, que les venden la idea de accesibilidad y voluntad de escucha, pero que en el último momento lo que está debajo de la taza, es más de lo mismo: nada.
La informalidad no solo es aconsejable, sino imprescindible y el diálogo debe ser real.
Las reglas de juego deben estar claras desde el principio y los jugadores deben conocerlas perfectamente. 

2)      ¿Quién acude?
El número de personas “invitadas” (no convocadas…) es importante y si se quiere de verdad establecer un diálogo abierto, el número deberá facilitar la participación de los “invitados”. No se puede obligar a nadie a asistir.
Algunas empresas han optado por que los participantes se “apunten” voluntariamente. El nivel de implicación será elevado, pero existe el riesgo de que siempre acudan los mismos para hablar de los mismo, cayendo en peleas de gallos infructuosas. 

3)      ¿Qué se hace con las propuestas o comentarios que surgen?
Si no se recoge formalmente lo que se ha expuesto informalmente, no se ha avanzado. Y las respuestas demasiado estandarizadas generan desafección a este tipo de iniciativas, girándose en contra de quien las propone.

Si no te interesa lo que piensan o sienten tus colaboradores, utilizar los “Desayunos con dirección” para disfrazarse de empresa moderna, no solo no permite obtener buenos resultados, sino que puede resultar contraproducente.

La incoherencia puede hacer que a la Dirección se le atragante el desayuno.


martes, 13 de mayo de 2014

Parodia sobre conference call


Vídeo muy ilustrativo de lo que puede ser una 
conference call

 


http://youtu.be/DYu_bGbZiiQ


Durante los cursos de Optimización de Reuniones, muchos participantes me preguntan qué opino sobre este medio para "reunirse". 
La verdad es que es un canal que personalmente no conozco bien, pero este video que me hizo llegar Jose Fco. Rodríguez (gracias, Jose) recoge los comentarios de muchos de los que las usan.

Merece dedicarle los 4 minutos que dura.


miércoles, 30 de abril de 2014

Como evitar algunos rumores en las organizaciones








Aquí tenéis la traducción del artículo que publicamos con mi hermano Jordi en l'Economic del periódico catalán El Punt Avui :

Carceleros y rumores

Hay un refrán africano que me encanta que dice "se puede esconder el fuego, pero ¿qué se hace con el humo?"

Es comprensible, prudente e incluso responsable, que en puntuales y muy breves momentos, las organizaciones puedan ser “carceleras” con el manejo de la información. Se puede entender.

Pero todos necesitamos sentirnos informados (no saturados de datos, que no es lo mismo) y cuando esta información no llega, esa carencia la cubrimos intentando imaginar qué es lo que ocurre “en realidad”… 

Muchas veces sin mala voluntad, nuestro cerebro decide “completar” la información de que dispone, dándole el máximo de coherencia al tejido de datos que le han llegado.

Ante la opacidad sospechosa, siempre aparece uno que oyó una conversación telefónica, otro que vio a alguien muy preocupado, otro que ahora entiende por qué Juan no mira últimamente a los ojos, otro que leyó más o menos que… y así hasta el infinito y más allá. Por fin, todo parece cuadrar.
De modo que, aunque se pueda esconder el fuego, antes de que el humo quizá haga suponer un incendio de mayores dimensiones de las reales, sería conveniente reunir a los equipos y dar la información que éste necesita. En caso contrario, atengámonos a las consecuencias de la intoxicación por inhalación de humos tóxicos.

Otras veces los rumores no son tan fortuitos ni responden a la búsqueda de coherencia para rellenar las lagunas informativas, directamente son creados con objetivos mas oscuros. También en esos casos, solo se desmontarán con una información adecuada y transparente.

Las personas (avaladas a veces por la cultura organizacional) pueden tener diferentes estilos de manejo de la información, vamos a destacar dos de ellos: el carcelero y el Santa Klaüs.

·        Carcelero
El que más rumores genera. Es aquel que se considera legítimo dueño de la información que tiene y está convencido de que eso le da poder. Probablemente porque sus escasos recursos y competencias personales no le permiten “convertirse en imprescindible” de otra manera…
Estos personajes, para justificarse y elevarse al altar de los héroes, se remiten a historias del estilo “mineros africanos”
“Dicen que en algún lugar de África 6 mineros trabajaban en un profundo túnel
De repente un derrumbe los dejó aislados.
Calcularon su situación: les quedaban unas tres horas de aire, máximo tres y media. ¿Podrían ser rescatados antes?
Acordaron hacer el menor desgaste físico posible, apagaron las lámparas y se tendieron en el suelo. Solo uno tenía reloj. Lo acribillaban a preguntas: ¿cuánto tiempo ha pasado? ¿Cuánto falta? ¿Y ahora?  Cada pregunta agravaba más la tensión.
El jefe se dio cuenta de que si seguían así la ansiedad los haría respirar más rápidamente y esto los podía matar. Así que ordenó al que tenía el reloj que solo él controlara el paso del tiempo. Nadie haría preguntas, él avisaría cada media hora.
Cumpliendo la orden, el del reloj avisó de la primera media hora. La angustia que se sentía en el aire.
El hombre del reloj se dio cuenta de que iba a ser cada vez más terrible comunicarles que el minuto final se acercaba. Sin consultar a nadie decidió  que la próxima vez que informara de la media hora, habrían pasado en realidad 45 minutos.
La tercera la dio casi una hora después… y así continuó “escondiendo la verdad”
Llegaron a rescatarlos a las cuatro horas y media. Lo más probable era encontrarlos muertos.
Hallaron vivos a cinco de ellos. Solamente uno había muerto de asfixia... el que tenía el reloj.”

No negaré que la historia engancha, pero bueno a parte de ¿cómo narices supieron que decidió voluntariamente engañarlos para salvarles la vida y no se equivocó de hora?. Esto no sirve de coartada para  justificar que es mejor que tus colaboradores no se enteren de nada…

·        Por último todos hemos coincidido con un Santa Klaüs de la información que no solo piensa que todos deben saberlo todo, sino que nunca se plantean si esa información tiene interés o utilidad para su destinatario. Es “Don copia a”… Puedes morir asfixiado no ya en la mina, sino bajo el peso de la información irrelevante que te llega.
Sin embargo en caso de rumores, y de manera excepcional, es conveniente asumir este rol para convencer de cuál es la verdadera situación. Y aquí la cantidad adecuada de información a utilizar puede ser muy superior a la que normalmente convendría.


No dejes que el humo te impida avanzar.

https://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0CDQQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.leconomic.cat%2Fneco%2Farticle%2F4-economia%2F18-economia%2F733978-carceller-i-rumors.html%3Fdema%3D1&ei=sddgU5HLH8Oa0AXvtIHIDw&usg=AFQjCNEkJta_aOswCmYKiZiMBM0lsClloA&sig2=Mla1PNLfCE4jq6sIUhkhRg


lunes, 31 de marzo de 2014

Trucos calma-nervios en reuniones


¿Te pones nervioso en tus reuniones? 

Ahí van algunos trucos:

1.- Ten claro que tus nervios son tuyos y no los compartes con nadie. La mayor parte de la gente no los verá si no vas tú y los señalas con un láser, estilo “estoy un poco nervioso”.

2.- Siempre que el objetivo de la reunión te lo permita, sonríe y crea un clima distendido, que te permitirá salir con alguna broma de situaciones incómodas. El rotulador no escribe, no sabes dónde has dejado el puntero, te trabas con una palabreja o tropiezas… ríete tú antes de que lo haga el resto. Reírse de sí mismo con seguridad es una muestra clara de autoestima.

2.- Ten agua cerca. Si te pones nervioso, haz una pausa y aprovecha para beber (no llenes demasiado el vaso o copa)

3.- Nunca verbalices “pido disculpas porque esta no es mi especialidad” o “no he tenido mucho tiempo para prepararla…” ni sandeces por el estilo que lo único que harán es colocarte en el punto de mira buscando pifias. Si crees que así caerás bien, te equivocas.

4.- No mantengas tu guión en un papel en la mano. Llévalo en una hoja de color para encontrarlo siempre con facilidad y déjalo en la mesa. Como mucho, utiliza cartulinas (que no tiemblan!)

5.- Digan lo que digan los libros, si te sientes mejor con algo en la mano, usa un rotulador o algo similar (pero no juegues con él)

6.- Si te pierdes, puedes utilizar aquello de “por cierto, no quiero olvidarme de comentaros que…” y lleva preparado algún mensaje o felicitación o lo que sea… Cuando termines, siempre puedes preguntar ¿por dónde íbamos? (para ello, es necesario crear ese clima distendido al que aludía anteriormente) y el propio grupo te re.ubicará.

7.- No te extiendas en la introducción y haz el máximo de preguntas (mejor a personas concretas, para que no queden “desiertas”. Si generas participación, te sentirás más cómodo.

8.- Si hay puntos del orden del día que pueden plantear o tratar otros, acuérdalo con ellos.

9.- Si haces una pregunta al grupo y el grupo no contesta, sonríe y contesta tú. Acabas de transformar tu pregunta en retórica... y aquí no ha pasado nada.


lunes, 17 de marzo de 2014

Otra dinámica a utilizar en reuniones





                                 

¿Dónde solemos buscar la causa de los problemas?

A menudo, cuando en un equipo, la tendencia habitual es atribuir las causas de lo que no funciona a factores externos - síndrome del "es que...", en una reunión puede ser interesante iniciar con esta simple dinámica:

Se plantea el  "enigma" que os paso a continuación, pidiéndole a los participantes que anoten su respuesta por escrito (para que no se anticipe un "rápido" que te chafe la dinámica y además para poder controlar cuántos encuentran la respuesta y cuántos no...)

"Cual es una palabra de 4 letras que tiene 3 aunque se escribe con 6 mientras tiene 8 raramente consta de 9 y nunca se escribe con 5"

¿Has encontrado la respuesta? 

Probablemente la habrás encontrado si has buscado la solución DENTRO del texto. En caso contrario, puede que aún estés en ello...

Aquí ya os dejo sacar la conclusión que os interese : "tenemos tendencia a buscar las causas, las soluciones, etc... fuera"

Ya me diréis