jueves, 27 de junio de 2019

Esos "artistas" que facilitan reuniones... y sus estilos.




El arte de facilitar reuniones


Llevar bien las #reuniones es todo un arte.

Estoy en una sala de espera que amenaza ser mi residencia al menos durante una hora y media y he empezado a desvariar sobre el tema... Lo que me ha llevado a pensar que hay “artistas facilitadores” de muchos estilos:

  • Clásicos (las reuniones de siempre, llevadas como siempre). 
  • Abstractos (no los entiende ni Dios).
  • Cubistas (ponen la boca en el lugar de la oreja). 
  • Renacentistas (saben de todo y sirven para todo) Algún Da Vinci de las reuniones, hay.
  • Góticos. Aquí mas que el estilo arquitectónico, lo relaciono con la tribu urbana con gusto por lo oscuro... Licencia poco poética, ya lo sé.
  • Barrocos (reuniones recargadas en las que sobran detalles y lenguaje innecesariamente complicado).
  • Surrealistas (¿Has oído los objetivos que proponeeee?).
  • Rupestres (pues eso... los hay muy primitivos en su manera de gestionar las incidencias: "deja a hablar a los demás" y otras delicadezas por el estilo).
  • Naïf (pobrecillos...). No se dan cuenta de que la preparación técnica no es suficiente para la #efectividad de una reunión...
  • Expresionistas  (buscan la expresión de los sentimientos y las emociones, pero no siempre saben regularlas ni auto-regularse). 
  • Realistas (por fin).
  • Racionalistas (sin florituras y racional, usando las novedades tecnológicas).

La lista se puede alargar… pero acaban de decir mi nombre (incompleto, por lo de la protección de datos) y lo dejo aquí.

Ya me haréis propuestas para ampliar la lista. ¡Venga, artistas!


Foto de Nikita Shalenny via Pixabay



martes, 7 de mayo de 2019

5´, por decir algo...




Se acabó el tiempo de los 5´

Aludir a 5 minutos,  un par de minutos o 1 minutito (especialmente, así, con diminutivos), ha dejado de ser fiable.

¿Cuántas veces has dicho “estoy ahí en 5 minutos” sabiendo perfectamente que no llegabas ni loco? Pues si tú, que eres una persona taaaan fiable, haces eso… imagínate el resto.

“Estoy contigo en un par de minutos”. Lo mismo.

“Sólo necesito que me escuches 5´”. Agenda de la mañana hipotecada.

Cuando en una reunión apelamos a estos inverosímiles plazos, los participantes no se los toman en serio. O bien no los respetan, o bien creen que no los vamos a respetar nosotros. Y no sé qué es peor… pero en ambos casos nos alejamos de la efectividad. 

Pongamos ejemplos de situaciones en reuniones:

·       Esperamos un par de minutos de cortesía y luego empezamos la reunión. Descortesía asegurada.
·       Hay que abandonar la sala de reunión 5´ antes de la hora en que finaliza tu reserva. No lo respetará nadie.
·       Salgo un momento, pero vuelvo en 5’ ¡Ni se os ocurra esperarle!
·       Y la peor: ¿os importa si alargamos la reunión 5’ más y así acabamos …? Cariño, no me esperes para la cena.

Esos plazos han perdido toda credibilidad. Es mejor sustituirlos por otros menos recurrentes como 4 o 7 minutos. 
Parece curioso, pero cuando dices por ejemplo que “en nuestra compañía las salas de reuniones deberán liberarse 7’ antes de la hora final de reserva”, parece que sea fruto de un cálculo específico y por ello, hay más posibilidades de que sea respetado. 

Lo de 5´...es un decir.

Ahí lo dejo.


Foto de Gerd Altmann en Pixabay Geralt




sábado, 23 de febrero de 2019

El peligro de las frases valorativas en el reparto de acciones o tareas








Una de las maneras más comunes de meter la pata al final de una reunión efectiva

Imaginaos una reunión efectiva. Os dejo tiempo para imaginar... ¿Ya habéis encontrado una? 

Puntual, estructurada, dinámica, con el foco muy claro, participativa, constructiva... Vamos, que lo tiene todo.

Llega el momento clave en que se asignan tareas o acciones. Perfecto. Vamos bien.
Pero justo en ese instante, al sonriente y efectivo brujuleador de la reunión, de manera inconsciente e imprudente, le da por hacer comentarios evaluativos sobre la dificultad de la tarea. Peligro.

Corre el riesgo de cargarse el efecto positivo que había conseguido con su efectividad.

Todos hemos oído comentarios del estilo: 
  • Esto como es complicado, mejor lo haces tú (¿qué pasa con el resto? ¿que no damos para más?)
  • Esto es sencillo, lo haces tú (¡imagina si se suelta justo después de la frase anterior!!!)
  • Tampoco es tan difícil…(¿no os entran unas ganas incontrolables de contestar "pues hazlo tú?")
  • Esto para ti es fácil (¿osea que no tiene mérito alguno?)
  • Esto se hace rápido (¿alguien tiene un cuchilloooo?)
Demasiado a menudo se sueltan este tipo de comentarios evaluativos cuando se reparten acciones o tareas... y las consecuencias en la línea de flotación de la implicación grupal no se hacen esperar.


Foto de Geralt de Pixabay 





viernes, 18 de enero de 2019

Visión global versus aversión global


Visión global versus aversión global


En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 
Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)



miércoles, 19 de diciembre de 2018

Para evitar perder el norte, BRUJULEA TUS REUNIONES



Brujulea tus reuniones

Últimamente (en especial por la noche y en lugar de dormir) me da por jugar con las letras que componen el nombre de mis clientes para sorprenderles con algún decálogo personalizado sobre buenas prácticas en Reuniones (es lo que tiene la consultoría artesana…)

Para ello, recurro a veces a “verbos que empiezan por...”. Así jugando, me tropecé con el verbo BRUJULEAR, que rápidamente adopté para describir el rol principal del responsable de una reunión.

La RAE ofrece diferentes definiciones y entre ellas nos regala la siguiente:

       “Buscar con diligencia y por varios caminos el logro de una pretensión u objetivo”

Me parece una palabra muy gráfica para ayudarnos a visualizar ese papel tan importante y tan pocas veces bien asumido.

Velar por mantener el foco en el objetivo y flexibilizar cómo llegar a ese objetivo es clave.

Pero añade “con diligencia” y como no abandono el juego de las definiciones llego entonces a la que corresponde a esa palabra.
  • Diligencia con uno mismo, significa ser activo, no caer en la pereza, con metas fijas y cumpliéndolas a tiempo.
  • Diligencia con los demás, significa poner entusiasmo en las acciones que se realizan con y para ellos.


Para variar, no he dormido mucho, pero ¿no os parece que descubrir el verbo brujulear bien merece una noche de insomnio?


Foto de pixabay

miércoles, 31 de octubre de 2018

Bienvenidos al concurso. quien piensa, pierde.




Pensar y reunirse no debería ser incompatible

Bienvenidos al concurso: ¡En reuniones, quién piensa, pierde! (Si. Los Luthiers me encantan.)

Hay personas que piensan antes, durante y después de cada reunión. Pues es una pena, ya que no son candidatas al concurso que las podría llevar a la fama en muchas organizaciones. ¡Qué se le va a hacer!

El casting es durísimo. Debes superar el antes, el durante y el después de la reunión.

Hoy me centraré en el Antes:

La primera prueba eliminatoria es verificar si se ha puesto el reuniómetro automático. Si confiesas que has sospesado si valía la pena hacer la reunión o podías haberla sustituido por otra vía, te rechazan automáticamente. Incluso te hacen sentir mal por presentarte a este concurso sin el talento requerido y hacerles perder el tiempo.

Después vienen preguntas sutiles y más sibilinas: ¿cómo has seleccionado a los participantes? ¿has identificado los claves y qué has hecho con ellos?. Os aconsejo poner cara de “no he entendido la pregunta”, incluso cuando te la hagan por tercera vez.

Cuando te pregunten por el orden del día, ¡alerta! Aunque envíes ese documento con la antelación necesaria detallando los objetivos, con tiempos marcados etc… no lo admitas jamás. Si lo haces, te descalifican de inmediato.

Cuando oigas “¿cuál es tu momento favorito para convocarlas?” si no quieres improvisar puedes optar por “los viernes por la tarde a última hora”. Verás sonreír con admiración al responsable del casting mientras piensa que eres una promesa.

Si te preguntan si todos los participantes tienen claro qué han de aportar a la reunión, la respuesta del último ganador fue: “tampoco hace falta que aparezca en la convocatoria ya que es de sentido común” Y me parece memorable, porque además traduce ese estilo condescendiente, poco conciso y ambiguo que deja adivinar que también se superará la segunda fase del casting. Otros aportaron un vídeo con las interrupciones de varios participantes que tuvieron que ausentarse para buscar documentos que no sabían que eran necesarios. Unos craks.

“¿Hablas con alguien antes de la reunión?” Comentaros que aquí un ingenuo confesó de manera vergonzosa, haber realizado un nemawashi en alguna ocasión. Fue expulsado de manera humillante y creo que hasta tiene una demanda pendiente. Bueno, muy bien no sé qué paso, ya que lo comentaron por encima en una reunión de no sé qué.

Criba final: ¿Envías documentación adicional junto a la convocatoria? Aquí lúcete y sé pródigo en ejemplos de cantidad y no calidad de documentos. Hubo quien habló de páginas amarillas, pero como el entrevistador era muy joven no lo entendió y no superó la prueba. 

Hasta aquí mis consejos básicos para poder participar en este maravilloso concurso televisivo. ¡Y que gane el peor!


Foto de Pexels en Pixabay