viernes, 18 de enero de 2019

Visión global versus aversión global


Visión global versus aversión global


En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 
Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)



miércoles, 19 de diciembre de 2018

Para evitar perder el norte, BRUJULEA TUS REUNIONES



Brujulea tus reuniones

Últimamente (en especial por la noche y en lugar de dormir) me da por jugar con las letras que componen el nombre de mis clientes para sorprenderles con algún decálogo personalizado sobre buenas prácticas en Reuniones (es lo que tiene la consultoría artesana…)

Para ello, recurro a veces a “verbos que empiezan por...”. Así jugando, me tropecé con el verbo BRUJULEAR, que rápidamente adopté para describir el rol principal del responsable de una reunión.

La RAE ofrece diferentes definiciones y entre ellas nos regala la siguiente:

       “Buscar con diligencia y por varios caminos el logro de una pretensión u objetivo”

Me parece una palabra muy gráfica para ayudarnos a visualizar ese papel tan importante y tan pocas veces bien asumido.

Velar por mantener el foco en el objetivo y flexibilizar cómo llegar a ese objetivo es clave.

Pero añade “con diligencia” y como no abandono el juego de las definiciones llego entonces a la que corresponde a esa palabra.
  • Diligencia con uno mismo, significa ser activo, no caer en la pereza, con metas fijas y cumpliéndolas a tiempo.
  • Diligencia con los demás, significa poner entusiasmo en las acciones que se realizan con y para ellos.


Para variar, no he dormido mucho, pero ¿no os parece que descubrir el verbo brujulear bien merece una noche de insomnio?


Foto de pixabay

miércoles, 31 de octubre de 2018

Bienvenidos al concurso. quien piensa, pierde.




Pensar y reunirse no debería ser incompatible

Bienvenidos al concurso: ¡En reuniones, quién piensa, pierde! (Si. Los Luthiers me encantan.)

Hay personas que piensan antes, durante y después de cada reunión. Pues es una pena, ya que no son candidatas al concurso que las podría llevar a la fama en muchas organizaciones. ¡Qué se le va a hacer!

El casting es durísimo. Debes superar el antes, el durante y el después de la reunión.

Hoy me centraré en el Antes:

La primera prueba eliminatoria es verificar si se ha puesto el reuniómetro automático. Si confiesas que has sospesado si valía la pena hacer la reunión o podías haberla sustituido por otra vía, te rechazan automáticamente. Incluso te hacen sentir mal por presentarte a este concurso sin el talento requerido y hacerles perder el tiempo.

Después vienen preguntas sutiles y más sibilinas: ¿cómo has seleccionado a los participantes? ¿has identificado los claves y qué has hecho con ellos?. Os aconsejo poner cara de “no he entendido la pregunta”, incluso cuando te la hagan por tercera vez.

Cuando te pregunten por el orden del día, ¡alerta! Aunque envíes ese documento con la antelación necesaria detallando los objetivos, con tiempos marcados etc… no lo admitas jamás. Si lo haces, te descalifican de inmediato.

Cuando oigas “¿cuál es tu momento favorito para convocarlas?” si no quieres improvisar puedes optar por “los viernes por la tarde a última hora”. Verás sonreír con admiración al responsable del casting mientras piensa que eres una promesa.

Si te preguntan si todos los participantes tienen claro qué han de aportar a la reunión, la respuesta del último ganador fue: “tampoco hace falta que aparezca en la convocatoria ya que es de sentido común” Y me parece memorable, porque además traduce ese estilo condescendiente, poco conciso y ambiguo que deja adivinar que también se superará la segunda fase del casting. Otros aportaron un vídeo con las interrupciones de varios participantes que tuvieron que ausentarse para buscar documentos que no sabían que eran necesarios. Unos craks.

“¿Hablas con alguien antes de la reunión?” Comentaros que aquí un ingenuo confesó de manera vergonzosa, haber realizado un nemawashi en alguna ocasión. Fue expulsado de manera humillante y creo que hasta tiene una demanda pendiente. Bueno, muy bien no sé qué paso, ya que lo comentaron por encima en una reunión de no sé qué.

Criba final: ¿Envías documentación adicional junto a la convocatoria? Aquí lúcete y sé pródigo en ejemplos de cantidad y no calidad de documentos. Hubo quien habló de páginas amarillas, pero como el entrevistador era muy joven no lo entendió y no superó la prueba. 

Hasta aquí mis consejos básicos para poder participar en este maravilloso concurso televisivo. ¡Y que gane el peor!


Foto de Pexels en Pixabay

viernes, 28 de septiembre de 2018

Diplopausa

Transmitiendo conceptos "interesantes" y … sin enterarme.


Ayer en la clausura de un curso de Optimización de Reuniones en Lactalis, a la pregunta del Metaplán: ¿qué puedo hacer para optimizar mis reuniones? apareció una tarjeta con la palabra “Diplopausas”. 

No entendimos a qué se refería… Al explicarse, su autor, dijo que yo lo había planteado durante el seminario. Fíjate tú, proponiendo nociones taaaan interesantes y sin enterarme…

Se refería a lo que yo llamo y con poca gracias, micropausas… así que también él, sin saberlo, acuñó un concepto que me parece fantástico y con su permiso, ¿eh, Raúl Belloch?) lo voy a utilizar a partir de ahora.

Teniendo en cuenta que “diplo” significa en griego: par, doble … todavía nos viene mejor para esta co-producción (un concepto que mejora cuando el “título” tiene gancho).

En reuniones largas, es obligado prever una o varias pausas, pero si dura menos de 2 hora, no solemos proponerlas y a veces… nos conviene.

¿A qué corresponde entonces, una diplopausa?

En una reunión, la diplopausa, te puede ayudar a optimizar tus reuniones en varias tesituras:

  • Cuando ves que la curva de atención desciende más rápido de lo esperado y alguno de los participantes mira fijamente al vacío demasiado rato.
  • Si un debate sube peligrosamente de decibelios.
  • Casos de entrada en bucles. Hay más “ecos” que aportaciones nuevas.
  • Una dispersión o el alejamiento de los objetivos por encima de la media.
  • Surge la necesidad no prevista de alguna alianza (“esta reunión la salvaría si Matilde dijera…”)
  • La falta de feedback de algún participante que nos preocupa… ¿No sé si Matilde está o no de acuerdo? Con esa cara… 
  • Temas biológicos (reconozco que yo debería prestar más atención al cierre de muslos compulsivo)
  • Cuando ves que algún participante no ha comprendido algo y no quieres repetirlo para no aburrir al resto.
  •  Piensas que algo que has dicho, ha podido sentar mal o ser malinterpretado, por una persona.
  • A veces incluso es necesario transmitir alguna idea de manera menos formal que durante la reunión “oficial”


Pues eso, aprovechemos todas las ventajas que nos ofrece una diplopausa


Foto de Myriams-Fotos en Pixabay



martes, 28 de agosto de 2018

Sustituye alguna reunión por un micro vídeo.



El micro vídeo como sustituto de reuniones:

Antes de usar el disparador automático de reuniones, si sólo pretendemos informar de algo concreto a un grupo de personas, para evitar "gatillazos", convendría plantearse los puntos siguientes:
  •  ¿La reacción de los participantes no es previsible y me interesa conocerla “en vivo y directo”
  • ¿Contiene algún elemento “delicado” o con posibilidad de interpretación distinta a la deseada?
  • ¿Necesito persuadir o simplemente informar?
  • ¿Hay algo que desmentir o aclarar en relación al tema?

Si la respuesta es positiva, necesitaré una reunión. En caso contrario, si sólo pretendo informar de manera neutra, no hace falta convocarla. Si puede esperar, incluiré el tema en el orden del día de otra reunión y si no, transmitiré esa información a través de otra vía: circular, Intranet, email...

Sin embargo, una de las opciones que cada vez más personas están utilizando para sustituir reuniones breves puramente informativas, es la grabación de un micro vídeo (con el ordenador, el móvil...) en la que se dirigen a su equipo dando unas concisas instrucciones, comentarios, feedback, o informaciones simples.

Os he adjuntado un ejemplo ;)

Ventajas:
  1. Ahorro de tiempo. Si nos reunimos presencialmente, tendemos a alargar más esas informaciones. Además, cuando vas a una reunión, no solo debes contabilizar el tiempo de duración de la misma, debes añadir desplazamiento y tiempos muertos previos.
  2. No “interrumpes” el trabajo. Hay tareas que puede reanudarse tras la interrupción, pero otras hay que reiniciarlas. En el envío del vídeo se aconseja indicar el plazo para su visualización, con lo cual, hay un amplio margen para decidir en qué momento visiono. 
  3. Queda una "prueba" de lo que se ha transmitido...
  4. En general, es más “agradable” escuchar y ver a alguien, que leer. Aprovecho para señalar a los "cara-asco" que se abstengan de usar este canal. Gracias.
Así que : ¡Cámara. Acción!

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domingo, 15 de julio de 2018

Inercias a evitar en el uso del NO en Reuniones



Algunos usos del “NO” que inhiben la participación.

Tampoco hay que obsesionarse, como hacen algunos positivos talibanes, con la prohibición casi absoluta de utilizar el NO. Cuando oigo que si utilizas el no, eres negativo, así, a bocajarro, sin matices, siempre pienso que prefiero que me lancen un “NO será fácil”, antes de un “será difícil”…

Sin embargo, hay algunas inercias de uso del NO en reuniones, que convendría desactivar:

1)    Cuando no estamos de acuerdo con algo que otro está planteando (y puede ser solo un pequeño matiz) ese tic de ir diciendo “no” repetidamente, verbal o moviendo la cabeza, mientras el otro habla. 
     En los cursos de Optimización de Reuniones, incluyo a veces un pequeño ejercicio que permite ver qué hábitos de escucha tenemos y más de un 20% de los participantes constata que “cae” en esa trampa. Las consecuencias son claras: si mientras yo estoy hablando, otro con coreografía o estribillo va negando lo que digo, tengo dos opciones: dejo de participar o cuando me hable él/ella, no le escucharé con la misma atención (micro-venganzas) 
     Observad en futuras reuniones a las que asistáis, la cantidad de gente que lo hace…

2)    Evitar cuando contesto a alguien usar la fórmula: “No. Lo que pasa es que” o similares. A menudo, iniciamos “afirmando” un  NO con rotundidad y luego exponemos nuestro punto de vista. Es un tic habitual, pero es percibido como una negación de la totalidad de lo que ha expuesto el otro y no suele ser bien recibido.

3)    Otro “vicio comunicativo” es cuando un facilitador formula una pregunta (pseudo-retórica) esperando una respuesta muy concreta. Cuando recibe por parte de los participantes otras propuestas a la esperada, a pesar de que serían perfectamente aceptables, al no ser la suya, contesta con una gran sonrisa: “NO” y dirigen su mirada a otros participantes. Después de un par de “NO”, la gente deja de compartir, pensando, “pues dilo tú”.

-          ¿Cuál sería la solución para “X”?
-          Coordinarnos mejor
-          No (con sonrisa)
-          Reunirnos cada semana
-          No (con sonrisa)
-          Silencio…
-          Venga, venga… ¿Nadie lo sabe? La solución sería bla, bla, bla

Quizá quien la usa, podrá creer que es una técnica simpática de dinamización… pero es un inhibidor de la participación, que podríamos resolver sustituyendo esos “NO” por “Si. ¿Y qué otra cosa se os ocurre? El cambio es enorme en la dinámica que se establece. Pasamos de recoger a acoger aportaciones.

Espero que a pesar de tanto “NO” en el artículo, lo consideréis positivamente.

Foto de Pietro Jeng (Pexels)




viernes, 29 de junio de 2018

Manual del buen impuntual en reuniones





¿Qué hay que evitar cuando “no puedo evitar” llegar tarde a una reunión?
A veces, no podemos evitar llegar tarde a una reunión a la que hemos sido convocados. Sin embargo, aunque seamos impuntuales, siempre podemos paliar los daños colaterales no deseados.
¿A qué me refiero? A evitar esos hábitos improductivos que tenemos cuando interrumpimos una reunión ya iniciada:
  1. Explicar a todos los asistentes el motivo de tu retraso, con todo lujo de detalles... Sinceramente, carece de interés (a no ser que haya un cotilleo jugoso detrás, pero no suele ser el caso).Un pequeño gesto o expresión facial fácilmente interpretable de disculpa, basta.Si quieres, cuando finalice la reunión y en privado, ya te excusarás ante la persona que la facilitaba.
  2. Pedir, aunque sea amablemente, si te pueden poner al día de lo que te has perdido.Busca todos los indicios que te permitan “seguir” honrosamente la reunión y si quien la facilita considera conveniente darte algún dato adicional, ya lo hará. 
  3. Elegir mal dónde sentarte, como la silla más alejada de la entrada o que provocará más movimientos y “ruidos”. Olvídate del “¿está ocupada esta silla?”. ¡Si hay un bolso en una silla, busca otra!
  4. Comentar con el vecino las circunstancias o pedirle resumen.
Por cierto, el comentario al llegar "perdón, es que tenía mucho trabajo" (como si los demás no...), mejor ahórratelo.

Aunque la principal responsabilidad sobre la puntualidad recae sobre quien la lleva, ejercer puntualmente la impuntualidad de la manera más efectiva posible, es responsabilidad nuestra. Y punto. ;)

Foto de jarmoloc (pixabay)