viernes, 27 de febrero de 2015

Dejemos de dar las gracias por asistir




Dar las gracias

El post de hoy tiene que ver con algo cotidiano y a la vez excepcional: “dar las gracias”.

¿Os suena la frase: “en esta vida a  mí nadie me ha regalado nada”?

No acabo de comprender el orgullo que la suele acompañar. Si nunca nadie te ha aportado nada, tienes un problema. Y si lo han hecho, pero no lo has valorado, tienes otro y creo que más grave.

Continuamente recibimos regalos, ya sea en forma de favores, de tiempo, de palabras, de experiencias propias y ajenas, de consejos, de ideas y de aprendizajes… Ya sé que a veces hubiésemos preferido un cheque regalo y poder elegir, pero seríamos como aquellos niños que pasan lista a los 20 regalos de los Reyes y se quejan de que falta uno.

En las reuniones se suele agradecer la asistencia. Absurdo. Si convocamos, en la medida en que la jerarquía suele “obligar” a asistir, ese agradecimiento inicial queda absolutamente protocolario y para mí fuera de lugar.

Sin embargo, pocas veces agradecemos lo que la gente realmente ha aportado con su participación en la reunión. Algunas veces aportaciones positivas manifiestamente interesantes y/o generosas, pero también algunas preguntas incómodas o advertencias que nos sacan de golpe de la euforia, pueden en ocasiones ser un regalo no siempre suficientemente agradecido. Dar las gracias genéricas no aporta valor, es humo, pero hay "regalos" en reuniones, que quedan huérfanos del reconocimiento público o privado que se merecían.


No hay que dar más las gracias, sino mejor. Y eso sí, ser más creíbles cuando las damos.

Agradezco la inspiración de este post, a mi madre. Ella sabe por qué.


jueves, 5 de febrero de 2015

Video inicio reunión comercial

video


Que la suerte nos acompañe!

Comparto con vosotros un vídeo que puede utilizarse en inicio de una reunión comercial. 
Quedaros con la idea, pero podéis "producirlo" a medida...

Suerte!

martes, 13 de enero de 2015

Pepinos y reuniones


"Ya lo han dicho"

Llevas más de una hora de reunión. Has estado atento y participativo hasta ahora, pero de repente alguien muy motivado suelta : “me importa un pepino”.

No sabes cómo, pero  tu mente te lleva a la ensalada que vas a preparar esta noche. Dudas entre la de pepino y patata o la de queso de cabra… Difícil elección.

Han sido 10 segundos. Fatales, pero solo 10 segundos. Como estás muy implicado, vuelves rápidamente al tema y lanzas una aportación. No seas modesto, era una buena aportación… Pero de repente, el moderador hace un silencio que dura más de lo necesario, abre los ojos más de lo necesario y levanta los hombros más de lo necesario… y es entonces cuando pronuncia esa odiosa frase :
-          
                      “Ya lo han dicho”

¿Qué haces tú entonces?

Dudas entre si te quieres morir o lo quieres matar, pero has perdido las ganas de participar y vuelvas a tu ensalada de esta noche.

Lo que ha hecho este moderador no es especialmente censurable, ni tenía intención ofensiva alguna. Es una frase que soltamos a menudo cuando alguien repite una aportación.


Sin embargo, si el moderador sustituye el habitual “ya lo ha dicho Juanito” o “es lo que acaba de decir Juanito” por un : “Exacto Miguel, tal y como comentaba Juanito tenéis razón en que X es muy importante…”  , se acabó la ensalada.


lunes, 24 de noviembre de 2014

Reglas de juego en reuniones



¿Os imagináis lo complicado que sería jugar a un juego que no tuviera reglas?

Puede resultar útil consensuar con el equipo con el que te “unen” reuniones más o menos periódicas, las futuras reglas de juego que ayudarían a que esas reuniones fuesen más satisfactorias para todos.

Hay menos tendencia a saltarse las reglas que se han decidido entre todos, que las impuestas… Todos somos rebeldes, con o sin causa.

A parte de las clásicas (e ineludibles):
  •  Empezar puntual
  • Acabar aún más puntual: llegada la hora prevista de finalización,           los participantes tienen derecho a dejar hablando solo, al moderador que no haya gestionado bien el tiempo (apagar la luz, ya sería excesivo)
  •  Recoger por escrito las acciones y medidas que se han decidido (las primeras con detalle de QUÉ/ QUIEEEEÉN/ CUANDO). Si algún nombre no aparece, paga el café.
  •  Móviles apagados  (ninguna empresa ha quebrado porque sus colaboradores tuvieran una hora el teléfono apagado)

Pero, abramos un espacio a nuevas reglas, dando libertad en la manera de expresarlas (bienvenido el sentido del humor):

  • Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables). Caza a los francotiradores
  • No superar un determinado nº de decibelios cuando defendamos con “pasión” alguna idea.
  • No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad (con aportación de justificante médico tipo “riesgo de infarto”)
  • Cuando un tema está cerrado, pues eso: está cerrado!!!
  • No se utilizará calzador para para colocar nuevos temas si no está previsto (pero hay libertad para proponer al moderador que un tema se incluya en la próxima reunión
  • Se pueden prohibir palabras concretas: “eso es lo que hay…” “te lo dije…” las que más rabia den al equipo…
  •  Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando.
Entre todos se vota cómo se llamará este listado: las 10 reglas de juego, los 10 acuerdos inalterables, los 10 mandamientos, los 10 tabúes, decálogo de buenas prácticas en reuniones, 12 reglas sin piedad, las reglas del reuniópolis. Espero vuestras ideas.

Las reglas se numerarán, de manera que nos permita a todos comentar: te estás saltando la 7!

Se aconseja imprimirlas y recordarlas  antes de iniciar las próximas reuniones.


Que empiece el juego!


jueves, 16 de octubre de 2014

Me pregunto por qué preguntamos tan mal







Pregunta, pregunta...

Aquí tenéis la traducción de un artículo de los hermanos Cantavella publicado este sábado en el suplemento económico del periódico El Punt - Avui

 “El líder del pasado era una persona que sabía cómo dar instrucciones. El líder del futuro será una persona que sepa cómo preguntar.” Peter Drucker

Pero saber preguntar no es tan fácil.

Como prueba solo hace falta escuchar las preguntas que solemos hacer cuando vamos a visitar al hospital a alguien que acaba de sufrir un accidente: “¿Cómo te encuentras?” Está vendado hasta las cejas, le duelen las pestañas y no puede ni contestar y allí llegamos nosotros con nuestra mejor sonrisa y nuestra fantástica pregunta, cargados de buenas intenciones.

El momento de hacer la pregunta también es una maravillosa oportunidad para mostrar nuestra inoportunidad.  Y si no, quién no recuerda una visita al dentista en la que con la boca abierta y en su interior un par de manos y otro par de instrumentos metálicos, el profesional nos pregunta ¿Y así a qué te dedicas?. Mal momento para contestar: “a la comunicación”…

¿Y en el trabajo? Aquí tenemos LA PREGUNTA QUE JAMÁS DEBE HACERSE en el entorno laboral. ¿Es urgente? Vamos a ver… ¿Alguna vez en vuestra vida  os han contestado que no? De manera que ese mismo día te han pedido 7 cosas diferentes y todas son urgentes. Dime tu cómo vas a conseguir planificarte. 

Si sustituyes esa pregunta por otra: ¿para cuándo lo necesitas?, vas a poder organizarte con mayor facilidad. Ya sabemos que algunos te contestarán con el típico “para ayer”, pero afortunadamente no todos son tan graciosos…

Cuando le pedimos a alguien que haga algo, todos pensamos que si le decimos que no es urgente, acabará arrinconado en el trastero de las no prioridades. Así que, lo necesitemos para dentro de 10 minutos, 24 horas o antes de final de mes, la respuesta invariable va a ser: “si, si, urgente”.

Un tema interesante es analizar por qué la gente pregunta. Los motivos, personales pero transferibles, para hacerlo son múltiples:

  • ·         Por un interés real

Piden información o una aclaración que realmente necesitan.

  • ·         Por intereses,  también muy reales

Dirigen la pregunta conociendo de antemano la respuesta, porque quieren que esa información o posición aparezca en la conversación o reunión, justo en ese momento concreto. Responde a la simple estrategia de tener claro que no es lo mismo que yo diga algo, a que lo diga otro…

  • ·         Para parecer interesado

Puro maquillaje. Piden opinión o información adicional pero únicamente por quedar bien. La típica pregunta de peloteo.
·         

  • Para hacer que otro se sienta escuchado porque nos interesa su implicación
Algunos tienen muy claro que nadie se implica si no se siente, aunque sea tangencialmente, partícipe de una decisión. Si creemos que hemos colaborado con nuestra opinión en la creación de algo que nos va a afectar, probablemente seremos menos reacios a ponerlo en marcha.

  • ·         Para interesar, captar la atención o generar suspense

No es lo mismo iniciar una reunión, por ejemplo diciendo que hemos conseguido reducir las reclamaciones de nuestros clientes en un 6,2%, que iniciar preguntando si alguien sabe a qué corresponde ese porcentaje.
Otro uso podría ser cuando en una reunión todos hablan a la vez y no hay manera de que te dejen meter baza. Por mucho que intentes dar tu punto de vista “ya, pero…” “yo creo que…”, no consigues entrar. Si además no te gusta elevar el volumen de tu voz, siempre puedes optar por decir dos palabras mágicas (eso sí, subiendo el tono al pronunciarlas) “una pregunta”. Probablemente consigas un micro silencio (no te engañes, solo es para poder contestar ellos!) y aquí velozmente incorporas tu opinión o punto de vista en forma de pregunta… “¿no creéis que si hacemos tal cosa podría tener como consecuencia bla, bla , bla?

  • ·         Para parecer interesante

Son preguntas lanzadas con la finalidad de lucirse ante los demás y que carecen totalmente de voluntad interrogatoria. Con una pregunta algunos pueden alardear de conocimientos y de paso aprovechar para poner de manifiesto las carencias de otros… Feo, feo…


 Existen innumerables técnicas y trucos basados  en el arte de  preguntar. Como ejemplo os pondremos uno que no es muy conocido:
Si alguien comenta que una reunión fue desastrosa (por poner un ejemplo bastante habitual), solemos preguntarle directamente ¿por qué? Y aquí probablemente entrará a evaluar de manera subjetiva las diferentes responsabilidades. O tal como propone un moderador que conocemos bien, podemos limitarnos a repetir con tono interrogativo, el calificativo que ha elegido:   -     “¿desastrosa?”
Y  probablemente, obtendremos una información más global…

Lo que está claro es que hay buenas y malas preguntas y que si lo que obtenemos de nuestra pregunta no es el resultado esperado, si le dedicamos posteriormente unos minutos, encontraremos cuál hubiese sido la buena pregunta.



martes, 2 de septiembre de 2014

Cuestiones de edad en reuniones




¿Tiene importancia la edad de los participantes en una reunión?

Este fin de semana he visto una obra de teatro de un grupo amateur, “Metro” con la que, yo, pasé un muy buen rato.

Recalco el “yo”, porque me llamó la atención que la reacción del público no era homogénea. Muchos gags sólo eran comprendidos plenamente por las personas que teníamos ya “una edad”…

La música de “el hombre y la tierra” y la imitación de la voz de Félix Rodríguez de la Fuente, describiendo el comportamiento de un político, no provocaba la misma reacción en quienes habíamos crecido con esa sintonía cuando solo teníamos dos canales que en los que ahora mismo están mirando en youtube la música y la voz de ese tal Félix…

En reuniones hay que tener en cuenta estos aspectos. Los ejemplos, las imágenes o incluso las bromas que elegimos "tienen edad" y debemos preguntarnos: ¿llegan a todos?. Los grupos pocas veces son homogéneos y hay que buscar la manera de llegar a la totalidad.

Adaptarme al nivel de formación de los participantes es otro aspecto a subrayar. Tu objetivo no debe ser nunca quedar como alguien que habla muy bien, sino como alguien a quien se le entiende muy bien.


La no comprensión puede conllevar malentendidos que generen reacciones no deseadas. Comparto un vídeo con vosotros que me ha parecido excelente... Os gustará seguro (si recordáis antiguas lecciones de mates claro!)



jueves, 24 de julio de 2014

Dinámica para definir acciones de mejora



Dinámica para definir acciones de mejora
Una dinámica para reuniones en las que el objetivo es definir acciones de mejora podría ser la siguiente:
Cada participante rellena post-its (mejor con 3 colores diferentes) con:
  1. cosas que hay que dejar de hacer,
  2. cosas que hay que seguir haciendo y
  3. cosas que habría que empezar a hacer.
Se aconseja dar un número determinado de ideas por punto (3, suele ser un buen número) y fijar un tiempo determinado (que deje tiempo de reflexionar pero que no se alargue en exceso.
Puede hacerse de manera individual, por parejas o en subgrupos reducidos (eso lo decide el moderador en función del número total de participantes en la reunión o de otros factores, como por ejemplo si además se quiere potenciar la relación entre los miembros, etc…)
Se van pegando y agrupando. Lo puede hacer el propio moderador (imagen más ordenada) o los participantes (imagen más dinámica)
La columna 2, que señala lo que se está haciendo bien, no hay que olvidarla y habrá que dedicarle, quizá no mucho tiempo, pero sí mucha “intensidad”,
Una vez creado el panel con las tres columnas, se inicia la discusión en la que todos argumentan (ordenadamente) su posición y se acaba con un plan de acción relativo a las cosas que hay que empezar a hacer.
Es mejor que esta discusión se mantenga de pie ya que las aportaciones suelen ser más breves en esa posición…

Este cuadro de acciones también constará de tres columnas en las que se detallarán las tareas concretas necesarias para llevar a buen puerto las decisiones adoptadas (qué) junto con el nombre de los responsables de llevarlas a cabo (quién) y la fecha en que la acción debería estar terminada (cuándo).