miércoles, 31 de agosto de 2016

¿Controlas el ritmo de tu reunión o solo el tiempo?



Reuniones sin ritmo

Cuando hablamos de una reunión efectiva, solemos pensar en tiempo y consecución de objetivos.

La obsesión (legítima) por el tiempo, es compartida por muchos responsables de reuniones, pero algunos olvidan que a pesar de que el tiempo es un bien objetivo, su percepción es absolutamente subjetiva.

Un minuto siempre dura sesenta segundos. Pero no es lo mismo intentar no respirar durante 1 minuto (¡por favor que nadie lo intente por mucho que se aburra en una reunión!), que saber que cierran el embarque de tu vuelo en 1 minuto.

Tiempo y ritmo son conceptos bien diferentes pero muy relacionados, ya que el segundo afecta significativa y directamente a la percepción del primero.

Quien lleva una reunión debe respetar (y hacer respetar) los tiempos establecidos, pero también es responsable de mantener el ritmo adecuado, para que la percepción del tiempo dedicado a la reunión sea “estimado” como adecuado.

¿Cuál es la duración  adecuada?. La necesaria. Ni más ni menos. Hay reuniones que se hacen cortas y duran casi una jornada y otras de media hora en la que has mirado el reloj 7 veces.

Dejemos aparte el interés por el contenido o el grado de participación, que evidentemente si no se dan, el ritmo poco puede “distraer” de la sensación de “¿qué narices pinto yo aquí?” en esa reunión. Centrémonos en el ritmo.

¿Cómo puedo agili-dinami-optimizarlo?

Puntos que pueden ayudarte

1.- El tono de tu voz. Si tienes un tono monocorde que te viene de serie, siempre puedes jugar con el volumen (subirlo y bajarlo), usar algún silencio (breve) y utilizar la pregunta, aunque sea retórica, ya que forzarás un pequeño cambio de tono que jugará a tu favo

2.- Tu cara (o mejor tus caras) y gestos también imprimen ritmo. Trabaja tu expresividad (sin competir con el protagonista de “La máscara”

3.- La participación es imprescindible. Procura que otras personas también hagan aportaciones.

4.- Si algún participante es terriblemente aburrido pero sus aportaciones son relevantes, ayúdale a resumir, márcale un tiempo y utiliza la pregunta cerrada para interrumpir de manera menos brusca.

5.- Ten cuidado con los soportes y su posible abuso. ¿Quién no ha necesitado una biodramina después de algún prezzi o una anfetamina después de algún powerpoint?Deben ser un guión para tu reunión, pero no son nunca TU REUNIÓN.

6.- No permitas que se vuelvan a abrir puntos ya zanjados.

7.- Cuidado con el documenticidio. Prohibida la lectura de documentos (largos) en tus reuniones. O se leen antes de acudir o quien plantea su consulta hace un resumen.

8.- No hables demasiado lento (tampoco ametralles a nadie), pero si articulas correctamente, puedes permitirte cierta velocidad… Por mimetismo, conseguirás que los demás también aceleren su velocidad al hablar

9.- Si puedes y el contexto te lo permite, utiliza, o invita a utilizar el sentido del humor.

10.- Escribir en una pizarra, pared acristalada o papelógrafo también es un buen dinamizador siempre que lo uses bien (por ejemplo: es mejor escribir antes de anunciar, que escribir lo que ya has dicho).

Y controla SIEMPRE si el ritmo decae, y actúa en consecuencia.


No hace falta que quienes acudan a tu reunión digan aquello de “pasar de perder el tiempo a perder la noción del tiempo”, pero va por ahí…


jueves, 21 de julio de 2016

Aprendiendo de un caballo



La historia del caballo Hans

Leí recientemente una historia curiosa. Sobre 1900, el profesor alemán  Von Osten, trató de enseñar matemáticas a un caballo llamado Hans.
Comenzó enseñándole los números del uno al diez, de manera que el caballo pudiera reproducirlos golpeando el suelo con sus cascos. Después de un tiempo, Hans parecía capaz de resolver problemas básicos de matemáticas. Von Osten recorrió toda Alemania mostrando esas capacidades en espectáculos públicos.
Se formó entonces la Comisión Hans, (13 personas entre las cuales había un psicólogo, un veterinario, un par de profesores, zoólogos...) que llegó a la conclusión de que no existía ningún fraude tras las aparentes habilidades de Hans y que el animal estaba realmente dotado para las matemáticas.
Sin embargo, el psicólogo Oskar Pfungst seguía mostrándose escéptico y solicitó la colaboración de Von Osten para seguir haciéndole pruebas al caballo.
Al principio, Hans seguía resolviendo las operaciones, pero cuando Pfungst le pidió a Von Osten que se alejara del animal, la exactitud de sus respuestas empezó a disminuir. Lo mismo pasaba .si planteaba problemas cuyos resultados él mismo desconocía. En esos casos el caballo fallaba casi siempre.
La conclusión a la que llegó fue que Hans solo podría dar la respuesta correcta cuando el interrogador la conocía y el caballo podía ver al interrogador. Esto se debía a que el adiestramiento al que había sido sometido Hans, le hacía responder y dejar de golpear el suelo con sus cascos en función de sutiles e inconscientes señales corporales de Von Osten ‒cambios en la postura, expresiones faciales e incluso el ritmo de la respiración‒.
La lectura de las señales corporales debería ser parte imprescindible del “adiestramiento” de todo participante en una reunión (no solo del moderador). Tal lectura nos permitiría en muchas reuniones :

·        Obtener feedbacks realistas y veraces (están de acuerdo, han entendido...)
·        Saber si se debe insistir o abandonar una opción o un argumento
·        Ver cuando debe aparcarse un proceso de persuasión y pasar a la  
      negociación
·        Decidir si conviene poner un ejemplo adicional o si resultaria redundante
·        Discernir líneas rojas no confesadas
·        Conocer posibles alianzas y anticiparse a “sabotajes”
·        Confeccionar un esbozo de sociograma
·        Medir la tensión provocada por una aportación (propia o ajena)
·        Poner “tiritas” emocionales cuando alguien se siente herido
·        Cambiar el ritmo si la atención parece decaer
·        Medir el efecto y el  “impacto” de todas las aportaciones
·        Conocer el nivel de impaciencia
·        Decidir cuándo conviene cortar (educadamente)
·        Evaluar la frustración

En conclusión, o trabajamos las habilidades del caballo Hans, o podemos quedar como un burro.



jueves, 30 de junio de 2016

Lifomanía en reuniones


¿Alguna lifómana o lifómono en la sala? 


Tranquilos, que cuando digo “lifómananía” no me refiero a ninguna particularidad sexual, sino a una persona que aplica sistemáticamente el método LIFO de priorización de tareas.

Aclaro. Se trata de aquella persona que se deja arrastrar por la dinámica organizativa de dar prioridad a lo último que llega a su bandeja de entrada mental o física:  Last In. First Out .

Lo último que les llega, es aquello que iniciarán en primer lugar, como si de un resorte se tratara y sin pensar si dedicarse a ella es lo más efectivo…Les llama alguien pidiéndoles un informe. Dejan lo que estaban haciendo antes de la llamada y se precipitan a redactar el documento solicitado…

Este sistema resulta adecuado para lavar platos a mano, donde la lógica dicta que el último plato apilado, debe ser el primero en ser lavado, pero no tiene sentido en otros ámbitos.

En las reuniones, también encontramos verdaderos lifómanos, incapaces de centrar y desarrollar estructuradamente un orden del día y modificándolo en función de “lo último que ha pasado”. Propagan esta manera de concebir las reuniones, basadas en la cultura del “¿a que no sabes la última?”.

Cuántas veces se comenta la más reciente conversación con un cliente, la cual objetivamente no merecería tal atención y olvidan otras conversaciones que pueden ser más interesantes para compartir con los asistentes (en reuniones sin preparación, se da muy a menudo)

Antes de incluir en una reunión eso último que nos ha llegado, deberíamos preguntarnos si merece la pena que ocupe un espacio en nuestra reunión o si interesa a todos los que participan en la misma.

Aprovecho para compartir que, a mi parecer, una de las vacunas más eficaces contra la lifomanía en general, es GTD, aunque no voy a hablar del tema pues hay muchos especialistas que lo dominan, como José Miguel Bolivar  y Jeroen Sangers.




jueves, 19 de mayo de 2016

¿Somos realmente reacios al cambio?


La falacia de que la gente es reticente al cambio


Una de las reuniones más temidas (por sus convocantes) es aquella cuyo objetivo (oficioso) es implicar a un equipo en un proceso de cambio porque “lo sabe todo el mundo, la gente es reticente al cambio”.

Si lo que pretendemos es solo informar de un cambio ¿cómo puede sorprendernos la reticencia con la que nos reciben?

Decide pues, si es una reunión o una presentación y no confundas a la gente en la convocatoria.

¿Qué opináis de eso de que la gente no quiere el cambio? 

Para mí es una frase muy desgastada, que no por repetida hasta la saciedad se convierte en cierta.

Estoy convencida de que en realidad, lo que nadie quiere es:

  • el cambio que no entiende,
  • el que le es impuesto, (cuando escuchamos “informar sobre un cambio”  entendemos “a partir de ahora nos obligan a… “). Un cambio en cuyo proceso de decisión, no solo no te han escuchado (que hay que reconocer que es poco habitual), sino que ni siquiera te han tenido presente,  motivador, lo que se dice motivador… no resulta, la verdad.
  • el que objetivamente aporta pocos beneficios (no olvidemos el síndrome del lo cambio todo, luego existo)
  • el que da la sensación de que oculta información
  • el que me transmite alguien en quien he perdido la confianza
El cambio no hay que “informarlo” como sinónimo de soltarlo, tampoco venderlo, más bien hemos de conseguir que nos lo compren, que es algo diferente y eso si, sin engaños y sin letra pequeña.

En consecuencia :

  • Consigue que entiendan su necesidad. Hay un marco referencial imprescindible, que algunos/as obvian.
  • Ten en cuenta las personas que van a verse afectadas y háblales con empatía.
  • No seas tacaño a la hora de exponer los beneficios (sé concreto, pero no te olvides de ninguno, incluso si a ti te parecen obvios o de puro sentido común (recuerda que el sentido común no es compartido)
  • Sé todo lo transparente que puedas
  • La elección de quien llevará esa reunión o quien expondrá esa presentación es esencial.

Por último, a veces no es aconsejable que se realice una única reunión multitudinaria para su transmisión, en función de cómo afecta ese cambio a diferentes sectores, se hará necesario un enfoque diferente y más personalizado. Es mejor tres reuniones cortas y diferentes que una larga y que aglutine información demasiado genérica.


lunes, 25 de abril de 2016

Buscando la eficiencia sin perder el norte



Reuniones "de personas"


Leyendo un artículo, nada menos que en Expansión.com sobre reuniones efectivas, entre los diferentes consejos, leo el siguiente:

  • “Pasar lista. El paso previo es definir bien las competencias y responsabilidades de cada profesional. Al inicio de una reunión, preguntar a cada asistente cuál es su rol y si no tiene capacidad de decisión para el asunto concreto que se va a tratar, queda fuera. Así te aseguras de que sólo asisten las personas adecuadas y que no se va postergar nada.”

Lo vuelvo a leer porque no doy crédito...


¿Qué nos está pasando? En aras a buscar la eficiencia máxima, nos olvidamos de algo elemental: una reunión es una reunión de personas. Y si no somos capaces de tratarlas con respeto, el que debería quedar “fuera” es sin lugar a dudas, el pretendido responsable de esa reunión.

Y no olvidemos que si los que acuden a la reunión no son los adecuados, algo ha hecho mal el convocante y no es culpa del pobre convocado...




jueves, 31 de marzo de 2016

Discrepando de un profesor de Stanford o el peligro de seguir algunos consejos sin pensar

                                                                                            DariuszSankowski


El peligro de seguir algunos consejos, sin pensar...

Me han reenviado más de 15 veces un artículo con la siguiente introducción:
Un profesor de Stanford asegura que si eliminas dos frases de tu vocabulario puedes tener más éxito.
Nos dice que la forma de hablar no solo afecta la manera en que los demás nos perciben, sino que también tiene el potencial para incidir en nuestro comportamiento. Y hasta aquí estoy totalmente de acuerdo… (pero, solo hasta aquí).
Así lo asegura Bernard Roth, profesor de ingeniería de la Universidad Stanford y director académico del Instituto de Diseño Hasso Plattner de Stanford.
Con semejante presentación (todavía sufro del síndrome extranjerófilo), al principio generó mi atención, sin embargo, los ejemplos que plantea el artículo no solo me defraudaron, sino que los considero consejos peligrosos.
Evitar los adversativos (pero, sin embargo, no obstante…) sustituyéndolos por “Y”, me parece saludable en el marco concreto de una crítica constructiva, pero como norma general, una sandez enorme, que muchos repiten cansinamente sin ser conscientes de las oportunidades comunicativas que ofrece un buen uso de los mismos. Pertenezco a la liga pro-adversativos bien utilizados (afortunadamente cada vez somos mas miembros).

De todas maneras, no se trataría en de una sustitución literal, ya que si no adaptamos la frase, podríamos generar incongruencias del estilo "te cuesta trabajar en equipo y eres muy resolutivo". Uf!
Segunda propuesta: cambiar ‘tengo que hacer’ por ‘quiero hacer’
Roth recomienda un ejercicio sencillo: la próxima vez que pienses ‘tengo que’, cambia tengo por quiero. Si lo dice un profe de Standford voy a probar...
Imaginemos que necesito un documento para la obtención del cual no tengo más remedio que hacer 3 horas de cola.
Es un “tengo que hacer” clarísimo. Si lo sustituyo por un “quiero hacer tres horas de cola”, el gran profesor tiene toda la razón en que cambiará la manera en que los demás me percibirán: me tomará por loca (y motivos no les faltarán).
Si en lugar de su propuesta opto por decir/pensar un simple “no me apetece, pero me conviene…” o “tengo que hacer tres horas de cola, pero las voy a aprovechar para leer, contestar correos, hacer llamadas de poco impacto…etc (aquí GTD acude en tu ayuda!) , ¿creéis que esta rebeldía me alejará dramáticamente del éxito en mi vida?.
Es cierto que el artículo en cuestión simplifica en exceso la teoría de Roth  (y reconozco que yo también lo hago), pero mi post es una invitación a discrepar y a no asumir conclusiones sesgadas, parciales e incompletas como si fueran dogmas.

Porque como alguien intente seguir al pie de la letra los consejos que aparecen en el artículo en la próxima reunión, ni os cuento el desastre.

https://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwi_2Lu0zurLAhXLiRoKHfiTAiUQFggcMAA&url=https%3A%2F%2Fes.finance.yahoo.com%2Fnoticias%2Fprofesor-stanford-asegura-eliminas-frases-203924667.html&usg=AFQjCNGZZ4LfKfs2kbBfIV_AcgATZy6aFA&sig2=h9nQe6vRXaqguATCiEndCA&bvm=bv.118353311,d.d2s
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miércoles, 24 de febrero de 2016

¿Se te ha colado un oso en tu reunión?



Intrusos en tu mente

¿Conocéis el experimento del oso de Dostoyevski?

Este autor, en su libro Notas de Invierno, escribió una frase interesante: “Intente imponerse la tarea de no pensar en un oso polar y verá al condenado animal a cada minuto”.

Esta frase llevó a un psicólogo, Daniel Wegner, a realizar un sencillo experimento. Propuso a varios voluntarios (en salas separadas)  que pensaran en cualquier cosa, excepto en un oso blanco. Les indicó que tocasen una campana cada vez que el oso prohibido se convirtiera en un intruso en su cabeza. Ni os cuento la serenata...

Esto dio lugar a la idea de no forzarse a olvidar lo que no queremos recordar. Sin embargo, este experimento me alerta de otro aspecto, a mi parecer muy importante y es comprobar la capacidad de la comunicación en “colocar imágenes en el cerebro ajeno”, incluso cuando la intención “parece” invitar a todo lo contrario.

¿Cuántas veces en reuniones decimos “no pensemos en los problemas que nos podemos encontrar”, “no pensemos en que nos dirán que no” “no pensemos en...” sin darnos cuenta de que lo que provocamos, es precisamente, incrustar esa idea en la mente de los que nos escuchan.

Algunas personas, incluso “pérfida-mente”,  lo utilizan como recurso para sabotear la idea de otro. Por ejemplo: “la idea de Juan me parece interesante y lo que debemos es evitar pensar en si…”


Pues eso, no penséis en lo interesante que podría ser para vosotros un curso de optimizacion de reuniones conmigo!   ;)