lunes, 25 de abril de 2016

Buscando la eficiencia sin perder el norte



Reuniones "de personas"


Leyendo un artículo, nada menos que en Expansión.com sobre reuniones efectivas, entre los diferentes consejos, leo el siguiente:

  • “Pasar lista. El paso previo es definir bien las competencias y responsabilidades de cada profesional. Al inicio de una reunión, preguntar a cada asistente cuál es su rol y si no tiene capacidad de decisión para el asunto concreto que se va a tratar, queda fuera. Así te aseguras de que sólo asisten las personas adecuadas y que no se va postergar nada.”

Lo vuelvo a leer porque no doy crédito...


¿Qué nos está pasando? En aras a buscar la eficiencia máxima, nos olvidamos de algo elemental: una reunión es una reunión de personas. Y si no somos capaces de tratarlas con respeto, el que debería quedar “fuera” es sin lugar a dudas, el pretendido responsable de esa reunión.

Y no olvidemos que si los que acuden a la reunión no son los adecuados, algo ha hecho mal el convocante y no es culpa del pobre convocado...




jueves, 31 de marzo de 2016

Discrepando de un profesor de Stanford o el peligro de seguir algunos consejos sin pensar

                                                                                            DariuszSankowski


El peligro de seguir algunos consejos, sin pensar...

Me han reenviado más de 15 veces un artículo con la siguiente introducción:
Un profesor de Stanford asegura que si eliminas dos frases de tu vocabulario puedes tener más éxito.
Nos dice que la forma de hablar no solo afecta la manera en que los demás nos perciben, sino que también tiene el potencial para incidir en nuestro comportamiento. Y hasta aquí estoy totalmente de acuerdo… (pero, solo hasta aquí).
Así lo asegura Bernard Roth, profesor de ingeniería de la Universidad Stanford y director académico del Instituto de Diseño Hasso Plattner de Stanford.
Con semejante presentación (todavía sufro del síndrome extranjerófilo), al principio generó mi atención, sin embargo, los ejemplos que plantea el artículo no solo me defraudaron, sino que los considero consejos peligrosos.
Evitar los adversativos (pero, sin embargo, no obstante…) sustituyéndolos por “Y”, me parece saludable en el marco concreto de una crítica constructiva, pero como norma general, una sandez enorme, que muchos repiten cansinamente sin ser conscientes de las oportunidades comunicativas que ofrece un buen uso de los mismos. Pertenezco a la liga pro-adversativos bien utilizados (afortunadamente cada vez somos mas miembros).

De todas maneras, no se trataría en de una sustitución literal, ya que si no adaptamos la frase, podríamos generar incongruencias del estilo "te cuesta trabajar en equipo y eres muy resolutivo". Uf!
Segunda propuesta: cambiar ‘tengo que hacer’ por ‘quiero hacer’
Roth recomienda un ejercicio sencillo: la próxima vez que pienses ‘tengo que’, cambia tengo por quiero. Si lo dice un profe de Standford voy a probar...
Imaginemos que necesito un documento para la obtención del cual no tengo más remedio que hacer 3 horas de cola.
Es un “tengo que hacer” clarísimo. Si lo sustituyo por un “quiero hacer tres horas de cola”, el gran profesor tiene toda la razón en que cambiará la manera en que los demás me percibirán: me tomará por loca (y motivos no les faltarán).
Si en lugar de su propuesta opto por decir/pensar un simple “no me apetece, pero me conviene…” o “tengo que hacer tres horas de cola, pero las voy a aprovechar para leer, contestar correos, hacer llamadas de poco impacto…etc (aquí GTD acude en tu ayuda!) , ¿creéis que esta rebeldía me alejará dramáticamente del éxito en mi vida?.
Es cierto que el artículo en cuestión simplifica en exceso la teoría de Roth  (y reconozco que yo también lo hago), pero mi post es una invitación a discrepar y a no asumir conclusiones sesgadas, parciales e incompletas como si fueran dogmas.

Porque como alguien intente seguir al pie de la letra los consejos que aparecen en el artículo en la próxima reunión, ni os cuento el desastre.

https://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwi_2Lu0zurLAhXLiRoKHfiTAiUQFggcMAA&url=https%3A%2F%2Fes.finance.yahoo.com%2Fnoticias%2Fprofesor-stanford-asegura-eliminas-frases-203924667.html&usg=AFQjCNGZZ4LfKfs2kbBfIV_AcgATZy6aFA&sig2=h9nQe6vRXaqguATCiEndCA&bvm=bv.118353311,d.d2s
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miércoles, 24 de febrero de 2016

¿Se te ha colado un oso en tu reunión?



Intrusos en tu mente

¿Conocéis el experimento del oso de Dostoyevski?

Este autor, en su libro Notas de Invierno, escribió una frase interesante: “Intente imponerse la tarea de no pensar en un oso polar y verá al condenado animal a cada minuto”.

Esta frase llevó a un psicólogo, Daniel Wegner, a realizar un sencillo experimento. Propuso a varios voluntarios (en salas separadas)  que pensaran en cualquier cosa, excepto en un oso blanco. Les indicó que tocasen una campana cada vez que el oso prohibido se convirtiera en un intruso en su cabeza. Ni os cuento la serenata...

Esto dio lugar a la idea de no forzarse a olvidar lo que no queremos recordar. Sin embargo, este experimento me alerta de otro aspecto, a mi parecer muy importante y es comprobar la capacidad de la comunicación en “colocar imágenes en el cerebro ajeno”, incluso cuando la intención “parece” invitar a todo lo contrario.

¿Cuántas veces en reuniones decimos “no pensemos en los problemas que nos podemos encontrar”, “no pensemos en que nos dirán que no” “no pensemos en...” sin darnos cuenta de que lo que provocamos, es precisamente, incrustar esa idea en la mente de los que nos escuchan.

Algunas personas, incluso “pérfida-mente”,  lo utilizan como recurso para sabotear la idea de otro. Por ejemplo: “la idea de Juan me parece interesante y lo que debemos es evitar pensar en si…”


Pues eso, no penséis en lo interesante que podría ser para vosotros un curso de optimizacion de reuniones conmigo!   ;)


jueves, 21 de enero de 2016

"Descalzarse" de responsabilidades


No desertes

Un juego que siempre me ha parecido interesante ha sido inventarme una expresión y hacerla circular. De cría había hecho muchos intentos (todos ellos fallidos, claro).

Cuando alguien tiene una responsabilidad que no asume, podríamos acuñar la expresión: “descalzarse de responsabilidad/es”. Visualiza el gesto de quitarse un zapato (con la ayuda del otro pie) tirándolo al suelo con expresión de alivio y acompañado de un bufido muy discreto. Si es en público, en una cena por ejemplo, el gesto es más discreto...

Pues eso es lo que hacen muchos responsables de reuniones cuando desertan de lo que se espera de ellos:

  • Cuando esperan a que todos hayan llegado (haciendo esperar a los que llegaron puntuales por no ser mal vistos por los que llegan tarde) Prisioneros del buenrollismo ayudan a perpetuar la impuntualidad en la organización.
  • cuando acaban convocando una nueva reunión por no atreverse a salir de un escollo en la actual. “No discutamos…nos reunimos dentro de unos días y acabamos de concretar”
  • cuando no intervienen gestionando egos y participaciones delicadas (dejando que algún ego bulímico devore a otro de menor tamaño o anémico)
  • cuando no osan detallar el cuadro de compromisos que debería fijarse antes de dar por terminada una reunión para no parecer autoritarios… Sin comentarios
  • Cuando no controlan el tiempo de la reunión, sacrificando la productividad de los pobres que asisten a la misma.

La expresión “descalzarse de una responsabilidad” me vino a la mente en los primeros momentos de gestión de la situación de los refugiados. Por ello, lanzar esta expresión, esta vez no es un juego divertido sino ganas de compartir con vosotros una expresión que encuentro que describe muy gráficamente una postura negligente ante una situación determinada.


martes, 29 de diciembre de 2015

19 ideas para introducir una reunión




       
     ¿Cómo empiezo? 


     El tema ya lo "introduje" en otro post:            http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2009/12/la-importancia-de-las-frases.html      
       En éste os propongo 19 ideas de inicio, con el fin de desterrar los odiosos  "estamos aquí   para hablar de..." ¿Por qué 19? Quizá porque el número me gusta por su incomodidad,       quizá porque no se me ocurría la nº 20...



       De todas maneras, aquí las tenéis:   

  1.     Dato o hecho poco conocido por los participantes
  2.     Hay citas que pueden ayudar, aunque debemos huir de las típicas/tópicas.
  3.     Imagen con hilo conductor. Puede ser un vídeo, pero a condición de que sea breve (no superanunca el minuto!). 
  4.     Estadística interesante (siempre y cuando sea impactante y desconocida)
  5.     Pregunta: retórica o no. En caso de que no fuera retórica, la transformamos en tal, en caso de no obtener respuesta pasados 4 segundos)
  6.     Frase sorprendente por engañosa, provocadora...
  7.     Cifra aislada, sin más… en espera de reacción. 
  8.     Referencia a titulares de prensa 
  9.     Afirmación o promesa que conlleve cierta audacia (pero nunca prepotencia). Evitar menciones del estilo : “os voy a convencer de..."
  10.     Frase que implique empatía: “A mí también …”
  11.     Referencia a preguntas previa
  12.   . Mencionar lo que sabes que ronda por la cabeza de los participantes o sus preocupaciones.
  13.     Referencia a una carta, reseña, informe o newsletter de la empresa (evitar leerla literalmente)
  14.     Transportar a la audiencia a un lugar o un tiempo diferentes: “Imaginad …”recordad”
  15.     Definición de diccionario de una palabra clave para el tema o solicitar definición a los participantes "qué significa para vosotros...?"
  16.     Caso concreto a compartir que has vivido tu o uno de los participantes (obtener “permiso” previo, si es posible)
  17.     Felicitar o hacerle un cumplido a los participantes (merecido). Nunca halagos huecos.
  18.     Si el código del humor es un código compartido : un chiste o broma (cuidado con el riesgo), úsalo sólo en el caso de  que introduzca a la perfección el tema.
  19.      Mencionar o recordar una fecha, persona o hecho especiales

      Y no des las gracias por asistir, a menos que su presencia no sea "obligada". http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2015/02/dejemos-de-dar-las-gracias-por-asistir.html


      Los hay mas arriesgados, como http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2012/08/ejemplo-de-introduccion-una-reunion.html , pero quizá no hace falta tanto...



jueves, 26 de noviembre de 2015

Frases de manual a evitar.


Falsa educación 

¿Cuántas veces nos han dicho que en lugar de decir “no me has entendido”, digamos “quizás no me he explicado bien". Pues espero que no hayáis hecho caso…

Evidentemente que soltarle a alguien con rotundidad y a bocajarro un “no me has entendido”, no es la mejor manera de relacionarse. Sin embargo, la que nos proponen como sustituta, puede traducirse perfectamente por “tu eres tonto, y yo soy humilde además de muuuuuy educado”. Queda tan de manual que me chirría…

No hay que confundirlas con los ¿me entiendes? o ¿me explico? Preguntas que se convierten en incordios cuando son tics de lenguaje y en ridículas, cuando terminan frases muy simples. Os prometo que hoy se me han dilatado las pupilas y no por interés... cuando me han dicho: “es una película de guerra ¿me entiendes?”.

Y no digamos el estropicio que provoca en una reunión, cuando el super-moderador repite siete veces: “quizás no me he explicado bien”. La gente  sale pensando que  tiene un serio problema de comunicación y no que es un moderador muy elegante.

¿Y entonces? ¿Cuál es la alternativa? 

Es mucho mas simple : cuando constatas que alguien no te ha comprendido, vuelve a explicárselo con otras palabras, pon un ejemplo o haz un dibujo… pero por favor, no sueltes esa dichosa frase de educación artificial.





viernes, 23 de octubre de 2015

El espíritu de contradicción



Lo que aprendí de MI Macgyver

Soy una inútil en todo lo que requiere habilidad manual.

Por suerte, en mi entorno muy cercano tengo un “manitas” versión catalana de Macgyver. Le debo mucho, incluso me ha enseñado (sin querer) algo que comparto en mi taller de reuniones. ¿A encontrar el punto perfecto de aire acondicionado para que todo el mundo esté satisfecho? No. Eso no lo logra ni dios. Lo que sí me ha enseñado, es a tratar con una de las múltiples tipologías de la figura “estoy en contra”. Me refiero, concretamente, al espíritu de contradicción.

Si le preguntaba “¿te importaría arreglarme esto?, me contestaba “por el precio que tiene uno nuevo, no merece la pena perder el tiempo en repararlo”.

Sin embargo, si mi comentario era: No vale la pena arreglarlo ¿verdad?, su respuesta era invariablemente: “¡cómo sois de consumistas! Se nota que no habéis vivido una posguerra. Trae, que yo en unos minutos te lo hago y además me relaja”.

Don/Doña espíritu de contradicción, que a veces nos encontramos en una reunión (o simplemente en nuestro entorno), no tiene por qué ser una persona ilógica o sin sentido común, sencillamente le divierte llevar la contraria (o únicamente no puede evitarlo). Muy al contrario, suelen ser personas muy inteligentes y ágiles mentalmente (encontrar argumentos “veleta” con tanta rapidez no es fácil y requiere toda una vida de entrenamiento).  

Es por eso a veces conviene analizar cómo se le presentan las cosas…
"¿Qué hago, compro uno nuevo o lo hago reparar?" Esta pregunta neutra (el tono no debe señalar tu preferencia), es la mejor manera de obtener su respuesta mas objetiva.

En el entorno laboral, en ocasiones, funciona muy bien “el pasilleo”: si antes de exponerle en la reunión nuestra propuesta, le pedimos su opinión (sin desvelar el contenido de la misma), es probable que no se aleje tanto de lo que pretendemos proponer.


Suerte