lunes, 31 de marzo de 2014

Trucos calma-nervios en reuniones


¿Te pones nervioso en tus reuniones? 

Ahí van algunos trucos:

1.- Ten claro que tus nervios son tuyos y no los compartes con nadie. La mayor parte de la gente no los verá si no vas tú y los señalas con un láser, estilo “estoy un poco nervioso”.

2.- Siempre que el objetivo de la reunión te lo permita, sonríe y crea un clima distendido, que te permitirá salir con alguna broma de situaciones incómodas. El rotulador no escribe, no sabes dónde has dejado el puntero, te trabas con una palabreja o tropiezas… ríete tú antes de que lo haga el resto. Reírse de sí mismo con seguridad es una muestra clara de autoestima.

2.- Ten agua cerca. Si te pones nervioso, haz una pausa y aprovecha para beber (no llenes demasiado el vaso o copa)

3.- Nunca verbalices “pido disculpas porque esta no es mi especialidad” o “no he tenido mucho tiempo para prepararla…” ni sandeces por el estilo que lo único que harán es colocarte en el punto de mira buscando pifias. Si crees que así caerás bien, te equivocas.

4.- No mantengas tu guión en un papel en la mano. Llévalo en una hoja de color para encontrarlo siempre con facilidad y déjalo en la mesa. Como mucho, utiliza cartulinas (que no tiemblan!)

5.- Digan lo que digan los libros, si te sientes mejor con algo en la mano, usa un rotulador o algo similar (pero no juegues con él)

6.- Si te pierdes, puedes utilizar aquello de “por cierto, no quiero olvidarme de comentaros que…” y lleva preparado algún mensaje o felicitación o lo que sea… Cuando termines, siempre puedes preguntar ¿por dónde íbamos? (para ello, es necesario crear ese clima distendido al que aludía anteriormente) y el propio grupo te re.ubicará.

7.- No te extiendas en la introducción y haz el máximo de preguntas (mejor a personas concretas, para que no queden “desiertas”. Si generas participación, te sentirás más cómodo.

8.- Si hay puntos del orden del día que pueden plantear o tratar otros, acuérdalo con ellos.

9.- Si haces una pregunta al grupo y el grupo no contesta, sonríe y contesta tú. Acabas de transformar tu pregunta en retórica... y aquí no ha pasado nada.


lunes, 17 de marzo de 2014

Otra dinámica a utilizar en reuniones





                                 

¿Dónde solemos buscar la causa de los problemas?

A menudo, cuando en un equipo, la tendencia habitual es atribuir las causas de lo que no funciona a factores externos - síndrome del "es que...", en una reunión puede ser interesante iniciar con esta simple dinámica:

Se plantea el  "enigma" que os paso a continuación, pidiéndole a los participantes que anoten su respuesta por escrito (para que no se anticipe un "rápido" que te chafe la dinámica y además para poder controlar cuántos encuentran la respuesta y cuántos no...)

"Cual es una palabra de 4 letras que tiene 3 aunque se escribe con 6 mientras tiene 8 raramente consta de 9 y nunca se escribe con 5"

¿Has encontrado la respuesta? 

Probablemente la habrás encontrado si has buscado la solución DENTRO del texto. En caso contrario, puede que aún estés en ello...

Aquí ya os dejo sacar la conclusión que os interese : "tenemos tendencia a buscar las causas, las soluciones, etc... fuera"

Ya me diréis




viernes, 28 de febrero de 2014

"Imagine" en Reuniones


Imaginando, se hace camino al pensar...
  • ¿Te imaginas una sala de reuniones en la que se apague la luz – y especialmente el proyector con el power-point (leer con sonrisa maléfica) - cuando llegue la hora fijada para terminarla?
  • ¿Te imaginas un sistema informático que no te deje aceptar una reunión, si en la convocatoria no hay un orden del día?
  • ¿Te imaginas un sistema informático en el que aparezca “Error 0225004: querido convocante, lo que acabas de escribir es un tema amplio, no un objetivo.  Cambia si quieres continuar”
  • ¿Te imaginas una sala de reuniones donde no hubiera cobertura para móviles?
  • ¿Te imaginas que hubiera un spray de uso obligado que volviera mudo al que no tiene nada que decir?
  • ¿Te imaginas un sistema anti-incendios que se pusiera en marcha cuando alguien superara con su voz un límite de decibelios o hiciera comentarios incendiarios contra otros participantes (y evidentemente la ducha sólo le concerniera a él/ella?
  • ¿Te imaginas un detector de fantasmas en la puerta que le impidiera la entrada? Porque un detector de mentiras ya sería la hostia…
  • ¿Te imaginas un lector cerebral capaz de distinguir quién ha leído y  “hecho los deberes” necesarios para no hacer perder el tiempo al resto?
  • ¿Te imaginas que no se abriera la puerta para salir si no hay al menos un esbozo de acta o de compromisos si se ha decidido "algo"?
  • ¿Te imaginas que todas las aportaciones “humo” activaran una niebla equivalente a su intensidad y rodearan al emisor?
  • ¿Te imaginas que cuando algo ya se ha dicho más de tres veces se oyera “ecooooo”?
  • ¿Te imaginas que cuando alguien no comprendiera algo se le apareciera un interrogante en la frente?
  • ¿Te imaginas que cuando alguien tuviera ideas geniales, sonaran aplausos?


Algunos de estos casos (sólo algunos, claro) no son ciencia ficción, pero mientras esperamos que la tecnología juegue totalmente a favor de las reuniones, todos somos responsables y podemos erigirnos en el rol de garantes de las buenas prácticas en reuniones. No hay excusa.


lunes, 10 de febrero de 2014

¡Manos arriba, esto es un atraco (intelectual)!






Todos odiamos a los ladrones de ideas, pero quizás para otros, nosotros lo hemos sido...

Artículo en catalán cuya traducción podéis encontrar mas abajo, sobre un tema que ya sabéis que me preocupa : los ladrones de ideas

http://www.leconomic.cat/neco/article/4-economia/18-economia/715172-els-lladres-didees.html


LOS LADRONES DE IDEAS:

Es muy probable que recuerdes (eso no se olvida fácilmente) alguna ocasión en la que planteaste a alguien una idea y viviste una experiencia parecida a la siguiente:
Joan estaba solo con Mariano. Este último lo escuchó dando más o menos muestras de interés y al terminar su exposición, lo miró con cierto paternalismo y le dijo que lo sentía, pero que esa idea no acaba de cuadrar, que no la veía viable… Eso sí, le animó a seguir pensando… Pasado ese instante incómodo, Joan y Mariano sonrieron y la conversación siguió por otro derrotero o simplemente se acabó.
La situación descrita puede darse en muchos contextos: relación alumno profesor en el ámbito escolar o universitario, entorno familiar… Pero donde a ciencia cierta encontraremos más experiencias de este tipo es el mundo laboral. Por este motivo permitidme que elija ese entorno para continuar.
Sigamos con el ejemplo. Pasa un tiempo prudencial, nunca es inmediato, ya que aunque se apropie indebidamente de ideas ajenas, no es idiota y Mariano entra en una reunión.
Las reuniones son el foro más habitual donde se presentan esas nuevas ideas de dudosa autoría.
Marino parece satisfecho de sí mismo y más motivado que de costumbre ¿sois capaces de adivinar qué presentará como fruto de su propia inspiración y de una larga reflexión? Bingo: LA IDEA DE JOAN!!!
Acerquémonos y echémosle un vistazo:
“Buenos días a todos. Estaba impaciente de teneros reunidos porque se me ha ocurrido una manera de disminuir los costes de “X” sin reducir la calidad de nuestro producto estrella. Como es un tema que me preocupa, llevo tiempo dándole vueltas. Por fin tengo el placer de presentaros mi idea”
Pasado el momento de estupor que te suele paralizar unos instantes - acompañado de enrojecimiento facial, puños y dientes apretados y una apertura poco discreta de los orificios nasales y de la mandíbula - varias son las posibles reacciones que uno puede tener:
·         Defender en la reunión “la propiedad intelectual no inscrita” de nuestra idea
·         Hablar con él en privado cuando termine la reunión o cuando encontremos el buen momento.
·         Sufrir en silencio (instalándote en ese peligroso “va, total…”
·         No decir nada y decidir “dejar de pensar” en la empresa…
La primera es peligrosa si te une al ladrón de ideas una relación jerárquica (y evidentemente no eres tú quien está arriba…). Esos peligros se incrementan exponencialmente en función del egocentrismo del personaje. Sólo si tienes una capacidad asertiva bien entrenada sería aconsejable emprender esta vía. Recuerda que tu objetivo no es dejarlo en evidencia, sino recordar tu parte en la creación de la iniciativa.
La conversación privada posterior es la más prudente, pero resulta un tanto frustrante ya que no está garantizado conseguir un reconocimiento público por parte del delincuente intelectual.
“Sufrir en silencio” puede ser utilizable muy puntualmente, pero hay que evitar instalarse como hábito en ese inconfortable pero seguro: “No pasa nada. Total, es mejor evitar malos rollos y eludir conflictos”
Desafortunadamente, la última es la más habitual. Demasiadas personas optan por “no volveré a tener iniciativa en mi vida” con la consiguiente pérdida de ideas valiosas que nunca verán la luz. Ninguna empresa puede permitirse huelgas mentales de sus colaboradores.
Todos nos hemos quejado alguna vez de que alguien se ha adueñado de nuestra idea, pero no nos hemos planteado nunca de que quizá, por pura torpeza y sin mala intención, otros pueden acusarnos de lo mismo.
Vamos a por otro ejemplo:
Puede suceder que Matilde (que trabaja para ti) te proponga una idea,  por ejemplo: “a minúscula rodeada con un círculo”.  A ti, esa idea, tal y como te la ha planteado Matilde no te parece en absoluto una buena idea y muy educadamente le indicas que no acabas de ver esa propuesta en los momentos actuales.
Vuelves a tu casa y no puedes dejar de darle vuelta a la idea de Matilde (inviable en sí misma). Eres tan majo, que hasta te da pena haber frustrado su ilusión… De repente te surge A TI una idea ¿nueva? (para ti sí!) : “A mayúscula enmarcada con un cuadrado”.
Aparece aquí un conflicto de visiones (y de egos, no nos olvidemos): para Matilde ES LA MISMA IDEA. Para ti, NO.
De nuevo aparecen dos opciones :
  • Plantear tu idea sin más. Te acabas de ganar (probablemente de manera injusta) la reputación de ladrón de ideas, de atracador de iniciativas. Tu fama te precederá.
  • Si eres hábil, lo que harás  cuando presentes tu “A mayúscula enmarcada en un cuadrado” en la reunión, será recordar que en su día Matilde te propuso una “a minúscula” y que madurando el tema y adaptándola, gracias a ella surgió “A mayúscula” y por lo tanto agradecer “la inspiración”.

También se le puede llamar elegancia.

jueves, 6 de febrero de 2014

El síndrome de abstinencia al protagonismo



El mono de los focos, en reuniones

El síndrome de abstinencia lo compone el conjunto de reacciones psíquicas o corporales que concurren cuando una persona con adicción a una sustancia psicoactiva deja de consumirla. Lo mismo ocurre cuando una persona con adicción a ser escuchada (no sólo por sí misma, que también… sino por un público más o menos numeroso) y habitualmente expuesto a la admiración colectiva, pasa a una situación de poca visibilidad.
Los síntomas varían en forma e intensidad de acuerdo con la personalidad del paciente y del tiempo que lleva desarrollándose la dependencia
Este síndrome de abstinencia al aplauso virtual, denominado coloquialmente mono del “foco”, provoca que el paciente pierda la capacidad de experimentar gozo y tranquilidad de manera natural, y crea una dependencia o consumo compulsivo para no sufrir malestares como ansiedad, alucinaciones, sudoración, temblores, dificultad para dormir, y otros que, en conjunto, forman el síndrome de abstinencia.
Si el paciente tiene la facultad de convocar reuniones, el efecto de su dependencia provocará la saturación de sus colaboradores. Si quien lo padece es un participante, monopolizará las reuniones con sus intervenciones, sean éstas pertinente, no pertinentes o claramente impertinentes, dificultando la labor del moderador de tal reunión.
¿Cómo vencerlo?
En el primer caso, se aconseja que el moderador siga una terapia de shock acudiendo a reuniones ajenas absolutamente innecesarias, mientras se va aumentando exponencialmente el nivel de exigencia sobre su productividad. Suscribirlo a una sesión diaria de cine experimental iraní en VO sin subtítulos y obligarlo a visualizar la sinopsis en power point, también ha dado resultados interesantes, aunque no cuantitativamente significativos
En relación a los participantes, tanto a los que sufren paralelamente el síndrome de incontinencia verbal severa, como a aquellos que simplemente tienen un nivel de dependencia al protagonismo (mono del foco) superior a la media, se aconseja someterse voluntariamente a un régimen de intervención-tweet: auto-limitar sus aportaciones a un máximo de 140 fonemas.

No hay estudios concluyentes, pero en vista de los estragos que produce el síndrome del protagonismo en las reuniones y del temor al contagio, se anima a los lectores si conocen en su entorno a alguien que lo padezca, a invitarlos a seguir de manera voluntaria, alguno de los tratamientos propuestos. La organización se lo agradecerá.

lunes, 13 de enero de 2014

17 consejos para la película de tus reuniones




Cámara, Acción


En la película de tus reuniones :
  1. Recuerda que el título da ganas de asistir o no…
  2. El guión ha de ser creíble
  3. No es obligatorio que seas el Protagonista.
  4. Piensa muy bien quienes son los Actores invitados
  5. Gestiona los egos de los “principales”
  6.  Ahórrate los Extras
  7.  No uses dobles en escenas arriesgadas. Asume riesgos controlados, pero en primera persona.
  8. Cuida los doblajes y controla los subtítulos que otros podrán colocar.
  9.  Consigue previamente el guión del “malo” y prepara réplicas.
  10. La improvisación es buena, pero todos los actores deben respetar la esencia de su papel.
  11. Recuerda que un buen final arregla una reunión
  12.  Esfuérzate en que la gente se deje llevar…. que confíe que todo tiene un sentido y si puedes, aprovecha para sorprender
  13.  No cortes la reunión con publicidades propias o ajenas
  14.  Ajústate al presupuesto temporal que se ha establecido. Evita despilfarros
  15. La banda sonora será el ambiente que hayas sabido crear…
  16. No confundas los personajes con las personas
  17. Y sobre todo, evita la tragicomedia involuntaria

The End

viernes, 20 de diciembre de 2013

Tijeretazo a las reuniones


¿Por dónde empezamos a recortar?


Como estamos haciendo reuniones por encima de nuestras posibilidades, tendremos que aplicar recortes :

·         Recortes en el número de reuniones
·         Recortes en la duración
·         Recortes en  el número de participantes
·         Recortes en la cantidad de objetivos en la misma reunión
·         Recortes en el ego de muchos moderadores y/o participantes
·         Recortes a los monólogos infructuosos
·         Recortes al material innecesario que se adjunta y ya nadie se lee
·         Recortes a los “lo que tendríamos que hacer” que no se apuntan en ningún sitio
·         Recortes en … aquí te doy las tijeras a ti.