A totes les empreses se'n fan, de reunions?
A totes no, hi ha pimes familiars que no en veuen la necessitat.
I és necessari?
Reunir les persones que treballen juntes és positiu perquè es generen sinergies. La reunió és compartir; compartir problemes, perquè es trobaran més fàcilment les solucions, i compartir contactes, idees, etcètera. La reunió és un instrument de gestió bàsic al si de les empreses. El problema és que no sempre les reunions es fan amb aquesta visió i d'aquí que hi hagi males reunions.
Aleshores és quan els treballadors es queixen que perden el temps.
La gent verbalitza que l'excés de reunions és el principal problema, però quan ho analitzes t'adones que en el fons es queixen que no serveixen de res i que tenen la sensació de pèrdua de temps.
Per tant, una eina pensada per solucionar problemes en pot generar?
Les reunions poden ser instruments per motivar la plantilla però poden acabar desmotivant-la. És una arma de doble tall i per això és tan important conèixer-la.
Què cal perquè les reunions siguin eficaces?
Les reunions han de ser la conseqüència d'un procés que comença amb la necessitat d'assolir un objectiu i concloure que la reunió és la millor forma de fer-ho. Per tant, convocar una reunió no ha de ser un recurs automàtic que després es farceix de contingut. A vegades pot ser molt millor fer tres trucades telefòniques. D'altra banda, massa sovint el moderador es prepara les reunions pensant en el que ha de dir, estratègia ideal per a una conferència però no per a una reunió. Les reunions són intercanvi d'opinions.
Aleshores també és clau l'actitud dels participants?
Sí, però precisament per això penso que la responsabilitat de qui convoca i modera és molt gran. Molt sovint les actituds que ens molesten de determinades persones són conseqüència d'accions o omissions per part del moderador.
Les reunions poden ser el detonant de conflictes larvats a les empreses.
Pots trobar-te persones que van a les reunions amb l'únic objectiu de boicotejar-les o posar en evidència una altra persona. Però, insisteixo, aquí el moderador és qui ha de saber gestionar-ho. El moderador té una responsabilitat superior a la que hom es pensa.
N'és conscient?
Malauradament no. Si ho fos es farien menys reunions i les que es fessin serien més eficaces. Les capacitats comunicatives del moderador s'infravaloren però són bàsiques. Un moderador es pot carregar una reunió segons la forma de fer un comentari o de formular una pregunta. I sense habilitat per saber concloure una reunió, ¿quantes s'acaben posposant fins un altre moment, generant la percepció que estàs en un cercle viciós?
Cal determinar la durada de la reunió?
És obligat. Quan estableixes un límit temporal, actives el mecanisme que fa que les persones resolguin abans.
Les reunions han d'acabar amb conclusions?
Sempre. Les reunions han de ser introduïdes i concloses, si s'ha pres una decisió s'ha de desglossar en quines tasques es portarà a terme, qui i amb quin calendari. Encara que només hagi estat un intercanvi d'opinions, també s'han de subratllar les idees més importants
