Objetivos oficiales versus objetivos oficiosos

Los objetivos oficiales y oficiosos en una reunión

¿Qué quiero conseguir?
¿Cuál es mi intención?
¿Qué espero de la reunión?

Estas preguntas incluyen dos tipos de objetivos: los oficiales y los oficiosos

Los primeros son los que deben aparecer DE MANERA INEQUIVOCA en la convocatoria. (“informar sobre…”, “decidir…”, “buscar soluciones a…”.

Los segundos, son aquellos objetivos que no tienen por qué confesarse, pero que deben guiar y condicionar la forma y talante que tendrá la reunión.
Por ejemplo: no cabe imaginarse una convocatoria en la que se indique “El objetivo de esta reunión es subir la moral de los participantes”, sin embargo, y más en las actuales circunstancias, puede ser un objetivo prioritario y no deberá perderse de vista ni en la preparación, ni en el desarrollo de la reunión.

En muchas ocasiones el objetivo oficioso se queda en el plano de las intenciones iniciales, y el oficial barre toda posibilidad de conseguir el primero. Para ello deberemos analizar si son compatibles y después priorizar su importancia real.

Minucias como: cuidado con la hora de la reunión, me desplazo en lugar de que se desplacen, posibilidad de venir con vestimenta informal, disponer el espacio de manera menos formal, servir café para todos… tienen mayor impacto del que nos podemos imaginar.

Muchas veces al preparar la reunión sólo tenemos en cuenta los objetivos oficiales y sin embargo, estamos perdiendo una oportunidad para, con pequeñas modificaciones formales o de tono, cubrir otro tipo de objetivos menos medibles, pero igual de importantes.