Felicitación para el 2020

Hay preguntas que matan

¿Preguntar para despertar? Si, pero ¡cuidado!

En las reuniones a veces tenemos algún participante que está de cuerpo presente, pero de mente ausente.

Quizás la razón es que no tendría que haber sido convocado… 

Descartemos esa posibilidad y aceptemos que sí debería estar allí. En mi post sobre “¿Cómo evitar siestas en reuniones?” planteo varios recursos para evitar esa situación, pero me gustaría añadir un detalle importante.

Cuando en clase pregunto ¿qué podemos hacer para despertar a un dormilón? , la mayoría contesta “preguntarle”. La respuesta es correcta pero incompleta. ¿Cualquier pregunta sirve? Es indispensable detenernos en analizar las consecuencias que una mala pregunta puede acarrear.

Cuando alguien no atiende, hemos visto muchas veces como quien lleva la reunión le hace una pregunta. El “pobre despistado” se queda cortado y queda en evidencia porque no estaba al tanto. El problema es que también queda retratado quien lleva la reunión, ya que acaba de hacer visible y pública la poca atención que estaba consiguiendo… Mala jugada.

Conviene señalar que hay dos tipos de preguntas:

             1.       Las que ponen en evidencia (y nos ponen en evidencia).

Son aquellas que el distraído no sabrá contestar…

Ejemplo :  - ¿Tú cómo lo ves?  

Respuesta: - ¡Glups! Perdona, pero no estaba escuchando.

              2.       Las que servirán para recuperar su atención, no sonrojarán al destinatario y nadie se dará cuenta de que pasaban de ti.

Ejemplo: - ¿Tú crees que hacer “X” (y X se explica…) nos aportaría algún beneficio?

Aquí el destinatario de la pregunta vuelve de su viaje astral, pero sin que nadie quede mal.

¿Cómo lo veis? Aquí espero que estuvierais atentos… ;)

Foto de Gerlat via Pixabay

¿Realmente discrepas totalmente?

Discrepo totalmente... de nada

En reuniones podemos oír (o decir... para qué negarlo) las frases siguientes:

• Discrepo totalmente.
• No estoy de acuerdo contigo, o su variante más políticamente correcta “no estoy de acuerdo con lo que dices”. Da igual, para lo que quiero comentar, no hay gran diferencia…

Salvo algunas excepciones, la mayoría de las veces son frases terriblemente injustas y que se pueden cargar el buen clima de una reunión.. Pongamos un ejemplo:

“El tema me parece tremendamente difícil, no se hizo una buena estimación del tiempo requerido y encima me lo entregaste fuera de plazo. Me niego a trabajar mal. Nuestros clientes se merecen mayor calidad de la que les estamos ofreciendo este último año”

Tu piensas: ¡uy, lo que ha dichoooooo!

Sien embargo, puede ser perfectamente aceptable que:

1.  El tema fuera difícil
2. El plazo fuese muy justo 
3. Se lo entregaste con 3 días de retraso
4. Todos deberíamos negarnos a “trabajar mal"
5. Todo cliente se merece la mayor calidad posible
6.  Este último año, nuestra calidad se ha visto mermada

Y sin embargo, los automatismos mencionados al inicio se ponen en alerta y salen de nuestras bocas en forma de dardo envenenado e inconsciente: “discrepo totalmente” y el veneno no desaparece aunque lo digamos educadamente. El otro nunca entenderá que se pueda discrepar de TODO lo que ha dicho.

¿Seguro que es honesto hacer tal declaración? No. Es simplemente una torpe respuesta defensiva porque no me ha gustado (que no significa que no sea cierto) algún elemento aislado de la frase (probablemente el hecho de que mencionara delante de mi jefe que YO se lo entregué tarde).

El tonito tampoco ha ayudado a serenarme…seguro, pero con mi respuesta no mejoro el diálogo. 

Es importante aceptar TODO AQUELLO que es aceptable (o incluso obvio) para estar objetivamente legitimado para destacar EL ELEMENTO (si lo hay) con el que realmente discrepo. 

El cambio cultural de empezar nuestras intervenciones destacando aquello con lo que estamos de acuerdo, supone un cambio cualitativo esencial y una manera de ganar #efectividad ya que no nos enzarzamos en discusiones infructuosas ni en bloqueos innecesarios.

Puede que no estés de acuerdo con una parte de este post... ¿o discrepas totalmente?

 Foto de QCV Avocat via Pixabay

Adicciones observables en reuniones

¿Reconoces alguna de estas adicciones en reuniones?

En las reuniones podemos observar algunas adicciones que, si no se manejan adecuadamente, pueden cargarse la reunión:

1)      La adicción a quejarse

Podemos entender que quejarse ante una situación concreta, sea una manera natural de desahogarse, pero si el estilo de comunicación de un participante es exclusivamente la queja... estamos delante de un distorsionador de la reunión que además provoca un efecto llamada muy pernicioso.

Si la queja es personal, no tiene cabida en una reunión. Cada situación exige un contexto adecuado y en este caso, la reunión no lo es.

Si acordamos acompañar la expresión de una insatisfacción o desacuerdo, de una sugerencia… el cambio en el ambiente de las reuniones será visible.

De todos modos, hay situaciones concretas donde incluir 4´de pataleta terapéutica (y limitarla así a un tiempo concreto) puede ser beneficioso. Puede añadirse y formalizarse incluso en el orden del día.


2)      La adicción a tener razón.

Conseguir convencer a otro con nuestros sanos argumentos es un placer universal, no lo voy a negar. Y en público ya es la hostia. Pero esas personas que se aferran a sus posiciones como a una tabla en un naufragio, son cansinas. Si el barco de tu razonamiento se ha hundido, sube a otro y agradece el rescate.

El momento en que descubres cuán liberadoras son en el fondo las palabras “pues es verdad, no me lo había planteado así y tienes razón”, comparado con la agotadora lucha por mantener a flote ese argumento que hace aguas... es un momento clave en tu vida.

Leí una vez (y no he sido capaz de encontrar la fuente) que nuestras posiciones deben estar escritas a lápiz y no con rotulador permanente.


3)      La adicción a buscar excusas

¿Recordáis la frase de Woody Allen “No me admitieron en el equipo de ajedrez por mi altura”? Pues así suenan muchas de las justificaciones que se escuchan en reuniones.

Admitir errores en reuniones ayuda a establecer una cultura de transparencia y honestidad necesaria para el buen desarrollo del trabajo en equipo. La buena noticia es que además de permitirte “limitar” tu error, la dinámica es contagiosa.


4)      La adicción a los focos

Para ésta os remito a un antiguo post  http://reunioneseficaces.blogspot.com/2014/02/el-sindrome-de-abstinencia-al.html


5)      La adicción al drama

Estoy convencida de que la madurez llega cuando empiezas a relativizar.

Si en el equipo hay una persona con el síndrome de Romeo y Julieta, el resto puede ayudar a objetivizar la situación y recuperar la proporcionalidad que los amantes de la tragedia pierden.

Y sin hablar de la principal: los adictos a las reuniones. Los “me reúno, luego existo”.

Foto de Stevepb en Pixabay

Esos "artistas" que facilitan reuniones... y sus estilos.

El arte de facilitar reuniones

Llevar bien las #reuniones es todo un arte.

Estoy en una sala de espera que amenaza ser mi residencia al menos durante una hora y media y he empezado a desvariar sobre el tema... Lo que me ha llevado a pensar que hay “artistas facilitadores” de muchos estilos:

• Clásicos (las reuniones de siempre, llevadas como siempre). 
• Abstractos (no los entiende ni Dios).
• Cubistas (ponen la boca en el lugar de la oreja). 
• Renacentistas (saben de todo y sirven para todo) Algún Da Vinci de las reuniones, hay.
• Góticos. Aquí mas que el estilo arquitectónico, lo relaciono con la tribu urbana con gusto por lo oscuro... Licencia poco poética, ya lo sé.
• Barrocos (reuniones recargadas en las que sobran detalles y lenguaje innecesariamente complicado).
• Surrealistas (¿Has oído los objetivos que proponeeee?).
• Rupestres (pues eso... los hay muy primitivos en su manera de gestionar las incidencias: "deja a hablar a los demás" y otras delicadezas por el estilo).
• Naïf (pobrecillos...). No se dan cuenta de que la preparación técnica no es suficiente para la #efectividad de una reunión...
• Expresionistas  (buscan la expresión de los sentimientos y las emociones, pero no siempre saben regularlas ni auto-regularse). 
• Realistas (por fin).
• Racionalistas (sin florituras y racional, usando las novedades tecnológicas).

La lista se puede alargar… pero acaban de decir mi nombre (incompleto, por lo de la protección de datos) y lo dejo aquí.

Ya me haréis propuestas para ampliar la lista. ¡Venga, artistas!

Foto de Nikita Shalenny via Pixabay

5´, por decir algo...

Se acabó el tiempo de los 5´

Aludir a 5 minutos,  un par de minutos o 1 minutito (especialmente, así, con diminutivos), ha dejado de ser fiable.

¿Cuántas veces has dicho “estoy ahí en 5 minutos” sabiendo perfectamente que no llegabas ni loco? Pues si tú, que eres una persona taaaan fiable, haces eso… imagínate el resto.

“Estoy contigo en un par de minutos”. Lo mismo.

“Sólo necesito que me escuches 5´”. Agenda de la mañana hipotecada.

Cuando en una reunión apelamos a estos inverosímiles plazos, los participantes no se los toman en serio. O bien no los respetan, o bien creen que no los vamos a respetar nosotros. Y no sé qué es peor… pero en ambos casos nos alejamos de la efectividad. 

Pongamos ejemplos de situaciones en reuniones:

·       Esperamos un par de minutos de cortesía y luego empezamos la reunión. Descortesía asegurada.

·       Hay que abandonar la sala de reunión 5´ antes de la hora en que finaliza tu reserva. No lo respetará nadie.

·       Salgo un momento, pero vuelvo en 5’ ¡Ni se os ocurra esperarle!

·       Y la peor: ¿os importa si alargamos la reunión 5’ más y así acabamos …? Cariño, no me esperes para la cena.

Esos plazos han perdido toda credibilidad. Es mejor sustituirlos por otros menos recurrentes como 4 o 7 minutos. 

Parece curioso, pero cuando dices por ejemplo que “en nuestra compañía las salas de reuniones deberán liberarse 7’ antes de la hora final de reserva”, parece que sea fruto de un cálculo específico y por ello, hay más posibilidades de que sea respetado. 

Lo de 5´...es un decir.

Ahí lo dejo.

Foto de Gerd Altmann en Pixabay Geralt

Infografia sobre el buen facilitador de reuniones

Hace algún tiempo ya escribí un post al respecto, esta vez lo he transformado en infografía.

Espero que os guste

El peligro de las frases valorativas en el reparto de acciones o tareas

Una de las maneras más comunes de meter la pata al final de una reunión efectiva

Imaginaos una reunión efectiva. Os dejo tiempo para imaginar... ¿Ya habéis encontrado una? 

Puntual, estructurada, dinámica, con el foco muy claro, participativa, constructiva... Vamos, que lo tiene todo.

Llega el momento clave en que se asignan tareas o acciones. Perfecto. Vamos bien.

Pero justo en ese instante, al sonriente y efectivo brujuleador de la reunión, de manera inconsciente e imprudente, le da por hacer comentarios evaluativos sobre la dificultad de la tarea. Peligro.

Corre el riesgo de cargarse el efecto positivo que había conseguido con su efectividad.

Todos hemos oído comentarios del estilo: 

• Esto como es complicado, mejor lo haces tú (¿qué pasa con el resto? ¿que no damos para más?)
• Esto es sencillo, lo haces tú (¡imagina si se suelta justo después de la frase anterior!!!)
• Tampoco es tan difícil…(¿no os entran unas ganas incontrolables de contestar "pues hazlo tú?")
• Esto para ti es fácil (¿osea que no tiene mérito alguno?)
• Esto se hace rápido (¿alguien tiene un cuchilloooo?)

Demasiado a menudo se sueltan este tipo de comentarios evaluativos cuando se reparten acciones o tareas... y las consecuencias en la línea de flotación de la implicación grupal no se hacen esperar.

Foto de Geralt de Pixabay 

Visión global versus aversión global

Visión global versus aversión global

En aras a la cacareada visión global, se están haciendo muchas sandeces en reuniones. Seguro que tenéis algún amig@ que lo sufre...

Para tener una visión de conjunto, los colaboradores deben saber qué pasa en otras áreas de la empresa más allá de su ámbito de actividad.

Cierto.

Algo que según muchos expertos se puede conseguir con reuniones y otras actividades transversales.

Cierto también.

Sin embargo, esos expertos se olvidan de alertar de que si estas reuniones están mal diseñadas,  acaban asesinando la visión buscada.

Si en una de esas reuniones maratonianas, cada área o participante hace una exhaustiva exposición con todo lujo de detalles que no me interesan en absoluto ¿qué voy a hacer? No es ningún secreto: viajar mentalmente, eso sí, tengo bien ensayada mi cara de interés y concentración, pero en realidad estaré en modo avión. Esa reunión es un despilfarro de tiempo y de esfuerzo.

Tener una visión global conlleva comprender cuáles son los elementos claves, y diferenciar lo importante de lo superfluo. 

Si cada participante hace un resumen de lo que es realmente importante que conozcan los demás, conseguimos interés y verdadera visión global.

En ocasiones, esos detalles pueden interesar por ejemplo a alguno de los asistentes, pero no al resto. En este caso solo hay dos soluciones: diseño y convocatoria en forma de embudo o convocar una reunión diferente.

Esas reuniones infumables tienen una peligrosa consecuencia: no generan visión global, sino aversión global a escuchar lo que hacen mis compañeros. 

Foto de Skeeze (Pixabay)