martes, 31 de octubre de 2017

Ventajas de anotar ideas en una reunión




¿Por qué apuntar las aportaciones de los participantes en una reunión?

Algunos facilitadores toman nota en SU papel, tablet… pero los demás no ven qué está apuntando. Eso está bien, para un uso personal e intrasferible, sin embargo, tomar nota en un papelógtafo (flipchart), pizarra (digitalo no) o cristales adecuados, permite un uso colectivo de determinada información con grandes ventajas:

  1. Demostración de escucha
  2. Si está apuntado, quien lo ha dicho no lo repite constantemente (se van a olvidar de mi idea y es muy buena) 
  3. No se repite la aportación por otros evitando despistados y ladrones de ideas
  4. Te facilita la estructura de análisis posterior de las ideas (matrices, etc…)
  5. No se pierden ni olvidan aportaciones de personas con menos fuerza de voz… 
  6. Si alguien tiende a enrollarse,  si estamos anotando las ideas y así se lo recordamos, le obligamos a sintetizar.
  7. Mayor objetividad 
  8. Si las personas ven apuntada su aportación, dejan espacio cerebral libre para escuchar más a los demás o incluso para pensar nuevas ideas 
  9. Feedback 
  10. Te permite reformular y quitarle hierro a algunas aportaciones (anotar la idea no significa “literalmente”
  11. A parte de que el hecho de moverse, implica mayor dinamismo.
     Para darle mayor objetividad al post, estoy buscando alguna desventaja... pero no se me ocurre.




jueves, 31 de agosto de 2017

Disertaciones, desiertos y deserciones



La madre de Juanito 

Una reunión no es país para viejas ... disertaciones.

- Hijo ¿cómo te ha ido?

Juan encuentra diez mensajes de su madre en el contestador.

- Juan ¿te han escuchado? Juanito ¿les ha gustado lo que has dicho? Cariño, que tu eres muy listo, has estudiado mucho, pero no te sabes vender. Eres como tu padre (pero en listo y “estudiao”).

Pero Juanito no ha ido a una reunión.

No lo sabía, pero ha asistido a una disertación (dícese de un “discurso” en el que se hace un razonamiento detenido y metódico sobre una materia). Solo lees la definición y ya te entra sueño.

No dudo de que hay disertaciones magníficas, pero tampoco dudo de que éstas no deberían encontrar su espacio natural en las reuniones.

Reunión significa interacción. Eso es lo que creía Juanito (y esperaba ansiosa su madre). Una reunión es el lugar perfecto para “descubrir” el talento de las personas.

Cuando en reuniones se cuelan disertaciones y la participación es un desierto, aparecen los desertores mentales.



Photo by Alex Harvey on Unsplash







martes, 11 de julio de 2017

La escucha estética es peor que no escuchar





La escucha estética en reuniones

Entre muchos ejemplos escogeré uno que atañe a las camareras de pisos en hoteles (esas personas “invisibles”, casi siempre mujeres, que dejan impecables las habitaciones en las que nos alojamos.

Un gran hotel de Valencia, en un alarde democrático excepcional, antes de realizar una serie de reformas en sus habitaciones, decidió organizar una reunión para escuchar a las personas a quienes más afectarían. La idea parece impecable.

Las camareras estaban ilusionadas. Prepararon argumentos sólidos para, sin perjudicar el diseño, alertar de algunos aspectos que facilitarían su trabajo. No significaban daños estéticos irreparables, sino simples detalles…

La dirección les agradeció sus aportaciones y les aseguró que las tendrían en cuenta. Incluso manifestaron su sorpresa por la inteligencia de los comentarios (eso sí que fue un comentario poco inteligente!) y así terminó la reunión.

Ellas salieron entusiasmadas, incluso sonreían comentando la torpeza del comentario final.

Las obras empezaron y discretamente empezaron a comprobar como ninguna de sus ideas o “enmiendas” había sido retenida. Cuando terminaron, la sospecha se confirmó: no se tomaron en consideración NINGUNA de sus propuestas.

No hablaron de desilusión, ni de decepción, sino de tomadura de pelo. Hubieran preferido no ser escuchadas (ya estaban acostumbradas) a verificar que la dirección tomó decisiones siendo conocedora de los perjuicios que les ocasionarían. Pasar del desconocimiento al “aunque lo sé, no me importa” , acarrea graves consecuencias.

Crear una ilusión óptica de interés por las aportaciones ajenas, a través del ejercicio de la escucha estética, es además de insultante, contraproducente.

Otro ejemplo, emocionalmente menos impactante, pero que se produce a menudo, es que te inviten a un brainstorming o similar, se recojan una serie de ideas, te den las gracias y… nunca más se supo. Motivador, lo que se dice motivador… no es.

Si escuchamos no es para quedar bien, es porque tenemos la voluntad de recoger información con la intención, no de coleccionarla, sino de tenerla en cuenta. Y si al final, por el motivo que sea, no podemos hacerlo, lo mínimo es una sana explicación de los motivos.

Photo by Markus Spiske on Unsplash


La frase “somos sentimientos y tenemos personas” casi cobraría sentido.

viernes, 26 de mayo de 2017

La asunción de nuestras opiniones y/o decisiones




"Asumo", no es un apellido japonés

Un amigo médico me contaba el otro día la siguiente situación:

Un paciente suyo le comentó que no acababa de encontrarse a gusto con su psicólogo, (llamemos a este último Florencio…), que no avanzaba, que no había feeling… vamos, que quería cambiar. Le preguntó si conocía algún otro psicólogo. Mi amigo le facilitó dos nombres de los cuales tenía muy buenas referencias.

Pocos días después, mi amigo recibió una llamada airada y agresiva del tal Florencio, recriminándole que era inaceptable que recomendara a su paciente que cambiara de psicólogo.

¿Qué había pasado?

Algo muy común, al paciente le pareció incómodo plantear la situación real, no asumió su decisión y se parapetó detrás de un tercero, transfiriéndole la responsabilidad de su decisión.

Esto se da a menudo en las reuniones. Tanto participantes como responsables de reuniones, hablan demasiado a menudo en boca de terceros. Si no estoy de acuerdo con algo, tengo que verbalizarlo. Decirlo bien, pero decirlo (sin caer en sincericidios).

Frases como “no creo que estén de acuerdo” cuando quien no está de acuerdo es uno mismo, afectan la #efectividad de la reunión, pues aplazan injustificadamente discusiones constructivas o decisiones necesarias.

Photo credit: Foter.com




domingo, 30 de abril de 2017

Te equivocas



Frases que matan el diálogo

¡Te equivocas!

¿Cuántas veces alguien te ha interrumpido con esta frase?

Algunos la utilizan como mera introducción a su punto de vista, que en ocasiones ni siquiera dista mucho del tuyo.

Pero basta que te sientas “atacado” con esa afirmación, para que te pongas a la defensiva y estés predispuesto a desdeñar todo lo que el otro te plantee.

Si esta reacción es habitual en una conversación a dos, imagínate qué ocurre si te la sueltan en una reunión delante de varias personas. Muchos somos capaces de llevarle la contraria hasta en lo que estamos de acuerdo.

Es curioso como un simple tic de lenguaje puede enrocarnos y hacer naufragar un fructífero intercambio verbal.

Igual que cuando estás embarazada, solo ves mujeres en cinta, es posible que a partir de ahora escuches más a menudo esta odiosa afirmación.

Difícilmente alguien se equivoca. Simplemente tiene otra opinión, otro punto de vista u otro enfoque, que en la mayoría de los casos puede enriquecer el debate.

¿Y si maneja una cifra inexacta? ¿Tienes la certeza de que no es veraz? ¿No puede ser sencillamente que provenga de otra fuente? ¿No es mejor preguntarle por esa fuente? Eso sí, evita otra frase odiosa “¿de dónde lo has sacado?... Seguro que encuentras preguntas más elegantes.

Solo en una operación matemática estaríamos facultados para mencionar “el error o la equivocación” (y según muchos matemáticos, también podría discutirse).


No te equivoques eligiendo las palabras que introducen tu participación.



Foto de Ryan McGuire

martes, 28 de marzo de 2017

Hay entornos VICA, pero también personas VICA.







No seas un VICA en tus reuniones


VICA es el acrónimo de moda desde hace unos años, que describe, entornos caracterizados por la Volatilidad, la Incertidumbre, la Complejidad y la Ambigüedad.
La mayoría estamos inmersos en esos entornos y si eso ya es complejo de gestionar, puede complicársenos más. ¿Cómo? Colaborando con personas VICA.

Traslademos esas características, por ejemplo, a quienes son responsables de las reuniones:

Volátiles

Cambian o varían con facilidad y de forma poco previsible. ¿Qué varían?
  •          El orden del día no se conoce nunca con antelación y si se conoce, no se respeta
  • ·         Carecen de estructura. Se vuelve a puntos ya cerrados y no hay hilo conductor lógico.
  • ·         Tampoco es previsible la hora a la que vamos a “escapar” de la reunión... Como el volátil, además esté inspirado…

En el terreno de la física esta palabra se usa para calificar a aquello que tiene predisposición para convertirse en vapor. Vamos, a mí eso me suena a vendedores de humo. Todo lo que promete tiende a evaporarse.

En economía también nos ayudan a identificarlos, ya que hacen referencia a “divisas cuyos valores oscilan de manera frecuente y abrupta”. Recuerda a Groucho Marx con aquello de “estos son mis principios, si no le gustan, tengo otros”,,, Se contradicen en función de quién tienen delante.

Inciertos

El primer sinónimo que encontramos es “falso” A parte, tenemos también: impreciso y borroso.
No me referiré a aquellos que mienten como cosacos en reuniones...(si se recogiera en un acta lo que han dicho, probablemente mentirían menos), pero recordemos que es necesario el manejo de datos concretos, fiables y objetivos para trabajar correctamente en reuniones.

Complejos

Enmarañan de tal manera lo sencillo, convirtiéndolo en inaccesible.
Un ejemplo sería el uso excesivo de siglas, acrónimos (si, si, como VICA) sin comprobar si son compartidos.

Ambiguos

La comunicación ambigua es un problema en las reuniones.

Ya he alertado en varias ocasiones que si preguntamos a alguien ¿“Hablaste con Matilde?”. Obtener un sí, no es garantía de que habló con ella de lo que tu piensas... Concretar es indispensable.

Recordad aquellas palabras ambiguas que pueden acarrear consecuencias...

Pero también destaca aquí el personaje “yo no me mojo” que hace que no se hable claro por cobardía. Responsabilidad implica valentía (no imprudencia, pero si coraje)

Cuántas veces sales de la reunión y los participantes están desorientados :
  • “¿entonces cómo hemos quedado? 
  • “Al final lo dejamos como está o lo cambiamos” 
  • “Supongo que no me toca hacerlo a mí…”E

En algunos casos, la vacuna está en el cuadro de compromisos donde se recoge Qué /Quién y Cuándo.

Una persona que, con sus palabras o comportamiento, vela o no define claramente sus actitudes u opiniones, genera una gran incomodidad en las reuniones.


Una reunión con un VICA puede ser un paseo por las nubes… pero con pies de plomo (en el doble sentido).


Foto de Ryan McGuire

martes, 14 de febrero de 2017

Coreografía del choque



Dime cómo bailas y te diré quién eres

Vas con prisa y pongamos que además, empieza a llover… De repente, casi chocas con alguien. Decides cambiar de dirección, pero el otro elige la misma, de manera que vuelves casi a darle un beso involuntario. Empieza así una coreografía ridícula que todos hemos bailado alguna vez, en la que hay varios intentos espasmódicos, siempre coincidentes.

¿Te has fijado como reacciona la gente? No hay muchas opciones:

                     1.    Se disculpan avergonzados (son los que suelen disculparse por existir…)
.                    2.    Te miran agresivamente ya por TU culpa, han perdido 3 segundos de                                    valor incalculable.
                     3.    Se paran, sonriendo y te dejan pasar (y no se levantan el bombín, porque no                        llevan)
                     4.    Se ríen.

Es una reacción instintiva que define nuestra personalidad.

En las #reuniones, esta coreografía se reproduce cuando dos personas toman la palabra a la vez y podemos observar las mismas reacciones antes descritas.

Ninguna de las dos primeras es de recibo. Lo que está claro es que la 3ª y la 4ª, a parte de mejorar tu imagen, tienen un efecto contagio.


Si te pregunto cómo actúas tú, probablemente me dirás que eres de los que sonríe amablemente o le echa humor…Quizás será verdad a partir de ahora. ;). 


Foto de Ryan McGuire



viernes, 13 de enero de 2017

Tu reunión no es una maratón, es un triatlón.



Reuniones Triatlón

No soy deportista. El único deporte que me gusta es el bádminton conversacional y el paseo despistado (especialmente mirando por la noche los techos iluminados de las viviendas ajenas…). Nada olímpico. Lo sé.

Pero he evolucionado. He pasado de la absoluta incomprensión de los deportistas, al interés por los mismos. Un triatleta, me dijo el otro día que el reto de este deporte es, que si no eres bueno en las tres disciplinas, puedes perder la carrera.

A riesgo de parecerme a Jesulín con su famoso “esto es como un toro…” ya que todo lo llevo al ámbito que me apasiona y que son las #reuniones, no puedo dejar de pensar que si quien lleva una reunión, no es bueno en tres aspectos de la misma, su #efectividad no va a ser la deseada.

La efectividad no solo depende de los aspectos vinculados al tiempo. Ya sabemos que responde a “hacer correctamente lo que se tiene que hacer”.

Porlo tanto, después de decidir que realmente necesito una reunión para conseguir el objetivo que persigo y tras convocarla adecuadamente, el triatlón – reunión nos plantea tres pruebas a lo largo de la carrera:

  1. Prueba en la que te tienes que mojar como facilitador de la comunicación y generador de buen clima (que no es sinónimo de “hablar bien”, que aunque ayuda, a veces puede llevar al egocentrismo poco deseable en las reuniones). El entrenamiento versa sobre las mejoras en escucha activa, uso “artístico” de las preguntas, reformulación adecuada, autocontrol y observación del tono y la expresión corporal, capacidad sintética, expresión gráfica, feedback efectivo e interés no impostado sobre el punto de vista de tercero.
  2. Prueba de fondo para “llevar” la reunión, más parecido a un salto y/o gestión de obstáculos. El entrenamiento consiste en el seguimiento de una estructura (no rígida), en una aclaración de los objetivos, en el consenso de las “reglas de juego”, en la aplicación de técnicas sutiles de reconducción, en mejorar las habilidades para mantener la concentración y en el uso de síntesis parciales.
  3. Prueba final : la conclusión, que si has llevado bien la reunión, debería ir sobre ruedas.


Sin embargo, ya puedes haber generado el mejor ambiente del mundo, estructurado de maravilla el desarrollo de la reunión, que si terminas la misma sin conclusiones claras, has perdido el triatlón. Eso sí, de la misma manera que tampoco ganas la carrera si los participantes no se han sentido cómodos para plantear o exponer su puntos de vista, optando por silenciar información necesaria, si la misma ha parecido caótica o los tiempos invertidos han sido desproporcionados.


El triatleta de las reuniones debe entrenarse "a fondo y a contenido" y no perder de vista sus formas.

Foto de Unsplash (Pixabay)