martes, 28 de marzo de 2017

Hay entornos VICA, pero también personas VICA.







No seas un VICA en tus reuniones


VICA es el acrónimo de moda desde hace unos años, que describe, entornos caracterizados por la Volatilidad, la Incertidumbre, la Complejidad y la Ambigüedad.
La mayoría estamos inmersos en esos entornos y si eso ya es complejo de gestionar, puede complicársenos más. ¿Cómo? Colaborando con personas VICA.

Traslademos esas características, por ejemplo, a quienes son responsables de las reuniones:

Volátiles

Cambian o varían con facilidad y de forma poco previsible. ¿Qué varían?
  •          El orden del día no se conoce nunca con antelación y si se conoce, no se respeta
  • ·         Carecen de estructura. Se vuelve a puntos ya cerrados y no hay hilo conductor lógico.
  • ·         Tampoco es previsible la hora a la que vamos a “escapar” de la reunión... Como el volátil, además esté inspirado…

En el terreno de la física esta palabra se usa para calificar a aquello que tiene predisposición para convertirse en vapor. Vamos, a mí eso me suena a vendedores de humo. Todo lo que promete tiende a evaporarse.

En economía también nos ayudan a identificarlos, ya que hacen referencia a “divisas cuyos valores oscilan de manera frecuente y abrupta”. Recuerda a Groucho Marx con aquello de “estos son mis principios, si no le gustan, tengo otros”,,, Se contradicen en función de quién tienen delante.

Inciertos

El primer sinónimo que encontramos es “falso” A parte, tenemos también: impreciso y borroso.
No me referiré a aquellos que mienten como cosacos en reuniones...(si se recogiera en un acta lo que han dicho, probablemente mentirían menos), pero recordemos que es necesario el manejo de datos concretos, fiables y objetivos para trabajar correctamente en reuniones.

Complejos

Enmarañan de tal manera lo sencillo, convirtiéndolo en inaccesible.
Un ejemplo sería el uso excesivo de siglas, acrónimos (si, si, como VICA) sin comprobar si son compartidos.

Ambiguos

La comunicación ambigua es un problema en las reuniones.

Ya he alertado en varias ocasiones que si preguntamos a alguien ¿“Hablaste con Matilde?”. Obtener un sí, no es garantía de que habló con ella de lo que tu piensas... Concretar es indispensable.

Recordad aquellas palabras ambiguas que pueden acarrear consecuencias...

Pero también destaca aquí el personaje “yo no me mojo” que hace que no se hable claro por cobardía. Responsabilidad implica valentía (no imprudencia, pero si coraje)

Cuántas veces sales de la reunión y los participantes están desorientados :
  • “¿entonces cómo hemos quedado? 
  • “Al final lo dejamos como está o lo cambiamos” 
  • “Supongo que no me toca hacerlo a mí…”E

En algunos casos, la vacuna está en el cuadro de compromisos donde se recoge Qué /Quién y Cuándo.

Una persona que, con sus palabras o comportamiento, vela o no define claramente sus actitudes u opiniones, genera una gran incomodidad en las reuniones.


Una reunión con un VICA puede ser un paseo por las nubes… pero con pies de plomo (en el doble sentido).


Foto de Ryan McGuire

martes, 14 de febrero de 2017

Coreografía del choque



Dime cómo bailas y te diré quién eres

Vas con prisa y pongamos que además, empieza a llover… De repente, casi chocas con alguien. Decides cambiar de dirección, pero el otro elige la misma, de manera que vuelves casi a darle un beso involuntario. Empieza así una coreografía ridícula que todos hemos bailado alguna vez, en la que hay varios intentos espasmódicos, siempre coincidentes.

¿Te has fijado como reacciona la gente? No hay muchas opciones:

                     1.    Se disculpan avergonzados (son los que suelen disculparse por existir…)
.                    2.    Te miran agresivamente ya por TU culpa, han perdido 3 segundos de                                    valor incalculable.
                     3.    Se paran, sonriendo y te dejan pasar (y no se levantan el bombín, porque no                        llevan)
                     4.    Se ríen.

Es una reacción instintiva que define nuestra personalidad.

En las #reuniones, esta coreografía se reproduce cuando dos personas toman la palabra a la vez y podemos observar las mismas reacciones antes descritas.

Ninguna de las dos primeras es de recibo. Lo que está claro es que la 3ª y la 4ª, a parte de mejorar tu imagen, tienen un efecto contagio.


Si te pregunto cómo actúas tú, probablemente me dirás que eres de los que sonríe amablemente o le echa humor…Quizás será verdad a partir de ahora. ;). 


Foto de Ryan McGuire



viernes, 13 de enero de 2017

Tu reunión no es una maratón, es un triatlón.



Reuniones Triatlón

No soy deportista. El único deporte que me gusta es el bádminton conversacional y el paseo despistado (especialmente mirando por la noche los techos iluminados de las viviendas ajenas…). Nada olímpico. Lo sé.

Pero he evolucionado. He pasado de la absoluta incomprensión de los deportistas, al interés por los mismos. Un triatleta, me dijo el otro día que el reto de este deporte es, que si no eres bueno en las tres disciplinas, puedes perder la carrera.

A riesgo de parecerme a Jesulín con su famoso “esto es como un toro…” ya que todo lo llevo al ámbito que me apasiona y que son las #reuniones, no puedo dejar de pensar que si quien lleva una reunión, no es bueno en tres aspectos de la misma, su #efectividad no va a ser la deseada.

La efectividad no solo depende de los aspectos vinculados al tiempo. Ya sabemos que responde a “hacer correctamente lo que se tiene que hacer”.

Porlo tanto, después de decidir que realmente necesito una reunión para conseguir el objetivo que persigo y tras convocarla adecuadamente, el triatlón – reunión nos plantea tres pruebas a lo largo de la carrera:

  1. Prueba en la que te tienes que mojar como facilitador de la comunicación y generador de buen clima (que no es sinónimo de “hablar bien”, que aunque ayuda, a veces puede llevar al egocentrismo poco deseable en las reuniones). El entrenamiento versa sobre las mejoras en escucha activa, uso “artístico” de las preguntas, reformulación adecuada, autocontrol y observación del tono y la expresión corporal, capacidad sintética, expresión gráfica, feedback efectivo e interés no impostado sobre el punto de vista de tercero.
  2. Prueba de fondo para “llevar” la reunión, más parecido a un salto y/o gestión de obstáculos. El entrenamiento consiste en el seguimiento de una estructura (no rígida), en una aclaración de los objetivos, en el consenso de las “reglas de juego”, en la aplicación de técnicas sutiles de reconducción, en mejorar las habilidades para mantener la concentración y en el uso de síntesis parciales.
  3. Prueba final : la conclusión, que si has llevado bien la reunión, debería ir sobre ruedas.


Sin embargo, ya puedes haber generado el mejor ambiente del mundo, estructurado de maravilla el desarrollo de la reunión, que si terminas la misma sin conclusiones claras, has perdido el triatlón. Eso sí, de la misma manera que tampoco ganas la carrera si los participantes no se han sentido cómodos para plantear o exponer su puntos de vista, optando por silenciar información necesaria, si la misma ha parecido caótica o los tiempos invertidos han sido desproporcionados.


El triatleta de las reuniones debe entrenarse "a fondo y a contenido" y no perder de vista sus formas.

Foto de Unsplash (Pixabay)