martes, 29 de diciembre de 2015

19 ideas para introducir una reunión




       
     ¿Cómo empiezo? 


     El tema ya lo "introduje" en otro post:            http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2009/12/la-importancia-de-las-frases.html      
       En éste os propongo 19 ideas de inicio, con el fin de desterrar los odiosos  "estamos aquí   para hablar de..." ¿Por qué 19? Quizá porque el número me gusta por su incomodidad,       quizá porque no se me ocurría la nº 20...



       De todas maneras, aquí las tenéis:   

  1.     Dato o hecho poco conocido por los participantes
  2.     Hay citas que pueden ayudar, aunque debemos huir de las típicas/tópicas.
  3.     Imagen con hilo conductor. Puede ser un vídeo, pero a condición de que sea breve (no superanunca el minuto!). 
  4.     Estadística interesante (siempre y cuando sea impactante y desconocida)
  5.     Pregunta: retórica o no. En caso de que no fuera retórica, la transformamos en tal, en caso de no obtener respuesta pasados 4 segundos)
  6.     Frase sorprendente por engañosa, provocadora...
  7.     Cifra aislada, sin más… en espera de reacción. 
  8.     Referencia a titulares de prensa 
  9.     Afirmación o promesa que conlleve cierta audacia (pero nunca prepotencia). Evitar menciones del estilo : “os voy a convencer de..."
  10.     Frase que implique empatía: “A mí también …”
  11.     Referencia a preguntas previa
  12.   . Mencionar lo que sabes que ronda por la cabeza de los participantes o sus preocupaciones.
  13.     Referencia a una carta, reseña, informe o newsletter de la empresa (evitar leerla literalmente)
  14.     Transportar a la audiencia a un lugar o un tiempo diferentes: “Imaginad …”recordad”
  15.     Definición de diccionario de una palabra clave para el tema o solicitar definición a los participantes "qué significa para vosotros...?"
  16.     Caso concreto a compartir que has vivido tu o uno de los participantes (obtener “permiso” previo, si es posible)
  17.     Felicitar o hacerle un cumplido a los participantes (merecido). Nunca halagos huecos.
  18.     Si el código del humor es un código compartido : un chiste o broma (cuidado con el riesgo), úsalo sólo en el caso de  que introduzca a la perfección el tema.
  19.      Mencionar o recordar una fecha, persona o hecho especiales

      Y no des las gracias por asistir, a menos que su presencia no sea "obligada". http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2015/02/dejemos-de-dar-las-gracias-por-asistir.html


      Los hay mas arriesgados, como http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/2012/08/ejemplo-de-introduccion-una-reunion.html , pero quizá no hace falta tanto...



jueves, 26 de noviembre de 2015

Frases de manual a evitar.


Falsa educación 

¿Cuántas veces nos han dicho que en lugar de decir “no me has entendido”, digamos “quizás no me he explicado bien". Pues espero que no hayáis hecho caso…

Evidentemente que soltarle a alguien con rotundidad y a bocajarro un “no me has entendido”, no es la mejor manera de relacionarse. Sin embargo, la que nos proponen como sustituta, puede traducirse perfectamente por “tu eres tonto, y yo soy humilde además de muuuuuy educado”. Queda tan de manual que me chirría…

No hay que confundirlas con los ¿me entiendes? o ¿me explico? Preguntas que se convierten en incordios cuando son tics de lenguaje y en ridículas, cuando terminan frases muy simples. Os prometo que hoy se me han dilatado las pupilas y no por interés... cuando me han dicho: “es una película de guerra ¿me entiendes?”.

Y no digamos el estropicio que provoca en una reunión, cuando el super-moderador repite siete veces: “quizás no me he explicado bien”. La gente  sale pensando que  tiene un serio problema de comunicación y no que es un moderador muy elegante.

¿Y entonces? ¿Cuál es la alternativa? 

Es mucho mas simple : cuando constatas que alguien no te ha comprendido, vuelve a explicárselo con otras palabras, pon un ejemplo o haz un dibujo… pero por favor, no sueltes esa dichosa frase de educación artificial.





viernes, 23 de octubre de 2015

El espíritu de contradicción



Lo que aprendí de MI Macgyver

Soy una inútil en todo lo que requiere habilidad manual.

Por suerte, en mi entorno muy cercano tengo un “manitas” versión catalana de Macgyver. Le debo mucho, incluso me ha enseñado (sin querer) algo que comparto en mi taller de reuniones. ¿A encontrar el punto perfecto de aire acondicionado para que todo el mundo esté satisfecho? No. Eso no lo logra ni dios. Lo que sí me ha enseñado, es a tratar con una de las múltiples tipologías de la figura “estoy en contra”. Me refiero, concretamente, al espíritu de contradicción.

Si le preguntaba “¿te importaría arreglarme esto?, me contestaba “por el precio que tiene uno nuevo, no merece la pena perder el tiempo en repararlo”.

Sin embargo, si mi comentario era: No vale la pena arreglarlo ¿verdad?, su respuesta era invariablemente: “¡cómo sois de consumistas! Se nota que no habéis vivido una posguerra. Trae, que yo en unos minutos te lo hago y además me relaja”.

Don/Doña espíritu de contradicción, que a veces nos encontramos en una reunión (o simplemente en nuestro entorno), no tiene por qué ser una persona ilógica o sin sentido común, sencillamente le divierte llevar la contraria (o únicamente no puede evitarlo). Muy al contrario, suelen ser personas muy inteligentes y ágiles mentalmente (encontrar argumentos “veleta” con tanta rapidez no es fácil y requiere toda una vida de entrenamiento).  

Es por eso a veces conviene analizar cómo se le presentan las cosas…
"¿Qué hago, compro uno nuevo o lo hago reparar?" Esta pregunta neutra (el tono no debe señalar tu preferencia), es la mejor manera de obtener su respuesta mas objetiva.

En el entorno laboral, en ocasiones, funciona muy bien “el pasilleo”: si antes de exponerle en la reunión nuestra propuesta, le pedimos su opinión (sin desvelar el contenido de la misma), es probable que no se aleje tanto de lo que pretendemos proponer.


Suerte 


lunes, 7 de septiembre de 2015

La teoría de Eva Cantavella del liderazgo en la mano


El liderazgo en tu mano (teoría de Eva Cantavella)

Este es un post interactivo. 

Si, lo has entendido bien, para leerlo deberás participar y seguir una serie de instrucciones.

El título, ya lo has visto: “el liderazgo en tu mano” y aunque nació para hablar de estilos de liderazgo en general, es perfectamente aplicable al liderazgo de reuniones.

Cuando digo que el liderazgo está en tu mano, no voy a soltar esas frases humo que no soporto “todos llevamos un líder dentro”. Lo siento, pero hay personas que llevan muchas cosas dentro, pero un líder no les cabe. Pueden mejorar sus habilidades, pero no ser líderes.

Hay muchas teorías en que se recogen estilos de liderazgo. Pues bien, yo tengo la mía, la teoría de Eva Cantavella o de la mano.

1.- Mírate tu palma de la mano y de momento céntrate en el pulgar. Levántalo. Así, muy bien. Este estilo corresponde al líder que:
  •  Da reconocimiento cuando corresponde,        
  •  Da feedback,
  • Motiva
  • Anima y agradece
  •  Escucha
2.- El segundo es el del índice (extiéndelo hacia delante en movimiento vertical de arriba abajo

  •          Es el “líder” que señala, acusa y busca culpables en lugar de soluciones
  •       Pone en evidencia
  •       Da órdenes, pero no comunica. Su frase favorita : “es así y punto"
  •       Pone el dedo en la llaga (aquí el movimiento del dedo es circular. Si, si, así)
¿     3.- ¿ No tienes nadie delante?  En tal caso, levanta el dedo corazón, si, si el del centro se llama así.
  •      Este tercer estilo corresponde a aquel “líder” que todo el mundo piensa que está allí sólo para j… y que encima disfruta.
  •    El típico jefe cabrón. El que coloca voluntariamente las reuniones a horas intempestivas y le encanta ridiculizar y poner en evidencia a las personas en público. Muy tierno.
4.- El dedo anular te costará levantarlo. Sirve para poco. 

  • Es el “líder” que nadie sabe para qué está allí. Es cierto que es el que lleva el anillo de compromiso…pero poco más. Si no está, ni se nota.
  • No asume su rol y se desdibuja constantemente
  • Nunca defiende a su equipo y prefiere pasar desapercibido
5.- Por último, nos queda el meñique… Imagínate qué puedes hurgar con ese dedo…. (si nadie te mira, puedes hacerlo).

  •   Pues eso, este dedo refleja un estilo muy buscado en algunas empresas (afortunadamente pocas) 
  •       El líder perfecto para encargarse de los “trabajos sucios”.
Y aquí termina mi teoría. Conclusión : sólo hay un estilo con el que nos apetece compartir nuestra jornada de trabajo y nuestras reuniones ¡Arriba esos pulgares!


jueves, 25 de junio de 2015

Los 7 magníficos de las reuniones


La llegada de los 7 magníficos

Érase una vez un jefe que amargaba la vida a su equipo. En especial, su sadismo se manifestaba en las reuniones, donde:
  • Les exigía un tiempo que no tenían, obligándoles a sacrificar su productividad.
  • Se quedaba los frutos de sus ideas, sin compartir ni esa cosecha, ni el éxito.
  • Para él, nunca era suficiente el esfuerzo de la población reunionil.
  • No escuchaba sus necesidades, preocupaciones…
  • No reconocía a los líderes naturales y en cuanto podía, los “deslustraba” en público.
  • Ante un posible incumplimiento, la humillación pública era desproporcionada.
  • Los engañaba, haciéndoles creer que todo era por su bien.

Pero un día, se erigieron los 7 magníficos:
  1. El que dominaba el lanzamiento de cuchillos (aunque fuera por la espalda).
  2. El que hacía trampas en el juego de manejar la información.
  3. El que dio ganas al equipo de luchar por su dignidad.
  4. El que nunca se había sentido parte del equipo y ahora encontraba sentido a ser parte de él (y contra el jefe).
  5. El que decidió que el jefe/moderador se fuera con su música a otra parte.
  6. El que vio que no tenía más remedio que actuar.
  7. El séptimo no recuerdo que aportó, pero estaba en el grupo…


Fue una lástima que el tema no acabara como la película y que el necio jefe/moderador no abandonara humillado las reuniones, pero bueno… 


viernes, 12 de junio de 2015

La oportunidad que no debes dejar escapar si "estrenas" un nuevo equipo


                                              





La información que te permitirá "encajar" mejor con tu nuevo equipo

Aconsejo a todo responsable de equipo que busque la manera de saber (anónimamente, por supuesto) qué aspectos  gustan y cuáles no tanto… en su manera de “liderar” el equipo.

Sin embargo, puedo entender (aunque no compartir) que muchos lo viven como una aventura arriesgada:
  • -          ¿Y qué pasa si la conclusión es muy negativa?.
  • -          ¿Y si me dicen que nada les gusta y sale una lista interminable de “defectos”?.

En tales casos (poco probables), tampoco deberíamos matar al mensajero. Esos datos reflejan una realidad, ahora a la luz,  que ya arrastrabas hace tiempo y encima desconocías su existencia… Algo habrías ganado: ya no vives en la inopia.

No obstante, este post no trata de convencer a nadie para que practique ese sano ejercicio.

Mi objetivo es plantear una oportunidad A RIESGO CERO (eso ya os gusta mas ¿eh?), que surge cuando tienes un nuevo equipo. No la dejes escapar (mira, me ha hecho pensar en la canción de Serrat).

Yo utilizaría una reunión (no me gustan las encuestas… jejeje) en la que preguntaría:
  • -   “De todos los “jefes” que habéis tenido a lo largo de toda vuestra trayectoria profesional ¿qué es lo que más habéis valorado y lo qué más os ha molestado de ellos?

El ejercicio se puede hacer abiertamente, pero siempre es preferible utilizar una herramienta que contemple el anonimato (como ya sabéis los que me conocéis, el metaplán de doble entrada, por ejemplo, te permite además categorizar y priorizar sin sesgos…).

La información suele ser inequívoca y ofrece pistas irrenunciables que te ayudarán a conseguir un mejor encaje y una mayor satisfacción colectiva.

Dar “tus primeros pasos” como responsable de un equipo con esa información no tiene precio… y tampoco coste. 


viernes, 15 de mayo de 2015

Sensiblemente en reuniones



Material sensible


Una de las palabras de las que más se abusa en reuniones es “sensiblemente”. Está de moda. ¡Qué le vamos a hacer!

Escuchamos a menudo que algo ha mejorado o empeorado sensiblemente… Si no te has dado cuenta y te aburres en tu próxima reunión, siempre puedes calcular cuántas veces se utiliza.

Pequeño gran detalle: no hay unanimidad en cuanto al valor que se le atribuye. Para la mayoría significa “poco” (63%), pero un 28% entiende que esas variaciones son importantes. Llama la atención que el resto, es decir un 9% (*) no tienen claro su significado.

Si pedimos ayuda a la RAE, la verdad es que no nos aclara gran cosa. Nos indica una definición tan ambigua como la propia palabra: “de forma que se percibe por los sentidos o por el entendimiento”.

¿Os imagináis lo que puede provocar como malos entendidos semejante ambigüedad?

Vamos sensiblemente apañados.



(*)Estos porcentajes, han sido calculados a lo largo de mis últimos talleres (nº de respuestas: 4.320 hasta la fecha)

viernes, 10 de abril de 2015

Desladrilladores de reuniones



La reunión está enladrillada

La reunión está enladrillada. 
¿Quién la desenladrillará? 
El desenladrillador que la desenladrille, buen moderador será.

Una reunión puede ser el lugar donde uno cuenta sus problemas y se busca al culpable, el lugar donde se encuentran soluciones, o incluso, el lugar donde se crean los problemas.

La figura clave para pasar de uno a otro, es el responsable de la reunión y su papel para desenladrillar una reunión puede consistir en :      


  • Mediar en los conflictos (sin paternalismo ni autoritarismo, que podría vivirse como un ladrillazo) 
  • Saber preguntar para abrir ventanas en los muros levantados
  • Reconducir ante las calles sin salida  
  • Poner alguna tirita en la frente del que ha recibido un ladrillo en la frente
  • Orientar hacia la búsqueda de soluciones y de llaves que abran puertas
  • Propiciar un ambiente de “aire libre” sin postureos de ningún tipo.

Pues eso, que buen desenladrillador será.




viernes, 13 de marzo de 2015

Aplicando la regla "google" en las reuniones




Regla “google” en reuniones


G     Gestiona constructivamente las intervenciones y las incidencias
o      Objetivos y Orden del día claro
o      Optimiza el tiempo y respeta la duración planteada (al inicio y al final)
g      Garantiza que se saldrá con conclusiones y compromisos
l       Libera a quienes su presencia no sea necesaria. No hacen falta extras.
e      Estructura, sin confundir estructura con rigidez.





viernes, 27 de febrero de 2015

Dejemos de dar las gracias por asistir




Dar las gracias

El post de hoy tiene que ver con algo cotidiano y a la vez excepcional: “dar las gracias”.

¿Os suena la frase: “en esta vida a  mí nadie me ha regalado nada”?

No acabo de comprender el orgullo que la suele acompañar. Si nunca nadie te ha aportado nada, tienes un problema. Y si lo han hecho, pero no lo has valorado, tienes otro y creo que más grave.

Continuamente recibimos regalos, ya sea en forma de favores, de tiempo, de palabras, de experiencias propias y ajenas, de consejos, de ideas y de aprendizajes… Ya sé que a veces hubiésemos preferido un cheque regalo y poder elegir, pero seríamos como aquellos niños que pasan lista a los 20 regalos de los Reyes y se quejan de que falta uno.

En las reuniones se suele agradecer la asistencia. Absurdo. Si convocamos, en la medida en que la jerarquía suele “obligar” a asistir, ese agradecimiento inicial queda absolutamente protocolario y para mí fuera de lugar.

Sin embargo, pocas veces agradecemos lo que la gente realmente ha aportado con su participación en la reunión. Algunas veces aportaciones positivas manifiestamente interesantes y/o generosas, pero también algunas preguntas incómodas o advertencias que nos sacan de golpe de la euforia, pueden en ocasiones ser un regalo no siempre suficientemente agradecido. Dar las gracias genéricas no aporta valor, es humo, pero hay "regalos" en reuniones, que quedan huérfanos del reconocimiento público o privado que se merecían.


No hay que dar más las gracias, sino mejor. Y eso sí, ser más creíbles cuando las damos.

Agradezco la inspiración de este post, a mi madre. Ella sabe por qué.


jueves, 5 de febrero de 2015

Video inicio reunión comercial






Que la suerte nos acompañe!

Comparto con vosotros un vídeo que puede utilizarse en inicio de una reunión comercial. 
Quedaros con la idea, pero podéis "producirlo" a medida... 

https://youtu.be/bgugK7SSiL4


Suerte!

martes, 13 de enero de 2015

Pepinos y reuniones


"Ya lo han dicho"

Llevas más de una hora de reunión. Has estado atento y participativo hasta ahora, pero de repente alguien muy motivado suelta : “me importa un pepino”.

No sabes cómo, pero  tu mente te lleva a la ensalada que vas a preparar esta noche. Dudas entre la de pepino y patata o la de queso de cabra… Difícil elección.

Han sido 10 segundos. Fatales, pero solo 10 segundos. Como estás muy implicado, vuelves rápidamente al tema y lanzas una aportación. No seas modesto, era una buena aportación… Pero de repente, el moderador hace un silencio que dura más de lo necesario, abre los ojos más de lo necesario y levanta los hombros más de lo necesario… y es entonces cuando pronuncia esa odiosa frase :
-          
                      “Ya lo han dicho”

¿Qué haces tú entonces?

Dudas entre si te quieres morir o lo quieres matar, pero has perdido las ganas de participar y vuelvas a tu ensalada de esta noche.

Lo que ha hecho este moderador no es especialmente censurable, ni tenía intención ofensiva alguna. Es una frase que soltamos a menudo cuando alguien repite una aportación.


Sin embargo, si el moderador sustituye el habitual “ya lo ha dicho Juanito” o “es lo que acaba de decir Juanito” por un : “Exacto Miguel, tal y como comentaba Juanito tenéis razón en que X es muy importante…”  , se acabó la ensalada.