miércoles, 31 de julio de 2013

El ritual de la palabra nueva


Una palabra nueva en cada reunión:

Reconozco que de adolescente era un poco friki (veo la sonrisa de algunos preguntando: ¿eras?). 

Para resultar más interesante, proclamaba trágicamente que prefería la soledad y así me aburría solemnemente en unas rocas, mientras los demás se reían en la playa (probablemente de mi idiotez). 

En la misma época, decidí leerme entera la enciclopedia. No sólo como un impulso de mejora personal y aprendizaje puro, sino para auto-afirmarme y de paso impresionar con mi “gran cultura…”. Patética.

Sin embargo, una idea que me parece interesante hoy, es incluir el ritual de la palabra nueva en alguna de tus reuniones.

Para aquellas que se realizan con una periodicidad superior a los 15 días, puede establecerse este interesante hábito: de manera rotativa, se inicia la reunión compartiendo una palabra “nueva”. Propongo ese plazo para que no se convierta en una carga… 

¿Nueva? Significa sencillamente desconocida u olvidada por quien la comparte. Es importante que si alguno de los participantes ya conocía la palabra, no caiga en la impertinente tentación de expresarlo… (ni siquiera con un gesto!).

A parte de fomentar la cultura del aprendizaje continuo como valor, se crea un lenguaje común y no deja de sorprender la poca homogeneidad que existe en el uso del vocabulario en una empresa.

Quizá llevas años hablando de tu problema de procrastinación con tus compañeros y un día un compañero la propone como nueva… 


viernes, 12 de julio de 2013

Consejos para mejorar seguimiento de lo acordado en reuniones


Evitar miradas al techo acompañadas de silbidos…

Hablando de la diferencia entre decisiones y acciones, en un post anterior ya comenté la necesidad de tener establecido un cuadro de compromisos al término de la reunión, en el que se marcarían:  las tareas –QUÉ- (lo más desglosadas posible), la persona responsable de realizarlas –QUIÉN- y también el plazo para ello –CUÁNDO- (Puede añadirse un CÓMO, pero no siempre es imprescindible).

Me gustaría añadir algún pequeño consejo adicional.


  • Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada siempre a una sola persona. Múltiples responsables = ningún responsable

  • No esperar al final para “rellenar” el cuadro de compromisos. Es mejor anotar las tareas (QUÉ) a medida que surjan, ya que a menudo aparecen algunas que no están directamente vinculadas al “gran objetivo” de la reunión y se tiende a omitirlas del cuadro

  • Sin embargo es mejor esperar al final para rellenar la columna “responsable” y “plazo”, por varios motivos:
      • Al aparecer una primera tarea, si pedimos un voluntario, puede suceder que esa pregunta quede “desierta”, los participantes miren al techo mientras silban o empiecen a escribir con cara de concentración absoluta. En cambio, si ya tenemos al final un listado de 8 o 10 tareas (QUÉ), la distribución suele ser más dinámica y los participantes se muestran más “solidarios” : “de las 10, es lógico que me toque alguna” / “está claro que la tarea 5 es más de “mis competencias” / “prefiero presentarme voluntario a la 3, antes de que me toque la 7” / “soy el único que aún no tiene “deberes”…)

  • Si una de las tareas debería realizarla alguien que no está presente en la reunión… no hay que olvidar anotar en el QUÉ “comunicarle a Matilde que…” asignando un responsable del aviso y un plazo…

  • Mucho mejor si ese cuadro de compromisos, listado de seguimiento o como decidáis llamarlo es visible para todos los participantes, sea en pizarra, papelógrafo o proyectado.