viernes, 12 de julio de 2013

Consejos para mejorar seguimiento de lo acordado en reuniones


Evitar miradas al techo acompañadas de silbidos…

Hablando de la diferencia entre decisiones y acciones, en un post anterior ya comenté la necesidad de tener establecido un cuadro de compromisos al término de la reunión, en el que se marcarían:  las tareas –QUÉ- (lo más desglosadas posible), la persona responsable de realizarlas –QUIÉN- y también el plazo para ello –CUÁNDO- (Puede añadirse un CÓMO, pero no siempre es imprescindible).

Me gustaría añadir algún pequeño consejo adicional.


  • Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada siempre a una sola persona. Múltiples responsables = ningún responsable

  • No esperar al final para “rellenar” el cuadro de compromisos. Es mejor anotar las tareas (QUÉ) a medida que surjan, ya que a menudo aparecen algunas que no están directamente vinculadas al “gran objetivo” de la reunión y se tiende a omitirlas del cuadro

  • Sin embargo es mejor esperar al final para rellenar la columna “responsable” y “plazo”, por varios motivos:
      • Al aparecer una primera tarea, si pedimos un voluntario, puede suceder que esa pregunta quede “desierta”, los participantes miren al techo mientras silban o empiecen a escribir con cara de concentración absoluta. En cambio, si ya tenemos al final un listado de 8 o 10 tareas (QUÉ), la distribución suele ser más dinámica y los participantes se muestran más “solidarios” : “de las 10, es lógico que me toque alguna” / “está claro que la tarea 5 es más de “mis competencias” / “prefiero presentarme voluntario a la 3, antes de que me toque la 7” / “soy el único que aún no tiene “deberes”…)

  • Si una de las tareas debería realizarla alguien que no está presente en la reunión… no hay que olvidar anotar en el QUÉ “comunicarle a Matilde que…” asignando un responsable del aviso y un plazo…

  • Mucho mejor si ese cuadro de compromisos, listado de seguimiento o como decidáis llamarlo es visible para todos los participantes, sea en pizarra, papelógrafo o proyectado.


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