domingo, 31 de mayo de 2009

Las reuniones institucionalizadas




Reunirse “porque toca”
No hay certeza de que el cielo exista.
En cuanto al infierno, albergamos serias dudas...
Sin embargo, en la tierra existe el PURGATORIO : la asistencia a reuniones aburridas, ineficaces o incluso absurdas, dónde uno acaba colgándose en el limbo (aunque parece ser desde hace poco, que éste tampoco existe…).

Las reuniones en ocasiones, son contempladas como panaceas y convertidas a veces, por decisión unilateral de “las cúspides” en un objetivo medible: algunas empresas condicionan el cobro de incentivos a la realización de un número determinado de reuniones a la semana/mes/trimestre/año. Y en la mayoría de los casos la gente no se atreve a cuestionar su pertinencia para no ser tildado de “rebelde”.

¿Cuáles son las inevitables consecuencias? : Su convocatoria responde en esos casos, a “cumplir el expediente”, y su verdadera razón pasa a ser la firma de un acta que justifique su celebración. Magnífica manera de despilfarrar recursos. Y lo que es peor, predisponer a la gente en contra de lo que consideran un cronófago enemigo de sus agendas: “las reuniones”.

Pero en muy pocas ocasiones, las instituciones que quizá en un contexto determinado decidieron la conveniencia de “sistematizar” ese número, verifican y si cabe, corrigen, esa cantidad que se decidió desde la lejanía.

Sería aconsejable consultar más amenudo, si quizá convendría convertir una reunión quincenal en una mensual, o una mensual en trimestral (hasta que el contexto exija un nuevo cambio…) y sobre todo, no tomar como una crítica personal comentarios en ese sentido...
No se está señalando con el dedo una decisión errónea, sino la necesidad de un "pequeño cambio"...

sábado, 23 de mayo de 2009

Terapia tras reunión "durilla"

¿Alguien te ha amargado una reunión?
Si acabas de tener una reunión de aquellas “durillas” en la que un personaje en concreto te lo ha hecho pasar muy mal… Aunque ya es demasiado tarde para lamentarse, hay una pequeña TERAPIA,

Abre un archivo con el nombre del personaje en cuestión.
Lleva ese archivo a la papelera de reciclaje
Cuando te pregunten ¿Realmente quiere ELIMINAR a ….? Entonces, respira hondo y pulsa SI!!!!!

lunes, 18 de mayo de 2009

"Pensar o no pensar"


Tu no estás aquí para pensar…


Mientras algunas empresas se agotan intentando hacer llegar el mensaje de que es necesario anticiparse al cambio y fomentar la creatividad, para no dejar devorarse por la competencia, por otro lado, en algunas reuniones de las mismas se puede escuchar el mensaje siguiente :

“Tú no estás aquí para pensar,
o su frase hermana,
a tí no te pagan por pensar”
¡Maravilloso! Un ejemplo perfecto de incoherencia magistral entre discursos y acciones, fuente rápida de descrédito personal e institucional.
Muchos gestores de equipos para puntualizar más la diferencia jerárquica entre la clase pensante (ellos) y la clase puramente ejecutante (el resto), suelen soltar en reuniones semejantes despropósitos.
Desde hace 6 años aprovecho los seminarios para preguntar a los participantes si en su empresa han oído alguna vez en una reunión tales “expresiones bofetada” y lo grave es que aproximadamente el 80% contestan que sí. Y aunque la tendencia es a la baja, los residuos son peligrosos.
Por otro lado, tenenos que prestar atención no sólo a frases explícitas en este sentido, sino a todas aquellas que implícitamente puedan ser interpretadas en ese sentido.
Deberíamos advertir a quienes utilizan tales expresiones del grave peligro que supondría que nuestros colaboradores asumieran que en el ejercicio de su trabajo, no es necesario PENSAR…

viernes, 15 de mayo de 2009

La duración de una reunión (1)


¿Cuánto tiene que durar una reunión?Una reunión debe durar precisamente eso, “lo que deba durar”. Y para que coincida, el primer requisito es no olvidarse de señalar en la convocatoria la duración prevista.

Muchas reuniones se alargan más de lo que sería aconsejable por la falta de concreción de ese “detalle”: todos saben a qué hora se inicia, pero no siempre se conoce la hora en que termina.

Si el límite final no está determinado, la gente actúa sin la presión del tiempo. Si hay que decidir algo o encontrar una solución antes de las 12:30, por ejemplo, las participaciones en general suelen ceñirse más al objetivo establecido y la gente se dispersa menos. Si por el contrario, no hay duración establecida, la actitud se aleja de la eficiencia.

Otro “problemilla” es la falta de realismo del timing previsto. El moderador en algunas ocasiones prevé con mucho optimismo el tiempo que requerirá tratar cada punto del orden del día, sin tener en cuenta que en la reunión no sólo hay que calcular el tiempo que él necesita para exponer sus ideas (reunión conlleva o debería conllevar interacción). De esta manera, sistemáticamente se sobrepasa el tiempo previsto.

Hay que calcular con seriedad y rigor el tiempo que pueda requerir cumplir con los objetivos. Y si hay que pecar de algo, mejor de “exceso”, ya que si una reunión que presumiblemente debía terminarse a las 12, termina a las 11:30, seguramente generará mayor satisfacción que el caso contrario. Eso sí, si se han consolidado los objetivos con éxito antes de la hora anunciada, el moderador felicitará a los participantes por su eficiencia (pero tendrá en cuenta el ritmo real de grupo para la próxima ocasión).

domingo, 10 de mayo de 2009

Artículo en el ABC sobre reuniones

"La vida es eso que pasa mientras estás reunido"

Aunque me han bautizado como Eva Cantarella (por cierto, catedrática de la universidad de Milán y conocida autora de un libro sobre la bisexualidad en las sociedades...)!!! lo cuelgo igualmente...

ABC.es

Hasta la próxima

miércoles, 6 de mayo de 2009

El "famoso" Brainstorming


¿He participado de verdad, en un brainstorming?


Se trata de una herramienta ideada en 1941 por Alex F Osborn y con ella se busca generar cantidad de ideas, sin pretensiones (inicialmente) de calidad.


Cuando durante un curso pregunto si alguien ha participado en un brainstorming o lluvia de ideas, la mayoría contesta que sí. Después de profundizar en la técnica, más del 80% acaban reconociendo que habían participado en un simple “listado de ideas” (eso sí, con comentarios del tipo : que salgan ideas originales, ¿eh?).


Una sesión de brainstorming require de un facilitador o moderador y un soporte donde ir anotando las ideas (papelógrafo, papel de embalar gigante o incluso algún software especial, pero sobre todo, precisa respetar una serie de normas.

Las fases son:


  • Definimos qué queremos obtener de manera clara y concisa. Ejemplos : ¿De qué formas podríamos mejorar el producto X? o ¿Cómo podríamos incentivar la fidelización del tipo de clientes X? ¿Cómo podemos sorprender a nuestros clientes en Navidad?

  • Se indica explícitamente que no importa lo tontas, descabelladas o inviables que parezcan las ideas, todas se anotarán. Está prohibido criticar y comentar las ideas. Se puede fomentar la risa, pero no la crítica.

  • Los participantes vuelcan sus ideas y el moderador las anota de manera visible (durante un tiempo determinado al inicio)

  • Finalizada esta fase, pueden escribirse algunos criterios para juzgar después cuáles son las ideas que solucionan mejor el problema o desafío. Se recomienda empezar con la palabra “debería”, por ejemplo: “Debería ser legal”, “debería ser rentable”, etc.

  • Llega la hora de puntuar las ideas (teniendo en cuenta los criterios preestablecidos).


  1. Aqui hay gente que previamente separa y preelecciona 5 ideas y se votan de 0 a 5 puntos.

  2. Otros, sujetan a votación sólo las que cumplen los criterios, pero sin limitar el número, siendo los votos “en plan eurovisión” : 5-4-3-2-y 1 puntos

  3. y por último algunos dejan votar sobre la totalidad de las ideas.


  • Se retienen aquellas ideas más votadas (pero se aconseja guardar el resto, por si acaso...).

lunes, 4 de mayo de 2009

Programa de radio sobre Reuniones eficaces (en catalán)

Aqui podéis encontrar un programa de radio (en catalán) dedicado precisamente al tema de las REUNIONES EFICACES, donde a parte de opiniones y anécdotas, también se dan algunos consejos prácticos.
Entre los participantes reconoceréis a Antoni Valls ("mi compañero de libro") y a una servidora...
www.catradio.cat/pcatradio/crItem.jsp?seccio=programa&idint=1038

Una vez abierto, hay que "pulsar" (abajo en la derecha) "Reuniones Eficaces" (30/04/09)