martes, 28 de abril de 2009

Peligros de la información en cadena



La degradación de la información
Siempre que una información deba transmitirse en cascada, convendrá optar entre reunir a los interesados (si se cumplen los requisitos para que la reunión informativa sea pertinente) o informar por escrito. Si no, corremos el riesgo de que la información se degrade, como en este ejemplo:

El Director General le dice al Gerente :

El viernes próximo, alrededor de las 5:00 p.m., aparecerá el Cometa Halley en esta zona. Se trata de un evento que ocurre cada 78 años; por favor, reúna a todos los trabajadores en el patio de la fábrica, con cascos de seguridad, que allí les explicaré el fenómeno. Si estuviera lloviendo, no podremos ver este raro espectáculo a ojo descubierto, en tal caso, todos deben dirigirse al comedor donde se exhibirá un documental sobre el Cometa Halley.

El Gerente le dice al Director de Planta:

Por orden del Director General, el viernes a las 5 de la tarde, aparecerá sobre el patio de la fábrica el Cometa Halley. Reúna a todo el personal con cascos de seguridad y llévelos ahí, o, si llueve, al comedor, donde tendrá lugar un raro fenómeno que sucede cada 78 años a ojo desnudo.

El Director de Planta le dice al Director Administrativo:

A solicitud del Director General, el científico Halley de 78 años de edad, aparecerá desnudo en el comedor de la fábrica el próximo viernes a las 5 de la tarde, usando casco de seguridad; pues será presentado un documental sobre el problema de la lluvia y el Director hará una demostración sobre esto, en el patio de la fabrica.

El Director Administrativo le dice al Director de Recursos Humanos:

El viernes, a las 5, el Director, por primera vez en 78 años, aparecerá en el comedor para filmar el documental Halley, desnudo, junto al famoso científico y su equipo. Todos deben presentarse con casco de seguridad, porque el documental tratará de la seguridad en condiciones de lluvia.

El Director de Recursos Humanos le dice a su secretaria:

Todo el mundo, sin excepción, debe presentarse desnudo con los de Seguridad de la fábrica, en el patio. este viernes a las 5. El Director vendrá acompañado de Halley, un artista muy famoso y su grupo para mostrará el documental 'Bailando bajo la Lluvia'. En caso de que llueva de verdad, hay que ir al comedor usando cascos de seguridad. Esto ocurre cada 78 años.

En el panel de anuncios de la planta aparece el siguiente aviso:

El viernes cumple el Director General 78 años, por lo cual se liberará a todo el personal para la fiesta que tendrá lugar en el comedor a las 5 de al tarde. Todo el personal deberá asistir desnudo ya que asistirá el grupo Halley y sus cometas. Todos deberán llevar consigo protección ya que se formará una tremenda fiesta cuando llueva en el patio de la fábrica

martes, 21 de abril de 2009

¿Quién soy en una reunión?


Te quiero no por quien eres, sino por quien soy cuando estoy contigo,
Gabriel García Márquez

Pues bien, en las reuniones no sólo admiramos al moderador por lo bien que lo hace (individualmente): su elocuencia, su dominio del espacio, el perfecto control de sus gestos, el impacto de sus palabras y la modulación de su voz.

La mayoría de las veces el “cómo nos ha hecho sentir” el moderador en su reunión, quién somos o representamos ser en ella en parte gracias a él, cobra mayor importancia.


Si el moderador acoge con interés nuestras palabras, reformula en nuestro favor, recuerda nuestras sugerencias, nos consulta con interés… hace que la visión que tenemos del propio moderador salga mucho mas reforzada.

jueves, 16 de abril de 2009

Una anécdota en el AVE

Esos pequeños momentos en que crees que la vida es justa!

Entra en el vagón un tipo bronceado que, de tan tópico, hace sonreir…

- Traje: 2000 euros. Zapatos: 980 euros. Móvil con el que amenaza amargarnos el viaje:
1600 - aunque le costó menos, ya que lo compró en New York.


Va acompañado de un joven, a quien alecciona con desprecio, como si el otro no pudiera vivir sin su permiso, sabiduría y experincia. Ha pronunciado siete frases y en cada una ha sido capaz de colocar un anglicismo innecesario (es el amo del tetrix de los tecnicismos)

Está tan satisfecho de conocerse que hasta salpica…

De repente, un grupo de japoneses le muestra su billete, dos de ellos le piden de indicarles el sitio, otro que le ayude con las maletas y así, uno a uno, se dirigen a él como si fuera el empleado del vagón.

Nuestro estimado amigo, después de comprobar que todo el vagón está pendiente de la situación (o eso cree) se defiende azorado en un inglés tan macarrónico como el mío : “Exquiusmi ai don uork giar”, pero los japonesesm, muy lanzados, parecen no entenderle…

Por fin interviene el “sub-colaborador” , quien con un inglés exquisito aclara la situación. Es su mejor momento del día, o del mes, quien sabe…

El señor “Traje: 2000 euros, Zapatos: 980 euros, Móvil 1600 ve reirse a los japoneses, al resto del vagón y se percata de que la sonrisa de su compañero NO TIENE PRECIO



Eva Cantavella
AVE Barcelona Madrid

martes, 14 de abril de 2009

Cuidado con dónde centramos nuestra atención

El árbol que no te deja ver el bosque
Mirad fijamente el punto negro de la imagen anterior.
¿Qué ocurre?
Si uno se concentra y mira intensamente el punto negro, poco a poco la neblina gris que lo rodea, desaparece hasta sólo quedar en nuestro campo visual, ese punto negro en el que tanto nos habíamos concentrado.

En el día a día, todos reconocemos momentos en que este efecto curioso nos sucede.

Las consecuencias pueden tener su lectura positiva y “la otra”.

La positiva sería que si uno se concentra en lo importante o en lo positivo, lo accesorio o lo negativo tiende a desaparecer. Genial. Pero la otra lectura no hay que obviarla:
  1. por centrarse excesivamente en un objetivo, uno puede perder la visión global
  2. por buscar la “gran venta” uno puede desaprovechar pequeñas oportunidades interesantes (ojo con la obsesión por los productos prioritarios!)
  3. por obcecarse demasiado en un aspecto negativo de una persona, producto o situación, pueden pasarle inadvertidos aspectos vitales en la otra dirección,
  4. por prestar excesiva atención, en una reunión, a una determinada persona podemos perder información o feedbacks imprescindibles
Ejemplo : en las reuniones hay que controlar el efecto imán que producen los siguientes factores:
  • la jerarquía (estar excesivamente pendiente de las reacciones de los de mayor "rango")
  • el participante que asiente abiertamente y es nuestro aliado (lo miramos a veces demasiado, en busca de su aprobación “gratuita y garantizada”),
  • el no perder de vista a los que "nos dan miedo"
y no olvidarse del resto, de lo que puede parecer simple neblina


viernes, 10 de abril de 2009

DEMASIADAS REUNIONES: ¿QUÉ HAY DETRÁS DE ESTE COMENTARIO?

DEMASIADAS REUNIONES:
¿QUÉ HAY DETRÁS DE ESTE COMENTARIO?


Conozco algunas empresas donde NUNCA SE REUNEN (¡existen, puedo certificarlo!), aunque lo más común es el ABUSO de las reuniones.

Estas últimas se convierten en uno de los principales cronófagos (devoradores de tiempo) que complican y ahogan las agendas de los colaboradores. Los convocados acuden de mala gana y con las expectativas por el suelo. No hace falta tener poderes especiales para leer en sus caras esas sensaciones…

Aunque es justo aclarar que también conozco personas, cuya jornada laboral podría definirse como un encadenamiento de reuniones, pero que al ser éstas pertinentes y satisfactorias, no se les ocurre criticar nunca del número de reuniones.

Por lo tanto, la clara conclusión a la que llegamos es que si nuestros colaboradores se quejan de que hay demasiadas reuniones, seguramente no sólo se están quejando de su cantidad.

Si un moderador advierte reacciones del tipo “¿otra reunión?”, no puede ni debe quedarse indiferente.

Dicha reacción no sólo debe interpretarse (y luego archivarse) como el cansancio normal de las personas hacia este tipo de “eventos”, sino como un síntoma que nos permitirá diagnosticar la salud general de las reuniones en nuestro departamento o empresa.

Para que nuestras reuniones sanen necesitamos saber:

¿Hay en mi empresa o departamento la sensación de que hay demasiadas reuniones?
  • Si la respuesta es negativa, evidentemente la próxima pregunta es ¿hay las suficientes?. Si es así, ¡felicidades!
  • Si es positiva ¿por qué?. Y esa información sólo nos la puede dar el propio equipo.
Para recabarla deberé indagar y para ello me serán de gran utilidad herramientas como el metaplán o similares.
Sólo así podré vacunarme contra las amenazas de insatisfacción de mi equipo.


viernes, 3 de abril de 2009

Objetivos oficiales versus objetivos oficiosos

Los objetivos oficiales y oficiosos en una reunión

¿Qué quiero conseguir?
¿Cuál es mi intención?
¿Qué espero de la reunión?

Estas preguntas incluyen dos tipos de objetivos: los oficiales y los oficiosos

Los primeros son los que deben aparecer DE MANERA INEQUIVOCA en la convocatoria. (“informar sobre…”, “decidir…”, “buscar soluciones a…”.
Los segundos, son aquellos objetivos que no tienen por qué confesarse, pero que deben guiar y condicionar la forma y talante que tendrá la reunión.
Por ejemplo: no cabe imaginarse una convocatoria en la que se indique “El objetivo de esta reunión es subir la moral de los participantes”, sin embargo, y más en las actuales circunstancias, puede ser un objetivo prioritario y no deberá perderse de vista ni en la preparación, ni en el desarrollo de la reunión.

En muchas ocasiones el objetivo oficioso se queda en el plano de las intenciones iniciales, y el oficial barre toda posibilidad de conseguir el primero. Para ello deberemos analizar si son compatibles y después priorizar su importancia real.

Minucias como: cuidado con la hora de la reunión, me desplazo en lugar de que se desplacen, posibilidad de venir con vestimenta informal, disponer el espacio de manera menos formal, servir café para todos… tienen mayor impacto del que nos podemos imaginar.

Muchas veces al preparar la reunión sólo tenemos en cuenta los objetivos oficiales y sin embargo, estamos perdiendo una oportunidad para, con pequeñas modificaciones formales o de tono, cubrir otro tipo de objetivos menos medibles, pero igual de importantes.